建设工程档案管理制度.docx

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1、建设工程档案管理制度建设工程档案管理制度 本文关键词：建设工程，管理制度，档案建设工程档案管理制度 本文简介：建设工程档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责1二、档案分类及归档范围、要求2三、档案移交、整理、编号7四、档案的利用8五、档案的保管9六、档案的销毁11七、档案保密制度12一、管理责任部门及相关人员职责（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并干脆向人事行政部经理负责。（二）、总经理负责建设工程档案管理制度 本文内容：建设工程档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责1二、档案分类及归档范围、要求2三、档案移交、整理、编号7四、档案的利用8五、档案的保管9六、档案的销毁11

2、七、档案保密制度12一、管理责任部门及相关人员职责（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并干脆向人事行政部经理负责。（二）、总经理负责审批档案销毁登记表、文件丢失损毁报告表。（三）、人事行政部经理负责审核档案销毁登记表、文件丢失损毁报告表、档案借阅审批表、档案查阅审批单、档案复制审批单，以及对档案意外损毁事务进行调查并提出报告。（五）、其他部门经理负责审核本部门档案借阅审批表、档案复制审批单、档案查阅审批单和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。（六）、人事行政专员负责1、制度的推动与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；2、督促档案资料的移交；3、档

3、案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；4、档案的供应利用、登记；5、档案室设备、设施的保管维护；6、负责档案管理软件系统的运用推广、原始数据录入、维护。（七）、各部门资料员/兼职资料员1、制度在部门的执行；2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；4、推动本部门对档案管理软件系统的利用；（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作安排评价的考核内容之一。二、档案分类及归档范围、要求1、文书档案1.1归档范围1.1.1、集团资料（1）各类营业证照（营业执

4、照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等各类正式行文1.1.2、红头文件公司下发和上报的各类正式行文1.1.3、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件1.1.4、会议资料（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义1.1.5、法律文件（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料1.1.6、物资选购合同1.1.7、车辆资料公司拥有全部权或运用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、修理记录、事故资料1.2归

5、档要求1.2.1、集团证照资料由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。1.2.2、行政文件红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内干脆移交。1.2.3、客服中心资料法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。1.2.4、销售支持部门资料销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。2、人事档案2.1、归档范围2.1.1劳动合同、聘用

6、协议；2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；2.1.3职称评定材料；2.1.4面试表；2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；2.1.6员工培训安排、总结、方案2.2、归档要求2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室；2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。3、科技档案3.1、归档范围（附件具体列表），集中于工程管理部、成本管理部3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件3.1.3项目核准（立项）阶段3.1.4方案审查阶段3.1.5初设审查阶段3.1.6施工许可证阶段3.1.7预售阶

7、段3.1.8竣工验收备案登记阶段3.1.9产权证办理阶段3.2、归档要求3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。3.2.2工程部档案按项目的可行性探讨、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一

8、份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。4、会计档案4.1、归档范围4.1.1、会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证；4.1.2、会计账簿类（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）协助账簿；4.1.3财务报告类（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调整表、银行对账单；4.2、归档要求4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务

9、部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。5、实物档案5.1、归档范围5.1.1、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。（2）党和国家领导人及闻名人物参与与集团公司有关的重大公务活动。（3）公司组织或参加的重大外事活动。（4）记录公司重大事务。（5）与其他档案有亲密联系如表彰、总结大会。（6）其他具有保存价值。5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给

10、本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物5.2、归档要求5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。三、档案移交、整理、编号1、移交1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的档案归档登记表中登记，由移交人确认签字。1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的档案归档登记表中登记，并确认签字。1.3、各部门培训、学习、考察、调查探讨、参与上级机关

11、召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必需将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才赐予核报。2、整理人事行政专员鉴定分类扫描成电子文件录入卷内书目录入软件系统印临时档号装订对号装盒入档案柜3、编号全宗号年度保管期限件号四、档案的利用1、查阅1.1、查阅的授权范围（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的全部档案。（3）一般员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。1.2、档案查阅程序要求（1）权限

12、内的档案查阅，由查阅人干脆在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。2、借阅2.1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的档案借阅审批表外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在档案借阅登记表上签字，备查。2.2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各运用人刚好归还，归还时在档案借阅登记表上签字确认。（2）档案运用人归还档案时要保证档案的完整性和原来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定会计

13、档案原则上不借出。3、档案复制申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制供应给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于用”字样的印章。全部属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必需按程序办理。五、档案的保管1、档案的保管期限人事行政专员依据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。保管期限明细参见附件。2、专项档案的保管规定2.1、公司各部门档案（含会计档案）应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在特地的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设

14、备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必需同时保存电子版档案。（2）人事行政专员制作电子版档案的书目，使其与纸质档案的依次一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统3.1、装订要求参照重庆市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。4、档案的存放档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清楚、坚固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内书目（分书目）及备考表。装盒档案应存放在专用的档案柜内，根

15、据年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。5、档案室环境档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能娴熟运用。档案柜架应常常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等状况进行检查，使环境符合档案保管的要求。6、档案意外损毁的处理档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应马上将事务状况填写文件丢失损毁报告表，报人事行政部经理审核，总经理审批。档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门帮助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事务发生的缘由进行调查，追究有关人员的责

16、任。六、档案的销毁1、目的判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。2、程序及要求2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写档案销毁登记表，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁状况应录入档案管理软件系统。3、会计档案的销毁3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁看法，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁

17、时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署看法。3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当根据会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告财务负责人。3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、档案保密制度1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论隐私事项，严禁在私人通信、通话中泄露隐私内容

18、；2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门驾驭的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；3、严禁打听和记录与自己工作无关的隐私，严禁向他人传播自己知晓的隐私内容；4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所驾驭的业务隐私转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；7、公司领导或与公司利益亲密相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；8、对模范执行本规定者，公司赐予表彰嘉奖；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将赐予行政、经济惩罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本方法自颁布之日起执行。第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页