公路建设项目文件材料立卷归档管理办法.ppt

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1、公路建设项目公路建设项目文件材料文件材料管理办法管理办法山西省山西省档案局档案局经济科技档案业务指导处经济科技档案业务指导处 陈晓峰陈晓峰 电话：电话：0351-4373940 13513635676 太佳东段太佳东段200904141 第一部分公路建设项目档案管理的公路建设项目档案管理的 基本基本要求要求21、重视、重视公路公路建设项目档案工作建设项目档案工作32、应熟悉掌握相关的法律法规、应熟悉掌握相关的法律法规 档案法实施办法山西省档案管理条例 山西省档案局、山西省发改委关于转发国家档案局、国家发展和改革委员会关于通知的通知 科技档案案卷构成的一般要求 国国家家重重大大建建设设项项目目文

2、文件件归归档档要要求求与与整理规范整理规范 42、应熟悉掌握相关的法律法规、应熟悉掌握相关的法律法规 交通部1992年印发交通文件材料立卷归 档办法 交通部2001年印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法53、认真贯彻执行认真贯彻执行相关的法律法相关的法律法规规64、建立合理的、建立合理的档案工作体制档案工作体制75、建立完善的档案工作的规章制、建立完善的档案工作的规章制度度86、采取有效措施，确保重点基本建设、采取有效措施，确保重点基本建设项目档案完整、准确、系统项目档案完整、准确、系统97、档案工作者应具备良好素质档案工作者应具备良好素质 10 第二部分公路建设项目文件材料的公路建设项目

3、文件材料的 收集收集111、公路建设项目文件材料收集、公路建设项目文件材料收集范围范围凡是反映与公路建设项目有关的凡是反映与公路建设项目有关的重要活动，形成具有查考利用价重要活动，形成具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，整理归档。收集齐全，整理归档。122、公路建设项目文件材料收集整理职责分工项目主管部门负责立项审批阶段建设单位工程准备阶段及竣工验收阶段文件材料的收集和整理归档工作；设计单位负责设计阶段形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；132、公路建设项目文件材料收集整理职责分工施工和监理单位负责施工阶段形成文件材料的收集整理和归档工作。

4、143、收集整理的基本原则遵循工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。154、收集整理的要求公路建设项目文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时积累、收集、整理。165、项目文件的质量质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘17 第三部分第三部分公路建设项目文件材料的公路建设

5、项目文件材料的 收集收集归档范围归档范围181、立项审批、准备阶段-立项审批文件-用地、征地-开工审查及施工许可-招投标192、设计阶段-设计基础文件-初步设计及报批文件-施工图设计及报批文件203、施工阶段开工报告、施工组织设计、方案及审批文件、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件 施工定位测量记录 施工原始记录 质量保证文件 工程检验申请批复单、检验及评定文件 施工日志、大事记 隐蔽工程验收记录 监理工作大纲、日志 各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录 竣工图 科研、新技术运用214、竣工验收阶段竣工验收阶段 竣工验收报告 设计、施工、监理工作总结 项目质量评定文件 各类专项验收文件

6、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 225、一般行政文件与竣工文件的区分公路工程竣工文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、设计施工及竣工验收各基本建设程序的工作内容、对建成后的工程管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位应按一定规则进行系统化整理，并向经建设单位向运营管理单位移交。235、一般行政文件与竣工文件的区分一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日常行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。246、施工单位与监理单位

7、重复归档问题监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告 申请检验报批文件等257、计量支付文件的归档计量支付文件应区别工程技术文件材料单独收集整理归档。26 第四部分第四部分公路建设项目公路建设项目竣工文件材料的编制要求竣工文件材料的编制要求27一、竣工文件材料的编制要求完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复

8、印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。28二、竣工图的编制要求项目竣工图应由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况 按施工图施工没有变动的由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更。可在原图上更改，加盖并签署竣工图章 29涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10的。应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章 同一建筑物、构筑物重复的标准图通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注

9、明；不同建筑物、构筑物应分别编制 30建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图 编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况 31二、竣工图的更改方法文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制 利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明 32图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明 新增

10、加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更 33三、竣工图章的使用逐张加盖并签署竣工图章，内容填写应齐全、清楚，不得代签竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处 34四、竣工图的审核监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合 竣工图按单位工程、专业编制。并配有详细编制说明和目录 35五、竣工图的套数36第五部分第五部分公路建设项目公路建设项目档案案卷构成37案卷由卷皮、卷内目录、卷内文件及备考表组成一、卷皮：由封面、卷脊、封底构成38新 版39旧版 4041案卷封面项目及填写要求 1、案卷题名。

11、用耐久字迹材料书写在“案卷题名”栏，案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，书写整齐美观。2、立卷单位。填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。423、起止日期。填写卷内文件材料的起止日期。4、保管期限。填写该案卷划定的保管期限。5、密级。依据保密规定，按卷内科技文件材料最高密级填写。436、档号。填写分类号和案卷顺序号。44 拟写案卷题名拟写案卷题名 案案卷卷题题名名包括建设项目名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。若属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。451 1）项目技术文件案卷题名的形式）项目技术文件案卷题名的形式 X X X X高高速速公公路路

12、 X X X X桩桩号号 X X X X 工工程程X X X X 结构结构X XX X文件名称文件名称462 2）管理性文件案卷题名的表示形式）管理性文件案卷题名的表示形式 建建设设项项目目名名称称+责责任任者者+问问题题+文文件名称件名称47二二 卷卷内内目目录录48三、卷内文件材料49四 备考表50卷内备考表 是介绍和说明卷内有关情况的。卷内备考应表排列在卷内文件材料尾页之后。填表写备考表要字迹工整、清晰、整洁，签署完整。51备考表填写的内容包括：卷内科技文件材料的件数、页数及载体形式；说明卷内文件材料缺损修改、补充、装裱、文件材料齐全程度及立卷人姓名和立卷时间等。52 第六部分第六部分

13、公路建设项目公路建设项目 竣工档案的整理的整理 53一、什么是档案整理工作一、什么是档案整理工作 档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，有序化的工作过程。541、竣工档案整理要求 分类科学 组卷合理 排列系统552、公路工程竣工文件材料整理基本步骤分清阶段分清分部分项工程内容分类组卷卷内文件系统化排列编制卷内文件目录案卷编目56 划清阶段-按公路工程基本建设程序所反映的不同阶段，即立项审批、设计、施工、竣工验收阶段。不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷。573、施工阶段文件的分类整理 分清分部分项工程内容依据单位、分部、分项工程划分标准作为施工

14、阶段文件分类组卷的依据。同一单项工程先分清单位工程，同一单位工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。584、合同段施工文件材料的组卷方法 区分综合性文件和施工原始记录分别组卷 综合性文件的组卷要求：合同段的开工报告、施工组织设计、方案、图纸会审及技术交底、设计变更、交工验收及工程总结以合同段为单位集中组卷。原材料及产品合格证明文件：如是合同段共用的，可集中组卷。整个单位工程和分部工程质量评定表及分项工程统计表集中组卷。59施工原始记录文件的组卷要求：以各分部分项为单位分别组卷。不同分部分项的施工记录文件不能交叉组卷。605、施工单位与业主、监理的往来文件 应按问题

15、所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。616、卷内文件系统化排列卷内文件系统化排列基本要求：依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列，一般是批复在前，申请在后。施工原始记录文件的排列方式：按照文件自然形成过程排列。竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。627、如何编写卷内文件材料的页号或件号（一）装订的案卷（二）不装订的案卷63（一）装订的案卷 应依次为每一页有书写内容的文件材料页面编写页号，以固定卷内科技文件材料的排列次序。卷内文件材料页号编制有两种情况 64 （1）、凡是卷内文件材料原来有连续编制的页号，可不必重新编号。（2）、如果没有统一连续编制的页号，应按卷内文件

16、材料排列的顺序编页号。（3）、页号用铅笔编写。65页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号。图样材料正面无位置可在背面编写页号。案卷内的卷内目录和备考表不编页号。66（二）不装订的案卷 应按文件材料排列的顺序编件号和页号。67（1）、编制件号。不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页右上角加盖“档号章”并逐件编件号。68（2）、编制页号。不装订的案卷除按排列顺序编件号外，还可采用装订案卷编页号的方法，逐件在书写材料正面右下角、背面左下角编写页号。既有件号，又有页号，这样对于存放保管、查找利用理为方便。697、卷内文件目录的编制顺序号、

17、文件编号或图样图号、责任者、文件题名、日期、页次。70填写卷内目录 卷内文件材料目录，放在卷内文件材料首页之前，是卷内材料成果的记录名单。卷内目录项目及填写要求如下：71（一）顺序号。按卷内科技文件材料排列的先后顺序，从“1”起依次标注序号。（二）文件材料题名。亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。（三）文件编号。填写文件的文号或图样的图号。72（四）责任者。填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。（五）日期。填写编制科技文件材料的年、月、日。（六）页次。填写每份科技文件材料首页标注的页号。但卷内的最后一份科技文件材料应填该文件的起止页号。738、案卷题名拟写包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。749、案卷的系统化排列由建设单位负责按照立项审批、设计、施工和竣工的顺序进行系统化排列。其中施工阶段的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、交叉工程和沿线设施等单位工程顺序进行排列。7510、案卷目录的编制按照交通文件材料立卷归档办法中交通科技档案案卷目录格式要求进行编制。7677