第06章长文档的编排处理.ppt

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1、中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程第第06章章 长文档的编排处理长文档的编排处理 对于书籍、手册等长文档，对于书籍、手册等长文档，Word 2007Word 2007提供了许多便捷的操作方式及管理提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程教学重点

2、与难点教学重点与难点uu 使用大纲视图组织文档使用大纲视图组织文档uu 使用书签使用书签uu 编制文档目录编制文档目录uu 使用批注使用批注中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程6.1 使用大纲视图编辑长文档使用大纲视图编辑长文档 Word 2007Word 2007中的大纲视图是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形中的大纲视图是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。式代表在文档结构中的级别。uu 使用大纲视图查看文档使用大纲视图查看文档uu 使用大纲视图组织文档使用大纲视图组织文档中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实

3、用教程 选择选择“视图视图”选项卡，在选项卡，在“文档视图文档视图”组中单击组中单击“大纲视图大纲视图”按钮，或按钮，或单击状态栏上的单击状态栏上的“大纲视图大纲视图”按钮按钮 ，就可以切换到大纲视图模式。此时，就可以切换到大纲视图模式。此时，“大纲大纲”选项卡随即出现在窗口中，如下图所示。选项卡随即出现在窗口中，如下图所示。6.1.1 使用大纲视图查看文档使用大纲视图查看文档中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。uu 更改文本在文档中的级别更改文本在文档中的级别uu

4、移动大纲标题移动大纲标题6.1.2 使用大纲视图组织文档使用大纲视图组织文档中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程6.2 使用书签使用书签 在在WordWord中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。uu 添加书签添加书签uu 定位书签定位书签中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在在Word 2007Word 2007中，可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方中，可以

5、在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。便用户查阅文档中的相关内容。6.2.1 添加书签添加书签 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用“定位定位”对话框来定位书签；另一种是使用对话框来定位书签；另一种是使用“书签书签”对话框来定位书签。对话框来定位书签。6.2.2 定位书签定位书签 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程6.3 使用目录使用目录 目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页

6、码，编制完目目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。信息。uu 创建目录创建目录uu 更新目录更新目录中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 WordWord有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入

7、目录的位置，在目录的位置，在“引用引用”选项卡的选项卡的“目录目录”组中打开组中打开“目录目录”对话框，然后在对话框，然后在“常规常规”选项区域的选项区域的“显示级别显示级别”微调框中设置标题级别即可。微调框中设置标题级别即可。6.3.1 创建目录创建目录 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。6.3.2 更新目录更新目录 中文版中文版OfficeOffice 200

8、7实用教程实用教程6.4 使用索引使用索引 在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。是插入了一个隐藏的代码，便于查询。uu 标记索引项标记索引项uu 创建索引创建索引中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在在Word 2007Word 2007中，可以使用中，可以使用“标记索引项标记索引项”对话框对文档中的单词、词组对话框对文档中的单词、词组或短语标记索此项，方便以后查找这些标记内容。或短语标记索此项，方便以后查找这些标记内容。6.4.1 标记索引

9、项标记索引项 添加的索引标记中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word Word 会收集索引项，会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。然后在文档中显示该索引。6.4.2 创建索引创建索引 中文版中文版Offic

10、eOffice 2007实用教程实用教程6.5 使用批注使用批注 批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。在上级审批文件、老师批改作业时非常有用。点。在上级审批文件、老师批改作业时非常有用。uu 添加批注添加批注uu 编辑批注编辑批注中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。6.5.1 添加批注添加批注 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教

11、程 插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。uu 显示或隐藏批注显示或隐藏批注uu 设置批注格式设置批注格式uu 删除批注删除批注6.5.2 编辑批注编辑批注 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程6.6 使用题注使用题注 在在Word 2007Word 2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。注。中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程6.7 长文档的编辑技巧长文档的编辑技巧 由于长文档内容多，打开速度慢，在页面之间翻动也不方便，为

12、此，由于长文档内容多，打开速度慢，在页面之间翻动也不方便，为此，WordWord提供了拆分窗口、快速定位和字数统计等功能，帮助用户编辑长文档。提供了拆分窗口、快速定位和字数统计等功能，帮助用户编辑长文档。uu 拆分窗口拆分窗口uu 快速定位快速定位uu 字数统计字数统计中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 当要在长文档的两部分之间进行操作时，可通过将当要在长文档的两部分之间进行操作时，可通过将WordWord窗口分成两个窗窗口分成两个窗口来实现。一个窗口显示所需的文字或图形，另一个窗口显示文字或图形的目口来实现。一个窗口显示所需的文字或图形，另一个窗口显示文字或图形的目的位置。的位置。6.7.1 拆分窗口拆分窗口 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在在WordWord中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置。中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置。6.7.2 快速定位快速定位 中文版中文版OfficeOffice 2007实用教程实用教程 在在WordWord中用户可以使用字数统计功能方便地统计某一段、某一页或某一中用户可以使用字数统计功能方便地统计某一段、某一页或某一篇文章的字数。篇文章的字数。6.7.3 字数统计字数统计