企业档案管理.pdf

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1、企业档案培训讲义 第一节 企业档案概论 一、企业档案的定义 企业档案是在企业活动中形成的原始历史记录，对今后具有一定的查考利用价值，保存起来的信息材料（包括文件、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带等），或者简单地说企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。对上述企业档案定义的表述，可作以下四个方面的理解：（一）企业档案是企业活动中形成的原始记录。这里所说的企业活动包括以下三个方面的含义：其一，生产技术活动是企业活动的主体或主要表现形式；其二，工作活动。（如企业党、政、工、团组织开展的工作活动）是企业活动的重要组成部分；其三，经营销售活动是企业活动不可缺少的，十分重要的内容。（二）企业档

2、案是企业活动中形成的的信息材料企业档案作为档案的一种物质形态、自然具有信息这种普遍属性。（三）企业档案是由企业活动中形成的信息材料有条件地转化而来的。这包括以下三个方面的意思：1、企业活动中形成的信息材料只有处理完毕才能转化为企业档案。所谓处理完毕，一是指处理程序业已完成（比如：文书档案是由文件材料这一信息材料转化而来的，文件材料处理完毕，既可指文件的文书处理程序业已完成）；二是指信息材料（如科技文件材料、经营销售文件材料、会计文件材料等）内容所规定的任务业已完成。2、企业活动中形成的信息材料，只有对日后企业各项活动仍然具有一定的查考利用价值的信息材料才有必要转化为企业档案。3、业已处理完毕，

3、对今后企业活动具有一定查考利用价值的信息材料，只有在进一步系统整理，保存的基础上，才能最后地转化为企业档案。（四）企业档案的来源是多方面的，内容是丰富的，形式是多样的，从纵向上说，既有中央部级的大型企业，又有省级或地、市级的中、小型企业直到乡镇企业，它们都形成各自相应的企业档案。从横向上说，企业又有各行各业之分。比如：有重工业，又有轻工业；有钢铁冶金企业，又有纺织印染企业等等。它们都形成各自相应的企业档案。以上这些都是企业档案的来源。企业档案内容的丰富性，主要是指企业活动的内容是丰富的，它包括技术、经营销售、计划统计、物资供应财务管理、劳动工资、教育卫生，以及党、政、工、团工作等方面的大量的、

4、丰富的内容，企业档案的形式的多样性，主要是指从载体材料上说，企业档案既有纸张的，又有胶卷（片）的，还有磁带的等等。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项工作。二、企业档案的作用：可作为企业活动的稽凭；可作为进行生产活动的重要依据和凭证；可作为提高企业管理水平的必要前提；可作为提高企业经济效益的重要条件；可作为实现企业现代化的重要前提。三、性质（企业档案的性质）（一）企业档案的本质属性。人们常说的空口无凭，立字为证的字，实际上就是作为原始历史记录保存起来的企业档案（在上一张）。（二）企业档案的非本质属性（有 6 点）建立企业综合档案室是我国目前

5、企业单位档案室设置的一种发展趋势。其优类：既有利于本企业的集中统一管理，便于综合有效地开发、利用企业档案信息资源，也有利于企业贯彻精简机构，优化组合的原则。第二节 企业档案的种类、归档时间和要求 一、企业档案的种类：（也可以说企业文件材料的归档范围）（一）从其性质和内容上，企业档案可划分为十类。1、科技档案。是指某个企业在生产技术活动中形成的，作为原始历史记录保存起来以备查考的科技文件材料。产品设计档案：它包括为制造某一个产品而进行设计活动中所形成的产品设计指标要求、设计任务、设计图样（或图纸）以及设计说明书等科技文件材料。生产技术档案；设备仪器档案；基本建设档案；科技研究档案。2、文书档案。

6、它是企业在工作活动中形成的作为原始历史记录保存起来以备查考的文件材料。它分为以下五个方面：党务档案；行政档案。它分为组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作。工会档案；共青团档案；协会档案。3、经营销售档案。它是指在企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，以及市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。4、计划档案。它包括企业总体发展规划、年度工作计划，以及企业生产计划、指标计划、利润计划、亏损计划等计划文件材料。5、统计档案。它包括企业年度生产统计表、劳动生产率统计表、利润增长率统计表、企业亏损、设备老化、损耗、废品、次品统计表，以及季报、月报、旬报、周报、日

7、报等统计文件材料。6、物资供应档案。它是指企业在物资、原材料采购、库存保管、供应以及工具管理过程中形成的文件材料。7、技术管理档案。它是指在企业质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源环保、科技情报等管理中形成的各种文件材料。8、劳动工资档案。它是指企业定额、定员和劳动调配，以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。9、会计档案。它是企业在进行会计核算、反映和监督企业的财产、物资、货币的收支及其使用情况的活动中形成的会计材料。其种类可分为以下几种：（1）会计凭证档案：原始凭证档案；记帐凭证档案。（2）帐簿档案：日记帐，分为现金日记帐和银行存款日记帐；分类帐，为分总分类帐和明细分类

8、帐。（3）会计报表档案：月报；季报；年报。10、人事档案：工人档案。这是企业人事档案的主体。它主要包括工人的履历表、登记表、自传、鉴定、技术、评级考核、入团党、奖惩、工资级别登记表、调整工资审批表，以及退休、退职审批表、停薪留职审批表等文件材料。科技人员。干部档案。二、归档时间：科技档案：产品试制、课题研究，基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应当归档的文件材料组成保管单位（既案卷），由项目负责人审定后向档案部门归档。文书档案：各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，向档案部门（档案室）归档。会计档案：当年会计档案，在会计年度终了后，可暂时由本单位财务会计部门保管一年

9、。期满之后，原则上应由财务会计编造清册移交本企业档案室保管。照片档案：照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。三、归档的要求 1、指定专兼档案员（各部门也要有兼职档案员）；2、归档材料一定为原件和原件上有盖章，既有凭证依据的文件材料；3、特种载体档案一定要有文字说明，有外文材料应要与中文的翻译件一起归档；4、归档文件材料一定要符合保管要求归档。如：文书档案中的分年度。把同一个年度的文件集中在一起组合成案卷。组卷时，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但分年度不是绝对的，要视不同情况而定。一般文件应放在形成年立卷；计划、规划、总结、报表、预决算

10、等，一般放在内容针对的年度立卷；跨年度多年的计划、规划，放在针对的第一年立卷；计划和总结写在一起的，视文件的内容主次而定；跨年度的请示与批复，放复文年立卷，没有复文的，放在请示年立（此二个文件需然级别不一样，但它们是有机联系的文件是不能机械分开。）分问题，将文件按其内容所反映的问题分开，把反映同一问题的文件组合在一起，把反映不同问题的文件分开立卷，分“问题”，在运用中有很大的灵活性“问题”可以具体，也可以笼统。在领导机关和综合部门，文件内参涉及面较广泛而涉及具体问题的文件相对要少些。在按问题分卷时，把具体问题概括为大一些的问题。在具体业务部门，问题形成的文件数量较多，而且比较具体时，“问题”应

11、当分小一些。分问题，不可绝对化，综合性的计划、总结、报告等不可能按问题分开立卷。总之，问题的区分，要根据各个文件的不同类型，文件内容涉及问题的不同情况，有关文件数量等各种因素而定。分期限。不同保管期限的文件要分开立卷。看文件的价值：以本企业文件，材料为主体，而本企业文件，又应以反映本企业主要职能活动的文件为主。既这部分文件价值最高，需永或长保存，短保存较少。上级来文，属指导性、政策性的文件，对日后有一定查考利用价值的应为长或短期保管。同级企业的来文，多属工作业务上级联系、交流，只作企业了解参考，对企业的利用价值不大，一般作短期或资料保存。5、文件材料要归档一份就够了，重要的文件合同可双分归档。

12、6、多单位合作完成的文件，由主办保存一套完整的文件归档。7、各部门或项目主管人员要定期进行检查、鉴定。8、交接双方要办理交接手续。第三节 档案整理工作 什么是档案整理工作：就是按其内容和形式特征进行系统性和条理性分类、组卷、加 工、排列、编目过程，由零乱到规范的过程。目的：就是揭示文件之间的有机联系，便于档案保管和利用。企业档案整理的工作主要包括：1、区分企业全宗；2、企业全宗内档案的分类；3、立卷（或组卷）；4、卷内（或保管单位）文件的排列；5、案卷（或保管单位）的装订；6、案卷封面的编目。拟写案卷标题是卷内全部文件的总称，拟写它的目的，是为了使人们能够通过标题、全面、准确地了解卷内文件的内

13、容，拟写标题的基本要求：简练、概括、准确。字数最好在五十字以内，它的结构，作者问题名称，三部分组成。并用介词“关于”或“有关”和助词“的”；连接起来。7、案卷的排列；8、案卷目录的编制。第一、企业档案的分类（一）科技档案的分类：按分类方案进行（可参照浙江省工业企业档案分类编号暂行规则）：企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号，常用的分类方法有：按产品型号分类；按设备型号分类；按科研课题分类；按工程项目分类；按专业性质分类；按组织机构分类；按时间分类。（二）文书档案按年度问题分类法（三）企业会计档案档案分类。常用为年度形式分类法。它是将企业全宗内档案

14、会计档案先按年度分开，然后在每一年度下面再按会计档案的案形式，既凭证、帐簿、报 表进行分类析方法。（四）企业人事档案的分类。按照干部档案工作条例和干部档案整理办法的 有关规定精神，企业全宗内的人事档案一般可分为以下十个类：登记材料；自传材料；鉴定材料；考核材料；历史审查材料；入党（团）材料；奖励材料；违纪处分材料；任免材料；其他参考材料。第 四 节 企 业 档 案 的 整 理 第二、企业档案的立卷（或组成保管单位）（一）企业科技档案的组成保管单位。科学技术档案工作条例第八条指出：“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，

15、组成保管单位”。所谓保管单位，就是指有关某一课题、产品、工程或项目的、系统的具有密切联系的企业科技文件有机组合体，其形式是一卷、一盒或一袋。所谓组成保管单位，就是指按照企业档案整理的原则，将处于相对零乱状态的企业科技档案加以系统化、条理化，组成一卷、一盒或一袋的有机组合体的一项整理业务工作。1、组成保管单位的要求。（1）一个保管单位应当是一组具有有机联系的企业科技文件材料的组合体，应当维护和保持同一保管单位内的科技文件材料的完整性、系统性。为此，要注意做到：既不能将彼此没有联系的企业科技文件材料，人为地拼凑在一起组成保管单位，也不能将具有密切联系的一组企业科技文件材料硬性拆开。如果一套企业科技

16、文件材料数量较多，也应当按照其固有的内在联系，分别组成彼此间互有联系的若干个保管单位。（2）一个保管单位一般是一组保存价值相同的企业科技文件材料。凡属不同保管期限（永久保存、长期保存、短期保存）的企业科技文件材料，应当在保持其内在联系的前提下，分别组成保管单位，即一个保管单位内的科技文件材料，只能有一种保管期限。如果在某种特殊的情况下，个别保管期限不同的企业科技文件材料非组成同一个保管单位不可的，亦须遵循保管期限短的服从于保管期限长的原则。（3）凡是属于绝密、机密一类的企业科技文件材料，均须单独组成保管单位。如果 在某种特殊情况下，一些绝密、机密与非密性的企业科技文件材料非组成同一个保管单位

17、不可的，必须遵循非密性的服从于绝密、机密性的企业科技文件材料的原则。（4）凡组成保管单位必须以便于对企业科技档案的保管和提供利用为出发点。所以，企业科技文件材料组成保管单位既不能过薄，也不能过厚（通常认为厚度为 5 厘米比较合 适）。此外，还须有较完备的图样目录或科技文件目录，并力求整齐、美观。2、组成保管单位（或组卷）的方法。一般地说，企业科技文件材料组成保管单位有以下七种方法（1）按专业性质组成保管单位。它是指按照企业科技文件的内容所反映的专业性质，比如企业工艺科技档案可按铸、锻、冲压、热处理、电镀、焊接等不同专业性质，组成保管单位的整理方法。（2）按作者组成保管单位。它是指将同一个作者所

18、编制的企业科技文件，比如某企业技术人员关于某项生产技术问题的建议，组成保管单位的整理方法。（3）按问题组成保管单位。它是指将其内容所反映不同问题的企业科技文件组成保管单位的整理方法。（4）按时间组成保管单位。它是指将企业科技文件按其所记载的时间组成保管单位的整理方法。（5）按名称组成保管单位。它是指将同一名称的企业科技文件，比如设计任务书、计算书、科技研究题目任务书、工作方式或工作大纲、实验记录、考察报告、技术总结等组成保管单位的整理方法。（6）按结构组成保管单位。它是指将企业机械产品科技文件按其产品的组件、部件，以及将企业建筑工程项目科技档案按单项工程中的各个组成部分的有关图纸材料，组成保管

19、单位的整理方法。（二）企业文书档案的立卷。所谓立卷，就是指将业已办理完毕的，对日后企业工作仍然具有一定查考利用价值的企业文件，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷的整理工作。所谓案卷，就是指有关某一个问题或某一项工作台活动的系统的具有密切联系的企业文件组合体。一般地说，文书立卷的方法如下：1、主要是根据企业文件本身的特征组卷。它包括以下两层意思；一是将具有共同特 征的企业文件组合在一起进行立卷；二是将具有不同特征的企业文件分别进行立卷。为了 将企业文件进行准确的立卷，必须首先把握企业文件最基础的东西，具体分析每一份企业 文件的特点，即企业文件的特征。在对企业文件略加分析后，人们不难发

20、现，构成企业文 件最基础的东西无非是企业文件的作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等部分。由此，人们抽象地概括出企业文件具有六个方面的特征：问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征和地区特征等，并总结和提炼出按六个特征进行文书立卷的方法：（1）按问题特征立卷。它是指将属于同一事件、人物、事物、问题和工作性质的企业文件组合在一起进行立卷的整理方法。（2）按时间特征立卷。它是指将其内容针对的同一时间和形成的同一时间，比如同一年度、同一季度、同一月份或上半年、下半年等的企业文件，组合在一起进行立卷的整理方法。（3）按名称特征立卷。它是指将名称相同的企业文件，比如命令、决议、会议记录、

21、计划、合同、统计报表等，组合在一起进行立卷的整理方法。（4）按作者特征立卷。它是指将同一个制发企业文件的机构、部门或个人，即同一个作者的企业文件，组合在一起进行立卷的整理方法。（5）按通讯者特征立卷。它是指将本企业与某一单位之间，双方就某一个问题或某几个问题进行工作联系而形成的来往企业文件，组合在一起进行立卷的整理方法。（6）按地区特征立卷。它是指将内容涉及到的同一地区的企业文件组合在一起进行立卷的整理方法。2、结合运用“六个特征”进行立卷。企业开展实际文书立卷工作的大量经验表明：第一，在实际立卷过程中，只单独运用一个特征进行立卷的情况是很少的；第二，各个特征的使用频率也是不相同、不平衡的。事

22、实上，在实际文书立卷过程中，往往要采用两、三个特征结合运用，而且其中又往往以作者、问题（或事由）、名称（文种）三个特征结合运用，是比较普遍、常见的。按时间特征立卷，一般往往只适用于一部分针对时间比较明显的企业文件的立卷。3、适当照顾企业文件的保存价值立卷。由于企业文件内容的重要程度不同，在本企 业工作中所处的地位和所起的作用不同，所以它们的保存价值（从而决定它们需要保存的 期限长短）也不同。为此，在立卷时还须适当考虑和照顾分别企业文件的不同保存价值，在实际立卷时，要注意做到立卷后所组成的一个案卷内的企业文件，只能有一种保管期限（或者永久保管，或者长期保管，或才短期保管），切不可有两种或两种以上

23、的保管期限。（三）企业会计档案的立卷。会计档案管理办法第四条指导：“各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册”。一般地说，企业会计档案的立卷方法主要有：1、会计凭证的立卷。即按照会计凭证的时间以及原始凭证号的顺序进行组卷。2、会计帐簿的立卷。即将一本会计账簿，组成一个案卷。3、会计报表的立卷。即将会计报表按其年度、季度、月份分别进行组卷。（四）企业人事档案的立卷。由于人事档案是以个人为单位形成的，所以人们常说人事档案是“一人一口袋。”实际上，这“一人一口袋”的人事档案，就是企业人事档案的案卷。将分散的企业人事档案集中到“一口袋”内，并加以系统化、条理化

24、，这就是企业人事档案的立卷。第五节、企业档案的排列 企业档案的排列，主要包括以下两层意思：一是卷内（或保管单位内）企业文件的排列；二是案卷（或保管单位）的排列。（一）企业科技档案的排列。1、保管单位内企业科技文件材料的排列。（1）企业科技图样文件材料的排列。一般可以按照科技图样目录以及图样编号的顺序进行排列，其排列顺序大致是：总图排在最前面，然后依次排列组件、部件图、零件图和结构详图；组件图、部件图、零件图的结构详图本身，又往往按照装配或结构的顺序进行排列。（2）企业科技文字材料的排列，其方法主要有：按照企业科技文字材料的重要程度的顺序进行排列；按照问题结合时间进行排列，即先按不同问题将企业科

25、技文字材料分别集中，按照 问题之间的联系进行排列，然后在每一问题内再按照时间的先后顺序，对企业科技文件材 料进行排列；按照时间或责任者结合时间进行排列，即同一保管单位内的企业科技文字材料，倘 若是同一个责任者且严格按照时间先后形成的，则可将它们按照时间顺序进行排列，倘若 是几个责任者形成的，则须将它们先按责任者分开，然后在每个责任者内按形成时间顺序 进行排列。（3）兼有图样、文字材料的排列。一般排列方是：倘若文字材料是对企业产品、工 程项目等作全面说明或提出指示性意见的企业文件，则须将其排列在图样材料之前；反之，倘若文字材料只是对图样材料所作的一般说明，则可将其排列的图样材料之后。2.保管单位

26、之间的排列。（1）按照企业科技文件材料的客观形成过程进行排列。（2）按照企业科技文件材料内容反映的对象，在结构上的隶属关系或工作程序上的 衔接关系进行排列。（3）按照企业科技文件材料的重要程度进行排列。（二）企业文书档案的排列。它包括卷内企业文件排列和案卷排列。1、卷内企业文件排列。它是将卷内企业文件以先后有条理的排列顺序，固定每份企 业文件的位置，保持企业文件之间的历史联系的整理方法。（1）可以按照企业文件的形成时间和企业文件内容的针对时间进行排列。（2）可以按照企业文件的作者进行排列。（3）可以按照企业文件的内容反映的问题进行排列。（4）可以按照企业文件的收发文机关进行排列。（5）可以按照

27、企业文件的重要程度进行排列。（6）可以按照企业文件的名称（或文种）进行排列。（7）可以按照企业文件所涉及到的人物的姓氏笔划进行排列。2.案卷排列。它是采用一定的方法，确定每类内案卷的前后顺序和安放的位置，保 持案卷和案卷之间的历史联系的整理方法。（1）可以按照案卷内容所反映的工作上的联系和重要程度进行排列。（2）可以按照案卷内容所反映的一定问题进行排列，（如一次会议所形成的数卷案 卷就得一起排列）。（3）可以按照案卷所属的起止日期（时间）进行排列。（4）可以按照案卷的作者、通讯者进行排列。（三）企业会计档案的排列。会计档案管理办法第六条指出：“各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存

28、放有序，查找方便。”这里所说的“存放有序”，实际上也就是企业会计档案的排列。在此侧重讲述企业会计档案的案卷排列。一般是先排会计报表，然后排会计帐簿，最后再排会计凭证；倘若是企业财务综合部门，一般可先排总预算会计，然后排建设银行会计，最后再排单位预算会计。倘若是采用年度形式分类法，可在年度内先将保管期限分开，然后再按照会计报表、会计帐簿、会计凭证的顺序进行排列。倘若是采用年度机构分类法，可在年度内先将机构按先后顺序排好，然后将各机构内的会计报表、会计帐簿、会计凭证按照其保管期限的顺序进行排列。倘若是会计帐簿卷，也可单独排列。凡跨年度使用的会计帐簿，可排放在帐簿最后使用的一年。倘若一年内有几本帐簿

29、，可按总帐、分类帐、明细帐的顺序排列。（四）企业人事档案的排列 1、卷内企业人事文件排列。：（1）可以按照时间进行排列。即按照卷内企业人事文件材料的形成时间的先后顺序进行排列。其中，登记材料类、自传材料类、鉴定材料类、考核材料类和任免材料类等的企业人事文件材料，可以按照时间进行排列。（2）可以按照问题结合重要程度进排列。其中政历审查材料类、入党（入团）材料类、奖励材料类和违纪处分材料类等的企业人事文件材料，可以按照问题结合重要程度进行排列。2、案卷排列。（1）可以按照姓氏笔划顺序进行排列。（2）可以按照姓氏四角号码的顺序进行排列。（3）可以按照姓氏汉语拼音文字的顺序进行排列。特种载体档案（讲一

30、种）一、照片档案是国家机构社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以 感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。常规照片档案包括底片、照片和说 明三部分。（一）范围：反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案；领导人和着名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案；（二）整理原则应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者 提供服务为整理。A、底片：应单独整理和存放；B 照片和说明（包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素）一同整理和 存放；C、总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。凡已加总说

31、明的照片分别编写简要的分说明，并注号（字数一般在 200 个字左右）分类：年度一问题 编号：只有照片号和底片号，底片号用钢笔或铁笔横排刻写在胶片乳面片边处。然后装在底片袋后装在底片册上，再在底片册上编上相应号码。录音和录像带要分别编号，排列编号以一盒或盒为单位顺序，并且套盒上需标注带盘盒编号、档号，软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。企业档案价值的鉴定 企业档案价值的鉴定包括两方面：一是文件材料的鉴定（在成案卷前）；二是档案的鉴定（保管数年后）。1、文件材料的鉴定是在材料收集后进行的，它是根据企业文件材料归档和不归档范围来鉴定的。2、档案的鉴定是在确定企业档案保管期限的原则：对企业有长远利用价值的档案为永久；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长或短期（此期限是鉴定的重要部 分）；凡是介于以上两种保管期限之间的档案，其保管其限一律从长。