第十一章-档案管理制度.docx

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1、档案管理制度第十一章一、档案管理机构及其职责公司档案工作实行统一管理，档案业务归属行政部，并由行政部 指定人员兼职负责。1.负责条例统一管理公司的档案；以及公司档案工作制度、档案管 理员依据国家有关规定，2.收集、整理、保管档案资料。利用工作，仔细细致地做好档案保管、档案管理人员要严格执行 公司档案管理规定，3.充分发挥档案资料的作用。客户资料（合同）、员工合同、公司证照暂由财务部保管。4.二、归档制度具有查考利用价值的文件资料均属企业管理及宣扬等活动，凡是 反映公司企业经营发展、1.归档范围。凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自存。2.行政原件用于报批不能归档或相关

2、企业须保留的，原则上必需是 原件，归档的文件资料，3.部保存复印件。函件以公司名义发出的文件、函件承办后均要刚好归档；凡公司 业务活动中收到的文件、4.要留底稿及正文备查。由公司对外签订的经济合同，由财务部保存原件，相应部门可保 留复印件。5.公司级的收文、发文等文书资料均由行政部归档。6.三、档案保管制度件放置在桌面上。系移动存储设备归还、电脑运用者离职时 必需由网络管理员确认其电脑硬件设备完 好、10.统密码清除后方可离职。三、上网权限管理地址。IP地址统一安排、登记、管理，严禁盗用、修改IP公司 网络管理员对电脑!1!、电脑操作规范管理电脑开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主

3、机的依次；每次的关、开机1.分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。1操作至少间隔2.电脑关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的依次； 下班时，务必要将电源插节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患，违者视 情节轻重将座的开关关上,元罚款。50-500处以打印机及外围设备的运用：打印机在运用时要留意电源线和打印 线是否连接有效，当出3.针式打印机喷墨水是否干枯，激光打印机留意硒鼓有无碳粉，现 故障时留意检查有无卡纸；看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻挡，否则更简洁损 坏打印机。停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火 灾。4.来电时，应等待5.分钟待电路稳定后方

4、可开机，开机时应遵循开机流程操作。10 5电脑发生故障应尽快通知网络管理员，不允许私自打开电脑主机 箱操作。6.电脑操作人员必需爱惜电脑设备，保持电脑设备的清洁卫生。每 天早晨要清洁自己的工7.位。禁止在开机状态下运用湿物（湿毛巾、溶剂等）擦拭显示屏幕。8.禁止工作时间内玩嬉戏和做与工作无关的事宜，严禁上班时间运 用任何软件下载与公司9.元罚款。50-500无关的资料、程序等，违者将处以严禁利用计算机系统发布、阅读、下载、传送反动、色情及暴力 的信息，违者将视情节轻重加以肃穆处理。严禁利用计算机，中华人民共和国计算机信息网络国际联网管 理暂行规定严格遵守1L非法入侵他人或其他组织的计算机信息系

5、统。公司主要岗位职责第十I一、拓展部职责依据公司的长期及短期的发展规划，制定及调整公司的运作规； i.洞察国内黄金市场的发展状况，动向分析，对市场前景做出第一 时间的分析；2.刚好关注国家关于黄金相关法规的动向，熟识相关的法规；3.客户拓展支配的指定和实施；4.客户资料数据的管理，数据的更新和客户的跟踪；5.帮助相关部门进行公司业务推广活动；6.依据客户资产状况和需求，给客户供应专业的理财建议，并供应 相应的理财产品；7.客户维护手段的设计、创新；8.客户反馈信息的归档及管理。9.、风控交易部岗位职责(-)风控员岗位职责：、实时监控客户和公司的头寸和风险保证金改变状况，并发布行 情风险提示、客

6、户持仓风1险提示、公司头寸和资金风险提示。、重点客户监控：每日结算后，依据结算结果，列出高风险客户 名单，评估其风险水平。2洞察国内黄金市场的发展状况，动向分析，对市场前景做出第一时间的分析。3.、负责行情信息收集和行情研判，撰写和发布行评。4、负责客户交易活跃度、专业度分类登记管理并定期向公司分管 领导汇报。5、公司领导安排的其他工作。6(-)交易员岗位职责：、依据行情研判结果及公司相关风险管理规定，计算出应冲销的 头寸，并进行冲销；1、负责为客户开通、注销模拟和实盘帐户，并监督其操作状况。23、公司领导安排的其他工作。：(三)结算员岗位职责、负责办理分公司、居间商、居间人的结算业务；1、为

7、分公司、居间商、居间人供应结算报表及核实服务；2、跟踪结算中遇到的问题处理过程，直至处理完毕；3、负责为分公司、居间商及居间人与交易所结算部联络沟通遇到 的问题；4、公司领导安排的其他工作。5（四）视察员（分析师）岗位职责：、随时了解贵金属报价，当国内、国际报 价出现较大差异时，或现货价格与期货价 格出现1较大差异等状况时，刚好反映至交易部主 管，由交易部主管上报交易所。、随时关注交易软件、后台管理软件、行 情分析系统的运行状况，发觉异样问题后 刚好反2映至交易部主管，由交易部主管上报交易 所。、随时关注国内国际重大事务、新闻及重 要数据公布，发觉可能引起贵金属价格较 大波动3的状况，刚好反映

8、至交易部主管。、遵守交易所的相关规定，判定客户交易 存在较大风险或异样的状况时，刚好向交 易部主4管报告相关状况，以警示风险。三、客户服务部门岗位职责客户服务人员考岗位责任制度、包括各类 服务操作流程、制定客户服务工作的各项 制度，L勤制度等，以便于操作执行和监督检查;为客户供应优质服务，提规范客户服务工 作，制定客户服务标准、业务标准和流程 标准，2.高客户满足度，塑造企业形象；从而达到完善服务管理机制、总结阅历教 训，、客户投诉处理和监督检查，刚好发 觉问题，3改进服务工作流程、提高服务效率和工作 水平的目的；、围绕公司销售目标，拟写客户开发支配，制定大客户管理策略并组织实施；4、客户分析

9、与行为调查，为企业制定科学 的销售策略、服务策略供应支持；5、其他相关职责。6I、公共关系协调中心岗位职责建立公司健康的社会形象与良好的社会公 共公关活动，组织协调等各类公关事务、 策划、1.关系；处理公司内外公众关系和利益相关者（包 括政府部门、渠道商）的联系与沟通；2.依据公司发展须要，帮助公司相关部门获 得外部资源对企业发展的支持；3.负责相关领域的客户沟通、谈判和制定解 决方案等协调工作；4.依据公司业务须要，协作公司项目经理执 行、进行商务洽谈；5.协作处理公司所在地区的突发事务；6.发觉、处理并监控其与公众之间的冲突、问题和突发事务；7.定期提交报告以便协助市场经理做出正确 公司决

10、搜集同行领域及竞争对手相关市场 信息，8.策，给出建议并上报直属领导；帮助公司董事长、总裁、副总裁等相关部 门客户来访和接待工作；9.创建良好的媒体环境；确保公司与媒体之 间保持良好的合作关系，开拓和维护媒体 关系，10.负责相关区域内销售活动的策划和执行。五、财务部岗位职能依据财务制度规定严格审核发票的并按费 用开支标准进行限制，负责审核各种原始 凭证，1.精确性和合法性；按时编制年、季、月度各类财务报表，同 时按时上缴税款，每月做好财务分析报 告；2.负责核对往来等各项明细账，做到帐帐相 符，帐实相符发觉问题刚好解决；3.财务经理保管好公司的公章，财务章，出 纳保管好公司的法人章；4.进行

11、税务事务的处理，刚好了解税务政 策，主动争取各项税收实惠及各项政府补 贴；5.保持每月现金日记帐现金和银行日记账要 做到日结日清，不得挪用现金，不得白条 抵库，6.帐面余额要与库存现金核对一样； 7元；1000每日下班后库存现金不得超过严格限制空白支票，经领导同意才能签发 不填金额的“空白”转账支票，但必需在支 票领8.用本上写明收款单位、款项用途、日期和 限额，由领用人在专设登记簿上签章。逾期失效的 空白支票，要刚好收回注销，与存根合 并，并妥当保管，在空白支票上注“作废” 字样，不造成经济要马上向银行办理挂失手续并登 报声明，支票遗失，得将空白支票交其他 人签发。损失要赔偿；刚好到银行拿取

12、银行单据，并刚好入账, 每天做好现金银行日记账并交各股东查完成领导交办的其他工作。10.六、行政管理部岗位职责综合管理部主要负责日常行政管理、人力 资源及法律事务等。其主要职责包括：为向公司领导和各部门供应后勤保障，帮 助公司领导组织公司日常办公及有关活动 支配，1.公司的正常业务开展做好服务；刚好反馈工作进展和办理工作部署及重要 事项的办理落实状况，督促检查公司有关 决策、2.结果，协调公司各部门有关工作运行；负责公司各项制度及重要工作信息的收 集、汇总、上报，各类文件、合同、协 议、会议纪3.要的归档和管理;负责公司各类会议、重要活动的组织筹 备，编写会议纪要；4.公文核稿和印章文电处理、

13、文电收发、负 责公司与上级机关部门和相关单位的公关 联络、5.负责公司人事劳资综合统计及人事信息、 档案管理，按规定上报各类人事劳资统计 报表；6.制订公司人事、劳动工资、考核等管理制归档资料要进行登记，编制归档书目。1.科学地编制分类法，2.完善检索工具，依据须要编制专题书目, 编制分类书目；依据分类法，以便供应利用。档案管理人员要熟识所负责的档案资料，了解利用者的需求，驾 驭利用规律。3.依据有关规定及公司实际状况，确定档案保管期限，每年年终据 此进行整理、剔除。4.严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。5.凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调 动手续。6.

14、I、档案借阅制度档案属于公司机密，未经许 可不得外借、外传。外单位人 员未经公司领导批准不得借 阅。1.借阅档案，必需履行登记、 签收手续。2.度、规章和方法并组织实施；7.负责公司实物资产管理；8.9.负责组织公司党、工、青、妇及各项群 众性活动的支配和组织；负责公司注册、注销、年检及公司法律事 务；10.前台负责来访人员登记及接待、电话接听 及部门转接等事务。11.完成领导交办的其他事务。12.七、教化事业部岗位职责制定相关的市场策略；1.管理并协调部门内部的工作；2.3.负责对外合作的洽谈；各地巡讲的宣扬和组织；4.各种地方性展会的组织和参与；5.员工培训支配的制定；6.标准培训课程的制

15、作和跟进。7.As合规部岗位职责、客户资料库的建立和完善，保证客户资 料完整、信息精确，杜绝客户信息的泄漏1、以客户为中心的服务管理，巩固和增进 与客户的合作关系，同时使企业精确把握和快速2响应客户的特性化需求，提高客户的忠诚 度，提高运营效率和利润收益；仔细接待客户来信、调查客户需求并反馈 给相关部门以改进工作；围绕居间商开展 工作，、3来电、来访提出的问题，处理刚好、公 正；、向社会做服务承诺，从而便利客户监督 和投诉，塑造企业良好的社会形象；4、其它相关职责。5不得拆卸、损污文件，归还时 保证借阅档案者必需妥当保管 档案，不得随意转借或复印、3.档案材料完整无损。否则， 追究当事人责任。

16、借出档案材料，因保管不慎 丢失时，要刚好追查，并报告 主管部门刚好处理。4.节约管理规定第十二章 为相应国家节能减排的号召， 依据本公司实际状况制定本规 大力提倡勤俭节约的作风，定。一、空调运用之间，不准运用空调。夏季办 26 （含）18室温在公室空调设定温度不得）尽量关闭门窗，空调间内应留 意保温，18冬季办公室空 调设定温度不得高于 ； 26低 于削减冷热气的损失，节约用电。各类材料草稿及清样的打印、 复印用纸提严格限制文件印刷 数量。二、节约运用办公用品，倡再利用。三、严禁打印、复印与本公 司业务无关的文件。1、打印、复印实行登记制度。五、本制度由行政部监督执 行。网络管理规定第十三章公

17、司特制定本规定，确保电脑 及局域网正常运作，为了加强 公司电脑及局域网的管理,均应遵守本制度涉及的各项规 定。各级职员，键盘、显不 器、主机、本文所称的电脑主 要指：盘以及全部的电脑网络产品 和附属设备，各类应用软件 等。U鼠标、打印机、一、电脑资产与软件管理设备管理，遵循谁运用，谁 负责的原则进行管理。IT公司 各部门的1.电脑相关设备由公司统一配置 并定位，任何部门和个人不得 允许私自挪用、调换、外借2.和移动。造册、对公司电脑设备进行登记、公司网 络管理员对公司全部电脑及信息进行统筹管理，3.备案和修理。公司网络管理员负责对公司网站进行信息 维护和平安防护。4.领相关的固定资产及低值易耗

18、品由网络管 理员负责统一申请、IT移动存储或公司电 脑、5.次。1周2取和管理，汇总周期为每电脑设备资产标签，不得随意撕毁；如发 觉标签脱落应刚好告知网络管理员重新补 贴。6.公司对内部系统、软件统一进行维护和改 造，不允许私自安装盗版操作系统、软 件、游7.戏等。如特别须要，经部门经理同意后联 系网络管理员安装相应的正版软件或绿色 软件。如公司没有相应正版软件，又急需运用， 可联系网络管理员从网络下载相应测试软 件使8.小时内删除无版权软件，以免侵扰该软件著作版权）24用。（注：务必在下载 二、电脑平安运用管理公司内部运用外来存储设备，需先对该存 储进行病毒检测，确保无病毒后方可运 用。1.

19、反动网页；上网时禁止阅读色情、2.不要 随意下载页面信息和安装网站插件。阅读 信息时，进入公司邮箱或私人邮箱，不要随意打开 来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软 件邮3.件监控程序以免被电脑病毒入侵。电脑运用者应定期对自己运用的电脑查杀 病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保电脑 系统4.平安、无病毒。禁止电脑运用者删除、更换或关闭杀毒软 件。5.公司网络管理员定期发布杀毒软件更新补T,公司职员可通过网络映射通道进行升 级。6.个字6全部公司网络系统用户的计算机必 需设置操作系统登陆密码，密码长度不得 少于7.符且不能采纳简洁的弱口令，最好是由数 字、字母、和其他有效字符组成；员工应 每隔3个月或不定期修改一次密码。公司职员必需自觉遵守企业的有关保密法 规，不得利用网络有意或无意泄漏公司的 涉密8.文件、资料和数据；不得非法复制、转移 和破坏公司的文件、资料和数据，违者将 予以追究法律责任。公司重要文档、资料和数据应上传至文件 服务器妥当保存；本机保存务必将资料存 储在9.除操作系统外的硬盘空间，严禁将重要文