公文写作与处理重点讲义.pdf

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1、第一章公文第 一 节 公文概述一、什么是公文 公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施治理的过程中形成的具有法定效力与标准体式的文书，是进行公务活动的重要工具。公文的这一根本含义，可以从以下几个方面来理解：1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。2、公文形成的条件是行使职权和实施治理。3、公文是具有法定效力和标准体式的文书这是公文区别其他文章和图书资料的主要之点）4、公文是进行公务活动的重要工具。公文体式的标准化是由公文具有法定效力这一特性决定的。二、公文的产生与开展 公文，或称文书、文件。它是随着阶级、国家、文字的产生而产生。恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当人

2、类文明的重要标志。在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代。（选择题 在三千多年前的商代后期,出现了一种体式较为完整的甲骨文书。即“甲骨卜辞”。尚书是我国最早的一部政治文件汇编本。（选择题 秦汉时期，是我国封建社会文书工作实在立时期。选择题秦代出现的“书奏”，是我国最早的上行公文。（选择题）1 9 1 2年元月，X临时政府颁发了 公文程式五条，并规定了选用公文分为：，令，咨，呈，示”，状五种。在北洋军阀政府和国民党政府总揽时期，增加了一些文种。语体也由文言文开展考证素材为半文半白，并规定公文必须使用标点符号。汉 代 以前，我国文的载体材料一般为甲骨、金石、青铜、竹木、缴帛等。其中竹木的使用连续

3、数朝。直到东晋末年，太尉桓玄下令公文统一用纸。（选择题）公文的开展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了总揽者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。三、文书、文件和公文 在机关一般工作活动中出现的文书、文件和公文这三个概念的根本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。文书、文件与公文三个概念在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称唠I用法。从狭义上说，文件主要是指机关、组织制成和公布的有文件版头等固定格式的武行文。公文是指各机关单位进行公务活动而形成的文件材料。公文是公务文书的简称。“文书”

4、一词，最早见于西汉贾谊 新 书 过 秦（下）。（选择题）汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐渐被确定和沿用下来。“公文 一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文。（考试）“文件 一词，大约在清代末年才出现。（考试第二节公文的特点与作用一、公 文 的 特 点（简答题）1、公文有法定的作者。（这是公文与其他的图书资料的显著区别，是公文的显著特点。）考证素材考证素材2、公 文 有 法 定 的 权 威。3、公 文 有 特 定 的 效 用。（公文的特定效用是指公文的现实效用）4、公 文 有 标 准 的 体 式。5、公 文 有 规 定 的 处 理 程 序。（如公文的制

5、发，一般经过起草、核稿、签发的程序）（收文的办理，一般应包含签收登记、分办、批办、承办、催办等程序）公 文 法 定 的 作 者 指 的 是 发 文 的 名 义。也 就 是 说，公 文 主 要 是 以 机 关 的 名 义 或 机 粕某 一 部 门 的 名 义 制 发 的。能 在 自 己 的 职 权 范 围 内 制 发 文 件 的 机 关、部 门 或 单 位，称 为 行 文 单 位。机 关 的 发 文 有 时 也 用 国 家 领 导 人 或 机 关 首 长 的 名 义。用 领 导 人 作 为 发 文 的 名 义，并不 是 以 他 个 人 的 名 义 出 现，而 是 代 表 他 所 在 机 关 的

6、身 份 来 发 文 的，也 是 法 定 的 作者。必 须 说 明 的 是，以 领 导 者 个 人 的 名 义 发 文，在 个 人 名 字 前 都 应 冠 以 机 关 的 名称 与 职 务。如：X主 席XXX。二、公 文 的 作 用 机 关 公 文 的 作 用 在 于 它 是 党 和 国 家 具 体 领 导 和 治 理 政 务，机 关 之 间 相 互 进 行 联 系以 及 机 关 内 部 处 理 工 作 事 务 的 一 种 工 具。公 文 的 作 用 主 要 表 现 在 以 下 几 个 方 面：（简 答 题）1、领导与指导作用。（党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达

7、自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。）2、行 为 标 准 作 用。（这种行为标准作用又称之为法规约束作用。国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和公布的）3、传 递 信 息 作 用。（公文是传递信息的重要渠道，使各级机关组成一个四通八达的信息网络）4、公 务 联 系 作 用。考证素材考证素材5、凭据记载作用。（公文是机关公务活动的文字记录。第 三 节 公文的分类与文种一、公文的分类1、按照公文的X来划分，可将一个机关的公文分为三个局部：对外文件、收来文件和内部文件。（1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的向外单位发出的文件。（2）收来文件。收来文件简称收文

8、。是指由外机关拟制的，发送到本机关来的文件。（3）内部的文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。2、从公文的行文关系、文件的去向，划分为上行文、平行文和下行文三 类。（1）上行文。（上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主部门所发送的公文，是自下而上的行文，帮称上行文。）1汇报和请示，就是上行文）（2）平 行 文。（平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文）函”是最重要的平行文）（3）下行文。（下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。）（下行文一般常用指示、决定、意见、通知、批复等）3、从公文的秘密程序和阅读

9、范围来划分，又可将公文划分为秘密文件、一般文件和公布文件。（1）秘密文件。（国家秘密的密级分为“绝密、机密”、秘密三级。）（文件的保密要求应当有时间限制，经过肯定时间，应对文件进行清理，降密、解密）（2）一般文件。（也可称非密文件。）（3）公布文件。（公布文件就是向人民群众和国内外公开公布的文件。）4、从公文制发机关的性质可将公文分为法律、法规文件、行政文件和党的文件。（1）法律、法规文件。法律、法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章。法律、法规文件一般分为以下三种：考证素材考证素材法律文件。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关一一全国人民代表大会按

10、照立法程序制定的。如 宪 法 刑法 刑事诉讼法等。法令文件。法令是依据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以X主席或X总理的名义公布的。行政法规与规章文件。行政法规与规章文件是为具体贯彻执行法律、法令和行政法 规，所制定的有关条例、规定、方法、细 则、规则等。（2）行政文件。（行政文件主要是指国家机关在一般公务活动中所形成和使用的文件）（3）党的文件。党的文件是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件）4、按照公文内容的性质与作用，可以将公文分为指挥性公文、标准性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。0 指挥性公文。（指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作

11、的公文。如命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。）0 标准性公文。（它是一种兼有政策和规定性的公文，有较强的标准性和强制性。如各种条例、规定、方法、细则、章程、规则等）9 报请性公文。（是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要是汇报、请示等）4 知照性公文。（是指机关单位公布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公报、公告、知照性通知、通报、函等。）6 记录性公文。（指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、记录、会议纪要、大事记、值班日志等）常见的公文的分类还有:从 文 件 的 缓 急 程

12、 度 上 划 分，可分为急件和平件，急件又分为特急件和急件。从 文 件 的 使 用 范 围 来 划 分，可分为通用文件、专用文件、技术文件。从文件的兴旺目的来划分,可分为主送件、抄送件、批转件、转发件。考证素材考证素材 从 文 件 的 处 理 要 求 来 划 分，可 分 为 需 办 文 件（办 件）、参 阅 文 件 阅 件）。二、公文的文种 公文的文种就是每一份公文的名称。现 行 机 关 的 行 文，必须从实际需要出发，依据本机关的职权范围，所处的地位发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。X成立以来，国家对统一公文文种非常重视。1 9 5 1年9月，中央属政府政务院公布 了 公文处理暂行方

13、法，规定公文文种为7类1 2种。1 9 5 7年1 0月，X秘书厅关于对公文文种和体式的几点意见，对原规定蚣文文种进行了调整。新增的文种有“令”请示”“批示”，取消了 签报”公告，将“公函”与 便 函”合并为一个文种“函”。调整后仍为7类1 2种。1 9 8 1年2月，X办 公 厅 公 布 了 国家行政机关公文处理暂行方法，增加了 指令“决定”和”决议，恢复了“公告，取消了“指示，修改后的公文文种为9类1 5种。1 9 8 7年2月，X办 公 厅 公 布 了 国家行政机关公文处理方法，对公文文现一次进行了调修改，将“命 令 和 令 合 为 一 个 文，另增加了会议纪要，为1 0类1 5种。1

14、9 9 3年1 1月21日，X办公厅经修订后重新公布了 国家行政机关公文处璜法，增加了“议案”，取消了 指令”决议”布告”，并 将“汇报和 请示”分列两类，以 强 调“汇报”与“请示”两个文种分开使用的必要性。2 0 2 X年8月2 4日，X公布了新的 国家行政机关公文处理方法中 自2 0 2 X年1月1日起施行），将国家行政机关公文种类1 2类1 3种进行了调整，取消了“指示”，增 加 公 告 ”通告”分列为两种，调整了文种的排列顺序，调整后的考证素材考证素材13种现行文种是：行政机关用的13种公文文种）命 令（令）决 定 公 告 通 告 通 知 通 报 方 案 汇 报 请 示 批 复 意

15、见 函 会议纪要 1996年5月3日办公厅正式公布了 中国共产党机关公文处理条例，规定了党的机关公文文种有14种（党 的14种公文文种）决议 决 定 指 示 意 见 通 知 通 报 公 报 汇 报 请 示 批 复 条 例 规 定 函 会议纪要 为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作开展的重大突破？（曾考简答题）（1）汉代以前，文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、绿帛等，这些载体材料所制成的文书，既不便于运转处理，也不便于保管，在肯定程度上限制了文书工作的开展。（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与治理，同时也使公文的种类、名称以至内容、形式越来越丰富多彩，从而极大地提高了文

16、书工作效率。因此，纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作开展的重大突破。如何确定公文的名称？（曾考简答题）（1）公文的文种也就是每一份公文的名称，如命令、决定、通知、章程等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些公文名称统称为文种。（2）公文的文种是依据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。（3）各种不同的文种名称，可以概括地说明和反映各种公文的不同性能和不同作用，考证素材考证素材有利于机关工作的顺利进行和完成公文处理的标准化、制度化。考证素材考证素材简述公文的现实效用。（曾考简答题、推断说明、选择题）（1）公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文

17、制发机关的法定地位所给予（2）从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所给予的法定效力和作用。（3）公文所具有的特定效用是有肯定的时间性的。任何公文都不是永远有效的。虽然有的公文具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。（4）公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作效劳。一旦它们的现行使命完成，那些对日后工作有查考利用价值的文件材料就将转化为档案保存，对今后的工作仍旧起着查考、凭证作用。第二章公文写作第一节公文写作概述一、公文写作是代机关立言 公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，表达机关领导意图和心愿的写作活动。公文写作包

18、含起草初稿、商量修改形成送审稿的整个过程。（选择题）起草公文的任务可以由一人承当，也可以由多人承当，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。公文起草的组织可以分别采纳以下三种形式：（经 常 考 试）（1）由一人打算、选取材料并构思布局直到拟写成文。一些小型公文，如简报、便函、事务性通知，或是基层单位的文件，多采纳这种形式。这种形式的优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重考证素材考证素材要，篇幅较长的公文也存在缺点，如人单力薄，精力分散，有材料取舍、提炼和角度选取上，简单受个人视野和素养的限制，写作质量难以保证。（2）由多人共同商量、构思和打算材料

19、，最后由一人执笔起草。在公共写作中，集体构思、一人执笔是运用最普遍的根本组织形式。这种形式能扬长避短，使文稿思路开阔、观点新颖、角度得体，真正成为凝聚集体智慧的结晶。（3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。重要会议的汇报、总结，重大的方针政策性决定、决议，安排全局性工作的指示，多采纳这种形式。商量修改是指对初稿作进一步加工直到形成送稿的过程。二、发挥公文效用，把好公文质量关 公文质量主要表达在公文的思想内容与文字表达两个方面。（选择题）1、在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。（选择题）（政策性是衡量公文质量的重要条件）2、在文字表达方面，应该结构严谨、言语精当、

20、行文标准。（选择题）所谓行文标准，是指公文的文种、格式等都由国家统一规定。文种选用要正确，格式要符合要求，文字要标准，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第 二 节 公文写作的特点和要求一、公文写作的特点公文写作不同于其他种类文章的写作，其主要特点表现在以下几方面：（简答题）1、被动写作，遵命性强。（公文是在领导授意之下以被动的方法进行的，具有较强的遵命性）考证素材考证素材2、对象明确，针 对 性 强（公文写作必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性）3、集思广益，群 体

21、 性 强（公文写作不是凭撰写者个人行为，一般不具有个人风格）4、决策之作，政 策 性 强（我国党政机关是以层级制为主的体系结构）5、急迫之作，时限性强6、讲究格式，标准性强二、公文写作的根本要求公文写作的根本要求是：（曾考论述题，选择题）1、要保证公文内容在政治上的正确性。2、要实事求是，在业务上符合客观规律。3、在文字表述上精确、鲜亮、生动，符合语法与逻辑。4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。5、要注意选用书写载体材料与字迹材料。X同志在 工作方法六十条指出：“文章和文件都应当具有这三种性质：精确性、鲜亮性、生动性。公文的鲜亮性有两个方面的含义：一是观点和材料的统一；二是主题要突出。公文

22、撰写符合统一规定的体式是为了保证公文的完整性、正确性和有效性。符合公文格式的文件是公文处理标准化的根底。第 三 节 公文写作的步骤与方法：（曾考论述题：公文写作的一般步骤和方法）一）明确发文主旨（二）搜集有关材料（三）拟出写作提纲（四）认真起草正文（五）反复检查修改一、明确发文主旨考证素材考证素材 公文的主旨表达了机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。在动笔之前，先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，通常包含以下内容：（简答题）（1）公文的中心内容是什么？（2）依据公文内容，打算采纳什么文种。（3）要明确公文发送范围和阅读对象。（4）明确发文的具体要求。二、搜集有关材料 对于

23、比拟复杂、篇幅较长的文件，往往要搜集材料和调查研究，这项工作的主要内容有：（简答题（1）搜集、阅读和研究有关的文件材料。（2）深刻下去，搜集有关的实际材料。材料的搜集必须做到真实、典型、适用、时效。三、拟出写作提纲四、认 真 起 草 正 文 曾考：在公文的起草阶段，应注意什么问题）正文的起草是公文写作的重要步骤，应当注意以下问题：简答题）1、公文主题，选好用好材料。2、观点正确，情况实在。3、内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。4、文字表述要简练，交代问题要清楚。引用公文要先引标题，后引发文字号。五、反复检查修改考证素材考证素材 重视文稿的修改，是保证和提高公文写作质量重要和惟一的途径

24、。公文的修改，应从以下几方面着手：（选择题或简答题）1、关于主题的修改 2、关于观点的修改3、关于材料的修改 4、关于结构的修改 5、关于言语的修改第四节公文写作人员的修养一、公文写作人员强化修养的重要性1、公文写作是各级机关工作的重要组成局部，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写得好与不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。2、公文是国家党政机关实施领导与治理的重要工具和手段。3、因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家治理活动中的重要作用。公文质量是公文效用的根底，公文效用是公文质量的反映，两者具有一致性。二、公文写作人员应具有的修养 公文写作人员的

25、素养修养主要表达在以下几个方面：（简答题）1、政治素养好2、有肯定的政策理论水平（政治理论水平的上下直接决定公文写作的成败）3、熟悉业务和机关工作情况4、有较宽的知识面5、有 较 好 的 文 字 功 底（言语文字是公文的第一要素）三、公文写作人员强化修养的途径（简答题）公文写作人员强化修养应从以下几个方面着手：1、与时俱进，勇于创新、考证素材考证素材2、博览群书，增长知识3、深刻实践，勤学苦练第三章公文的体式与稿本第 一 节 公文的体式 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有肯定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性。1 9 5 6 年 1 月，办公厅

26、和X 办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排,左侧装订，并统一了文件用纸的规格要求。19 8 9 年 2 月，G B 8 26-8 9 发文稿纸格式，规定了发文稿纸的标准格式，并 从 19 8 9年 9月 1 日起实施。二、公文的文体 文体，即文章体裁。文章的体裁一般是从文章的表达方法和运用言语的不同特点来加以区分的。公文的文体，是指在公文写作中运用言语陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方法和语体特征。通常在写作上运用的表达方法有表达、描写、抒情、言论和说明五种。依据表达方法的不同，人们一般将文章分为应用文体和文艺文体两大类。公文则属应用文体，它具有应用文体的一

27、般特点，即具有有用性、严肃性和程擞。但公文文体又与一般的应用文体不同，在表达方法和言语运用上有它自身的特点。考证素材考证素材 一 公文的表达方法 表达方法是指在写作中运用言语的方法和手段，它是区分文章体裁的重要标志。在 公 文 写 作 中，兼用表达、说明和议论三种表 达 方 法,并 以 说 明 为 主，而一般不宜使用描写和抒性。这是由公文的文体性质与功能决定的，是公文文体的主要特点 9 （选 择 题）就 具 体 文 种 而 言，汇报、请求、通报等侧重于表达；法律、法规文件以及通告、公告等主要是说明；调查汇报、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议;而在公文中运用议论为主要表达方法的则有发

28、言稿等。1、表达 在公文写作中，一般不特意写人，而是以叙事为主）公文的叙事与一般记叙文的不同之处在于：（曾考简答题）公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对根本情况或个别事实的表达来说明肯定的问题，以到达反映情况、交流思想、说明观点的目的。公文中运用表达的方法主要是顺叙。（开门见山，平铺直叙是公文写作应提倡和遵循的原则）在公文写作中运用表达这一表达方法的同时，还可依据需要，恰当地运用倒叙、插 叙、分叙等方法。2、说 明（说明是公文写作中最常用、最主要的表达方法）说明的主要方法有：（选 择 题 曾 考 简 答 题）定义说明。定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征）注释说明。注释说明是指

29、对事物的性状、特 征、成因等作简要的注释比拟说明。（比拟说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比拟）数字说明。数字说明是指用确切的数字来说明事物）举例说明。（举例说明是指列举典型事例来说明事物）考证素材考证素材分类说明。指依据事物各类属性的差异，划分假设干类别，分别加以说明的方法）以上六种，是公文较常见的说明方法。还有图表说明、引用说明、分析说明。3、议论（在公文写作实践中，单独使用议论形式的比拟少在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯穿全文的主要表达方法，而是附属于表达和说明的一种方法。议论的论点、论据和论证。论点，又称论题或观点。（论点是议论的核心）论据。公文的论据可分为三类

30、：一类是事实论据，这是公文论据的主要形式；二是理论论据；三是政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处。论证。在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。二公文的言语特点言语是公文的第一要素。（选择题 由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用言语应当做到精确、简明、庄重、得体。1、精确。精确是公文言语的主要特征和根本要求。公文言语的精确表达，决定于思路的清楚，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。2、简明。把公文写得简短明了，精练精确，这是公文的现实效用性决定的，也是公文写作的根本要注。3、庄重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。在上

31、行公文中应恰当地使用敬语。4、得体。得体就是指公文言语的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在精确表达的根底上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的考证素材考证素材心理效应。其根本要求是：一是要适应行文的语体风格；二是要分清上下级关系，掌握好分寸；三是要恰当运用公文的专业用语。三 公文中几种常见词语的运用1、公文的特定用语主要有：开端用语。开端用语是用于表示行文的目的、依据与原因的如：为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。引叙用语。引 叙 用 语 是 在 引 叙 来 文（电）时使用的）如：现 接、近 接、前接、欣 悉、近悉、敬悉、据

32、报、据查、据了解等。经办用语。（经办用语是用于表示工作办理的时间及过程的）如：业 经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。称谓用语。（称谓用语是用以表示不同人称的）如：我 局 公司、厂、处）、你 局、本局、贵局、该局等。期请用语。（期请用语是用来表示请求与期望的）如：拟请、函请、务请、恳请、希、期望、望、希即等。表达用语。表态用语是用来对来文说明态度的）如：同意、照 办、可行、拟同意、不同意、不可、不 妥、请核 查等。合 用 语。（综合用语是对所表达的情况进行综合时使用的如：如上所述、综上所述、上述、总 之 等。黝由度用语。（是在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用的）如：为

33、 此、据 此、因此、现函复如下、现通告如下 等。谦敬用语。如：恭 请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承 蒙、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不 胜 感 谢 等。考证素材考证素材结尾用语。如：此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理等。2、惯用语。惯用语是指肯定民族言语中长期形成的习惯用语。它是口语中短小定型的语句。如“抓辫子”、吃大锅饭”等。3、缩略语。缩略语是由较长的词语缩短而成的。如：“一国两制、“三农问题、“三个体表”“政协、”等。4、成语。成语是一种相沿习用、具有书面言语色彩的定型词或短语。5、引用语。引用语是指在写

34、作中引用前人的现成语句业论证或说明问题。在公文写作中，引用语的使用一般有以下几种情况：一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。第二节公文的构成要素与文面格式一、公文的构成要素 一份完整的公文是由一些规定的工程构成的，如发文机关标识、发文字号、公舞题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些工程就是公文的构成要素，或称公文的组成局部。方法第十条规定：”公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等局部组成。但其中的发文机关

35、标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章注题词、印发机关、印发日期这10个要素是一般公文的固定组成局部，其他要素是否标注要视公文的具体情况而定。二、公文的文面格式考证素材考证素材 公文的文面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标准的位置和书写的式样。公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。格式将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个局部。置于公文首页红色反线以上的各要素统称 眉 首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。格式规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。这样，眉首

36、与版记之间的全部局部都是公文不可缺少的局部。由此可以精确认定公文是否完整。现将公文的各构成要素按照 格式划分的眉首、主体、版记三个局部的顺序箍于下：（一）眉首局部 公文的眉首局部包含公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。1、公文份数序号。公文份数序号简称公文份号。是将同一文稿印制假设干份时每份的顺序编号。并不是全部的公文都需要编制份数序号。方法和 条例都规定带密级的公文要编制份数序号。X的文件都编有份数序号。编制份数序号的目的是精确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。编制份数序号一般用6位（不得少于两位）阿拉伯数码，其位置在版心左上角顶格第一行，数字缺

37、乏规定数时，前面 用“0”补齐。2、秘密等级和保密期限考证素材考证素材 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。方法和 条例都规定对涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。（绝密、机密、秘密三级）保密期限的应依据实际情况而确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期相不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。标注的方法是在密级与期限中间加 支,如“秘密五年”“机密长期“绝密等。公文密级的标注位置在文件首页公文版头右上角第一行。用3号黑体字标注，陶之间空出一个字的距离。如“秘 密，如需同时加期限的“机密一年 凡传递秘密文件应在文件封皮上加盖戳记注明。3、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。又

38、称缓急时限或处理时限。紧急公文应依据紧急的程度分别标明特急”、”急件；紧急电报应当分标“特提、特急”、”加急、“平急”。紧急文件标明何种等级，应由公文签发人确定。标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，下下对齐。紧急程度应在信封或封筒上加盖戳记注明。4、发文机关标识 发文机关标识即人们通常所说的“文头”。它是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关文件版头。发文机关标识一般由发文机关全称或标准化简称加“文件二字组成。发文机关标识大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体应选用小标宋体字。版头下面有一条宽度同版心的间

39、隔横线，作为眉首考证素材考证素材地域与主体地域的分界线。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印刷，表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红版头的文件，通常称之为“红头文件”。联合行文，文件版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。联合行文必须注意民 格式中规定“文件首页必须显示正文”这一要求。在民族地域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排在上面或前面。5、发文字号 发 文字号是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年 份 加六角括号()和序号组成。发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的治理；二是在查找和引用公

40、文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求精确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如“国”代表X,国办”代表X办公厅。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅(室统一编排。年份要写全，置六角括号内。不 要 将(1 998)写 成(98),也不要将年份置于机关代字之前；序号不编 虚 位 即 1不编为0 0 1),不加 第”字，也不加 字”字。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。党政机关的联合发文，只标注党的机关发文字号。发文字号的收写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列。用信笺头的文件，则置于信笺头横线之

41、下，公文标题之上，右考证素材考证素材侧排列；“命 令（令）则在公文标题下面当中，写“第X号。考证素材考证素材6、签发人 签发人标识仅在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单傩对上报的公文内容负责。同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责。方法第十条规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其 中“请示”座在附注处注明的姓名和。”签发人标识的位置按 格式规定应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处行。这样，发文字号就不要居中了，要居 左 空 1字，签发人侧右空1字，这样排列起来对称、美观。同时还规定“签 发 人 三字用仿宋体，签发人姓名用楷体

42、,这样规定是使签发人的姓名突出、醒目。（二）主体局部 公文的主体局部包含公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等项。1、公文标题。公文标题由发文机关名称、公 文 主 题 事由）和文种组成。也有省略的情况，例如：（1）省略机关名称。如：出版物汉字使用治理规定（2）省略事由。如 X 财政部令（3）机关名称和事由同时省略的。这类情况多见于公布性公文，如机关内部的通知、通告、词，法院的布告等，仅仅以文种作为标题。公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分 1 行或多行居中排列。2、主送机关。“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者标准化简称、统称。”也考证素材考证素材就

43、是说，主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。主送机关又称主送单位或行文对象。公文的主送机关一般有以下三种情况：(1)上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。除批复以外，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。(2)下级机关向上级领导机关发出的请示或汇报等上行公文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关。(3)直接向社会公众公布的公文，如通告、公告、等告知性公文，它的知照对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况，公文的主送机关就没有必要再写了。主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。依据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加

44、冒号。用 3号仿宋字体。如果主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移到版局部主题之下，抄送之上，作变通处理。3、正文。正文是公文的主体局部，是公文的核心。正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束语三个局部。(1)导语。导语局部的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法。依据式，即简要地说明发文的依据.通常用“据”侬据或“按照，遵照等开头。目的式，即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为 为 了”等开头。原因式，即简要地说明发文的原因。通常用简洁的言语，以表达、说明或夹叙夹议的方法开关。(2)正文主体。正文的主体是公文的最主要局部，也是写好公文的关键和难点所在。(3)结束语

45、。结束语就是正文的结尾。考证素材考证素材上行文的结束语一般用“以上意见当否，请指示，”妥否，请批复”“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”以上汇报，请批阅等。公平文的结束语一般用“专些函达”，敬希函复”“特此函告等。下行文的结束语一般为“此 令 此告”“希遵照办理“希贯彻执行 等。转发性文件和被转发的文件在形式上是正件和附件的关系，实质上它们都是正件。所以，被转发、印发的文件同转发性文件（包含批转性文件），一样仍属正文，而不能看成是附件。4、附件。公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他

46、有关文件材料。附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，标明所附文件材料名称及件数。附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，应在附件上标识公文的发文字号。5、成文时间是指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。如果公文没有成文时间，在某种意义上说是一纸空文。成文时间要用汉字书写，年、月、日要写齐全，不得将阿拉伯数字与汉字混用。公文的成文时间有以下几种情况：（1）在一般情况下，以领导人签发时间为准。（2）经会议商量通过的公文，以会议通过时间为准，并加括号写在公文标题正下方。（3）标准性公文以批准时间为准。（4）两个以上机关的联合发文，以最后一个签发

47、机关的领导人的签发时间为准。（5）一般的一般事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时考证素材考证素材间以它们的印发时间为准。6、公文生效标识。公文生效标识是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式。公文生效标识有两种情况：一是单一发文机关如何加盖机关印章；二是联合行文的机关如何加盖机关印章。分述如下：（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。一般情况下除会议纪要外，机关制发的公文都要加盖印章；不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的。成文时间的横向距离是右空4

48、个字，纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在行文时间上，印章的上弧距正文（或附件）不 到1行的空白，这样要求是预防变造公文。（2）联合行文印章 联合行文加盖印章有两种情况。一是两个单位的行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左 右 各 空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，要排列齐整，两上印章互不交切，间距不超过3MM；二是三个或三个以上单位联合行文时，会出现至少一个以上机关印章无法压在成文时间上，为了预防空白印章的出现，将行文单位名称排在成文时间和正文之间，将印章加盖在单位的名称上。（3）关于在公文中不再标识“此页无正文的说明。当公排版后所剩空白处不能容下印章位

49、置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采纳“此页无正文”的方法解决。7、附注。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。如“此件考证素材考证素材发至县团级“此件可见报 等。不是对公文的内容作出解释 附注应用圆括号括入，左 空 2 字标识在成文时间下一行（三）版记局部 公文的版局部包含主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项。1、主题词。主题词是指能够精确表达公文主题内容便于公文检索查询的标准化名词或名词性词组。公文标注主题词，是为了完成办公自动化的需要，它有利于公文治理的标准化、科学化。（1）公文标注主题词的作用是：（简答题）可以精确简要地概括文件

50、的主要内容。可以援助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。主要表现在：一是快、二是准、三是全有利于文书档案治理的标准化、系统化、科学化。公文标注主题词的步骤是：首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。其次是主题标识，在主题分析的根底上，借助主题词表将自然言语转化成标准言语。再次是主题词誉录，最后由公文的审核人反关审定。（2）公文标注主题词应当注意以下问题：（简答题）必须在公文主题词表中选用主题词。公文主题词表中的类别标题不作主题词用。考证素材考证素材主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。一份文件