文件管理控制程序(IATF16949).doc

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1、湖南兴橡龙科技发展有限公司文件编号CSYY-QP-01版 本 号A/0文件类别程序文件生效日期2020年 06月 10 日文件名称文件管理控制程序页 码 *有限公司编号：版次：A/0程序文件批准日期：2021-06-10第 1 页 ，共 13 页文件管理控制程序编制： 审批： 实施1*有限公司文件编号版 本 号A/0文件类别程序文件生效日期2021年 06月 10 日文件名称文件管理控制程序页 码第 12 页 共 12 页 修改记录版本号描 述修订日期修订人1 目的 建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有

2、效控制和管理。2 适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。3 定义 3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件；第四层次：形成文件的记录。外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。 3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如: 文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。3.3 受控文件：与管理体系有关的管理、技术

3、性文件和资料。 3.4 非受控文件：指受控范围之外的文件。 3.6 适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。 3.6 标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性,以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。 3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。4 职责4.1 质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。4.2公司各职能部门：根据顾客要

4、求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。5 流程图步骤No担当部门人员运作流程形成文件/质量记录支持文件/质量记录1234567各部门部门长管理者代表各部门质量部质量部各部门质量部各部门文件的收集与编制制NGGNGG修改回收/销毁借阅归档批准发行审核技术文件，质量文件，经营文件，管理文件，外来文件，资料

5、外来文件清单文件存档分发申批表文件资料汇总表文件资料发放回收表作废文件保留销毁记录清单文件变更申请表/工程变更申请单6 内容6.1文件的分类、编号规则：6.1.1文件与资料分类表（如下）序号分类项目具 体 种 类1文件来源分类外 来内部编制2控制上分类受控文件非受控文件3层次上分类第一层次文件第二层次文件第三层次文件第四层次文件4内容上分类质量手册程序文件管理制度（规范）技术文件作业指导文件等检验标准法律法规/国标记录6其它分类书面文件电子文件视频文件6.1.2外来文件与资料包括内容见本程序3.1，本公司将对外来文件作分类编号，按公司文件与资料进行控制管理。6.1.3文件编码规则:体系文件类别

6、名称、类别代号和各部门代号见下表1和表2：表1：体系文件类别名称、类别代号： 文件类别名称文件类别代号质量手册QE质量手册质量程序文件QP质量程序文件目标管理OM目标分解、目标考核管理制度/规范/流程MP制度规范、MF流程工作标准、岗位说明WB工作标准、岗位说明操作规程SOP操作规程检验、试验标准文件SIP检验、试验类其他技术文件技术开发、工程类文件按技术管理文件规定执行记录表单QR 记录表单表2：各部门代号公司部门名称部门代号公司部门名称部门代号总经理A财务部FD管理者代表D人力资源部MD营销部PD物流计划部CD质量部QC生产部MF项目工程部ED6.1.4 公司质量体系一、二级文件的编号表达

7、形式如下： * - * * - 流水序号 文件类别代号 公司标准代号（CSYY） 如*-*-01表示编制发行的“质量手册”文件，流水号为01号； *-*-01表示编制发行的“文件管理控制程序”文件，流水号为01号。6.1.5 公司各部门三级标准类文件的编号（技术文件除外）：由公司部门代号、文件类别代号和流水序号组成，表达形式如下： XX XX XX 流水序号（从01、02、） 文件类别代号 公司部门代号例如：MD-WB-01表示人事部发行的“岗位说明书”作业标准文件，流水号为01号；注：检验试验类标准文件的编号：按检验标准的不同分别以流水序号累加。如QC-SIP-002表示质量部编制发行的第二

8、份 “*检验作业指导书”标准文件，流水号为002号； 6.1.6生产性作业指导书的编号具体按技术工艺文件编号规则执行；6.1.7记录表格的编号方法；6.1.7.1程序文件中引出与产品符合性有关的记录表单的表达形式如下：*- QP- XXQRXX 流水序号（从01、02、）对应文件的流水序号 程序文件的类型代码 公司标准代号（CSYY）例如*-QP-01-QR01表示“文件管理控制程序”文件的第一个表格“文件发放与回收记录表”流水号是01； 6.1.7.2第三层次文件中涉及的表单的编号则根据文件编制部门代码及其对应的表单顺序号依次排列。如: CSYY-QC-01-QR02,表示质量部编制使用的本

9、部门的第二份表格。6.1.8行政性文件的编号： * - XXXX -（XX）XX （部门代号）当年流水号 发布年份 企业标准字样6.1.9文件版本及版次号的编码原则（所有文件的版本与修改次号从A/0开始）：X / X版次号为数字，从04；版本号为大写英文字母，从“A”开始，B，C ，D 注：升级改动，版次号从0-4依次升级，超过4次修改应升级换版。即版本号： A/0A/1A/2A/3A/4B0/版,以此类推。6.2文件的格式及编写要求:6.2.1程序文件、管理作业标准类的内容一般涉及以下基本要素文件正文版面和内容要素:1.目的；2.适用范围；3.职责；4.工作程序（含流程图）；5.相关文件；6

10、.相关记录。如该文件中未涉及有定义、流程图等，则在定义和流程图后标注。其它文件符合相应的文件要求，详细见附录A：文件编写格式要求。6.2.2文件编号应符合6.1.46.1.6条的要求。6.2.3文件版面风格、“文件流程图”、正文内容格式、字体等须符合编制要求（附录A）。6.2.4文件编写要求：6.2.4.1符合文件编写目标；6.2.4.2符合相关法律法规、标准及客户要求；6.2.4.3符合公司战略、方针目标、政策；6.2.4.4文件要求条理清晰，言简意赅、完整、严谨，确保文件的有效性、适宜性和充分性（可操作性）；6.3文件的编制与审批6.3.1文件编写人应先充分了解标准要求的4.2条款与本程序

11、6.2条款的要求，按规定文件要素实施文件的编制。6.3.2文件编制完成后组织相关部门进行评审，并提出修改意见，文件编制部门确认并及时修改。6.3.3评审确认后的文件按文件审批权限送审批人签名。一级/二级文件必须制作“文件封面”（格式见本程序之封面格式）。6.3.4文件审核、批准权限见（附录B）。6.4文件的登记、受控、发放6.4.1编制部门必须将经审批后的书面版和电子版文件一并交由文控中心，并填写“文件归档分发申批表”，文控中心经核对无误后，按编制部门及不同规格型号在“文件与资料汇总表”上进行登记，然后根据文件与资料发放范围进行发放。保证文件使用人员/部门及时得到有效适用版本的文件。6.4.2

12、受控文件发放前需加盖红色“受控”文件章，以识别有效性；盖有“受控”文件章的文件不准复印使用。6.4.3各部门应指定专人按本程序对文件与资料进行管理，由该文件管理员在“文件资料发放与回收记录”上签名。6.4.4各部门人员须按文件控制的要求正确使用公司内、外部文件与资料，不得在已受控盖章的文件上随意标注和涂改。6.4.6受控文件发放范围根据技术、管理类别由相应职能部门负责人审核，经管理者代表批准，交文控中心按此范围发放。6.4.6电子档的文件原则上不予发放，仅为备存或查阅使用。6.6文件的申领和借阅6.6.1文件与资料发生损坏、丢失、或根据相关方要求，需要申领文件时，文件保存/使用者向直接领导报告

13、，填写“文件补发申请表”说明原因，经部门负责人批准向文控中心重新申领。6.6.2特殊情况需要临时查阅文件的，可到文控中心进行借阅，但必须做好登记手续，限期归还。6.6文件的宣贯学习新版或改版后的文件经批准生效后，本部门应组织相关人员对文件进行内部学习，学习的方式可以用文件传阅签名、会议宣导或集中讲解等多种方式进行，保存相关记录。6.7文件的修改、作废和销毁6.7.1当发生以下情况时，公司员工、各职能部门可向上级领导提出文件修改/作废建议：6.7.1.1公司组织结构或职能调整；6.7.1.2体系换版或操作流程变更调整；6.7.1.3重大技术更改；6.7.1.4引用标准及相关法律法规等文件的修改；

14、6.7.1.6内/外部审核或管理评审提出的改进建议；6.7.1.6相关方（客户、供应商、保量、环保、安全部门等）提出改进意见时；6.7.1.7采取必要的纠正和预防措施时。6.7.2使用部门或人员认为文件需要修改的，应及时向部门主管提出。部门主管向文件编写部门提出申请，经编制部门负责人初步评审，确认需要修改的填写文件变件申请表申请修改或作废，修改后的文件需经原文件评审人评审，审批人员再次确认批准后，统一送交文控中心（含电子文档）受控发放。6.7.3因文件修改而作废的旧版文件，在文控中心发放新版文件时，应按发放文件同时回收原文件，并在“文件资料发放与回收记录”上做好登记。如需参考保留时，文控中心必

15、须对电子文档作好明显作废标识，书面文件均作销毁处置；不需要保留的，文控中心则直接替换或删除电子文档。但以上两种情况都需要在“作废文件保留/销毁记录清单”上登记。6.8 文件的标识、归档、贮存6.8.1文控中心负责对下发的文件加盖受控章，并按使用部门填写受控号后登记下发，原件归档保存在指定位置并定期检查。6.8.2发放到各部门使用现场的受控文件，由各部门指定专人作好标识、分类归档、编制“文件目录表”分类贮存并妥善保管。6.8.3文控中心的电子文件贮存要求:6.8.3.1在电脑系统中按不同编制部门、不同文件类别或产品型号类别分别建立一级文件目录、二级文件目录（必要时建立三级文件目录），然后分类保存

16、到文件夹中。6.8.3.2可用“WordExcel”编制电子文件目录清单；6.8.3.3所有受控发放文件的电子文档必须设置修改密码或转换PDF格式，除非编制部门提出修改外，其他任何个人和部门（含相关方外发文件）不得随意更改和复制；6.8.3.4电子文件应进行备份管理（可复制到其它硬盘中），每季度将文件刻录成光盘保存，以防止资料、文件夹误删、丢失。6.9外来文件的控制管理6.9.1外来技术文件由项目部负责收集；品保类外来文件由质量部负责收集；行政、法律法规类外来文件由行政部负责收集；其他外来文件由各职能部门负责收集；经各职能部门负责人审核后报送管理者代表确认，填写外来文件登记表。6.9.2收集的

17、方式可以是网上查询、上级相关部门购买、向相关方索取或咨询等途径获取。6.9.3国标、行标等法律法规性文件应确保最新有效版本的现行文件，发现不适用时应及时更新和再确认。6.9.4外来文件的发放、回收和控制管理按内部文件和资料程序执行。7关键指标序号指标名称计算方法责任部门收集频率1文件发放准确率100%现场有效文件数/总发放文件数*100%质量部月8 相关文件8.1 ISO9000ISO14000IATF16949标准与国家/地方环保法律法规8.2技术工艺文件编号规则8.3文件编写格式要求附录A8.4文件编写/审核/批准权限表附录B8.5技术资料发放范围一览表附录C8.6管理文件发放范围一览表附

18、录D9 相关记录记录标识记录名称收集时间归档地点*-QP-01-QR01文件归档分发申批表随时质量部*-QP-01-QR02文件资料发放与回收记录表随时质量部*-QP-01-QR03文件与资料汇总表随时质量部*-QP-01-QR04文件补发申请表随时质量部*-QP-01-QR05作废文件保留/销毁记录清单随时质量部*-QP-01-QR06文件目录表随时质量部*-QP-01-QR07外来文件登记表随时质量部*-QP-01-QR08文件变更申请表随时质量部附录A：（文件编写格式要求）“文件流程图”、正文内容格式、字体编制要求1 文件格式内容编写要求：1.1封面：除汇编文件外，每一份独立的文件都需要

19、有一个封面，封面标准格式见文件与资料控制程序之封面。1.2正文六要素：由目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录组成：1.2.1目的：概述编制本文件的作用和希望达成的结果；1.2.2适用范围：本文件适用的场所、人员和管理内容跨度； 1.2.3职责：根据部门职责将与本文件相关的主责部门、次责部门工作简要说明；1.2.4工作程序（含流程图）：本文件的具体管理流程和工作程序要求；1.2.6相关文件：与本文件相关的流程图和支持性程序文件、简单的细则、补充性事项以附件方式附于文后。如果细则、规定的内容较多，则以第三层次文件的方式表达；1.2.6相关记录：本程序相关使用到的记录表单文件。2 正文

20、部分文字编辑说明字体全文宋体字号WORD：标题小二号、正文小四号、表格内容五号；文本框内容五号或小五号EXCEL记录：标题16号、表格内容10号页脚1.76厘米页眉1.6厘米，内容同本文件上边距1.8厘米下边距1.6厘米左边距2.1厘米右边距2.0厘米行间距固定值22磅序号1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 a) 共计五个层次,第1层次需加粗附录B：文件编写、审核、批准权限表文件等级文件类型编 写审 核批 准一级文件质量手册管代组织人员编写管理者代表总经理二级文件程序文件质量体系类质量部组织编写部门负责人管理者代表/总经理健康安全/环境体系类部门经理组织编写部门负责人管理者代表/总经理特殊程序（如文件控制等）质量部管理者代表总经理三级文件管理制度与作业指导书营销管理类营销部部门主管总经理招聘培训类人力资源部部门主管管理者代表行政管理类人力资源部部门主管管理者代表采购管理类/生产计划/物控管理类物流计划部部门主管管理者代表技术指导类项目工程部项目经理项目经理质量管理类质量部部门主管管理者代表控制管理生产部部门主管管理者代表车间管理车间负责人部门主管管理者代表工程基建类质量部部门主管管理者代表测试管理类质量部部门主管管理者代表财务管理类财务部部门主管总经理检验标准质量部部门主管项目经理备 注公司有特殊要求、规定的特殊处理。