员工出差管理规定.pdf

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1、 XX自动化工程有限公司 文件编号 MD/DS-11 管 理 文 件 版 本 号 2.0 标题:员工出差管理规定 页 码 1/3 一、员工因公到深圳市以外地方工作，按本规定办理出差申请和报销差旅费手续。二、员工出差应由所属部门领导（即总监或总经理，下同）派遣，出差人出差前编制出差计划，并交部门领导审查（部门领导由总裁审查），经批准后由部门秘书备案，再凭批准的出差计划到财务借款、到人力资源部办公室预订车船机票，按出差计划行程办事。三、员工出差改变行程或途中处理私事时应向部门领导请示经同意后方可。办私事期间按事假处理，无出差补贴。非因公绕道、或未经批准改变行程的按最短途径报销费用。四、员工出差中午

2、 12 点以后出发、或中午 12 点以前到达、或出差时间不足 4 小时，当天按出差0.5 天报销，均以票面出发、到达时间为准。五、员工出差一般应乘船（三等舱）、火车（硬卧）或汽车前往出差目的地，特殊情况经部门领导同意后可乘飞机（经济舱），报销时部门领导应在机票上签字。六、总监、总经理及以上级别人员出差可乘飞机（经济舱），可由公司派车接送到车站、港口和机场，无特殊情况时，其他员工出差公司不派车接送。七、出差人抵达目的地后应及时向部门秘书报告出差住处、联系方式和联络时间，离开出差地或返回公司时应征求部门领导意见后成行。八、出差人结束出差后应及时向上司汇报出差情况，并在一周内将出差文件或资料交秘书存

3、档，报销差旅费和其它出差费用，归还备用金。出差时间超过一个月的还应将当月差旅费用寄回公司报销。未按时报销差旅费和归还备用金的直接在其工资中扣除，并不再续借备用金。九、报销差旅费用时将 出差总结、差旅费报销单 和 费用报销单 同时交部门领导审核（部门领导差旅费报销交总裁审核），由职能部门分管的特殊费用还应交其它职能部门登记审核（例如：培训费交人力资源部，采购运输费交计划供应部，等等），然后交财务会计核算，财务经理批准。超标准、超计划、计划外特殊费用交总裁办公会批准。报销完成后将出差总结交部门秘书存档。十、差旅费 包括 长途交通费、住宿费 和 出差补贴。差旅费使用差旅费报销单报销。十一、长途交通费

4、 包括火车、汽车、轮船和飞机票价、交通保险费、机场建设费、订票服务费、行李托运费/搬运费等。长途交通费凭票据实报销，票面应标有日期、时间和起止地点。不报销同城市内交通车费和异地长途出租小汽车车费。十二、住宿费 包括房价和与住宿相关的治安保险费、行李寄存费等。房价按限额标准凭票据实报销，超标自负，欠标不补，与住宿相关的费用凭票据实报销。房价限额标准见附表。XX自动化工程有限公司 文件编号 MD/DS-11 管 理 文 件 版 本 号 2.0 标题:员工出差管理规定 页 码 2/3 住宿票据应有入住/离店日期。同一出差住宿地超过 15 天（含 15 天）按核定标准的 70%执行（表中括号内数据）。

5、同性别两人或三人住宿按核定标准的 70%执行。无住宿发票者按核定房价标准的 30%给予住宿补贴，但已由他方提供免费住宿者不给住宿补贴。十三、出差补贴 包括 膳食补贴、通讯补贴、交通补贴。但已由它方提供免费膳食、交通者不给膳食、交通补贴。其中：A）出差膳食补贴标准为 50 元/天；B）出差通讯补贴标准按员工通讯费管理规定执行；C）同城市内交通按附表标准补贴，不另报销同城市内车票。十四、出差港澳人员：往返一次补贴长途车交通费 100 港元/天。膳食补贴标准为 100 港元/天，通讯补贴标准为 30 港元/天，住宿标准和市内交通补贴标准分别见第十二条和第十三条。十五、除总监、总经理及以上级别人员外，

6、其他员工因接送客户需要或特殊任务要乘坐出租小汽车的，必须在出租小汽车票上注明时间、起/止地、原因事由、实际金额，报销时由部门领导、财务经理在车票上签字后凭票据实报销，并扣除当日交通补贴。十六、深圳市内（含关外）办事凭票据实报销市内交通费，一般不报住宿费，无出差补贴。需经常到市内办事的员工月末一次报销，并提供办事详细清单交部门领导核实签字。十七、因公出国按财政部、外交部关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定执行。住宿地点 董事、总裁 总（副）监、事业部 正式投标签约 一般出差的员工 事业部总经理 副总经理、总工程师、员工 职能部门经理 在港澳地区 400 港元/天(280)300 港元/天

7、(210)300 港元/天 200 港元/天(140)在省会市、地区市 250 元/天(175)200 元/天(140)200 元/天 100 元/天(70)在县级及以下地区 150 元/天(105)100 元/天(70)100 元/天 70 元/天(49)备 注 不超过 3 天 出差地点 董事、总裁 总（副）监、事业部 正式投标签约 一般出差的员工 事业部总经理 副总经理、总工程师 员工 职能部门经理 在港澳地区 80 港元/天 50 港元/天 50 港元/天 30 港元/天 在省级、地区级城市 50 元/天 40 元/天 40 元/天 20 元/天 在县级城市、施工现场 25 元/天 20

8、 元/天 20 元/天 10 元/天 XX自动化工程有限公司 文件编号 MD/DS-11 管 理 文 件 版 本 号 2.0 标题:员工出差管理规定 页 码 3/3 十八、出差中发生的其它费用使用费用报销单报销，包括招待费、会议费、资料费、零星材料 采购费、劳务费、礼品费等。所有其它出差费用应由经办人事先计划申请、批准人事后核对签字方可报销。计划外费用交总裁办公会批准。十九、招待费按计划限额使用，凭票据实报销。招待费申请和报销由部门领导审批（部门领导的由总裁审批），报销时由证明人在发票上签字，并在出差总结上注明招待日期、被招待人、事由和产生的效果。二十、会议费按出差计划或会议计划的预算执行，发

9、票由会议证明人签字证明后凭据报销。二十一、资料费发票到经管办资料室登记核实签字后凭据报销，资料交资料室归档。二十二、零星材料采购费参见 K3系统采购管理的执行规定。二十三、劳务费由经办人考核、项目负责人核实签字，凭劳务收据报销，按天记薪的临时工应提供临时工考勤表，委托包工应提供用工合同或协议。二十四、礼品费申请和报销由部门领导和人力资源部主管共同审批，发票由证明人签字，凭发票报销。未经人力资源部同意的礼品费不予报销。每季度由人力资源部汇总各部门礼品费，交部门内部董事会备案。二十五、所有报销的票据、票额、时间、事由必须真实、合法，一经查出不实票据，按票额的 10倍对经办人和审批人罚款，并向全公司通报。二十六、其他文件规定如与本文有冲突，以本文件为准。二十七、本规定由财务部监督执行，自 2000 年 11 月 1 日起生效。参考文件：员工通讯费管理规定、K3系统采购管理的执行规定 表格：出差计划 编写 审批