企业内部控制规范之外包业务.docx

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1、企业内部控制规范外包业务第9条归口管理部门应指定专人跟踪、调查外包业务中涉及所有存货的一切变动，查明原因并报财务总监审核后处理，对因承包方无合理原因过度使用存货，致使公司成本上升的，归口管理部门或相关人员有权代表公司要求承包方赔偿。第4章附则第10条本制度由公司总经办负责制定和解释。第11条本制度自一年月一日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4外包业务管理相关文件资料4. 1承包方资质审查表编号：日期:公司名称公司地址法 人联系人电 话传 真电子邮件网 址公司概况注册资本额（万元）成立日期营业执照编号平均营业额往来银行名称外协1商数设备概名称台数厂牌规格况购入时间购入成本

2、性能主名称所占比例要名称所占比例产名称所占比例品名称所占比例主名称所占比例要名称所占比例客名称所占比例户名称所占比例材材料名称材料名称料供应厂商供应厂商来价格价格源备注备注职职能大学学历工人数大专学历概干部人数高中学历况员工人数平均月薪确认：审核：填表:4. 2外包项目规划试验大纲2.外包项目试验程序（略）。五、制定外包项目试验方法（略）六、外包记录要求1 .按照试验大纲规定的试验程序和方法进行试验，并按规定做好试验记录。2 .对试验中发现的问题，应分析原因，采取措施，待问题解决后才可继续试验；任何超越试验程序的 活动均应经过严格的审批。七、外包项目试验结果处理1 .对试验中收集到的试验数据、

3、试验记录进行整理、分析和处理，并对试验结果进行评价。2 .试验结果应形成试验报告，并向相关人员通报。4. 3外包业务固定资产信息表填报部门：填制日期:固定资产基本信息固定资产使用基本情况备注固定资产名称计量单位数量单价已使用年限外包企业名称联系方式使用期限使用说明使用记录部门负责人：资产管理部门负责人：登记人:5. 4外包业务流动资产信息表日期：年月日流动资产编号流动资产名称流动资产数量存放地点使用方向资产来源登记时间备注6. 5外包业务资产变动一览表资产编号资产类型资产变动内容变动原因变动说明变动实施负责人备注填表说明：表中“变动说明”应填写“正常变动”或“非正常变动”。4.6外包业务库存存

4、货盘点菜填报部门：填制日期;序名型计存账面数盘点数盘盈数盘亏数报损数变备号量放动号称规单地数金数金数金数金数金原注格位点量额量额量额量额量额因123 部门负责人:财务部门负责人：盘点人：1岗位责任与授权批准制度1. 2外包业务授权审核制度编号制度名称外包业务授权审核制度受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了加强对外包业务的授权审批控制，规范业务外包授权审批行为，防范授权核批过程中的差错，根 据国家有关法律法规及公司章程，特制定本制度。第2条授权审批的内容1 .授权内容。2 .授权范围。3 .授权期间和被授权人条件。4 3条适用范围本公司所有业务外包活动主要包括采购、设计、加工

5、、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客 户服务等外包业务所涉及的授权审批事项。第2章授权批准方式、授权内容及范围5 4条授权方式公司关于外包业务授权审核的方式需以授权书为准，逐级授权，口头通知与越级授权视为无效授权。6 5条外包业务申请授权审批1 .公司相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预 期收益等信息。2 .相关职能部门负责人审核外包项目计划书。3 .董事长、总经理审核外包项目计划书。4 .加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额大于3000万元的外包项目，由董事长、总 经理审核后，提交董事会及审计委员会审议批准。5 .采购、设计、物

6、流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3000万元的外包项 目，由董事长、总经理办公室审议批准。第6条 外包合同协议签订的授权审批1 .外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴，并根据外包业 务性质不同，拟定不同形式的合同文本。2 .归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别的管 理层进行审批。3 .合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批。4 .合同金额在3003000万元的外包协议，由董事会审批。5 .合同金额在3000万元以上的外包协议，提交股东大会审批。第7条外包业务费用支付的授权审批1 .

7、归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面 确认，修改或删除不合理部分，计算付款净额。2 .由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。3 .财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别的管理层 审批。4 .单次涉及金额在300万元以下的申请，由总经理审批；300万3000万元的申请，由董事会审批； 3000万元以上的申请，由股东（大）会审批。5 .财务部门负责人确认审批程序无误后，由财务部会计给予支付。第3章授权期间被授权人条件及授权调整第8条外包业务归口管理部门的被授权人，其授权的有效期限自外包项

8、目启动时起至外包项目结束时 止。笫9条总经理及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程的相关规定执行。第10条对被授权人条件的要求1 .被授权人在工作期间无重大越权行为。2 .被授权人在工作期间无行为过失，且没有造成重大经营风险。3 .其他情况。第11条如发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1 .授权人在工作期间有重大越权行为。2 .授权人在工作期间行为过失造成重大的经营风险或法律责任。3 .业务外包计划发生重大的变化。4 .经营环境、内部机构和管理体制发生重大的变化。5 .其他情况。第4章附则第12条本制度由总经理办公室负责制定和解释，经总经理审批后执行。第13条违反规定不履行或

9、不完全履行授权审批的行为，要追究有关责任人的责任，并进行相应的经济处罚和行政处分。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2承包方选择管控规范6 . 1外包合同管理办法编号制度名称外包合同管理办法受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的随着公司业务量的增加，公司的对外合作愈加广泛，为加强本公司对外业务合同的管理，规范和约束 公司的经营行为，减小和避免因合同管理不当造成的损失，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国 合同法及国家其他有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本办法。第2条适用范围凡与本公司签订的所有外包合同，必须遵守国家法律法规，且合同内容有利于公司外包业务的

10、顺利完 成。本制度适用于公司所签订的一切业务外包合同。第3条 订立外包合同的原则订立外包合同时，应遵循自愿平等、互利有偿和诚实信用的原则，不得有损公司的利益和形象。第4条业务外包合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的，按相关规定办法办理，并与承包方签 订外包项目保密协议书。第2章合同签订第5条外包合同签订前，需要填写“外包业务审批表”，并按公司的相关规定填写合同，为审批表盖 章，同时还应满足下列要求。1 .合同金额在300万元以下的外包协议，由总经理审批，且需总经理签章。2 .合同金额在300万3000万元的外包协议，由董事长审批且签章。3 .合同金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会

11、或股东（大）会审批，且需加盖公章。4 6条合同文本要规范，根据外包业务的性质，按公司的相关规定格式填写，内容要详实，必要时需 补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同书附件。5 7条公司应当在外包合同中具体约定下列事项。1 .对于涉及本公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同约定的保密事项外，公司 应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保 密协议。2 .公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况与效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服 务流程和方法。3 .承包方有责任按照合同规定的方式和频度，将外包实施的进度和现

12、状告知公司，并对存在的问题进 行有效沟通。第3章外包合同经费管理及执行第8条外包合同经费根据项目进展情况，按合同规定分阶段外拨，如全额拨出需提出充分、正当的理 由。经费外拨时，归口管理部门应填写“外包合同经费拨转申请表”。第9条 合同生效后，归口管理部门应指定专人对外包业务进行定期或阶段性检查，检查内容包括经费 的使用情况、业务进度情况及存在的问题。第10条对于问题较大的外包合同应终止执行，并追究当事人的责任。第4章外包合同的保管第11条公司所有业务外包合同均耍由印章管理部门统编号，便于业务外包合同的管理。第12条合同档案管理人员专门保管业务外包合同、与业务外包合同有关的主合同，如保密合同、技

13、 术协议、咨询合同等。第5章附则第13条本办法自一年一月一日起实施。第14条本办法有关内容如有与国家有关法规相抵触的，应以国家有关法规为准。第15条相关文件表单1 .外包项目保密协议书2 .外包业务审批表3 .外包合同经费拨转申请表编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4 . 2外包合同保密制度编号制度名称外包合同保密制度.受控状态执行部门监督部门考证部门第1条为促进外包业务的发展并妥善保护各类保密信息，维护公平的竞争环境，促进本公司外包业务 的进一步发展，根据中华人民共和国合同法等法律法规，特制定本制度。第2条本制度所称的外包业务是指发包方通过合同将整体或部分的研发业务、生产业务、

14、销售业务、 物流、业务、人力资源业务等外包给外部的专业化厂商，利用他们的专长和优势来提高本公司的整体效率和 竞争力的行为。第3条本制度所称的外包合同是指公司内部各类外包业务的合同、备忘录、意向书等文件。第4条密级确定公司外包合同的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司保密范围内的外包合同及相关 文件、资料，应在文件的右上角标明密级。1 . “绝密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到特别严重的损害，直接影响公 司的权益。2 .“机密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司受到严重的损害。3 .“秘密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到损害。第5

15、条各类密级外包合同保存期限1 .保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人 组织实施。2 .对公司所产生的外包合同事项应当及时确定密级，最迟不得超过10个工作日。3 .“绝密”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为10年，“秘密”级文件的保密期 限为3年。第6条各类密级外包合同的保密措施1 .“绝密”外包合同相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经 理委托专人执行。2 .“机密”外包合同相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄；收发、传递和外出携带“机 密”相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保

16、险装置中保存。3 .在对外交往与合作中需要提供“秘密”外包合同相关文件资料时，应当事先经总经理批准，然后选 择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定，并确定其 内容是否传达及传达范围。第7条解密和降低密级1 .解密和降低密级由合同文档管理人员提出清单，报总经理批准后执行。2 .解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，然后由合同文档管理人员具体实施。3 .合同文档解密后一律当场销毁，销毁前，总经理应委托专人按清单一一核对无误后，用碎纸机进行 销毁。第8条责任与奖惩1 .予以当事人辞退并追究其法律责任或酌情赔偿经济损失的情况（I）利用职权强制他人违反保密

17、规定的。（2）故意或过失泄露公司秘密，给公司造成严重后果或重大经济损失的。（3）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密外包合同的。2 .予以当事人违规处理的情况（1）已泄露公司秘密但已采取补救措施的。（2）违反保密措施中规定的内容，泄露公司秘密，尚未给公司造成严重后果或经济损失的。3 .其他情况的处理（1）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，尚未造成不良影响或损失的，给予通报批评及以上处罚。（2）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，造成不良影响或损失的，或泄露公司“机密”级别以上信息资料，即使未造成不良影响或损失，也应给予降职降薪及以上处罚。（3）不遵守保密制度，泄露公司“秘

18、密”，造成严重影响和损失的，或泄露公司“绝密”级别以上信 息资料，即使未造成不良影响或损失，也应给予解除劳动合同及以上处罚。（4）出卖公司秘密的或利用公司秘密为己谋利的，除赔偿公司经济损失外，还要将其交司法部门处理。第9条本制度由公司总经理办公室负责制定、解释和修改。第10条本制度由公司经理办公室监督执行。第11条本制度自一年月一日实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3外包业务实施管控规范3. 1外购存货授权管理制度编号制度名称外购存货授权管理制度二受控状态执行部门监督部门考证部门第1条目的为加强对因业务外包需要由承包方购进存货的管理，如实反映公司外部存货的变动，特制定本制度

19、。第2条适用范围本制度适用于所有外包业务的外购存货授权管理。第3条承包方根据公司生产产品的规定拟定“材料购买申请单”，并在该申请单中详细列出所需购买 的原材料名称、报价、所需购买数量、购买时间、购买厂家等信息。第4条 承包方将上述申请单交由公司业务外包归口管理部门审核，其可提出相关意见或指定相关材料 供应商。第5条承包商按照公司的相关规定和归口管理部门的意见采购相应的材料。第6条承包方代表公司检验存货的数量和质量，并向公司提交相应的单据和凭证。第7条公司应当准确、及时地在存货系统中加以记录和反映相关的信息。第8条本制度自一年月一日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3. 2

20、外包业务流动资产管理制度制度名称外包业务流动资产管理制度编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了提高外包业务流动资产使用效益，加强公司外包流动资产的管理及使用，根据本公司和承包方的 实际情况，特制定本制度。第2条外包业务流动资产管理的内容1 .外包业务流动资产的范围。2 .外包业务流动资产的使用管理规定。3 .外包业务流动资产的盘点及账务处理。第2章外包业务流动资产的范围及使用管理规定第3条本制度所称的流动资产的范围主要指业务外包过程中形成的原材料、半成品、产成品等。第4条归口管理部门要求承包企业遵循本公司制定的相关管理制度，如防火、防盗、防未经授权接触 和未经批准转移等。第5条对承包方责任造成的流动资产损失，外包业务归口管理部门有义务责成承包方赔偿。第6条 外包业务过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的 保密工作进行监督，防止公司的竞争对手获得同样的信息。第3章外包业务流动资产的盘点相应账务处理第7条归口管理部门负责定期组织相关部门（如仓储部、财务部）及相关人员对承包方处的流动资产 （如原材料、半成品、产成品等）进行盘点（每月一次）。第8条对于盘盈盘亏的存货，经本公司财务总监审批后，方可交会计人员进行会计处理。