秘书学概论复习要点.docx

《秘书学概论复习要点.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书学概论复习要点.docx（16页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、第一章1、秘书学的研究对象：秘书工作秘书、秘书工作、秘书部门秘书特殊的辅助性管理 活动2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学。3、秘书学的定义：广义：秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部 分构成的庞大理论系统。狭义：广义秘书学中的秘书学基础理论，包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能 坏境等主要方面。4、秘书学的学科归属：秘书学属于管理学科的范畴,领属于公共管理学科。这样的学科 性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。5、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。6、秘书学研究的意义：秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵。秘

2、书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化。秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高。秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。7、秘书学研究的方法：科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法。第二章1、秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导着身边，以处理信息和综合服务的方式辅助 领导者实施管理的工作人员。2、秘书的分类从组织内部分工：行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书。从其所在行业特征：企业、法律、科技、教学、涉外秘书。从职业高低：高级、中级、初级秘书。3、秘书职业的特点：从属性：秘书的从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。辅

3、助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了 秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。第八章秘书工作方法与规律一、秘书专项业务的工作方法1、秘书协调方法沟通协调方法；变通协调方法；融合协调方法；政策法规协调方法；计划协调方 法；节奏程序协调方法；会稿协调方法；会商协调方法2、秘书督促检查的方法秘书督促检查工作注意事项： 准确把握依据，只有自己深入理解决策、计划、指示及文件精神，准确把握有关要求， 才能正确的进行督促检查。全面掌握有关实际情况，使督促有的放矢，针对性强，取得实效。把我目标要求，发现执行目标有偏差，必须督促其立即纠正，避免造成更大的失误。 掌握工

4、作的进度要求，推动停顿的，促进缓慢的，是各执行单位与整体运转同步、协调 发展。 把握执行的行为准则，鞭策拖拉的，处理顶牛的，查处违法乱纪的。准确把握效果要求。敢于务实求是。3秘书信息沟通方法4、秘书工公文拟写方法5、秘书工作进程调度方法ABCD分类处理法含义：对于复杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事、急事列 为A类，优先办理；将重要但不急办的事项列为B类，应接着处理；将一般性事务和可暂 缓办理的事项列为C类，有时间才做；既不重要也不紧急的，属于D类，可以不做。这种 方法就是ABCD分类处理方法。统筹计划法6、秘书工作时间调度的方法计划使用时间方法；弹性管理工作时间方法

5、；反馈控制工作时间方法；合理使用零 碎时间方法。二、秘书工作规律及其应用1、主辅一体化的工作机制。2、秘书工作一般规律的表述D=K L -(S+A)领导对秘书公务服务的满意程度用D表示；主辅配合有效程度用L表示；事务性投入用S表示；参谋辅助投入用A表示；受各方面环境影响的参数用K表示。4、秘书工作一般规律的运用 从目标把握坚持主辅配合的正确方向从主辅加深理解提高辅助的有效性领导与秘书相互理解和配合的程度有以下几种情况：和谐共振型；领到牵引型；秘书促动型；配合失调型。从主辅配合协调提高综合辅助的效率从主辅增强素质提高综合辅助的效能5、秘书工作的特殊规律特殊规律：是指某种或某类事务所特有的规律，它

6、只能在特定的领域中起作用。秘书工作的特殊规律：是指秘书工作发展和运作实践中不同领域所特有的规律，它是不同领 域里固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域里的体 现。1、秘书工作发展规律秘书工作机制与社会生产力发展相适应规律秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律秘书机构职能与领导权力分配机制相适应规律2、秘书专项职能活动规律经常性工作规范化、制度化、科学化规律秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。3、对立统一规律在工作中的运用 事务与政务；被动语主动；综合性与专业性；维持与适变；听命与劝谏；宣传与保密；谋划

7、与执行；全面与重点。规范性与随机性间接性与直接性。第九章秘书管理一、秘书的团队的组建与管理1、一个优秀的秘书团队具备的要素：共同的目标；互相合作，彼此认同；责任心；学习精神。2、秘书团队的内部结构 规模； 团队成员角色分配； 团队管理者； 规范（根本规范、普通规范、部门规 范、内部规范）4、秘书团队建立的方法（人际交往法、角色定位法、价值观法、任务导向法、社会认同法）5、秘书团队成长四个阶段：组建期一一激荡期一一规范期一一执行期。二、秘书工作绩效测评1、含义绩效：是指一个组织的成员完成某项任务，以及完成该项任务的效率和效能。绩效测评：是指为达到一定目的。运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的

8、方法，对绩 效做出价值判断的一种认识活动。2、决定一个个体绩效的因素：业绩、能力、态度。3、绩效测评的方法：等级判定法、排序法。4、绩效测评的原则：制度化原则；定量与定性结合原则；精确的原则。第十章1、商末，朝廷中出现了中央秘书机构一一太史寮。2、周代建立了我国历史上最早的中央档案机构一一天府，收藏盟约、文书等各类档案。3、唐代，武则天首置 随使院，属中央秘书机构中书省。4、1916年7月29日，北洋政府公布了新的公文程式，将公文文种增加到13种，这是我国第一次对“公文”概念作出的界定。5、北洋政府还编出了公文程式讲义，在其培养文官的“直隶法政专门学校” 开设了文书课程，这是我国文书教学的开端

9、。 附录资 料：不需要的可以自行删除竹材重点知识1竹材及非木质材料作为原料的应用特点与局限A非木质原料应用中具有的优点1）来源广泛，价格低廉；2）原料单一，对稳定产品质量有利，生产工艺易于控制；3）备料工段设备简单（竹材除外）；4）工业生产中动力消耗较木质原料少（加工、干燥等）。B不利因素5）原料收获季节性强。为保证常年生产，工厂需储备8-9个月的原料， 而该类原料体积蓬松，占用地面与空间很大，造成储存场地之困难；6）原料收购局限性强。非木质原料质地松散，造成收集与运输上的不便, 为降低成本，收集半径一般不超过100公里；7）非木质原料储藏保管较难。非木质原料所含糖类、淀粉及其它易分解 的物质

10、较木质材料高，易于虫蛀或产生霉变与腐烂（采取的措施：高 密度打包储存，切段堆积储存，干燥后储存，喷洒药剂储存等，但增 加了工序和成本）；8）非木质原料含杂杂物多（蔗渣含20%以上的蔗髓，棉杆含残花和泥沙, 芦苇有苇髓和叶鞘，稻壳含米坯等），对产品质量有影响，生产前应分 离，增加了工序与成本；9）其它尚未解决的问题：棉杆皮韧性大，缠绕设备造成堵塞、起火；原 料易水解，湿法生产中造成的污染大；稻壳板硬度大，对刀具磨损十 分严重等，目前尚无参考模式，有待进一步研究克服。2 .分布概况：竹子是森林资源之一。中国竹类资源分为四个区：黄河-长江竹区、长江-南 岭竹区、华南竹区、西南高山竹区。3地下茎：竹类

11、植物在土中横向生长的茎部，有明显的分节，节上生根，节侧有芽，可萌发 而为新的地下茎或发笋出土成竹，俗称竹鞭，亦名鞭茎。因竹种不同，地下茎有下列三种类 型：单轴型、合轴型、复轴型。4 .竹秆：竹秆是竹子的主题部分，分为秆柄、秆基和秆茎三部分。1）秆柄：竹秆的最下部分，与竹鞭或母竹的秆基相连，细小、短缩、不生根，俗称 螺丝钉或龙眼鸡头，是竹子地上和地下系统连接输导的枢纽。2）秆基：竹秆的入土生根部分，由数节至10数节组成，节间短缩而粗大。秆基各节 密集生根，称为竹根，形成竹株独立根系。秆基、秆柄和竹根合称为竹免。3）秆茎：竹秆的地上部分，端正通直，一般形圆而中空有节，上部分枝着叶。每节 有两环，下

12、环为集环，又叫鞘环，是竹集脱落后留下的环痕；上环为秆环，是居间分 生组织停止生长后留下的环痕。两环之间称为节内，两节之间称为节间。相邻两节间 有一木质横隔，称为节隔，着生于节内。竹秆的节、节间形状和节间长度因竹种而有 变化。5 .竹子各部位之间的关系竹连鞭，鞭生芽，芽孕笋，笋长竹，竹又养鞭，循环增殖，互为因果，鞭竹息息相关的统 一有机整体。6 .竹林的采伐竹林采伐时必须做到“采育兼顾。才能达到竹林永续利用、资源 永不枯竭之目的。正确确定伐竹年龄、采伐强度、采伐季节、采伐方法四个技术 环节是竹林采伐的关键所在。7 .采伐竹龄：竹林为异龄林，一般只能采取龄级择伐方式，根据竹类植物的生长 发育规律，

13、竹笋成竹后，秆形生长基本结束，体积不再有变化，但材质生长仍在 进行，密度和力学强度仍在增长和变化，根据其变化情况可分为三个阶段，即材 质增进期，材质稳定期和材质下降期。竹子的采伐年龄最好在竹材材质稳定期， 遵循“存三（度）砍四（度）不留七（度）”的原则。8 .伐竹季节：春栽夏劈秋冬伐。一般竹林应该在冬季采伐，应在出笋当年的晚秋或冬季（小年春前）。花年竹 林，应砍伐竹叶发黄、即将换叶的小年竹，而不应砍伐竹叶茂密正在孵笋的大年 竹；丛生竹林，一般夏秋季节出笋，采伐季节选在晚秋或早春，使新竹能发枝展 叶。原因：a.该季节竹子处于休眠状态，竹液流动慢，同化作用较弱；b.可溶性物质变成复杂的有机物储存，

14、竹材力学性质好，不易虫蛀；c.冬季，林地中主要害虫处于越冬状态，不会对采伐后的竹林造成伤害;d.该季节新竹尚未发出，可避免采伐时造成损伤。9 .竹材的储藏与保管具体要求：1）按照不同质量分类保管；2）按照规格大小，分别存放；3）先进先出，推陈出新；4）防虫防蛀，喷熏药物。10 .竹材的缺陷及其发生规律：1）虫蛀和霉腐一般发生规律如下：a.竹黄较竹青严重；b.6-7年生竹材较轻，3-5年生以下较重；c.冬季采伐 的较轻，秋季次之，春季采伐的较重；e.山地生长的较平地生长的轻；通风透 光储藏遭受损害的较少，阴暗不透风的则多。1L竹壁：竹秆圆筒状的外壳。一般根部最厚，至上部递减，自内向外分为竹青、

15、竹肉和竹黄三个部分。12 .影响竹材密度的因素：A.竹种：与其地理分布有一定的关系，分布在气温较低、雨量较少的 北部地区的竹材（如刚竹）密度较大，反之，则密度较小。B.竹龄：随着年龄的增长，密度不断的提高和变化（因竹材细胞壁和 内容物是随竹龄的增加而逐渐充实和变化的），可根据其规律性作 为确定竹材合理采伐年龄的理论依据之一。C.立地条件：气候温暖多湿，土壤深厚肥沃的条件下生长好，竹竿粗 大，但组织疏松，维管束密度小，从而密度小，反之密度大。D.竹秆部位：同一竹种，自基部至稍部，密度逐渐增大，同一高度上, 竹壁外侧高于内侧，有节部分大于无节部分。13 .竹材特性竹材与木材相比，具有强度高、韧性大

16、，刚性好、易加工等特点，使竹材具 有多种多样的用途，但这些特性也在相当程度上限制了其优越性的发挥，竹材的 基本特性如下：1）易加工，用途广泛：剖蔑、编织、弯曲成型、易染色漂白、原竹利用等；2）直径小，壁薄中空，具有尖削度：强重比高，适于原竹利用，但不能像木材 一样直接进行锯切、刨切和旋切，经过一定的措施可以获得高得率的旋切竹单板 和纹理美观的刨切竹薄木；3）结构不均匀：给加工利用带来很多不利影响（如竹青、竹黄对胶粘剂的湿润、 胶合性能几乎为零，而竹肉则有良好的胶合性能；4）各向异性明显：主要表现在纵向强度大，横向强度小，容易产生劈裂5）易虫蛀、腐朽和霉变：竹材比木材含有更多的营养物质造成；6）

17、运输费用大，难以长期保存：壁薄中空，体积大，车辆实际装载量小，不宜 长距离运输；易虫蛀、腐朽和霉变，不宜长时间保存；砍伐季节性强，规模化生 产与原竹供应之间矛盾较为突出。14 .竹材人造板的构成原则：以克服竹材本身固有的某些缺陷，使竹材人造板具 有幅面大且不变形、不开裂等特点为出发点的，主要遵循以下两个原则：1）对称原则：对称中心平面两侧的对应层，竹种、厚度、层数、纤维方向、 含水率、制造方法相互对应。2）奇数性原则：主要针对非定向结构的多层人造板.竹材人造板的结构特性：1）结构的对称性：尽可能的克服各向异性2）强度的均齐性：材料在各个方向强度大小的差异，以均齐系数表达（竹纤维 板、碎料板趋于

18、1）。3）材质的均匀性：能提高板材外观质量，也可减少应力集中造成的破坏。（板材 优于竹材，结构单元越小的板材均匀性越好）.15 .胶层厚度：不产生缺胶的情况下，越薄越好（2050微米）？1）薄胶层变形需要的应力比厚胶层大2）随着胶层厚度的增加，流动或蠕变的几率增大3）胶层越厚，由膨胀差而引起界面的内应力与热应力大4）坚硬的胶粘剂，胶合界面在弯曲应力的作用下，薄胶层断裂强度高5）胶层越厚，气泡或其他缺陷数量增加，早期破坏几率增加17.竹材胶合板：是将竹材经过高温软化展平成竹片毛坯，再以科学的、比较简 便的、连续化的加工方法和尽可能少改变竹材厚度和宽度的结合形式获得最大厚 度和宽度的竹片，减少生产

19、过程中的劳动消耗和胶粘剂用量，从而生产出保持竹 材特性的强度高、刚性好、耐磨损的工程结构用竹材人造板。竹材的高温软化 展平是该项工艺的主要特征。A原竹截断截断：a. 先去斜头；b.由基至稍，分段截取;c.截弯存直，提高等级;d.留足余量。B竹片软化的目的:将半圆形的竹筒展平，则竹筒的外表面受压应力，内表面受拉应力，其应力 大小为：0=E - S/2r减小E值是减小竹材展平时反向应力的有效手段,从而可以减少展平时竹材内表面的裂缝的宽度和深度。减小竹材弹性模量的方法和措施统称为竹材软化。C.软化方法：在目前的技术条件下，提高竹筒含水率和温度是提高竹材本身塑 性、减小竹材弹性模量，从而达到减小展开过

20、程中方向弯曲时拉伸应力的有效 措施。D.刨削加工目的：1）去青去黄，改善竹材表面性能，提高胶粘效果；2）使竹片全长上具有同一厚度，以获得较高胶粘性能和较小的厚度偏差。E.竹片干燥：实践证明，使用PF时，竹片的含水率应低于8%,而使用UF时， 应小于12%,才能获得理想的胶合强度。1）预干燥：目的为了提高竹片的干燥效率，主要设备是高效螺旋燃烧炉竹片干 燥窑，干燥周期较长，一般10-12小时，终含水率由35-50%降至12-15%。2）定型干燥：因竹片是由圆弧状经水煮、高温软化、展平而成平直状，但在自 然状态中仍具有较大的弹性恢复力，故需采用加压的干燥和设备。F组坯：将面、背板竹片和涂过胶的芯板竹

21、片组合成板坯的过程成为组坯。1）板坯厚度的确定：s=100s合/ （100-/）式中：Xs为板坯厚度（各层竹片厚度之和，mm）, s合为竹材胶合板厚度（mm）, ,为板坯热压时的压缩率（）。板坯的压缩率与热压时的温度、压力和竹材的 产地、竹龄等多种因素有关。通常温度为140-145,单位压力为时, 板坯的压缩率为13.0%-16.0%o2）组坯操作注意事项：a.面、背板竹片应预先区分好。b.组坯时芯板与面、背板竹片纤维方向应互相垂直。面板与背板竹片组坯时, 竹青面朝外，竹黄面朝内；芯板竹片组坯时，为防止竹材胶合板由于结构不对称 而产生变形，应将每张竹片的竹青、竹黄的朝向依次交替排列。c.竹片厚

22、度较大，宽度较小（平均100毫米左右），涂胶量不大，因而其吸 水膨胀值（绝对值）不大，故芯板组坯时不必留有吸水膨胀后的间隙，只需将竹 片涂胶后紧靠排列即可。d.组坯时面、背板及芯板竹片组成的板坯要做到“一边一角一头”平齐，可为锯 边工序提供纵边和横边两个基准面。G热压胶合1）工艺过程：竹片涂胶以后组成板坯，经过加温加压使胶粘剂固化，胶合成竹材 胶合板的过程称为热压胶合，这是一个十分复杂的物理和化学变化过程。可压力 变化情况可分为三个阶段：A第一阶段：从放第一张板坯进入热压板至全部热压板闭和并达到要求的 单位压力，称为自由加热期。B第二阶段：从热压板内的板坯达到要求的单位压力至降压开始，称为压

23、力保持期；C第三阶段：从热压板的板坯降压开始到热压板全部张开，称为降压期。 在降压期，因压力降低，板坯中的水蒸气急剧向外溢散，同时呈过热状态的水也 很快变为水蒸气，因此产生板坯内外压力不平衡的现象，降压越快，压力不平衡 就越大，严重的可使胶层剥离，即“鼓泡”，层数越多，鼓泡现象越多。所以降 压时务必缓慢进行，应在板坯内外的压力基本保持平衡的状态下进行，为防止“鼓 泡”现象的发生，通常要求实行三段降压，即：由工作压力降至“平衡压力”（即与板坯内部蒸汽压力保持平衡的外部压力，PF 胶一般为0.3-0.4Mpa,这一阶段的降压速度可以快一点，一般3层板掌握在10-15s 内完成）；由“平衡压力”降至

24、零，该阶段易发生鼓泡或“脱胶”，降压速度要缓慢，要求 降压速度与水蒸气从板坯中排除的速度相适应，一般3层板约在30-50S内完成, 多层板应适当延长；由零到热压板完全张开，该段可打开阀门，以最大速度卸载，使热压板张开。应 注意的是压机最下面一个工作间隔中的板坯，在表显示为零的时候，实际上还承 受着所有热压板自重的压力，因此压板张开要适当放慢速度，以防“鼓泡二2）影响胶合质量的因素：A.压力的影响：压力过大，重者压溃被胶合的材料，破坏其自身的结构，轻 者加大了热压时的压缩百分率，增大了材料的消耗，降低了竹材的利用率。适宜 的单位压力是保证胶合质量和材料利用率的重要因素。目前生产中使用的单位压 力

25、是3.0-3.5Mpa,板坯的压缩率为13-16%,随着竹片加工精度的提高，热压时 的单位压力可随之下降。B.温度的影响：温度是促使胶粘剂固化的重要条件。热压胶合时，温度高可 适当缩短胶合时间，但同时胶合板内的温差较大，内应力也较大，板子容易变形, 另一方面同一压力条件下，温度越高，板坯的压缩率越大，则竹材的利用率越低, 因此不能为了缩短热压时间，采用过高的热压温度，通常竹材胶合板生产中，PF 的热压温度以135-140C为宜，UF的热压温度以115-120为宜，压制厚胶合板 时，温度应适当降低，单位压力适当增加。C时间的影响：板坯在热压胶合过程中，所有胶层全部固化所需要的时间称 为热压时间，

26、其在工艺中的具体表现是热压板全部闭合达到工作压力开始至降压 时为止的这段时间。PF和UF在热压固化时会产生放热反应，因此生产上热压 时间的确定一般可考虑在远离热压板的胶层固化率达到85%时，板子即可卸出热 堆放，这样既能保证充分固化，又可节省热压时间，一般竹片板坯每1mm厚度 加热加压时间Limin可以达到良好的胶合性能。D.竹片质量：主要指表面残留的竹青、竹黄量，竹片表面的光洁度，竹片的 厚度偏差及竹片的含水率（6-8%为宜）等。表面质量直接影响到胶粘剂的用量, 热压时的工作压力，胶合强度。3）热压胶合中产生的缺陷：A.脱胶（部分或大面积相邻层竹片互相分离的现象）或胶合强度（胶合强度达 不到

27、标准规定的要求）低下（产生的原因有竹片含水率过高或部分竹片受潮；降 压速度过快；胶粘剂变性或质量不符合要求；热压时间不足或温度偏低等）。B.鼓泡（竹材胶合板热压过程中产生的局部脱胶现象）（主要原因是降压速度过 快）。C.叠芯、离缝（装板时人为碰撞造成芯板移位而引起的）。D.表面污染（压板表面不干净，组坯中胶液污染板面及人为污染面、背竹片）。 E.透胶（竹片厚度较大，一般不出现，但当竹片整体或局部含水率过高，易产生 该现象）。18.竹编胶合板采用逐步升压工艺和分段降压工艺两种形式，前者是使胶粘剂在 低压下流展渗透，以防止胶粘剂从竹席中挤出；后者则是为了防止鼓泡，并蒸发 一部分水分。19水煮（浸）

28、一冰冻一干燥保存强度（简称为保存强度）：是检验竹编胶合板 胶合性能的指标，是在模拟加速老化后测定材料的静曲强度来表示的，它间接反 映了板材胶层的胶合性能在水、温度的作用下的变化情况，也反映了材料在正常 使用状态下，胶层和整个胶合材料的耐水、耐候性能。竹材质量、竹席的含水率、 竹席的编织质量、涂胶量、热压工艺等都与保存强度有关。20蔑片浸胶及浸胶后的干燥是生产竹蔑积成胶合板的关键工序。竹蔑积成胶合 板与其它板的不同之处是含水率较高，产品较厚（多在25mm以上），故热压过 程中排水困难，常采用热进冷出的热压工艺。21竹材胶合板生产中提高竹材利用率的主要途径原料准备工序：合理截断，严控余量；竹筒中心

29、尽可能对准刀具中心，保证剖开 竹片宽度相近压刨工序：保证蒸煮软化、展平及辐压质量；控制单次刨削量，以尽量减少损失 铳边工序：控制铳削量组坯工序：按照适当的压缩率确定正确的板坯厚度，并合理配置；严格遵守对称 性原则，并保证“一边一角一头齐、面、背板摆放时相互靠紧，防止人为叠、离 而增加修补工作量，同时增加了材料消耗。服务性：服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工 作。被动性：被动性是秘书的从属性特点在秘书身上的直接体现。全面性：秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书工作的内容涉及机关的方方面面, 秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理。综合服务

30、”。这些都决定 了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性的特点。这个特点要求：秘书应该是“通才二机密性：秘书位居各社会组织的管理中枢，又是领导的贴身参谋和助手，她们不仅负责保 管各种机密文件资料，而且经常参加各种机密会议，这就使得他们比一般工作人员了解更多 的机密事项因而具有机密性。这个特点要求：秘书时时处处都要做好保密工作。第三章秘书职能一、秘书机构（又称秘书部门）广义含义：处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办 公部门。特点：附属性、综合性、辅助性。设置的原则：规范性原则。科学化原则。（组织结构要科学、职责确定要科学、团队人员配合要科学）组织形式：综理制、分理制二

31、、秘书的基本职能1、含义：，秘书的职能是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工 作的需要而明确的赋予秘书机构和秘书职位的具体职责权限。2、基本职能分类：信息管理职能、综合协调职能、督促检查职能、参谋辅助职能、后勤保障职能、“不管部”职能三、秘书职能实现的途径1、秘书日常事务工作（日常性、基础性、程序的习惯性）：办公用品的管理、接待工作、安排领导活动、值班工作、通信工作、印章 管理保密工作2、秘书专项业务的工作：信息工作、调差研究、会务工作、公文处理、档案管理3、秘书特别授权工作：公文写作特点：被动写作，遵命性强。对象明确，针对性强。集思广益，群体性强。决策之作，政策性强。急

32、迫之作，时限性强。讲究格式，规范性强。督查工作（决策督查、专项督查）原则：实事求是、注重实效、讲求方法和策略协调工作特点：权力的授予性、非职责限定性、认同疏导性类型：纵向关系的协调（本组织与上下级组织、秘书部门与秘书所载组织领导班子及领导 人、秘书部门及秘书和群众）、横向关系的协调（本组织与平级相关单位、领导班子成员 之间、秘书部门与平级职能部门、秘书部门内部人员）谈判工作注意事项：协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。准备好谈判各方的有关资料。谈判中意外情况的预测和准备。把握谈判进程。总结和评价谈判的经验教训，准备向领导汇报关于谈判过程结果的内容，并及 时搞好信息反馈。4、秘书参谋工作

33、含义：秘书参谋是秘书近身围绕领导者，为其进行有效决策管理而直接、综合、及时地提 供智能辅助的一种秘书智能活动。秘书参谋是现代领导的现实需要参谋是秘书的深层职能秘书参谋的过程保持自觉参谋意识。把握和扑捉参谋点。调用处理已存信息，收集短缺信息。聚焦形成辅助谋略秘书参谋的原则（明确角色定位，不失职不越权；明确参谋定位，谋而不断；立足规劝层面，谏而有度）第四章秘书的精神素养一、秘书的思想政治素养1、努力提高政治思想理论水平（认真学习马列毛思邓论，努力实践三个代表的重要思想,用科学发展观统领头脑、提高政治思想理论水平）2、树立法制观念3、树立政策观念二、秘书的职业道德与作风修养1、秘书的职业道德修养：忠

34、于职守，服务领导。埋头苦干，甘居幕后。谦虚谨慎，办事公道。遵纪守法，廉洁奉公。诚实守信，严守机密。2、秘书的作风修养：踏实，细致，一丝不苟。联系群众，深入实际，求真务实。谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则。敏捷干练，讲求时效，善于合作。善于学习，富于创造，勇于开拓。3、秘书的心理品质不良心理现象：自负心理、厌倦心理、讨好上司心理、焦虑心理心理品质的构成：情感品质（热爱秘书工作、尊重自己的领导者、健康高雅的美感）意志品质（自觉性、坚持性、果断性、自制力）性格品质（工作负责、谦虚随和、冷静沉着、幽默开朗）秘书的气质（多血质、胆汁质、粘液质、抑郁质）秘书良好心理品质的培养进入角色强化角色意识加强自我修养，

35、形成正确的自我意识在实践中不断总结经验，加强心理品质修养第五章秘书的知识能力素养一、秘书的知识结构1、构建原则：适应性原则、层次性原则、个性原则、动态原则2、组成：基础知识：科学文化基础知识（科技、历史、外语）、政治经济基础知识、法律法规基础知识、办公自动化知识专业知识：秘书职业知识、秘书所在部门的业务知识相关知识（管理学、经济学、心理学等）二、秘书的能力结构1、基础能力（基本条件）观察能力（培养兴趣，养成习惯。讲究方法，注意细节）记忆能力（明确目的，培养兴趣。深入理解，掌握技巧）思维能力（宽阔性、深刻性、敏捷性）2、专业能力（核心）表达能力口头表达能力（发音准确，字正腔圆。中心突出，目的明确

36、。语气温和，富有感情。说话得体，注意身份）书面表达能力（严肃性、准确性、时效性）身势表达能力办事能力：明职权范围、通晓办事程序、区分轻重缓急、善于社会交往协调能力：协调自己与领导者关系，协调领导者之间及领导活动，协调个部门之间的关系要求：掌握协调的依据，掌握协调的原则，讲究协调方法管理能力：辅助决策、辅助计划、辅助沟通、辅助控制能力应变能力：善于观察，反应敏捷。要从容镇定，随机应变。社交能力：知己知彼，准确定位。文明礼貌，讲究方法。充实知识，加强修养。3、基本技能现代办公设备使用技能常用办公软件使用技能网络办公技能文案处理技能 书法技能、速记技能、编辑技能、校对技能（对校法、折校法、读校法）、

37、 文件印制技能、装订技能（一条龙装订法、综合装订法）三、秘书的文化艺术修养（基础）1、文学修养2、史学修养3、艺术修养 书画艺术修养音乐、舞蹈艺术修养第六章秘书职能坏境一、秘书职能环境要素及其作用1、秘书职能环境层次结构（1）、秘书机构内部环境形成和保持机构内部良好的环境的条件：2、要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门 负责人。要有健全的工作制度。要建立科学合理的分工合作体系，形成高效的工作流程。要形成灵敏的信息处理和综合加工机制，提高信息综合度。要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心、互相体谅、互相支持，不断加强 向心力和凝聚力。（2）、秘书

38、所在组织内部环境由几方面构成：组织的结构要素组织的动态运行要素组织的生态发展要素组织心态、观念方面的要素 组织的物质环境条件组织信息要素(3)、秘书所在组织外部环境(政治、经济、科技、文化环境)2、秘书职能环境要素关系(1)、秘书与部门的关系表现形态：辅助形态、协调形态。秘书部门处理其他部门关系的原则：一是要有效的提供综合服务，二是要做好协调工作，三是尊重和依靠职能部门。(2)、秘书与群众的关系(被动形态和主动形态)秘书处理群众关系的方法： 指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归工作行动上，要将贴近领导工作于深入群众、联系群众有机的结合起来 工作作风上，要尊重群众、关心群众、反映群众的意见和

39、要求，甘当群众的小学生积极排解疑难，急群众之所急，多为群众着想，努力为群众排忧解难。(3)、秘书处理与新闻媒介的关系的方法：“四要”：友好热情，以礼相待。实事求是，以诚相待。一直同仁，平等对待。迅 速行动，改进工作。“四不要，不要一厢情愿，干扰记者。不要以利相交，送礼行贿。不要以广告为饵, 交换要挟。不要被动消极，仓促应付。3、秘书职能环境的作用(1)、职能环境对秘书工作的规定性(2)、职能环境对秘书工作的导向性(3)、职能坏境对秘书工作的促进性(4)、职能环境给秘书工作带来的机遇和危险二、秘书职能环境的适应与优化1、秘书职能场是指在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围。2、秘书对职能环境的

40、适应： 适应职能环境特征。(适应宏观环境特征和发展趋势；适应所在组织的行业环境特征；适 应所在组织的环境特征)满足职能环境需要。顺应职能环境发展。 职能环境资源的制约。（信任度、和谐度、开放度、自由度）开发职能环境资源。2、秘书对职能环境的优化秘书优化职能环境的主要途径排除职能环境障碍（信任障碍的排除、理解障碍的排除、沟通障碍的排除、利益障碍的 排除） 秘书职能场的优化：指的是秘书要尽可能的是自己对领导的综合辅助和公务服务范围与 其领导者的公务活动需要相吻合，并对领导职责范围内工作效率的提高产生积极的辅助作 用。秘书职能场大小=领导者对其秘书综合辅助和公务服务需要范围二领导者的职务范围X领导者

41、对自己综合素质水平的评价X领导者对其秘 书综合素质水平的评价三、秘书与领导的关系1、秘书与领导关系的多维性政治上的同志关系人格上的平等关系组织上的上下关系 工作上的主辅关系（最能体现秘书与领导角色关系的本质特征）2、秘书处理与领导关系的方法摆正位置，自觉服务正确领会、贯彻领导意图领导意图：是指领导人、领导班子或领导组织在知道社会组织实现目标的过程中所提出的意 见和想法的实质，是领导提出的工作意见的出发点和目的，是领导工作思想的体现。 加强与领导的思想沟通（适时、适地、适人、适言）自觉与领导联络个人感情3、秘书为领导班子服务中应把握的关系为主要领导人服务与为领导人服务 为中心工作服务于为日常工作

42、服务处理好多头指示。避免酿成矛盾 对口请示，避免交叉请示逐级请示，避免越级请示加强沟通，避免产生误会筛选信息，避免说是道非第七章秘书与组织管理一、组织管理的职能计划职能组织职能领导职能控制职能 协调职能（对内协调的核心是沟通，对外协调的核心是公关）激励职能二、秘书管理观念的更新新的观念：人本观念；系统观念；效能观念；主动服务观念（信息意识、超前意识、创新意 识、参谋意识）。三、秘书与组织管理效率1、提高组织效率的管理方法：任务管理方法、人本管理方法、目标管理方法、系统管理方 法2、秘书与组织管理效率工作制度的建立；程序化和规范化的实现；现代化手段的采用；学习型组织的培养。四、秘书与秘书决策1、秘书工作对领导工作的价值体现为领导工作做铺垫；为领导工作代劳；为领导工作拓展延伸；为领导工作拾遗补缺。2、秘书工作与领导决策决策在管理工作中的地位；决策类型和决策系统；秘书与组织战略决策程序及秘书在决策活动中的工作（步骤：确定决策目标；拟定方案；评估和选择方案;典型试验；普遍实施；追踪控制）