档案归档制度.docx

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1、档案归档制度本院在业务和职能工作中直接形成的有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的记录，均应归档。(一)文书档案归档制度：1 .归档范围：(1)反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工 作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(2)本院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益 等方面具有凭证价值的文件材料；(3)本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料; 下级机关报送的重要文件材料；(4)其他对本院工作具有查考价值的文件材料。具体参照文件材料归档范围、时间、责任人及保管期 限表.归档时间：除重大活动或重要专题、代表会议材料，在会议结束后 一个月内归档外，其他材料应于

2、次年第一季度末前移交档案 室。2 .归档要求：各科要切实履行自己的职责，在档案室指导下进行文件 材料的预立卷工作。移交的文件材料必须齐全、完整、准确， 符合档案整理工作标准。3 .归档手续：由各科兼职档案员编制好移交目录，于次年三月底前移 交档案室。交接双方清点签字，各留一份。4 .归档份数。除十分重要材料归档二份外，一般归档一份。(二)科研档案归档制度科研档案是科技活动的真实记录，是科技储备的一种形 式，是重要的信息资源和国家的宝贵财富。为了加强科研档案管理工作，充分发挥科研档案在医院 现代化建设中的作用，特制定本制度。1 .归档范围：凡是在科研过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、 数据

3、、声像等各种形式载体的材料均应归档。2 .归档要求和手续：(1)科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活 动的重要环节，医院应把科研档案工作计划管理、课题管理 和成果管理紧密结合，实行“四同步”管理，即：下达计划 任务同时提出科研文件材料的归档要求;检查计划进度同时 检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定档案材 料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以 及科技人员提职考核，档案科室同时出具专题归档情况证明 材料。(2)实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。 科研课题负责人应负责文件材料的形成、积累、整理、预立 卷统一交到科教科，由科教科协同档案室统一归档

4、，并作为 对其进行考核内容之一。(3)每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或 部份结束后，由科研课题负责人与科教科对所形成的文件材 料加以系统整理，并与有关领导共同审查验收签字后立卷归 档。(4)科研档案由科教科或医务科验收后移交档案室，并编 制移交目录一式二份，移交时按目录清点，交接双方签字。(5)归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材 料优良、格式统一、字迹工整、图样清晰、装订整洁，一律 使用碳素或蓝黑墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。3 .归档时间：科研文件材料应在科研项目完成后二个月内归档，研究 周期长的可分阶段归档。4 .归档份数：一般应归两份，重要的和使用频

5、繁的科研项目应有三份 归档。基建档案归档制度为了加强基建档案管理，充分发挥基建档案在医院基建 工程、房屋使用维护和改建扩建中的作用，特制定本制度。5 .归档范围：基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用 的全过程中形成的，应归档保存的文件材料、图纸、图表计 划书、声像材料等不同形式与载体的文件材料。6 .归档时间、归档要求与手续：(1)基建文件材料的收集、积累、整理、立卷归档工作, 由总务科或基建办负责。(2)一项工程全部结束后二个月内，由基建办编制移交清 单，一式二份，移交档案室，移交时交接双方清点签字，各 留一份。(3)归档文件、图纸应做到字迹清晰、线条清楚、纸质优 良、签署完备。

6、一律使用碳素或蓝黑墨书写，不能用铅笔、 圆珠笔、复写纸书写，以利长久保存。(4)根据基建档案必须向城建档案馆移交的具体情况，除 了竣工图一套和批准书必须复印后交本院档案室外，其余的 可根据具体情况而定。(5)向城建档案馆移交档案的清单，须及时移交档案室保 存。(6)医院隐蔽工程地下管道(水、电、暖气等)变更平面图， 由基建办每年绘制一份，于次年三月底前移交档案室，手续 同前。(四)设备档案归档制度仪器设备是医院提高医疗质量的物资基础和先决条件, 是医院现代化程度的一个重要标志。设备档案是医院档案的 重要组成部分。为了加强本院的设备档案管理，充分发挥仪 器设备的效能，为医院建设服务，特制定本制度

7、。1 .归档范围：凡本院各科五万元以上的医疗仪器设备和属于科室固定资产的仪器设备均应归档。五万元以下的由设备科统一保 管。2 .归档要求：移交的文件材料必须完整、齐全、准确、符合归档范围 要求，做到审批手续完备、签署齐全、字迹清楚，一律使用 碳素或蓝黑墨水书写，不能用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。3、归档时间和手续：(1)仪器设备开箱必须有档案人员参加，经验收后，填写 开箱验收记录单及安装调试验收报告。由设备科或总务科人 员将随机文件及验收单等及时收集归档。(2)仪器设备的筹购文件(合同、请购单、论证报告等)、 开箱验收记录、调试验收报告，以及随机文件，由设备科或 招标办在设备调试验收正常运转后一

8、个月内整理、预立卷后, 移交档案室。(3)设备的大、中修记录和报废单，由设备科或招标办在 仪器设备修复后或报废后一个月内归档。(4)移交时，由设备科或招标办编制移交(接收)清单，清 点后双方签字，各留一份。(五)特种载体档案归档制度.声像档案：凡反映单位活动和历史发展，具有保存价值的各种以画 面形象、音响等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料 均属声像档案。主要包括：照片、录音、录像等。声像材料的归档范围：反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料。领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活 动的声像材料。记录本单位重大事件、重大事故的声像材料。反映本单位地理、历史以及自然风光及特色的声像

9、材 料反映本单位重要会议的声像材料。1 .实物档案：一些具有保存价值的实物：如奖状等荣誉性实物，失效 的印章，著名人物的题词、字画、名优产品实物等。荣誉性实物：如奖状、聘书、任命书、荣誉册、证书、 锦旗、奖章、奖牌（匾卜合格证、奖杯等带有荣誉性质的物 品。印章：机构撤销或更名后失效的印章。字画、书籍：国内外领导人、名人的题词、绘画作品、 古医书。展品、陈列品、产品。2 .电子文件：电子文件包括文本、数据、图形图像、音频、视频、命 令文件等各类信息格式，存贮介质为磁带、磁盘、光盘等。电子文件的归档范围：本单位的发文：（包括有文号及无文号的材料）本单位的收文：主要指通过网络传输、面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘等电子文件材料本单位设计的各种应用软件。本单位购买或接收的各种设备或管理系统软件、应用 软件。医院网站相关数据、信息等。归档要求：移交的文件材料必须完整、齐全、准确、符合归档规范 和要求。归档时间、手续和份数归档时间具体参照文件材料归档范围、时间、责任人 及保管期限表，填写移交清单一式两分。磁盘、光盘等磁介质档案存一式三份，其余存一份。