物业公司：钥匙管理程序.docx

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1、物业公司：钥匙管理程序物业公司：钥匙管理程序之相关制度和职责，物业公司程序文件:钥匙管理程序1.目的加强钥匙管理,消退平安隐患。2.范围适用于物业公司钥匙管理工作。3.定义顾客钥匙:地产托付代管钥匙(含未出售的房屋钥匙、出售后业主未办.物业公司程序文件:钥匙管理程序1.目的加强钥匙管理,消退平安隐患。2.范围适用于物业公司钥匙管理工作。3.定义顾客钥匙:地产托付代管钥匙(含未出售的房屋钥匙、出售后业主未办入住的钥匙、地产公司管理用钥匙等);因返修和入户修理、代理租售等由业主(使用人)托付代管的钥匙。管理用钥匙:除顾客钥匙以外的全部钥匙。包括办公、公用区域内的钥匙等。4.职责部门/岗位工作职责管

2、理处负责人负责钥匙管理的监督、检查及钥匙配制的批准工作管理处钥匙管理员负责管理处全部钥匙的接收、领/借用、保管和配制等相关具体工作的落实部门钥匙管理员负责部门所使用钥匙的接收、借用、保管等钥匙使用人负责保证所借用钥匙的正常使用,按时归还5.方法及过程把握5.1钥匙的统一管理及支配5.1.1由管理处钥匙管理员对管理处所接收的钥匙,按顾客钥匙和管理用钥匙分别列制钥匙清单。5.1.2各部门可以依据实际工作需要,将日常使用或紧急备用钥匙长期借出,作为部门常用钥匙,但借出时间不应超过半年。部门需设置兼职钥匙管理员,对部门所需钥匙统一借出并管理。如超过期限,则须向管理处钥匙管理员办理续借手续。5.1.3钥

3、匙使用人如需长期使用部门常用钥匙,需到部门钥匙管理员处申请并办理长期借用手续。如需借用的钥匙非本部门常用钥匙,可直接到管理处钥匙管理员处办理借用手续。如需借用的钥匙被其他部门作为常用钥匙统一借出,钥匙使用人则可到该部门钥匙管理员处办理借用手续。5.1.4钥匙管理员负责钥匙的接收、领用、保管、配制,全部钥匙的借出都应填写钥匙使用登记表。其间,由于钥匙借用而发生的问题,由钥匙借出人员负责。5.1.5全部钥匙应当天借用当天归还,如借出钥匙当天不能归还,则需到管理处钥匙管理员处办理长期借用手续。5.1.6钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量,发觉钥匙未归还应准时追回,如有特殊应在钥匙使用登记表

4、的备注栏中记录5.2管理用钥匙的管理5.2.1管理用钥匙的更换、配制5.2.1.1任何人未经管理处负责人许可不得私自配制钥匙,若因工作需要配制或钥匙损坏时,须由管理处钥匙管理员填写钥匙配制申请表,报管理处负责人同意后方可配制。5.2.1.2门锁损坏或钥匙丢失(包括一套钥匙中丢失任何一把)必需重新更换门锁,应填写钥匙配制申请表,报管理处负责人审批后予以更换,同时应查明缘由,如属人为缘由,应追究责任。5.2.1.3重点部位门锁的更换应在24小时之内完成(节假日时可口头报管理处负责人同意),所更换的钥匙交管理处钥匙管理员在钥匙清单上予以登记。无论何种缘由,假如存在外部人员、离职人员等可以用钥匙进出这

5、些部位的状况,必需更换门锁。5.2.2管理用钥匙的保管5.2.2.1管理处钥匙管理员负责将全部钥匙分类加以标识,并确保标识清晰及长期性。5.2.2.2管理用钥匙应统一存放在管理处或部门钥匙柜内,除员工因工作需要长期借出钥匙外,其它钥匙必需统一保管。5.2.2.3部门钥匙柜钥匙应在管理处备份,存放于管理处钥匙柜内。5.2.2.4管理处/部门钥匙管理员休假或外出时须把钥匙柜的钥匙交给管理处负责人/部门负责人,接收人须在钥匙使用登记表上签名确认。5.2.3管理用钥匙的使用5.2.3.1钥匙遗失须即刻报告部门负责人或钥匙管理员,由部门负责人做出处理看法,钥匙管理员在钥匙使用登记表备注栏中说明。5.2.

6、3.2部门人员调动、离职,钥匙管理员负责收回其持有的钥匙,并将变更状况在钥匙清单上记录。5.3顾客钥匙的管理5.3.1在房屋移交验收时,管理处钥匙管理员接收全部房屋钥匙,列出钥匙清单,并填写顾客钥匙/物品领用清单中顾客钥匙一栏。房屋交付时发放钥匙可参考房屋交付手续办理工作程序。5.3.2如顾客托付管理处供应居家服务时要求代管钥匙,管理处应尽量委婉拒绝;如顾客坚持或有其他特殊缘由需要代管钥匙的,经部门负责人同意,管理处负责人批准后方可接收,并由管理处钥匙管理员保管,具体流程执行顾客财产管理程序。5.3.3因返修、代理租售等缘由需为顾客代管钥匙,须填写顾客托付(收回)钥匙登记表,管理处钥匙管理员负

7、责钥匙的接收、借、还等手续。顾客托付和领回时均须在顾客托付(收回)钥匙登记表中签字确认。5.3.4如须更换顾客门锁必需由管理处负责人与顾客沟通,获得顾客书面同意方可更换。5.3.5顾客钥匙借用的把握5.3.5.1施工修理单位进入辖区作业施工,施工单位责任人必需持有地产项目处或顾客服务中心签发的入户修理承诺书到物业钥匙管理员处领取钥匙。5.3.5.2钥匙管理员必需对施工修理单位所持入户修理承诺书及其身份证进行收验核实无异议后,发放所需要领取的钥匙。5.3.5.3业主办理入住时,必需认真填写顾客钥匙/物品领用清单的相关内容,做好钥匙的交接;如业主有预留钥匙存在管理处,需填写顾客托付(收回)钥匙登记

8、表。5.3.5.4业主需要借用钥匙时,应出具有效身份证明或能证明为房屋全部人的有效证据,管理处钥匙管理员方可借出,并填写钥匙使用登记表。5.4钥匙清查:5.5.1每日下班前,钥匙管理员必需对比钥匙使用登记表清点全部借用钥匙的数量,如有特殊状况做好记录准时向部门负责人汇报,并追究相关人员的责任。5.5.2每周钥匙管理员必需依据钥匙清单清点钥匙数量并进行整理,结合工作需要,对钥匙管理提出合理化建议逐级上报。5.5.3每月钥匙管理员必需对钥匙管理的质量记录相关内容系统检查整理成册,交由所在部门统一存档。6.支持性文件TJVKWY6.1-K01 房屋交付手续办理工作程序TJVKWY7.5.4-K02顾客财产管理程序7.质量记录表格TJVKWY7.5.1-K02-F1 钥匙清单TJVKWY7.5.1-K02-F2钥匙使用登记表TJVKWY7.5.1-K02-F3钥匙配制申请表TJVKWY7.5.1-K02-F4入户修理/施工承诺书TJVKWY7.5.1-K02-F5顾客托付(收回)钥匙登记表/P4