企业内部控制规范之采购业务.docx

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1、企业内部控制规范采购业务说明甲方向乙方采购何种商品，经双方协商后确定本采购合同。二、术语、关键词解释商品：系指供应商按合同要求，需向采购方提供的一切软件、硬件及相关的技术资料。服务：系指根据合同，供应商承担与供货有关的辅助服务（如运输、保险）以及其他的伴随服务（如 安装、调试、提供技术援助、培训等）。三、采购商品说明1 .采购商品及说明2 .技术指标和质量要求四、合同价格和支付方式1 .本合同总成交价为（人民币大写）：2 .预付款甲方于本合同签署之R起的15日内，将合同总成交价的20%作为预付款支付给乙方。乙方在收到上述 款项后，以传真形式向甲方确认。如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期

2、作相应顺延。3 .发货款乙方按合同规定在发货时，将有关运输提单或自提单、商业发票、装箱单和质量证书，以可靠方式寄 递给甲方，甲方收到以上单据的次日起15日内将合同总成交价的40%作为发货款支付给乙方。乙方在收到 上述款项后，以传真形式向甲方确认。4 .验收款在采购商品通过甲方的验收之后，甲方在15日内将合同总成交价的40%作为验收款支付给乙方。乙方 在收到上述款项后，通过传真形式向甲方确认。5 .甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、账户名称、账号。开户银行、账户名称、账号 如有变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限前20天内以书面方式通知对方，如未按时通知或通知有 误而影响结算的应

3、负逾期付款的责任。五、交货与交货方式1 .乙方于本合同签署之日起，在30日内将甲方采购的商品全部送达指定地点。交货地点： O2 .乙方应在交货前7 口内，以电话或传真向甲方提供交货计划（内容包括合同号、设备名称及其型号 规格、数量、重量和体积的约数、交货时间、地点、运输安排）。甲方应及时做好准备，办妥一切接货手续, 在商品到达后的48小时内提运完毕。3 .甲方对乙方交付的商品，均应妥善接收并按设备储存的环境条件规定保管。对于因乙方误发、多发 或少发的商品，甲方应负责妥善保管，并及时通知乙方查处，由此发生的费用由乙方负担。4 .本合同所有商品运抵甲方现场后，双方代表共同参加开箱检验。如果设备外包

4、装完好无损，但箱内 设备发现短缺或损伤，应由乙方负责补足或修理，其相关费用由乙方负担。六、安装、调试与验收1 .乙方派遣技术人员按合同规定的日程完成“采购商品”的安装和调试工作，并对甲方人员进行技术 指导，保证“采购商品”达到预定的性能指标。2 .在安装调试过程中，甲方应提供各种配合条件和所需称职的技术人员与辅助人员，在乙方技术人员 的指导下配合乙方进行安装、调试和其他辅助工作。3 .乙方安装调试完毕后，甲方组织人员对采购商品进行验收测试，将验收测试情况记录在采购商品 验收报告中。如果甲方发现采购商品中存在缺陷，双方应当视问题的严重性给出合适的处理措施。（1）如果采购商品存在严重的缺陷，则退回

5、给乙方。乙方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商第二次 验收的时间。乙方应当赔偿给甲方造成的损失。（2）如果采购商品存在一些轻微的缺陷，则乙方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次 验收。4 .当所有的采购商品都通过甲方的验收后，双方责任人签字认可，采购商品正式交付给甲方。之后， 甲方将验收款支付给乙方。七、品质保证与维护1 .乙方保证提供给甲方的“采购商品”是全新的、技术是先进的、质量是良好的、性能是稳定可靠的、 数量是完整无缺的。2 .乙方承诺质量保证期:自采购商品通过验收之日起，系统软硬件保修6个月。本保证不包含由于甲方 不当的操作或修理造成的损失。3 .在保修期内，乙方负责对其提供

6、的硬件设备、软件和系统进行维护或维修，不收取任何费用。保修 期结束后乙方依然负责对所售设备进行维护或维修，其间产生的材料费用由甲方承担。在设备保修期结束 后一旦甲方要求进行升级和改造，乙方保证提供相应的服务，此项费用由甲方承担。4 .如果采购商品在保修期内出现质量问题，乙方接收到甲方维护要求后，在24小时内做出响应；遇 有严重技术问题、重大故障，需要现场维护的，乙方应在24小时内到达甲方现场（在交通允许的情况下）。八、违约与赔偿1 .甲方违约处理(1)如甲方不按照本合同第四条规定准时支付款项时，应从最迟付款日的次日起，每日向乙方偿付逾 期付款部分总值万分之三的违约金。此项违约金额以逾期付款部分

7、总值的5%为限度。(2)如因甲方原因致使设备安装顺延，乙方技术人员由此滞留在安装地点的一切费用，均由甲方负责。2 .乙方违约处理如乙方不按照本合同的规定准时交货，乙方应从最迟交货日的次日起，每日向甲方支付延迟交货部分货款的万分之三的违约金。此项违约金额以逾期移交设备部分货款总值的5%为限度。九、保密1 .乙方提供给甲方的技术资料、信息、计算机软件、专有技术、设计方案等知识产权及价格条款等商 业秘密和技术秘密，甲方应采取严格的保密措施。2 .除为了维护、操作相关设备而需接触乙方有关技术资料等商业秘密和技术秘密的甲方有关人员外， 甲方同意不向其他人员泄露乙方的任何保密信息，也不向任何第三方转让、交

8、换或泄露乙方提供的上述商 业秘密和技术秘密等，或擅自出版以上“技术资料”，如违反本条规定致使乙方遭受损失，甲方应负法律责 任，并赔偿由此引起的直接和可能的经济损失。3 .甲方的保密义务期限为自本合同生效之日起至本合同终止后一年(由双方商定)。十、不可抗力1 .不可抗力是指本合同生效后，发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件，如地震、 台风、水灾、火灾、战争等，致使直接影响本合同的履行或不能按约定的条件履行。2 .发生不可抗力的一方应立即通知对方，并在15日内提供不可抗力的详情，同时将有关证明文件送 交对方。3 .发生不可抗力事件时，甲乙双方应协商以寻找一个合理的解决方法，并尽一切努

9、力减轻不可抗力产 生的后果。4 .如不可抗力事件持续30日时，甲乙双方应友好协商解决本合同是否继续履行或终止的问题。十一、 合同生效与终止1 .本合同上的双方授权代表签字日期，即为本合同的生效日期。如双方签字日期不一致，以最后签字 方的签字日期为合同的生效日期。2 .本合同的“采购商品”最终保证期限的届满日期，即为本合同的终止日期。但保密条款、争议解决 和双方未了的债权和债务不受合同期满的影响，并且守约方有权提出索赔。十二、争议解决1 .本合同及其修订本的有效性、履行和与本合同及其修订本效力有关的所有事宜，将受中华人民共和 国法律管辖，任何争议仅适用中华人民共和国法律。2 .甲乙双方因合同的解

10、释或履行发生争议时，首先应争取通过友好协商解决，该协商应在30日内解 决。3 .如协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并按该委员会的仲裁规则进行 仲裁。仲裁决定对双方都具有约束力。4 .争议进行仲裁期间，除争议事项外，甲乙双方应继续履行各自本合同中规定的其他义务。十三、合同确认本合同一式一份，甲乙双方各持一份，自合同各方授权代表签字之日起生效。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人（签字）：法定代表人（签字）：日期：一年一月一日日期：一年一月一日4. 4验收报告编号：口期：年月日报告编号供应商代码验收日期是否分批交货口是口否借方科目贷方科目入库单位需求日期交货H期件号品名

11、规格厂.牌单位收货数单价金额拒收数拒收数现状本订单未交量再交补交合 计人民币（大写）：佰拾一万仟佰拾一元整发票号码使用部门用途备 注收货主管验收人员检查人员制单人采购主管采购员成本会计总经理5. 6入库凭证编号：入库日期： 年 月 日品名型号/规格单位单价数量金额批号发票号检验单号入库人：复核人：库管员:注：本表一式两联。一联仓库存根，一联交财务部备案。6. 7货物出库单货物编号品名/规格单位提领数量金额仓位当日结存仓库主管：仓管员：提货人:说明：本单一式三联，一联交仓管员，一联交领用部门，一联交财务保存和记账。1岗位责任与授权审批制度1. 1采购岗位责任制度I编号采购岗位责任制度不二受控状态

12、执行部门监督部门考证部门第1条目的为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约 和监督，特制定本制度。第2条 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。1 .请购与审批。2 .供应商的选择与审批。3 .采购合同的拟定、审核与审批。4 .采购、验收与相关记录。5 .付款的申请、审批与执行。6 3条总经理岗位责任1 .审批采购部门的各项规章制度。2 .审批年度采购预算和采购计划。3 .审议批准合格供应商名单。4 .审批预算及计划外采购项目。5 .审批采购订单和重要采购合同。6 4条财务总监岗位责任1 .审核采购部门各项规章制度。2 .审核年度采购预算

13、和采购计划。3 .审核预算及计划外采购项目。4 .根据权限审批采购订单和采购合同。5 5条采购部经理岗位责任1 .制定采购部规章制度和工作流程。2 .编制年度采购预算和采购计划。3 .审核采购合同和采购订单。4 .在授权范围内签订采购合同。5 .办理大宗物资及重要物资的采购项目。6 .组织进行合格供应商选择和评审工作。7 6条采购员岗位责任1 .进行市场调查，填写询价比价单。2 .负责起草采购合同和编制采购订单。3 .提出采购付款申请。4 .实施采购，办理退换货事宜。5 .建立、更新与维护供应商档案。6 .参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。第7条 财务部经理岗位责任L审核采购合同及付款申

14、请。7 .审议会计提交的付款凭证。8 .参与合格供应商的评审工作。9 .参与商定对供应商的付款条件。第8条应收账款专员岗位责任1 .核对原始单据并入账。2 .根据原始凭证开具付款凭证。3 9条出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。4 10条 请购部门经理岗位责任1 .编制本部门年度采购预算和采购计划。2 .推荐提供部门所需物资的合格供应商。3 .根据物资需求情况提交请购单。4 .参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。5 .对不合格及报废物资提出处理意见。第11条质检部经理岗位责任1 .事先检验采购物资样货质量。2 .负责检验所购物资的质量。第12条技术部经理岗位责任1 .提

15、供对所购物资的专业技术建议。2 .参与对特有物资的技术检验工作。第13条仓储部经理岗位责任1 .负责外购物资的入库验收工作。2 .负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3 .负责提出外购物资的补仓申请。第14条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第15条本制度自一年一月一日起开始实施。2购买管控规范2.5超预算与预算外采购请购审批办法制度名称11超预算与预算外采购请购审批办法编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1条 为规范超预算与预算外采购项目的请购申请程序，明确审批人的职责及权限第2条 出现以下情况时，可进行超预算或预算外请购审批。L市场环境发生变化。2 .采购价格出现波动。3 .其他

16、不可抗力导致的因素。第3条 超预算采购项目的请购,特制定本办法。2 .请购部门根据实际情况填写“超预算采购申请单”，部门经理签字确认后，提交相关领导进行审批。（1）超预算采购金额在2万元以下的请购申请，由财务部审核、采购总监审批。（2）超预算采购金额在2万元（含）以上的请购申请，由财务部和采购总监审核、总经理审批。3 .采购部根据审批后的申请单实施采购。4 4条 预算外采购项目的请购1 .预算外采购项目一律由请购部门提出请购申请。2 .请购部门的上级主管副总审议决定后，交财务部进行审核后，提交总经理审批。第5条 本办法自颁发之日起开始执行。2. 7验收管理制度编号制度名称采购验收管理规定受控状

17、态执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为规范本公司验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。第2条责任部门商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到商品的数量和 质量进行检验。第2章验收前的准备工作第3条收货准备1 .验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于 交货前安排存放的库位，以方便收货。2 .对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验 收，不得虚估。第4条待验商品处理已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名

18、、规格、数量 及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”以示区分。第3章实施验收第5条商品到货后，验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购订单”、采购合同等采购文件核对 商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，同时将到货日期及实收数量填入“订购单”，最后验收人员 填写验收报告并在上面签字。第6条质检部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品，一律不得签 收。第7条质检部门验收完毕，对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供 应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据, 并及时报告采购部门

19、和财务部门。第8条验收过程中若发现所载的商品与“装箱单”、“采购订单”或采购合同所载内容不符，应通知办 理采购的人员及相关部门进行处理。第9条验收过程发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时 通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。第10条公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门 及采购部门督促办理。第11条超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的商品，其超交量在3% （含） 以下，由仓储部门于收货时在备栏内注明超交数量，经请购部门经理同意

20、后进行收货，并通知采购人员。第12条短交处理1 .交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意后，可免于补交。2 .短交如需补足时，仓储部门应通知采购部门联络供应商处理。第13条急用品处理供应商交货时，若仓储部尚未收到“请购单”时，验收人员应先询问采购部，确认无误后，开始按照 验收程序办理。第14条商品验收规范为利于商品检验收货的业务，质检部门就商品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的商品质量制定商品验收规范，呈总经理核准后公布实施，以此作为采购及验收的依据。第15条商品检验结果处理根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1 .检验合格的商品，检验人员于外包装上

21、贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。2 .验收不合标准的商品，检验人员应贴上不合格标签，并在验收报告上注明不良原因，经负责人 核实后通知采购部办理。第16条退换货作业1 .对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关验收报告，呈采购部经 理签字确认后办理退货。2 .若为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决；若需要增减货款，要在付款前或有效承付 期内通知财务部门。3 .对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔 偿，索赔收入全部上缴财务部，注明赔偿商品及赔偿原因。第4章附则4 17条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释

22、。5 18条本制度自一年月一日起开始实施。6 19条相关文件表单1 .采购订单、装箱单、请购单2 .验收报告、索赔处理单、商品交运单、商品验收规范。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3采购付款管控制度3 . 1预付账款及定金审批制度制度名称预付账款及定金审批制度编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1条目的为加强预付账款及定金的使用，并得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资 金得到合理运用，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于本公司的采购部和财务部。第3条预付账款是指公司按照购货合1司或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的账款。在 会计核算上一律通

23、过“应付账款”借方进行核算。第4条定金是指公司为保证合同履行，预先向供应方或劳务方交纳一定数额的钱款。第5条预付账款的使用范围1 .合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。2 .合同中规定超额度进货需先款后货的。3 .金额比较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于5%的。此类付款为公司授权权限所规定的 特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。第6条预付款及定金审批规定1 .以预付款形式采购且采购金额在5000元以内的采购订单，需经采购部经理审核、采购总监审批； 采购金额在5000元（含）以上的采购订单，需经采购总监审核、总经理审批。2 .定金数额在500元以内的，由采购部经理审批即可；在5002000元的，由采购部经理审核、采购 总监审批；在2000元以上的，由采购总监审核、总经理审批。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4采购管理的相关文件资料4. 1请购单项目品名数量单位价格总金额123 合计人民币（RMB）：供应商名称及联系电话报价123 到货时间及付款条件备 注请购部门经理审核财务部经理审核总监审批（人民币5 000以下）总经理审批（人民币5 000以上）4 . 3采购合同