固定资产管理系统使用指南.docx

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1、固定资产治理系统使用指南为正确使用固定资产治理系统，特编写此使用指南，供单位资产治理员日常操作查询使用。一、系统登录此固定资产治理系统运行于 windows 98/xp 操作系统，是基于校园网的网络版操作软件，首先必需在电脑终端上安装固定资产治理系统，并且连接到效劳器上，才能进展正常的固定资产治理的网上操作。开机后在桌面上会觉察固定资产治理系统的快捷方式，用鼠标双击后可进入治理系统，也可由开头菜单进入，进入后会看到登录界面，在用户名对话框中输入用户名或编号，在密码框输入密码，即可进入治理系统操作界面。在日常的固定资产治理中，共有三种固定资产的操作：固定资产的增加、固定资产的变动、固定资产的处置

2、。二、固定资产的增加系统对学校的每一件固定资产，统一编号进展治理。在软件的操作界面上最上方是菜单栏，依次是“资产治理”、“审核”、“查询”、“统计分析”、“帐表”、“资产清查”、“系统设置”、“关心功能”、“帮助”，点击“资产治理”菜单下的“固定资产增加”菜单项，假设当前年份的数据没有进展记账，消灭输入录入数据年份的窗口，作为添加资产流水号的年份。确定后进入固定资产增加管理窗口，窗口的左侧为单位和教育部十六大类的列表，右侧为验收单和卡片的信息所显示区域。固定资产增加的操作程序为先在左侧的治理单位列表选择 单位，然后点击资产类别列表选择增加的资产的明细，这时在右侧会消灭增加的资产的验收单，通过双

3、击或点击上方的“切换窗口” 快捷按钮，可以转换到填写验收单的具体内容窗口，在这里可以进展增加的资产的具体信息的录入。在填写完验收单后，点击上方“建卡”快捷按钮，对资产卡片信息进展补充，再点击“提交”按钮，提交归口治理部门审核。在验收单的填写中主要的信息项有：一资产分类：高校固定资产的分类必需依据国家教育部高度教育司编写的高等学校固定资产分类及编码2023 年第三版 进展分类。自制的仪器设备或其它资产，依据资产的自然属性归类， 确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。不能自行增加的分类号， 假设名目中没有，则在二级编码以下填“00”。本工程为 8 位字节，字符型。属于关键信息，向教育部传送， 不能

4、为空项。二资产名称：固定资产名称一般有三栏，一是系统中与编码对应的资产名称栏，此处自动生成，不能改动，二是可输入汉字名称栏，此栏资产名称可以与编码名称不全都，用户可以依据资产的标准名称或依据仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填写，假设仪器设备上未标注名称，则按说明书上的全称填写，假设两者皆无，可按发票名称或常用名称填写，但不宜用俚语、别名或希奇奇异的名称。汉字字数过多超过 10 个汉字的资产名称，可以承受简称。三是外文名称栏，进口的仪器设备或其它资产应将外文名称译成中文名称后填写。本工程为 20 位字节，字符型，即 10 个汉字，系向教育部传送数据，不能为空项。三资产编号：是由系统自动安排给

5、某一资产的唯一编号， 用于唯一地确定某一资产，不因资产的调转或报废而更改，不能有重复编号消灭，但可以消灭空号不连续。本工程属于关键信息项，向教育部传送，不能为空项。本工程为 10 位字节，字符型，前 8 位上报国家教育部，后两位是自定义的标识码，自 2023 年以后，资产编号的前四位为年号， 从第八位为该年度内的流水号，最终两位自定义，或称作标识码，寻常为“00”。四型号：是识别和确定资产品种的根本标识。应依据资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写，假设两者皆无，应用“*”号代替，但计算机类可以填写微处理器的主频指标。五规格：规格是规定资产的大小或主要技术参数的指标， 仪器设备类以厂家标牌

6、列示的数据为准，或按说明书填写，确实无法填写的，应用“*”号代替，不能为空项。六单价：表示某一资产包括所属附件的总金额人民币，以元为单位，保存 2 位小数，进口固定资产按当日汇率折算成人民币价格。七国别与地区码：是指资产的具体生产国，承受国际标准GB265986 的规定代码。应按资产的厂家标牌或说明书填写， 国别码确实不清楚时可以填“000”。八厂家：是指产品的生产厂家，依据厂家标牌或说明书填写，国产产品用汉字填写，进口产品可以填写英文名或译名。确实无法知道生产厂家的可以填“无”。九出厂号：是厂家标注在产品上的唯一编号，即机身号或制造号，可以在机身上查找，查不到出厂号可以用“*”号代替， 也可

7、以为空。十出厂日期：按厂家标牌或合格证上的日期填写，假设查不到出厂日期则从购置日期向前推，必需早于或等于购置日期。国家教育部规定用 4 位字节，前两位为年份，后两位为月份，月份不清楚的可以填“00”，不能为空项。十一购置日期：是指资产到货验收后的日期，定做的资产依据预付款支付的日期填写，一般状况下，可以依据发票登记的日期填写。购置日期必需大于或者等于出厂日期。本工程6 位字节，字符型，前4 位表示年份，后2 位表示月份。月份不清填“00”，不能为空项。十二调转入日期：系由单位内部调动、或由外部调入资产的日期。应依据办理资产交接手续的日期填写。十三现状：表示该项资产当前的现状，国家教育部规定该工

8、程有 9 种选项，即：1.在用；2.多余；3.待修；4.待报废；5. 丧失；6.报废；7.调出；8.降档；9.其它。其中：“降档”是指经学校批准办理财务手续允许降档使用的周密贵重仪器设备；“其它”是指现状不详的资产。十四经费科目：是指购置某一资产所需资金的主要来源。可用 7 种以上的选项，即:1.教育事业费；2.科研专项及基金；3.基建设备费；4.自筹经费；5.世界银行贷款；6.捐赠；9.其它。当资产的购置有多项经费来源时，应以主要来源填写，假设某两项经费来源各占 50时，建议以政府投入为主并参考该资产的使用方向填写。十五资产来源：是指某一资产的取得方式。该工程是本系统创立的治理信息项，供用户

9、统计分析用，系统供给了 6 种资产来源状况供选择：1.外购；2.自制自建；3.调转入；4.捐赠；5.盘盈； 9.其它。十六使用方向：是指某一资产的使用性质，即主要用途。教育部规定了 8 种选项，即：1.教学；2.科研；3.行政；4.生活与后勤；5.生产；6.技术开发；7.社会效劳；8.其它。其中“科研”是指主要用于科学争论方面的资产，假设某一资产用于科研工作的时间或数量到达 50以上，即可填入该项；教学单位可以填写“使用方向” 中的“1.教学”、“2.科研”，非教学单位不能填入这两项，只能在“3.行政”至“8.其它”选择。(十七)使用单位：是指对资产具有使用、治理权的基层单位， 表示资产目前所

10、在或被管辖的单位。例如院、系、所、试验室、行政单位等基层单位。一般应用汉字名称或汉字缩写填写。十八使领用人：是指目前使用或治理资产的某位责任人。该工程一般应填写职工的姓名，为关键信息项，是落实责任到人的关键，不能为空项。十九关于房屋构筑物的治理信息项。1、坐落位置：是指房屋或构筑物的具体所在，通常填写市区名、路名和门牌号码。2、幢号：是指单位拥有两个建筑物以上需要统计排序的序列号。3、单价：以每平方米或每座、每条等单位计价。4、构造：指房屋或建筑物的构成性质，如砖混构造、钢混构造、砖木构造等。5、方向：是指房屋或建筑物的朝向，如朝东或朝南等等。6、层次：是指楼房或构筑物的层次。7、承建单位：是

11、指某担当该资产建设施工任务的单位。8、建筑面积：一般指房屋建筑面积。房屋建筑面积系房屋外墙柱边角以上各层的外围水平投影面积，包括阳台、挑廊、地下室、室外楼梯等，备有上盖，构造结实，层高 2.20 米以上含 2.20 米的永久性建筑。9、占地面积：是指房屋或构筑所占用的土地面积。10、产权来源：是指资产的取得方式，如国家调拨、购置、划转、捐赠等等。二十关于土地类的治理信息项。1、四至：是指某一建筑基地或地块四周跟别的基地或地块分界的地方。2、四邻：是指前后左右的邻居。二十一关于植物类的治理信息项。纲、科、属：是依据植物之间的差异程度进展分类的单位。由大到小依次为：门、纲、科、属、种。二十二关于文

12、物及陈设品的治理信息项。1、质料：是指该资产的主要构成材料。2、文物级别：依据国家文物藏品定级标准由专家为文物鉴定的级别。3、所由来地：是指文物从何处开掘或觉察并取得到地点名称。二十三关于牲畜的治理信息项。纲、科、属：是依据动物的形态和解剖构造的相像程度进展分类的方法，设立了界、门、纲、目、科、属、种七个从大到小，由高到低的附属等级。假设资产还有附件，可以点击上方“附件”快捷按钮，进入附件信息的录入窗口，相关的信息项有：附件一般是指与主机配套使用，离开主机就不再是一个完整的机器，而只是一个部件的资产。1附件编号：11 位字节，字符型。必需满11 位，前八位为仪器编号主机校内唯一号，后三位为附件

13、序号。可以消灭编号不连续。2、附件数量：3 位字节，数值型。3、附件名称：10 位字节，字符型。用汉字或汉字名称缩写填列。4、附件型号规格：20 位字节，字符型。5、附件总价：10 位字节，数值型。6、附件进口价：10 位字节，数值型。对附件的治理原则上应与主机的治理一样，附件的使用单位和使用人必需与主机全都，经费科目、使用方向，原则上应当与主机全都，确实有不全都的状况也允许消灭。需要留意的问题有：1、只有末级单位才有资产；2、资产添加的流程；3、附件的添加；4、提交归口治理部门审核后，如归口审核通过，则在增资产验收单前面显示归口审核通过的标志，如未通过，则显示未通过的标志，这时资产治理员应重

14、检查验收单有没有错误，查看未通过的缘由，修改后重提交，直到通过。5、归口审核通过的资产，如还未通过财务审核，这时想做修改，可以点击验收单前面的提交标志，撤销提交，待修改后重提交。已通过财务审核的资产，不能撤销提交做修改。假设想修改只能通过资产变动流程进展变动。6、假设有多项相像的资产同时添加，在填写完一件资产的 验收单后，可以点击“复制”按钮可输入复制的件数，快速添加，再对验收单做简洁的修改后提交，提高输入的速度。7、提交完成后，点击“存盘”按钮，退出录入窗口。假设想查看添加资产有没有通过归口审核，必需重进入资产添加窗口， 查看提交的资产是否通过归口审核和财务审核。三、固定资产的变动固定资产变

15、动治理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、现状除调拨、丧失、报废之外、存放地点、单价、附件的变动。不同属性的变动，会关联到不同的单位和不同的审核、记账方式，变动后系统会对变更进展完完全全的跟踪记录和必要的审核。固定资产变动治理的流程是先选择单位，再选择需变动的资产，可一次选择一条或多条然后点击“固定资产变动”按钮。假设你选择的记录已经被变动且没有审核通过，系统会提示你不能再进展变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条的变动报告单内容。设置完变开工程并输入缘由后，按下“确定”按钮，系统将会进展变动操作，但变动状况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发生变化，直到被审核通过。需要留意的是引

16、起价值变化的变动要提交到归口、财务部门审核，一般的资产变动只需提交到归口部门审核。变动报告单假设没有通过财务审核，可以删除，通过财务审核以后， 就不能被删除。四、固定资产的处置固定资产的处置治理是一件固定资产完成其作用，失去了其根本成效，将其从现有资产账目中去除所履行的最终一道手续。其操作包括现状的调拨、丧失、报废、和出售等四种处置方式。首先选择要进展处置的固定资产的主件或附件，可一次选择一条或多条，点击被选择数据的“变动框”，选中该项，然后按下工具栏上的“固定资产处置”按钮。假设你选择的记录已经被处置且没有审核通过，系统会提示你不能再进展变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条的处置报告单内

17、容。处置报告单在没有通过财务审核的状况下，可以删除。在“处置编辑”窗口中列出了四种处置方式，数据窗口下面是一个文本编辑框，用于输入变动缘由说明。所要进展变动的主件假设存在附件，则附件同时被处置。设置完处置工程并输入缘由后，按下“确定”按钮，系统将会进展处置操作，但处置状况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发生变化，直到被审核通过。全部的处置都需要经过归口、财务审核。五、固定资产增加、变动、处置的流程增加：1、购置固定资产后到本部门资产治理员处进展系统网上登记；2、网上归口治理部门和财务治理部门审核通过；3、到国资处打印验收单、固定资产卡片、条形码，并在固定资产卡片上签字；4、持验收单、

18、购置发票到财务报销，卡片定期转给资产管理员。变动：1、到本部门资产治理员处进展网上资产变动登记；2、由资产治理员打印变动报告单，持变动报告单到归口治理部门签字；3、签字后的变动报告单由财务治理部门留一份，归口治理部门一份，资产治理员一份。处置：1、到本部门资产治理员处进展网上资产处置登记；2、由资产治理员打印处置报告单，持处置报告单到归口治理部门、财务治理部门签字；3、持签字后的处置报告单到会计部门办理资产处置手续。六、系统的维护该“固定资产治理系统”在设计中充分考虑到操作的简便化， 大局部的操作都可通过鼠标点击选择来完成，只有很少一局部需要手动输入信息，使资产治理员可以便利快捷地把握系统的使用。为保证系统的正常运行，资产治理员应对系统登录密码妥当保护，既不要遗失或遗忘，更不要被他人获知，并且要定期更换，制止非资产治理人员非法登录系统。同时资产治理员应严格遵守固定资产治理规定，在权限规定范围内进展工作，制止非法侵入系统数据库，制止随便进展资产的添加、变动、处置，以免造成系统资源的铺张。