办公室文档管理制度.docx

《办公室文档管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室文档管理制度.docx（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、办公室文档管理制度 公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或运用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，详细包括以下各项：3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的须要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特别保存价值

2、的录音、录像等材料。3.1.1.2 公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿； （3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作安排、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查探讨形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人

3、在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司干脆管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； （12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用

4、转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本； （18）公司签订的各种合同、协议等材料；（19）公司外事活动中形成的请示、报告、安排、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； （20）各种普查工作中形成的文件材料。3.1.2 收集中应留意的问题 3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同时收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和

5、完稿，其它底稿不必存档，但特殊重要的文件例外。3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发觉要补充完整后再立卷归档。3.1.2.5 有领导重要批示看法的文件处理单，应随文件一起存档。3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补齐，没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。3.1.2.8 经多方查找，证明的确已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失缘由，加盖公章，替代所丢文件归档。3.2 立卷归档 3.2.1 公文立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案

6、的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分类 应先按文件材料的重要性，在保藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中实行相应的措施进行分门别类。3.2.3 立卷分工 3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷； 3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷； 3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。3.2.4 归档 3.2.4.1 各单位于 4 月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责

7、管理）。3.2.4.2 各种文件、资料，按肯定的特征进行排列和系统化，必需层次分明、编写页码、填写卷内文件书目。3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区分管理，单独立卷。3.2.4.4 卷必需整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。3.3 档案保管 3.3.1 档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。3.3.3 底图入库要仔细检查，平放或卷放。3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质刚好修补或复制。3.4 档案借阅 3.4.1 借阅档案必需当面查点清晰，并办理借阅手续。

8、借阅的案卷要留意爱惜，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。3.4.2 借出的档案要留意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作须要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清晰，并在借阅登记簿上刚好注销。3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。3.4.6 底图一般不予外借。3.5 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。3.6 档案统计 3.6.1 销毁隐私公文，应进行登记，有 2 人监督，保证不丢

9、失、不漏销。3.6.2 要刚好对档案数量、鉴定状况、利用状况进行统计。3.6.3 除按上级主管部门的要求刚好填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。3.6.4 统计数字要精确真实。3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。3.7 档案保密 3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。3.7.2 不得传播、争论有关机密问题。3.7.3 档案资料不准带到公共场所。上一篇：浅谈信息时代高校老师角色转变教化文档下一篇：机关党课稿：牢记“四个更加”,争当干事创业表率第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页