2021年办公室管理形成性考核册答案重点.pdf

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1、办公室管理形成性考核册答案作 业 11.将办公室实务工作简要内容填入下列表格，内容基本相似填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内普通性国外普通性国 内 公 司（含 外 企）1 文书撰写 按上司口头或书面批示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料。打印文稿及表格3 文书解决 在权限内按自己意思发出信函。信函和邮件解决。4 档案管理 档案管理。567 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。调查研究 协助上司准备书面财务报告、研究报告。信息资料 准备好公司要公开资料;收集及整顿各种信息8 信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接

2、待宾客和员工来访。10111213141516 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 寻常事务”接待来访宾客;办公室管理 其她暂时接待宾客和员工来访。以电话往来维持和外界良好公共关系。督导普通职工或速记员。替上司定约会并做好记录;阅读并分类信件通讯事务、电话;办公室环境布置和整顿，保管办公室设备及用品以速记记下上司交待事项；执行上司交办事项交办事项T替上司申报交纳所得税及办理退税。917外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有:(1)信封、纸张；(2)软盘、光盘等；(3)铅笔;(4)圆珠笔；(5)签字笔或钢笔；(6)修正液或修正带；(7)印盒；(8)各种小型机

3、器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机(涉及装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9)小刀；(1 0)日历等；(1 1)其她，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作三个环节，互有关系如何？文员工作分为三个环节：筹划、实行和检查。(1)筹划环节，要充分理解即将开始工作内容，并思考以什么办法进行效率会最佳。(2)实行环节，要注意：同步检查与否按照当时所拟定顺序进行；上司所批示工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期期限。(3)检查环节，要分析筹划和实绩差别，并把以迈进行过工作或别人做过工作和当前自己所从事相似

4、性质工作加以比较分析。另一方面，阐明三个环节之间关系。三者关系为：先作筹划，付诸实行，然后检查成果，环 绕“筹划一一实行一一检查”这样一种滚动过程开展。三者互相联系形成一种循环。文员一方面要仔细制定筹划，然后依照这个筹划去实行，并严格检查其成果，使得这个结果对下一次筹划有所协助和启示。4、按 照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）筹划书。本题例子请同窗们见教材第28页。同窗们可以参照教材上例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。5、从下列文员工作办法中，任意选取一种或两种，谈谈你工作体会或对此工作方法结识。1.请示办法和报告办法；2.筹划办法和总结办法；3.受意办法；4.传达

5、办法;5.进言办法；6.变通办法和挡驾办法；7.分工办法与合伙办法。受意就是文员接受和领略上司意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文件批示、工作布置或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登意见和想法等，易于文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈状况下，或与其她人员谈话种就某一问题、某项工作刊登意见和看法等）。受意办法要注意：（1）善于领略上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下批示要点;(3)注意倾听，专心判断批示用意；(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；(5)如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；(6)接受批示

6、后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分结识到，在受意时，充分做好记录重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司简介，内容要涉及四个某些一一公司历史、公司现状、公司硬件和软件配备、公司获得成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下批示要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只得凭自己大脑中记忆写，成果写出来简介根本就不行。日后，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依照总经理授意，才写出了各方满意公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录重要性。注意：同窗们在回答这道题时候，可以

7、只选取其中一种题目进行回答。但是要注意按照以上思路作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要阐明教材中有关知识点，又要结合实际谈谈自己体会。本题失分因素大多是不结合实际谈自己感受，同窗们在回答本题时要加以注意。作业2一、从文员工作角度对比阐明打电话和接听电话异同。(1)都应先问好，再传达自己信息；(2)都应保持耐性、热情态度；(3)通话结束，应让对方感受到自己高兴心情；(4)都应简要扼要表达自己意思。异:(1)打电话应一方面查清晰对方电话号码；接电话应等电话铃响2 4声就接听。(2)打电话应将重点某些在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。如何做好为领导筛选打电话和接电话工作重要做法

8、有哪些询问对方来电目，询问对方是什么人，如果是推销，可直接回绝。寻常做好来电目录，对特殊人，特殊号码进行登记。最佳有一本各单位，和其他单位领导人电话号码本。如果领导不在，需要传话话，记录下来，以防忘掉。二、理 解“电视会议”、“交互式电话会议”基本用途，比较其与普通会议不同，谈各自优劣或应注意地方。(1)基本用途：“电视会议”重要用途是使相隔较远双方可以面对面地交谈，共享文献、图表、录象带等资料“交互式电话会议”基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方国际、国内或我市电话会议，声音清晰宛如一室。(2)两者与普通会议不同：可以消除时空上局限性。(3)各自优劣：“电视会议”一优：通达范

9、畴广，消除时空上局限性，生动形象；劣：技术上规定较高。“交互式电话会议”一一优：以便、省时、高效，消除时空上局限性，具备保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。三、简要回答邮件分拣普通原则。(1)按照收件人姓名分拣;（2）按照邮件重要性分拣；（3）按照收件部门名称分拣。四、如何解决上司不在时邮件？如果没有授权就不要拆看。整顿好放在上司办公桌中间位置。如果授权可以拆看，就把重要事情电话告知或请示上司，不重要放在上司办公桌上。五、如何妥善解决上司回绝接见来访者来访？固执任性来访者。有些来访者不听任何解释，死搅蛮缠非见上司不可，甚至出言不逊，文员也应当毫不当协（但要注意礼貌）地重

10、复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，但是，你一定要向来访者保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。进行威胁来访者。如果来访者对文员进行威胁你可以悄悄地告诉上司，公司有保安部门就打电话给她们，千万不要与蛮横无理、也许带来危险来访者直接冲突。情绪激动来访者。有时候来访者不一定蛮横无理或进行威胁，但由于刚丢了工作或其她因素情绪激动。如果来访者是男性，女文员应当找男帮忙，使她冷静下来；如果是女性，女文员也许会使她安静下来；如果不行，可以考虑找一种成熟女同事来帮忙。作业3提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，遵循法律法规（1分）、合理拟定会议目的（1分）、拟定必要与会者（1分）、

11、减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。一、日程安排筹划表种类大体有几种？试以其中一种为例，编制一份XX预定表。日程安排筹划表种类:日程安排筹划表种类大体有:工作筹划表，家务筹划表，旅游筹划表，大型活动筹划表，学习筹划表，就医筹划表等工作出众，为公司发展做出自己应有贡献。否则，哪一种公司也不会要一名白拿工资不干活员工。我毕业之后就来到了公司工作，我相信自己可以在公司里发挥更大作用.当前我已经在公司销售部门工作有一年时间了，可以说自己已经较好熟悉了公司当前工作了，也拟定了销售工作筹划，我相信在后来工作中我

12、还是会做更好！在刚接触这个行业时,在选取客户问题上走过不少弯路,那是由于对这个行业还不太熟悉，总是选取某些食品行业,但这些公司往往对标签价格是非常注重.因此今年不要在选某些只看价格,对质量没规定客户.没有规定客户不是好客户。工作筹划如下：一；对于老客户，和固定客户，要经常保持联系，在有时间有条件状况下，送某些小礼物或宴请客户，好稳定与客户关系。在拥有老客户同步还要不断从各种媒体获得客户信息。三；要有好业绩就得加强业务学习，开拓视野，丰富知识，采用多样化形式，把学业务与交流技能向结合。四；今年对自己有如下规定1：每周要增长?个 以上新客户，还要有?到?个潜在客户。2：一周一小结，每月一大结，看看

13、有哪些工作上失误，及时改正下次不要再犯。3：见客户之前要多理解客户状态和需求，再做好准备工作有也许不会丢失这个客户。4：对客户不能有隐瞒和欺骗，这样不会有忠诚客户。在有些问题上你和客户是始终5：要不断加强业务方面学习，多看书，上网查阅有关资料，与同行们交流，向她们学习更好方式办法。6：对所有客户工作态度都要同样，但不能太低三下气。给客户一好印象，为公司树立更好形象。7：客户遇到问题，不能置之不理一定要尽全力协助她们解决。要先做人再做生意，让客户相信咱们工作实力，才干更好完毕任务。8：自信是非常重要。要经常对自己说你是最佳，你是独一无二。拥有健康乐观积极向上工作态度才干更好完毕任务。9：和公司其

14、她员工要有良好沟通，有团队意识，多交流，多探讨，才干不断增长业务技能.10：为了今年销售任务每月我要努力完毕?到?万元任务额，为公司创造利润。以上就是我这一年工作筹划，工作中总会有各种各样困难，我会向领导请示，向同事探讨，共同努力克服。为公司做出自己最大贡献。但是现实来说，我当前还是有着诸多局限性之处需要我来解决，我相信自己可以有着更好发展，但是前景才是最重要，我相信自己可以做到最佳，这是我应当做好。后来道路上，我会走更远，由于我人生旅途才刚刚开始，我相信自己会做更好！文秘人员应当为上司商务旅行 作 曜 准备工作呢？请列出工作要点1）准备旅行筹划和旅馆信息。旅行筹划表要阐明出发和到达地点、是乘

15、飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达日期及时间、座位状况、旅馆状况。旅行筹划要准备三份，一份给上司，一份给她（她）家人，一份给办公室存档。如果办公室其她人想要并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会筹划。约会筹划表应当涉及：都市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明都市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提示事情。如果上司与某位洽谈业务人此前见过面，要把当时记录档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决每一种问题文献准备好，如与某项要探讨问题关于信件、备忘录及其她有关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有有关文献扎在一起，

16、每一扎都要标得清清晰楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表 信纸、信封(普通、公司、大号)、邮票 笔记本 地址目录：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时间表 国际电话号码表 文献夹 商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 钞票、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 有关档案 旅行指南和地图册、旅行目地风土人情简介 日程表、约会安排表、时间表和筹划表护照、签证等 钢笔、铅笔 回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子 图章和印泥盒急救药盒(5)行李问题。上司也许想懂得

17、在飞机上可以免费带多重和多大行李。文秘人员通过航空公司出版旅行筹划手册或旅行社代办人可理解这些信息。并且经常旅行人总是增长她们个人保险金以获得毁坏、损失补偿。要准备随身携带行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。此外，要为每件行李准备辨认标签，注意每件行李里面还要放一套(出于安全考虑，有时不能把上司姓名和地址写在贴在外面标签上)，办公室要经常准备某些这样标签。(6)安排差旅费。旅行时，商务人员可使用下列办法带差旅费：a.预支差旅费。有些公司为出差人员提供预支差旅费，等出差回来报

18、销。文秘人员拿到上司出差信息，就可以填表申请预支差旅费。b.个人支票。经常出差人，普通持有信用卡，如 VIZA卡、万事达卡或美国运通卡，这些卡可以把个人支票兑换成钞票。c.旅行支票。这种支票经常带有不同面值，如美国就有10美元、100美元、5 000美元等。文秘人员为上司在开有账户银行或其她银行购买旅行支票时，要填写一张申请表，然后你上司要当着银行代表面在支票上签字。d.信用证。在美国，如果差旅费超过1000美元，到国外旅行人普通从银行购买信用证。信用证可以作为到大银行去简介信，可以在世界各地银行提取现款，直到信用证上面额提完。文秘人员可以填写申请表，你上司也必要当着银行代表面完毕这笔交易。(

19、7)建立旅行旅馆信息资料库。如果上司经常出差，文秘人员应当收集某些交通图、时间表和飞机时刻表，还要有某些简介旅馆方面小册子，并随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己资料库。(8)办理旅行保险。如意外伤害保险等。与上司一起旅行有些工作无法交给此外一座都市或国外暂时办公室助手解决，在这种状况下，文秘人员最佳与上司一起旅行：(1)旅行安排。上司会规定好文秘人员要去地方和时间。在有些状况下，你可以和上司坐同样车、住同样旅馆；在另某些状况下，你不一定所有地方都去，或在某些地方呆时间要短些。这时，文秘人员要按照上司意图排出行程和程序表，标明出发时间、到达时间和地点(涉及半途需停留或中转地点和抵离时间)、每

20、天日程活动安排(涉及充分空余时间以便上司或文秘人员参加各种应酬及解决私人事务)。(2)设备安排。大型宾馆均有计算机和其她设备供旅行者使用。此外，你公司也许在本地有分公司，文秘人员可以使用那里办公室设备。文秘人员也可以自己携带手提电脑、微型录音机等。(3)行为举止。商务旅行目是为了工作，文秘人员每天均有也许忙于为上司收集信息、制定后来旅行筹划、作会议记录、为上司整顿旅行档案、准备和解决信件等。此外，文秘人员也许是商务小组一分子，代表着公司形象，因而必要在穿着打扮、行为举止方面多加注意,尊重本地风俗习惯，并讲究礼仪礼节。要准备好个人替代衣物及用品，正式场合穿着服装应放在免烫储衣袋中。(4)工作交代

21、。出发前，将自己外出时工作交代她人代为解决，并把旅行前手头未完事宜记录在备忘录上，以便回来后不忘继续办理。必要时，安排好家庭事务。在旅行中，要随时保持与公司本部联系，并注意对上司健康、安全保卫工作。文秘人员对上司重要工作辅佐重要涉及哪些方面协助领导制定总体规划,参加目的管理;协助领导抓好中心工作，搞好调查研究,及时发现新问题,掌握新状况，总结新经验二、文秘人员对上司重要工作辅佐重要涉及哪些方面？提神醒脑服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面协助。协助办法应视实际状况，其一是与业务关于某些

22、，此外是上司身边纯粹私事：(1)特别批示事项时候一一虽然是上司私事，但觉得关系到上司形象问题，所以文秘人员必要从头到尾替上司办理这些琐碎事，使上司得到充分便利。(2)纯私人性祈求时一一遇到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事关系来协助她解决私人事务。财物管理。涉及：(1)薪金收入管理一一薪金收入达到一定金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。(2)支票往来管理一一最重要是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其她

23、。如每年各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写道谢函，并做纪念保管。3.第三题重要是给同窗们提供了一种编写“工作任务单”范本，同窗们可以学习下。最佳可以依照这个范本，结合自己工作实践，编写一种“工作任务单”。举办普通规模宴会，需要做哪些工作，请列出有关要点，并选取其中某一项工作，做出较为详细阐明1.依照参加宴会人选地点，定档次2.发请帖或请柬.3.拟定参加人员，订餐4.到举办宴会时间前一天在进行一次人员核算。不能到到人员再次邀请。5.届时间正式进行。如何使用宴会请柬？各种宴请活动，普通均发请柬，这既是出于礼貌，也是对客人提示备忘。请柬应在举办宴会前发出，至于发柬时间以接柬人有充裕时间安排赴

24、宴为宜。虽然已经口头或电话邀请过，也应在日前发出请柬，便于进一步贯彻。请柬以印刷品为佳，特别是正规请柬，采用印刷品形式方显得庄严。小型宴会也可手写。请柬中需要阐明宴会时间、地点、主办人（或主办单位）、举办宴会目。正式宴会还应注明对服装规定，虽然对服装不做特殊规定，也应注明“服装请便”以免出席者困惑。正式宴会普通在发请柬之前就安排好席次了，并在请柬上注明席次号。为了确切掌握出席状况,往往规定被邀请者答复能否出席。中式请柬下端附有回单,西式请柬左下方印“R.S.V.P并写上电话号码，也可随请柬寄去回信片、如已预先商定，则加注“备忘”二字。虽然不安排席次，也应对出席率有所预计。接到请柬后应尽快答复，

25、这是最起码礼节，特别是指定了席位宴会，如不及早告知你将缺席，主办方面来不及补充人员，导致席位空缺，既不礼貌，又很挥霍。当前普通采用电话答复，简朴快捷。用书信形式，婉转地阐明一下不能出席理由则更好。作业4一、简朴阐述口头语言基本特性及敬语应用普通场合。口头语言基本特性:(1)语音听过就及时消失，但语义让人明白了，也许留在记忆中；因此发声要清晰，尽量说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。(2)有重音。口语中，需要强调成分，都是通过重音表达。(3)有歧义。由于中文一音多字。(4)口头语言视时间、场合、对象不同而有所不同。例如，庄严场合，口语应规范、简要些；休息时间，口语可生动些，语调也可

26、轻松、高兴些。敬语使用普通场合：(1)对于自己尊敬人，固然会使用敬语。(2)与并非熟悉人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时致词及谈话)也需要使用敬语。(3)敬语普通针对：年长或比自己辈分高者；具备较高职务、职称或社会地位者；给(给过)自己恩惠者；有求于对方，或但愿得到对方协助，或好感者。二、简要阐述社交话题选取。适当话题涉及：(1)谈话双方都感兴趣、有共同利益话题，如合伙意向等；(2)普通人喜闻乐见话题，如天气、时事新闻、体育报道等；(3)显示地方或民族色彩话题，如本地经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；(4)比较高雅话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻人物等;(5)积

27、极、健康生活体验话题;（6）风趣、幽默小故事，无伤大雅笑话，有时也能活跃氛围。不适当话题涉及：（1）应当忌讳话题。如个人私生活等。（2）令人不快话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感话题。如个人特殊生活习惯、宗教信奉和政治观点分歧等。（4）自己不甚熟悉话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己话题。（6）庸俗、色情话题。（7）不适当谈论保密话题。如涉及商业机密话题。三、印章使用重要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、改正章使用范畴如何？印章使用重要形式为：（1）落款章；（2）改正章；（3）证件章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。落款章

28、、骑缝章、改正章使用范畴：（1）落款章加盖于文书作者落款处，用来表白作者法定性和文献有效性。（2）骑缝章用于带有存根公函、简介信，加盖在正本和存根连接处骑缝线上。（3）改正章用于文书书写中错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行改正凭信。四、简要阐述收文解决程序及分送基本原则。收文解决程序：签收和拆封-登记-分送-拟办-批办-承办-催办一一注办。分送基本原则：（1）属于方针政策性，关系本机关工作全局指挥性文献或重大问题请示、报告之类文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审视或解决；（2）属于机关寻常事务性已有明确分工文献，或早有批示规定和有规可循例行公文，按主管业务分工范畴分送给关于

29、部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批文献，要先填好“公文解决单”，连同文献一并送批；（4）便函、请柬、简介信、广告、启事等，不作登记，直接交详细负责人办理；（5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多状况下，应按先办理、后阅知,先主办、后协办，先正职、后副职顺序分别审视解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅.五、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几种类型？简要阐明按照问题特性立卷基本含义。类型：（1）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）准时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。按问题特性立卷含义：将反映同一问题文书构成案卷，这种办法能反映对某

30、一方面或某详细问题互相联系和解决状况，运用最广泛。六、通过档案运用途径和方式，谈谈档案运用意义。（1）通过设立档案室，可以提供档案原件或复制件，以便借阅或直接阅读;(2)通过一定制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离承认制度等，可以提供档案外借；(3)依照档案原件制发各种复制本，实行档案有偿交流，可以提高档案运用率；(4)运用所藏档案中关于记载和资料，可以对申请者提供核算某种事实书面证据；(5)以档案为根据，文秘和档案人员可以对查询者关于问题进行专业性解答，提供征询服务；(6)将档案目录印制成册，分发到关于部门，可以交流信息；(7)通过举办档案展览，以充分发挥档案作用。简要阐明电子文献归

31、档基本办法电子文献归档电子文献归档管理当前实行“双套制”。即具备永久保存价值文献或图形形式电子文献，如没有纸质等拷贝件，必要制成纸质文献或缩微品等。归档时，应同步保存文献电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文献凭证作用，对只有电子鉴章电子文献，归档时应附加有法律效力非电子签章。电子文献归档范畴参照国家关于纸质文献材料归档关于规定执行，并应涉及相应背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文献职能活动、电子文献作用、办理过程、成果、上、下文关系以及对其产生影像历史环境等信息。元数据，指描述电子文献数据属性数据，涉及文献格式，编排构造、硬件和软件环境、文献解决软件、字

32、解决和图形工具软件、字符集等数据。电子文献归档还应注意收集如下关于文献：(1)支持性文献，指可以生成运营文本、数据、图形等文献和各种命令及设备运营所需操作系统。(2)数据文献，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文献归档。（3）与电子文献关于各种纸质文献，重要有产生电子文献所使用设备安装与使用阐明、操作手册等；以及电子文献形成过程中产生某些纸质文献，如设计任务书、操作手册等。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文献规定定期完毕。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不变化原存储方式和位置而实现将电子文献管理权限向档案部门移送过程。物理归档，指把电子文献

33、其中下载到可脱机保存载体上，向档案部门移送过程。文献形成部门或信息管理部门应定期把通过鉴定符合归档条件电子文献向档案部门移送，并按档案管理规定格式将其存储到符合保管期限规定脱机载体上。归档电子文献质量关系到后来电子文献保管与运用，因而，档案部门要采用办法，保证电子文献归档质量规定，大体有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整顿、编辑、划分保管期限，整顿工作由文献形成部门详细负责，整顿方案由档案部门统一决定：（4）统一规定载体形成、质量规定一一档案部门应对电子文献载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文献一式两份向档案部门移送，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒一一推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必要是不可引导非系统盘，以防带入病毒；（6）编制阐明一一文献形成部门应对光盘归档电子文献编制归档阐明，简要阐明磁带、软盘、光盘中存贮文献内容，运营软硬环境、版本号、文献完整性和精确性等。