2023年企业档案管理制度建设企业档案管理制度及流程(4篇).docx

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1、2023年企业档案管理制度建设企业档案管理制度及流程(4篇) 在日常的学习、工作、生活中，确定对各类范文都很熟识吧。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗？接下来我就给大家介绍一下优秀的范文该怎么写，我们一起来看一看吧。 企业档案管理制度建设 企业档案管理制度及流程篇一 2、对统购物资供应商进行入库举荐和资质初审，举荐企业信誉好、产品质量牢靠的供应商； 3、依据永煤控股支配组织或参加对拟入库统购物资供应商进行考察； 4、根据永煤控股要求做好在库统购物资供应商的考评和日常监督； 5、刚好反馈统购物资供应商所供产品质量、售后服务等履约信息。 6、制定裕东公司供应商管理制度，经领导小组审定后监督

2、执行； 7、建立健全裕东公司自购物资供应商信息库，组织对拟入库供应商进行准入审核，必要时参加考察； 8、收录和维护裕东公司自购物资供应商信息，对在库供应商进行动态管理； 9、牵头组织对自购物资供应商进行定期评审，并实行优胜劣汰； 10、组织调查裕东公司自购物资供应商的不良行为，提出处理看法和建议； 11、负责处理自购物资供应商的质疑和投诉。 企业档案管理制度建设 企业档案管理制度及流程篇二 供应商档案建立及管理操作程序 一目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。 二内容 1档案基础学问 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式

3、载体的文件。 2供应商档案建立的必要性 其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地相识供应商概况，纵向追踪供应商质量改变，易于横向对比同类供应商的优劣。3供应商档案的建立 3.1 选购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。 3.2 对供应商进行分类与编号，分类的方法一般可按商品来划分，常用的编码一 般为四位数，前一位为商品类别码，后三位为厂商类别码。 3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。 3.4 档案建立的详细要求： （1）供应商基本状况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户 账号、税号、组织机构代码证、联

4、系人、电话、传真和手机等。 （2）资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系 证书/证书到期日期、qs认证/qs认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机状况、供应商基本状况调查表等。 （3）合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。 （4）产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准 等。 （5）流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。 （6）一般文件：往来传真等。 4建立档案的留意事项： 4.1 具有具体的联系地址，email，网址。 4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所运用的名称，不能简洁称

5、 呼。 4.3 供应商名称必需是全称，如公司名称，不能只叫“ 农科”，正确合法的叫法 应当是“晋中市 农业科技开有限公司”。 4.4 具体的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。 4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话 和商用传真等。 4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大 问题时联系用。 4.7 档案应含有供应商的经营范围，应当详细具体供应商的产品类型，档次，销 售渠道等。 4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。 5供应商档案管理要求 5.1 对有常常业务往来或偶发次数较多的供应

6、商，应刚好将资料记录到相关的软 件或资料中，记录的要求按供应商具体资料表，为便利选购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简洁称呼。 5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备注 “资料已审核”字样。 5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电 脑，便利须要时用或进行开发以备用。 5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，选购员应当刚好将相关资料更新保存。 5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应当刚好录入合格供应商资料表。 5.6 对于终止合作的供应商资料依据实际状况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明。 5.7 档案的机密

7、性 （1）供应商档案资料严禁非选购部门人员未经选购部经理许可的状况下翻阅。 （2）存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应平安码。 （3）选购人员应当做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其 他部门，更不行将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。 5.8 档案定存放及整理频率 （1）纸质类档案应根据规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应 商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。 （2）至少1个月1次对其进行整理。过期资料的打包一年进行一次。 企业档案管理制度建设 企业档案管理制度及流程篇三 公司供应商管理制度 （试行） 第一条为规范公司供应商管理，提高公司经营合

8、理化水平，加强信息共享，降低供应成本，提高选购物资质量，增加供应平安系数及供应牢靠性，特制定本制度。 其次条公司对物资供应商实行统一归口、三级审核，统一建立公司物资供应商档案库，实行供应商准入制度、对合格供应商定期进行评价与考核、动态管理。 第三条供应商的准入实行各单位评审举荐、平台审核备案、集团公司审定添加至供应链系统模式。 第四条原则上每类物资取得供货资格的供应商不得少于三家（特别物资除外）。 第五条公司生产管理部是物资选购的管理部门，负责统一管理公司及各单位生产类物资选购管理工作，供应商管理中主要履行以下主要职责： （一）组织制定公司供应商管理制度； （二）各单位供应商准入审核备案工作；

9、 （三）织织制定各单位供应商管理的政策与机制，下达各单位执行，监管各单位供应商管理工作。 第六条各单位选购部门负责本单位范围内的供应商管理工作，履行以下主要职责： （一）组织建立供应商资质审查小组，落实供应商准入管理工作。 （二）组织建立供应商考核小组，落实供应商考核管理工作。 （三）依据平台下达的供应商管理政策，参加供应商评审、举荐和考核工作。 第七条供应商准入必需具备以下基本条件： （一）具有法人资格； （二）具备国家和相关部门颁发的质量、平安、环保以及其它生产经营资格、许可证、质量认证等； （三）具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录； （四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家

10、、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格状况； （五）集团公司或平台要求具备的其它条件。 第八条供应商进入我公司除供应供应商的基本信息外，还要供应必要的资质资料，资质资料包括： （一）营业执照复本及复印件； （二）税务登记证副本及复印件； （三）组织机构代码证； （四）法定代表人证书或托付代理证明及复印件； （五）相关资质证明（生产许可证、检验报告等）或必要的文件； （六）企业通过的is09001体系证明文件； （七）要求供应相关年度财务报告及近三年业绩报告； （八）特别行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专利产品证书； （九）其它能证明该单位供应实力的资信文件。

11、第九条供应商准入审批程序 （一）选购管理部门在规定的时间内，依据要求填写供应商调查表，同时要求供应商供应相应的资质资料，全部资料必需加盖单位公章并保证真实有效。 （二）选购管理部门对供应商资质文件初审后，将供应商资料及初审结果递交至各单位资质审查小组，由资质审查小组对其进行评比评定。 （三）评定合格的供应商进行送样，由技术及质量监督部门进行评定并提交验收报告，验收合格的供应商对送样物资进行报价，选购部门负责比价、议价，原则上议价后物资价格不得高于同类物资选购价格。 （四）经综合评分，合格的供应商由选购部门提交供应商开发报告，经主管领导审核，总经理审批后，报平台审核备案，集团公司审定添加，录入我

12、公司合格供应商名录并发放供应商准入证。 第十条供应商准入证明行有效期制，准入证有效期一年，每年12月份审验一次，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。 第十一条供应商发生更名时，其准入资格自动取消，从供应商名录中予以删除，供应商需重新根据准入流程申办供应商准入证； 第十二条各企业考评小组每季度对合格供应商进行一次考评，当供应商所供物资发生重大质量事故时，随时对供应商进行评价及考核，确保供应商供货质量的稳定性及持续的降低选购成本，评价小组依据供应商的实际行为根据公允、公正、公开的原则，对供应商进行客观的评价。 第十三条供应商评价标准（产品质量：40分，价格：

13、30分，交货期：20分，售后服务：10分） （一）产品质量：质量是选购考核评价供应商的最重要的因素，供应商在供应产品的过程中，选购人员、库管员、技术人员及生产运用部门人员应主动协作对供应商所供应的产品进行质量监督和检验。物资验收时每发生一项质量不合格的，扣2分，该项物资其次次验收不合格的，扣10分，物资安装后发生一般质量问题的，扣10分，严峻影响公司平安生产的，本项不得分。 （二）价格：产品价格是考核评价供应商的重要指标参数，各企业依据所属物资状况，参考市场价格，对主要物资建立物-4- 资价格信息库，供应商物资选购价格每高于合理利润价格1%，扣1分，每高于合理利润价格2%，扣2分，依次类推；同

14、一供应商供应几种物料，按平均计算。 （三）交货期：交货期限及交货数量是考核评价供应商的重要指标，每类物资逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，给公司平安生产造成重大影响的，本项不得分。 （四）售后服务：售后服务主要考核供应商产品售出后，供应商所做的售后工作。供应商应主动供应售后报务，主要对产品的性能、运用学问的讲解及不合格产品的退换，对售出产品的运用跟踪、运用效果的回访，或通过问卷调查等方式，更好的为公司服务。评价得分：按期服务：10分；间或拖延：7分；常常拖延：2分；束之高阁：0分。 第十四条供应商等级划分 （一）a级供应商（优秀供应商，考核评定90分） （二）b级供应商（良好供应商，考

15、核评定80分） （三）c级供应商（合格供应商，考核评定70分） （四）d级供应商（不合格供应商，考核评定70分）第十五条供应商考核处理 （一）a级供应商：各企业物资管理部在付款方式、物资选购数量上赐予优先支配，该类物资选购总额50% （二）b级供应商：由物资部提请供应商改进不足，并限期整改，整改不力的降级处理，该类物资选购总额30%。 （三）c级供应商：由选购部、技术部、质监部等部门予-5- 企业档案管理制度建设 企业档案管理制度及流程篇四 iso9000质量管理体系 程序文件 供应商评价和选购管理程序 编制： 版 号： 审核： 编制日期： 批准： 生效日期： 键入文字 键入文字 目的 对选购

16、过程及供方进行评价和限制，确保所选购的产品符合规定要求。范围 （1）标准品。（2）加工品 3 权责 3.1 销售部：负责下达客户订购的货品 3.2 选购部：负责物资的选购实施 3.3品质部：负责对物资选购的验收标准的制定及选购回物资的验证和标识 3.4物流部：负责对选购物的收发和管理 3.5仓 库：负责对在库品的管理 4 工作程序： 5.1供应商的调查 5.1.1选购部门依据公司销售部的需求向有意向的供应商发出供应商评鉴表。 5.1.2收集各相关供应商的“调查表”后进行分析筛选，与本公司须要的供应商洽谈。 5.1.3必要时企业由供应、质检、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。 5

17、.1.4依据供应商的资料或实地考查状况进行综合分析并作好记录。5.2供应商的评价 5.2.1依据供应商供应的资料、考查状况或“样品”检测或试验记录进行全面分析。 5.2.2质量体系的要求 从供应商的生产设施、技术力气、质量管理体系、检测装置、质量限制及产品的实际状况、生产、交货实力、服务看法进行综合评价。 5.2.3依据初选的供应商的数次送货、质量、价格、交付、售后服务等状况来确定合格的供应商 5.3供应商的选择 5.3.1质管部对供应商的来料每次均要进行检验或试验，并填写材料检验记录。 5.3.2依据供应商的产品验证记录及交期和售后服务状况，从中确定选择合格的供应商。 键入文字 键入文字 5

18、.3.3经过调查分析、评价后，由供销部建立起合格供应商名册做为长期稳定的供应商。 5.3.4企业对各主要的合格供应商同时应保持两家或两家以上，以利于公司生产和发展。5.4供应商的辅导 5.4.1为了实现组织质量方针和质量目标，满意产品或顾客要求，本着互利互惠的原则，对那些供应主要产品或特别产品的重点供应商的产品质量应进行监视和限制。 5.4.2依据有关记录，如某种原材料的供应商的产品连续三次都不合格时，应通知供应商限期改进，否则，从合格供应商名册删除。 5.4.3本着对供应商互利互惠的原则，品质部、选购部应对供应商进行分析，必要时组织有关人员去供方进行实地辅导和帮助其改进。 5.4.4如因各种

19、缘由，供应商物资超过三次（一季度）不合格且又无改进效果时，应把该供方从合格供应商名册中删除，并通知其相关部门。5.5选购资料 严格根据我司产品书目的技术参数进行选购。5.6选购安排 5.6.1选购安排是依据销售成交订单进行严格选购的 5.6.2选购安排应清晰地说明选购物资的要求，包括：名称、规格、型号、数量、计量单位、等级、质量要求或技术说明、时限等。5.7选购合同 5.7.1对所选购的重要物资，企业应与合格供方签定选购合同，并双方单位加盖公章后生效 5.8选购产品的验证 5.8.1对所选购的物资及材料，企业应进行验证，并由品质部进行验证工作。 5.8.2如验证合格后进行标识、入库。如不合格时

20、，由品质部与供应商联系调换、返工等方法处理，如仍旧达不到公司质量要求，由选购部负责退货。 5.9选购管理 5.9.1交货期管理：选购人员依照需求单位指定的交货日期与供方接洽交货日期。 5.9.2催货管理：选购人员与供方协商定案后的交货日期为基准，依照需求单位之状况进行跟催，驾驭交货情形，若无法交货则重新与供方协调交货日，再进行催货。 键入文字 键入文字 5.9.3交货期变动：选购订单或选购合同确认后，供方遭受不行抗拒之天灾或其它因素无法如期交货时，选购与销售部门及供方重新协调交货期，并于选购订单或选购合同上做注明。 5.9.4价格管理：选购人员依照材料、规格、交货期、数量及过去选购记录经询价、

21、比价、议价后，在可接受的合理范围内，经主管领导核准后，即可向供方进行选购。5.10选购作业程序 5.10.1选购文件的接收：选购人员接获客户成交订货单。 5.10.2 询价作业：选购人员接受成交订单后，向供应询问价格及货期。5.10.3比价作业：询价作业后，如可能的话需二家以上的供方供应报价，以利比价作业进行，并选择品质、成本、交货期、售后服务等符合公司要求之供方。 5.10.4议价作业：数量货金额交大的产品需与供应商进行议价。5.10.5订购作业：询价、比价结束后向供应商正式下达选购订单。 5.10.6订单变更：已发出的选购单有取消或内容更改情形发生时，应由销售部人员在原销售订单上写明变更内容、日期并由总经理或部门主管签字交由选购部进行变更。 6 相关文件 合格供应商名册（fr-08-03）供应商评鉴表（fr-08-05）选购订单 键入文字