《中铁四局集团有限公司北京分公司办公用品管理办法》.docx

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1、中蒯雕腑限公戏京分颂文件中铁四京分办（2014） 123号关于印发中铁四局集团有限公司北京分公司办公用品管理办法的通知分公司机关各部门、各项目经理部：为规范全公司办公用品采购与使用，使之既满足员工工 作需要又杜绝铺张浪费，现制定中铁四局集团有限公司北 京分公司办公用品管理办法，经分公司2014年n月4日 第二次总经理办公会审议通过，现予颁布，请遵照执行。附件：1.固定资产和低值易耗品管理人员情况表2 .生活办公类物品购置计划申请表3 .生活办公类物品管理动态表4 .个人物品保管卡片5 .非生产性主要办公设备购置审批单（二）当台式电脑需要购买配件及耗材时，使用人需要 首先填写“台式电脑配件及耗材

2、申报表”（附件14）,经领 导审核同意后，由办公室进行采购与配发。（三）当台式电脑因工作原因造成非人为损坏时，使用 人填写“台式电脑及相关设备故障处理单”（附件15）,经 审批后由办公室统一进行维修。第四章附则第七条 本办法适用范围分公司机关、各项目经理部。第八条 本办法由分公司办公室负责解释，自2014年11 月5日起施行，分公司原发文件、规定与此有抵触的，以本 办法为准。固定资产和低值易耗品管理人员情况表序 号单位姓名性别出生 年月职务联系电话通信地址生活办公类物品购置计划申请表申请单位：201年 月 日序 号物品名称品牌及规格型号申请 台套计划用款备注（计划使用说明）公司领导核批意见计划

3、单 价合计价 款12345678910合计项目经理（书记）签字：经办部门：经办人：12生活办公类物品管理动态表序 号品称 物名品牌及 规格型 号计V 单 位原值 单价本期发生情况购置 日期批 复 文 号技术状态存放地点 使用部门保管 人其它需要 说明事项新购数量原有数量调出报废结存数量结存 金额12345678910合计填报单位（公章）：201年 月 日第 页共 页项目经理（书记）签字:财务审核:综合办公室:填报日期:个人物品保管卡片年物品 名称规格型号单位单价领用记录返还情况备注月H数量技术状态签认数量技术状态签认卡号:使用部门:保管人:一14一.非生产性主要办公设备购置审批单表格编号单位：

4、日期：品名规格价格数量金额购买原因：申请人：单位负责人签字：公司办公室审批意见或建议：公司领导审批：办公设备登记表表格编号项目名称购买日期品名品牌及型号单价/元数量经办人4办公设备报废申请单表格编号项目名称品名型号数量报废原因备注使用人：项目管理人员签字：项目经理部负责人签字：公司办公室签字：公司负责人签字： &办公设备移交清单表格编号项目名称：项目组建日期：项目竣工日期：领用清册移交清册物品名称数量备注物品名称数量备注项目经理签字：分公司办公室签字：20年 月办公用品购置计划表计划部门：序 号购买 日期规格 品名单 位单价 （元 ）部门 计划 数量办公室 审核数量领导审 批数量金额 （元）领

5、取 签字备注123456789101112131415161718192021222324252627282930制表人：制表日期：办公室审核：领导审批：6 .办公设备登记表7 .办公设备报废申请单8 .办公设备移交清单9 . 20年 月办公用品购置计划表10 .低值易耗品点收（保管）单n.低值易耗品保管卡片12 .存货盘点记录表13 .低值易耗品注销记录14 .台式电脑配件及耗材申报表15 .台式电脑及相关设备故障处理单中铁四局集团有限公司北京分公司低值易耗品点收（保管）单单位（部门）序号品 名规格单位数量购入价点收价单价价值单价价值主管：保管人：日期： 年 月 日低值易耗品保管卡片卡片编号

6、 班（组）别 保管人姓名编号名称规格单位领用送还损坏或遗失日期数 量单 价领者日期数 量单 价收者H期数 量单价责任存 货 盘 点 记录表单位名称（公章）：存货类别：盘点基准日：年 月曰金额单位：元编 名称及类别规格型 O计量盘点日实存数盘点FI至盘点口至实际盘点数基准n帐存数盘盈/盘*7-备注基准日增加基准日减少号号单位数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额合 计盘点单位负责人签章：盘点人签章：保管人签章：制表人：盘点时间：年 月曰监盘人签章:注：本表由各盘点单位编制，并由此编制存货盘点表。22低值易耗品注销记录年 月 日单位名称编号低品名称规格单位数量单价金额备 注注销理由:批准

7、注销人单位主管：委员会成员（签章） 签 章经办人签章台式电脑配件及耗材申报表部门：月 日口口口 -ft型号数量说明：部门负责人意见：领导意见：经办人：电话:台式电脑及相关设备故障处理单编号：1、故障申报口寸间：报修设备：使用人：型号：厂家编号：出厂日期：部门：电话：报修人：故障现象描述：部门领导签字J（公章）2、故障处理及意见检修时间：检修人员：费用估算：拟处理意见：领导审批意见：需要送修，填写如下内容：（由办公室填写）送修单位：维修费用：更换配件型号：使用年限：送修人签字：2014年H月5日印发抄送：分公司领导。中铁四局集团有限公司北京分公司中铁四局集团有限公司北京分公司办公用品管理办法第一

8、章总则第一条为加强分公司办公用品管理，控制费用开支， 规范分公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于 工作的原则，根据分公司实际情况，特制定本办法。第二章细则第二条原则为了统一限量，控制用品规格以及节约经 费开支，所有办公用品的购买，都应由办公室指派专人统一 负责，在固定资产和低值易耗品管理人员情况表中填写 信息（见附件1）。第三条办公物品的申购 各部门须于每月25日前上报 办公用品购置计划，如未及时上报，当月所需用品概不负责 购买。各部门所需物品经总经理（项目经理）批准，采购人 员方可进行统一购买。第四条采购规定按照物美价廉原则，选择网购或去 实体店购买。办公用品的采购要本着节约、合理

9、、适用的原则。采购 复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须货比三家, 务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及 馈赠，不得索取钱物。第五条验货所购买办公用品送到后，按购货清单进 行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。第三章 办公用品的分类、购买、领用及报废处理第六条 办公用品分为生活办公类用品、非生产性主要 办公设备和低值易耗品3类。一、生活办公类用品管理（一）配置基本原则1 .项目经理部在建点初期，要根据机构人员的设置，以 勤俭节约、便于工作为原则，优先考虑调配使用分公司就近 项目上闲置的物品。2 .购置生活类物品，如洗衣机、冰箱、电视机、风扇、 办公桌椅、床等

10、，根据实际情况应首先考虑在旧货市场采购。3 .计划购置的所有物品品牌及规格要充分考虑在使用 过程中的耗材以及维护成本，具体以分公司批复意见购置。（二）计划审批管理1 .计划购置生活办公物品预计单价在500元以上的须报 请分公司审批，填写“生活办公类物品购置计划申请表“（见 附件2）,项目经理部依据批复的规格型号和限价添置。2 .计划购置单件物品预计单价在500元以下的以节约成 本为原则由项目经理审批，但单价在200元以上的物品，须 在“生活办公类物品管理动态表”（见附件3）中反映出来。3 .项目经理部所报批的购置计划，由分公司分管领导审 核，分公司办公室在5个工作日以内给予书面批复意见。4 .

11、严格禁止无计划、超标准、不依据批复意见购置物品。 一经发现，严肃处理，追究项目经理部主要领导责任。（三）采购验收管理1 .项目经理部生活办公类物品，由项目经理部综合办公 室依据分公司批复意见统一采购、管理（机关生活办公类物 品，由公司办公室依据总经理批复意见统一采购、管理）。 无特殊情况，所有需要新购置的物品（按要求在旧货市场采 购的除外）要通过网络采购，网购物品要货比三家，做到质 优价廉。2 .单价在200元以上的生活办公类物品到货后，办公室 会同财务、使用部门相关人员组织调试、验收，并填写点收 单以及办理领用卡片登记手续。3 .项目经理部财务依据公司批复意见和点收单、采购发 票，同时综合办

12、公室在点收单中注明专人保管后，财务方可 给予报销。机关报销比照执行。（四）日常保管管理1 .建立“个人物品保管卡片”（见附件4）,明确物品 名称、数量、价值、保管人等信息，确保物品管理规范有序。2 .因个人保管不善造成损坏或丢失的，已使用1年的物 品按照其原值的80%赔偿，已使用2年的物品按照其原值的 60%赔偿，依次类推，但最低不能小于其原值的20%。3 .保管使用人员调离本项目，应办理移交手续后财务方 可办理工资转出手续。4 .物品附件、工具备件、技术资料、保修卡、发票复印 件由综合办公室登记备案并负责保管、存档。物品的内外包 装物，必须保存完整，以便调拨托运使用。5 .项目经理部综合办公

13、室负责在每季末的次月10日前 将“生活办公类物品管理动态表”报至分公司办公室，其报 表由项目经理部财务审核签认，确保做到账、卡、物一致。6 .在项目收尾或结束前15天内，必须报送当期“生活 办公类物品管理动态表”以及闲置物品处理建议请示。7 .分公司办公室负责建立健全全公司生活办公类物品 动态管理台账，根据项目经理部实际情况合理调拨调配。（五）物品处置管理1 .项目结束、项目经理部撤销时，根据资产清册清点情 况，针对物品技术状况、丢失、毁损情况提出处理建议向所 在公司报批。2 .可调出的闲置物品应列出清单随时上报分公司，以便 优先在其他项目中进行有偿调剂使用，调拨价格由双方协商 一致后报分公司

14、办公室审核，无法协商一致的由分公司办公 室核定价格。3 .项目之间调拨物品时，其物品的附件、技术资料、保 修卡、发票复印件随物品一起由原单位负责装箱托运，接收 单位收到物品组织验收后，其结果报告分公司办公室。4 .项目经理部相互调剂、处理的物品，入账管理办法依 据分公司相关管理文件执行。其托运费由物品原单位承担， 在协商、核定物品调拨单价时应包括其物品的托运费用。5 .严格禁止项目经理部擅自处理物品，未按所在公司批 复意见处置、或不服从统一调拨与被调拨物品的单位，一经 查实，严肃处理。二、非生产性主要办公设备管理（一）基本要求加强项目的非生产性主要办公设备的管理，有效控制办 公消耗成本，规范各

15、项目非生产性主要办公设备的申购、购 置、入库、出库、发放、领用、核销等管理工作。（二）非生产性主要办公设备的界定非生产性主要办公设备是指在一定价格范围内（一般单 个商品金额在2000元以上），一次使用不改变其形态、性 能，可重复使用的物品。如：高速彩色打印机、数码相机等。（三）非生产性主要办公设备的购买、收料、验收、入 库、出库、报销非生产性主要办公设备购置应按计划进行，购买前由办 公室统计各部门需求，由办公室进行集中询价，认价签字后 汇总填写“非生产性主要办公设备购置审批单”（见附件5） 由总经理（项目经理）审批，再由办公室统一购置。购买时, 严格按采购单规格、型号、性能参数、价格购买，各需

16、求职 能部门对本部门需求物品进行产品各项性能验收，验收合格 后方能办理收料、入库的手续，填写“办公设备登记表”（见 附件6）。非生产性主要办公设备的报销单据上必须附有正 式发票、购买材料审批计划清单、办公设备登记表方可到财 务部进行办理报销手续。（四）非生产性主要办公设备的登记和管理非生产性主要办公设备因故无法继续使用，需要认真填 写“办公设备报废申请单”（见附件7）后方可报废；项目 结束需要将非生产性主要办公设备交还分公司，双方认真比 照“办公设备移交清单”（见附件8）内容进行移交。三、低值易耗品管理（一）基本要求分公司、各项目经理部须加强低值易耗品管理，有效控 制办公消耗成本，规范申购、购

17、置、入库、出库、发放、领 用、核销等管理工作。（二）低值易耗品的界定低值易耗品是指在一定价格范围内（一般单个商品金额 小于2000元以下），一次使用不改变其形态、性能，可重 复使用或出现正常损耗且不符合固定资产标准物品。如：笔、 印料、硒鼓、打印头、纸张、信封、电池、本子、存储介质、 文件夹、夹子、低值家具、袋子、话机、小电器、电源、文 具、装订材料、维修工具、洗涤用品、接待用品、其他小物 口结 口口寺。（三）低值易耗品分类低值易耗品按其用途分为办公用品、家具用品、劳保用 品及其他4类。（四）低值易耗品的购买、收料、验收、入库、出库、 报销低值易耗品购置应按计划进行，购买前由各部门按需求 填报

18、“办公用品购置计划表”（附件9）,办公室统计各部 门需求，汇总后由总经理（项目经理）审批，由办公室进行 集中询价，认价签字后由办公室报总经理（项目经理）批准, 再由办公室统一购置。购买时严格按采购单规格、型号、性 能参数、价格购买，各需求职能部门对本部门需求物品进行 产品各项性能验收。低值易耗品的报销单据上必须附有正式 发票、购买材料审批计划清单、收料单或入库单方可到财务 部进行办理报销手续。（五）低值易耗品的点收、保管分公司、各项目经理部须填写“低值易耗品点收（保管） 单”（见附件10）、“低值易耗品保管卡片”（见附件H）。（六）低值易耗品的管理、盘点和报废1 .办公室负责低值易耗品的统计、申请、购买，办理在 用低值易耗品的请领、发放、报废和台账登记，确保账物相 符。2 .低值易耗品统一采用一次摊销法进行摊销。3 .分公司、项目经理部须组成有总经理（项目经理）、 办公室负责人、财务部负责人、使用部门负责人组成的低值 易耗品盘点、注销委员会。每季末，委员会对低值易耗品进 行盘点，核实物品实际数量、有无损坏，填制“存货盘点记 录表”（附件12）,并与账面记录进行核对。与财务部门进 行对账，做到账账相符。低值易耗品发生损耗、消耗时，要 及时填写“低值易耗品注销记录”（附件13）。四、台式电脑配件及维修管理（一）台式电脑配件及维修需要另立台账。