学工部（学生处）文件管理制度.docx

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1、学工部（学生处）文件管理制度为规范文件处理的收文、发文、归档三个运转流程的管 理，特制订本制度。一、收文管理（一）文件的收取：从文件的载体划分，收文分为纸质文件和网上文件两类:1 .纸质文件的收取：由办公室指定专人签收，如文件送 来时指定人暂时不在，可由其它人代为签收，但签收后要及 时送指定人员。文件收取后，要及时对需要阅、办的文件进 行收文登记。2 .网上文件的收取：由指定收文的同一人负责网上文件 的收索、收取，对与处务工作有关的、具有指导意义的各级 文件，要尽快推荐给领导或有关人员阅览，必要时打印一份 送有关人员传阅。（二）、文件的传阅、交办、交办时限：1 .文件的传阅和管理由文件收取人负

2、责。2 .对院办签转学工部（处）的需要办理的文件，必须在 签收的当天送部（处）领导阅，部（处）领导按院领导签署 的意见提出具体落实意见，并指定落实人员。如部（处）领 导因事不能及时阅理，可将文件复印件送该文涉及的分管人 员，分管人员按院领导意见办理落实。3 .送领导批示或交有关人员办理的文件，文件管理人员 要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办, 一般文件定期催办。需办理的文件一般要求在2天内反馈处 理情况；领导有时限要求的，在时限内办结。4 .对文件落实情况，经办人员要在文件处理笺上进行说 明，并签上经办人姓名、日期。5 .对一般性需全处同志了解的政策性、信息类文件，收 取人要负

3、责交处内每个同志传阅。传阅顺序一般由领导到一 般工作人员，文件传阅的每一个环节一般不超过一天。二、发文管理（一）、需由学院领导审批的请示或报告类文件，按处 领导要求拟好后，拟稿人编上统一发文号、签字并送处领导 审核；处领导审核后由拟稿人送院分管领导批示。（二）、以本处名义制发的下行文或平行文，且内容仅 涉及一般性日常工作或单项具体工作，经请示处领导同意, 由经办人拟文送处领导审核后可下发，进行发文编号、登记。（三）、由本处负责向学院上一级主管部门报送的文件 （材料），须先将有关文件（材料）报送学院领导审核，领 导批示同意后，加盖学院公章方可上报。三、文件的归档、借阅（一）文件归档：所有办结、阅毕的文件和已分发的文 件，都要交回办公室由文件收取人负责管理。1、凡以处名义下发的文件，拟稿人要负责将2份文件 送办公室留存；2、请示、报告有领导签署意见的原件，由经办人送办公室留存；3、所有向上级主管部门上报的全套材料，要送办公室 留存一份。4、每年年终对全年档案进行全面清理，按档案室要求 将需由档案室管理的文件及时上交。（二）文件借阅：处内职工可在阅读范围内借阅文件, 文件管理人对借阅文件要作登记，并要求定期归还。