2023年文件和档案管理制度覃晓芳文件和档案制度管理内容(九篇).docx

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1、2023年文件和档案管理制度覃晓芳文件和档案制度管理内容(九篇) 每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培育人的视察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。写范文的时候须要留意什么呢？有哪些格式须要留意呢？以下是我为大家收集的优秀范文，欢迎大家共享阅读。 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇一 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、确定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。 2、经营业务类:公司规划、年度安排、经营状况、托付书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类:劳动人事

2、档案、劳动工资档案等。 4、财务类:各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清楚明白、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司全部应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母， sxk冠以编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为: 1行政类； 2经营业务类； 3人事关类； 4财务类； 5音像类。 3、公司文件、资料的归档

3、编号根据入档时间的先后，以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档，应依据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“a”代表一般级，“aa”代表重要级，“aaa”代表机密级。 “a”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “aa”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营状况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。 “aaa”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经

4、营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: sxjkg-类别-发布年号-归档序号-受密级。 例如:将20xx年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档，编制及编号为: sxk-1-20xx-001-a 1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成文件档案，并依据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管；人事专项文档由人力资源部负责保管；财务专项文档由财务会计部负责保管；其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写文档管理登记册，并

5、按指定专柜分类进行存放和保管。并留意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必需依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅。 5、公司文件、资料档案移交时必需填写文档移交清册，文档移交清册一式三份，供移交双方、总经办留存。 1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产全部凭

6、证、债权债务凭证。公司规划、年度安排、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存:依据须要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作安排及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单，并经相应批准人批准后，方可进行销毁

7、。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。 机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和方法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必需严格遵照执行。各关联公司可参照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇二 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包

8、括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳动合同等6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略

9、联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件：日

10、常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料：公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇三 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和平安，特制定本制度。 1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。 2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、确定等 3、公司的请示与上级批复文件 4、公司各职能部门在工作中形成的工作安排、总结、报告 5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料 6、公司制定的章程、制度等文件材料 7、

11、公司营业执照、税务登记证等重要文件 1、公司各类文件应由总经理办公室支配专人保管。 2、保管人员需依据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。 3、档案保管人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质刚好修补或复制。 1、借阅档案必需先办理借阅手续，登记档案借阅审批表由部门负责人签字。 2、借阅的案卷要留意爱惜，不得丢失、损坏、涂改。 3、借出的档案要留意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。 4、借阅的档案应如期归还，如因工作须要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。 4、归还档案时，由档案保

12、管人员当面查点清晰，并在档案借阅审批表上刚好注销。 5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。 1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 2、不得传播、争论有关机密问题。 3、档案资料不准带到公共场所。 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇四 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和运用平安，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。 其次条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工

13、作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。其次章基本原则及管理范围 第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与平安，便于各项工作的利用。 第五条依据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的详细管理方法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，实行总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核

14、等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、安排管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案； 二、技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门依据管理须要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责 一、贯彻执行档案法等

15、有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系； 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设； 三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作； 四、维护档案的完整和平安，做好平安防范、修复和爱护工作； 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必需根据规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交； 二、

16、必需严格根据归档时间进行归档。如无正值理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 （一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能干脆归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处； （二）归档的文件材料应比照归档范围完整、精确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整； （三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存； （四）声像类、实物类档案要清楚完整，符合有关规范和标准，并按归档要求供应

17、拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 （一）如因工作须要不能刚好归档的，应主动向公司行政人事部备案，并支配专人妥当保存，待运用完毕后马上归档； （二）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行运用，否则，如因此项缘由导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责肃穆处理； （三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必需将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料

18、要整理成册； 二、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后马上起先立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作； 三、各部门专兼职资料管理员应注意日常收集和整理，根据归档范围督促部门人员刚好归档，并做好档案预立卷工作。 第十三条档案移交 一、档案对外移交要求：根据政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求： （一）行政人事部接收档案时，应依据移交书目，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更须要细致核对，经查验

19、无误方可办理签收手续。（档案移交登记表格式见附表一） （二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”看法，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的全部记录均须存档。 三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必需清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。 四、电子档案管理（略）第五章档案的利用 第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息，办理一般登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必需在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二） 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必需按时归还，并刚好

20、办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期运用手续；（档案借阅审批表见附表三） 二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批； 三、借阅者必需保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记； 四、严格遵守保密制度，妥当保管所借档案，做到不丢失不泄密； 五、涉及依据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批，各档案室即可办理； 六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作须要，须报公司总经理签字同意； 七、节假日前和工作发生变动时，必需刚好归还档案； 八、借阅的档

21、案，一旦发生损坏、丢失或失密，应马上向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理； 九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作须要，须经公司总经理同意方可借出； 十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅； 十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件供应利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制； 二、复印完毕须注明用途，依据状况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和隐私三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下： 一、未经具备相应管理

22、权限的领导批准，不得复制和摘抄； 二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅； 三、属于公司隐私的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、运用、复制、摘抄、保存和销毁，必需由专人负责执行，采纳电脑技术存取、处理、传递的公司隐私由各部门负责保密； 四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁； 五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发觉失密、窃密状况，应刚好报告公司总经理，查明状况肃穆处理； 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司隐私，不准在公共场所谈论公司隐私，不准通过其他方式传递公司隐私； 七、档案属下列状况之一者，不与开放利用： （一）涉及公司商业机密；

23、 （二）涉及公司专利或技术隐私； （三）涉及公司员工个人隐私； （四）档案形成部门规定限制运用。 第十八条档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等状况进行统计。统计工作必需做到实事求是，照实反映状况，务必确保供应的数据精确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及管理规定 一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室平安。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案平安； 二、档案室应根据“十防”进行管理，即防光、防

24、水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥当保管好各类档案，并定期检查、通风； 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾； 四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏状况等做好记录，发觉问题刚好实行措施。 其次十条档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 （一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应接着保存至次年再进行鉴定； （二）技术档案鉴定时，需附工程技术

25、部门的专业看法； （三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年头或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁看法。 二、档案销毁规定 （一）经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥当支配，不得作其它用途或当作废纸出售； （二）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应仔细复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字； （三）档案室应刚好做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、许久保存。 其次十一条档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案详细保管期限见相关文

26、件管理规定。第七章奖惩规定 其次十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成果和贡献，或者进步特别突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，赐予相应表彰和嘉奖。 其次十三条罚则 一、工作不负责任，未仔细贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，依据实地检查状况，对于档案管理人员赐予相应行政和经济处分。 （一）档案保管期限内，档案严峻缺失，或因管理、运用不当，造成档案材料损坏、遗失等； （二）未依据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清楚，关键环节工作失控等； （三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作

27、流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等； （四）未根据公司统一全宗编号规定编排书目，立卷归档不刚好，且书目与内容严峻不符等； （五）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严峻不达标等； （六）专兼职管理员看法不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。 二、因管理或运用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等状况，公司将依据情节严峻性赐予相应处分。第八章附则 其次十四条本制度自印发之日起执行。附表： 一、档案移交登记表 二、档案查询审批表 三、档案借阅审批表

28、 四、公司密级事项划分表 五、档案材料归档数量统计表 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇五 为加强与平安生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所运用文件为有效版本，加强平安记录限制和档案管理，特制定此制度。 本制度适用于公司平安生产相关的文件、档案资料的管理。 1、企业主要负责人负责批准、发布平安、环保、职业健康等有关管理体系文件。 2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。 3、平安环保部负责组织编制、修订、评审与

29、平安生产有关的各类文件，如平安管理制度、平安操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责平安生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。 4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及运用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。 1、平安生产相关文件的分类 （1）平安生产目标； （2）机构和职责； （3）平安投入； （4）法律法规和管理制度； （5）培训教化； （6）设备设施、工艺信息； （7）作业平安； （8）隐患排查； （9）重大危急源监控； （10）职业健康； （11）应急救

30、援； （12）事故调查、报告和处理； （13）绩效评定和持续改进。 2、平安生产相关文件的编号和标识 平安标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由平安保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号限制。 平安生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。 国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采纳原名称及原编号。 3、平安生产相关文件的编制、审核和批准 平安相关管理体系文件由平安保卫科组织编制、

31、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中干脆引用。 受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。 4、平安生产相关文件的发放 行政办公室负责平安生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件运用的各场所都得到相关文件的最新版本。 平安生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。 平安生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，根据文件网上流转程序实施文件的收发。 政策性方面主要的法律、法规、标准、

32、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。 5、平安生产相关文件的评审、修订 企业平安管理规章制度、平安操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对平安管理规章制度、平安操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订看法和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。 对少量的变动可由更改人采纳“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，实行换页的方式进行并标注修改次数。平安生产相关文件的版次号从1起先依次标注。当文件出现重

33、大或多次修订、机构发生重大调整等状况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。 全部平安生产相关文件的修订方式由平安保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。 6、平安生产相关文件的领用、借阅和复制 平安生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件运用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。 内外部人员借阅与平安管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制平安管理体系文件时，由分管领导批准。 7、平安生产相关记录的格式设计和填写

34、各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交平安保卫部备案。 记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满意支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。 平安生产相关记录填写要刚好、精确、真实、内容完整、字迹清楚、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种缘由不能填写的项目，将该项用斜杠（）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采纳单杠划去原数据，在其旁边用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。 8、平安生产相关文件保管、作废与销毁 平安生

35、产相关文件由编制部门或运用部门分类进行保管。需归档保存的平安生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门刚好归档。 受控的平安生产相关文件失效或因其它缘由须要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应刚好从运用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期运用。 对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。 9、平安生产档案的分类 归档材料应是在生产过程中形成的与平安生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。 应对下列主要平安生产资料实行档案管理： （

36、1）平安生产目标； （2）机构和职责； （3）平安投入； （4）法律法规和管理制度； （5）培训教化； （6）设备设施、工艺信息； （7）作业平安； （8）隐患排查； （9）重大危急源监控； （10）职业健康； （11）应急救援； （12）事故调查、报告和处理； （13）绩效评定和持续改进。 10、平安生产档案收集与移交的基本要求 归档材料应确保完整、精确真实、系统规范，反映企业平安生产各项活动的真实内容和历史过程。 归档材料应根据国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。 具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。 11、平安生产归档时间 各部门在平安生产活动

37、过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。 12、平安生产档案保存期限 平安生产档案保管期限分为永久、长期（15）年、短期（1年以下）三种。 档案管理人员调动工作时，必需办理完平安生产档案移交手续后方可离岗。 13、平安生产档案的利用 借阅、复制有密级的平安生产档案，必需根据国家有关保密的法律和法规办理。 平安生产档案利用中，要处理好平安生产档案保密和利用的关系，既要爱护企业的学问产权和商业隐私，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等主动作用。在供应、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。 14、相关记录 文件清单 文件发放记录 文件回收记录 文件

38、销毁记录 文件评审记录 文件修订记录 文件借阅、复制记录 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇六 为了规范平安生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展供应参考资料和文献，特制定本制度。 本制度适用于公司与平安生产有关的文件档案的管理。 2.1 平安环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。 2.2 各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。 2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。 3.1文件资料收集，平安生产文件档案内容如下: 3.1.1国家有关平安生产法律法规、标准规范及其他要求。 3.1.2上级主管部门平

39、安生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。 3.1.3公司平安生产文件、平安生产管理制度、平安操作规程、平安会议记录材料、平安学习资料、领导指示材料等。 3.1.4平安生产工作安排、总结、报告等。 3.1.5各种平安活动记录、平安管理台账、事故报告、平安通报等。 3.1.6供应商、承包商相关材料。 3.1.7平安设施检测、校验报告、记录等。 3.1.8平安、职业卫生评价报告。 3.2立卷归档 3.2.1文件资料应依据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映平安生产主要状况，以便保管和利用。 3.2.2应依据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归

40、档。 3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。 3.2.4各种文件资料按肯定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料书目。 3.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区分管理，单独立卷。 3.3档案保管 3.3.1档案应入柜上架，科学排列，避开暴露和捆扎堆放。 3.3.2应实行防潮、防虫措施，防止档案损坏。 3.4档案借阅 3.4.1文件资料档案借阅，必需办理借阅手续，借阅档案要留意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明状况，并办理续借手续。 3.4.2借阅的档案要留意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。 3.4

41、.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清晰，并在借阅登记本上注销。 3.5档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。 文件和档案管理制度 覃晓芳 文件和档案制度管理内容篇七 为进一步规范公司平安文件、档案管理工作，有效地保障平安生产管理工作的顺当进行。依据中华人民共和国平安生产法、中华人民共和国档案法及有关规定，结合公司实际，制定本制度。 适用于本公司平安文件、档案管理 本制度所称平安文件、档案是指在平安生产管理活动中干脆形成的，对国家、社会及企业平安生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.1公司的平安生产干脆

42、责任人负责平安生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。 3.2平安生产档案管理员应具有平安生产及档案专业学问，集中统一管理本公司平安生产档案，对各部门、车间的平安生产档案工作进行监督与指导。 3.3平安生产管理档案员职责 （1）凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与平安关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。 （2）建立健全平安生产档案管理责任制和规章制度。 （3）平安生产档案管理员应忠于职守，仔细执行有关法律、法规和相关标准，帮助各职能部门、车间对收集的平安关联归档材料的完整程度、精确性以及保存价值进行审核。 （4）公司办公室负责收集公司领导在企业平安管理和参

43、与重大平安生产活动中形成的材料。 4.1平安生产档案范围包括以下内容： 1)基础档案 （1）企业基本状况； （2）厂区平面布置图； （3）主要管理人员登记表； （4）企业证照文书； （5）危急化学品登记证； （6）职业危害申报表及申报回执单； （7）应急预案备案回执单； （8）重点部位、关键装置和危急岗位一览表； （10）特种设备登记表； （11）特种作业人员登记表（附操作证复印件）。 2)组织机构 （1）平安生产组织架构图； （2）关于成立平安生产领导小组的通知； （3）关于任命平安生产管理人员的确定； （4）关于印发平安生产职责和平安管理制度的通知。 （5）其他与平安组织有关的内容。 3)平安职责 各部门、各级人员平安生产职责 4)平安管理制度 平安标准化规定的平安管理制度。 5)平安操作规程 6)教化培训 （1）企业平安教化培训安排； （2）企业主要负责人、管理人员的平安教化培训记录； （3）员工三级教化培训卡；