会议室使用管理制度培训讲学.pdf
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1、 会 议 室 使 用 管 理 制 度 精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议室使用管理制度 1.目的 为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。2.范围 本规定适用于中心各会议室管理。3.职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。3.2 办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。4.内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特
2、殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写会议室使用申请表报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 则。由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损
3、坏的,须追究当事的相应责任。4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设
4、施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。4.9 会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。精品文档 收集于网络,如有侵权请联系管理员删除 会议室管理制度 为
5、规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:一、会议室使用实行登记制度,使用时填写会议室使用登记表,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。三、夏季提前 15 分钟打开空调,冬季提前 15 分钟打开暖风。四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔 30 分钟提供热水瓶续水服务。五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔 30分钟提供续水服务。六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔 30 分钟提供续水
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