德邦物流公司采购管理优化设计_刘晓明_第4章德邦物流公司采购管理方案优化_36_.docx
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1、第 4 章德邦物流公司采购管理方案优化 71994-2016 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 第 4 章 德 邦 物 流 公 司 采 购 管 理 方 案 优 化 4.1 转变采购组织模式 采购是企业为了保证正常经营和生产活动而开展的活动,从市场预测、商品交易、直 到采购 的物资或服务交付给客户的整个过程。其中,包括了市场调查、设计与规划、计划 安排、采购形 式、供应商选择、价格谈判、交货期的确定、运输方式、协商谈判、签订合 同、质量验收、成本 控制、加强协作等工作 :
2、1。 德邦物流公司一直采用 “一级管理,两级采购,三级计划 ”的集中采购模式,在现今 的采购过 程中出现了很多问题。虽然问题存在,但是这种模式的实施可以保证采购过程的 顺利执行,可以 对各个大区分公司对物资需求的变化做出迅速的响应,并且这种模式可以 控制公司所采购物资的 质量和数量。所以,当进行采购组织模式的转变时,需要保持原有 的采购组织结构,在这个基础 上通过引进合理的监督管理机制,清晰地划分各个部门的职 责。 组织模 式 升级 优 化后 能使 更多部 门 和人 员 进行 采购 决策和 实 施的 相 关工作 , 设立采购 监 督委 员会,成员来自德邦物流公司的各个部门、各个岗位,各级副总经
3、理主管采购监督 委员会。集中 采购的相关规章制 度和一些采购项目的申请都要经过采购监督委员会的审批 通过,再交由各级采 购部门负责相关的集中采购工作。在审批过程中,监督委员会召开采 购组织会议,与会的每个成 员,根据其所属的部门和职务级别,就相关的采购项目阐明自 己的意见和看法,再由委员会总负 责人将各个与会人员的意见进行集中,进行讨论最后达 成一致,形成相关决议,当决议完成后, 所有与会成员都需要签字确认,而相关责任由整 个委员会承担。委员会负责人组织会议的进行, 但无权在没有正当理由的情况下,否定会 议所做的决议。 JIT 采购是直接面向需求的采购模式,既能够使用户的库存量最小,也能迅速而
4、灵敏的 满足 用户随 时 的需 求 。 JIT 采 购思想 的 核心 是 客户 在有 需求的 时 候才 会 向供 应商 发出自己 的 需求 订 单 供应商将会按照订单要求在规定的时间内供应相应的产品。它是用于解决不 必要的浪费,而进行 不断改进的采购方式,来源于准时化的生产。所以,准时化生产需要 有供应的准时化,而 JIT 采 购则必然成为了这种生产模式的要求,他与传统形式相比,对 于质量的控制,供需关系的处理, 交货期管理等许多方面都是不一样的。德邦物流公司可 以遵循下面的步骤完成 优化: 制订计划。德邦物流公司需要目的明确的制定相关的采购策略,制定出具体的措施 和方法 来改进当前的采购方式
5、,确定行动的方位,负责行动的人员,预计完成的时间,进 度安排,计划 完成考核等,并且要尽量减少供应商的数量,合理评估供应商,与合格供应 商签订合同等内容。 企业要主动与供应商交流与合作完成 JIT 采购目标的设定,保持良好 吉林大学硕士学位论文 71994-2016 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 顺畅的沟通。 创建准时化采购班组。 JIT 采购班组全权负责与 JIT 相关的工作,规定相应的流程, 协调 处理各 部 门与 采 购相 关的 人员的 关 系 。 准 时化
6、采购 班组还 包 括了 一 些管 理生 产的人 员 , 他们对 JIT 采购的方式在其实践岗位上有更加深刻的体会,如果条件允许可以辅之以必要 的培训。 精选少数供应商,建立伙伴关系。 JIT 采购一般采用较少的供应商,有时候甚至只 有单一 的供应商。如何与供应商建立合作伙伴关系与利益联盟是需要首先处理的问题。产 生的供应商与 客户之间的互利伙伴关系,使得双方合作更加紧密,相互依赖性更强,共同 承担责任与义务,交 流也会更加频繁,形成了一种利于双方共同发展的和谐氛围。 进行试点工作。以某一种产品为试验对象,进行采购物资的准时化的供应试验。 在实验过 程当 中 , 首 先 , 要寻求 相 关部 门
7、 的肯 定与 协助 , 根 据试 点 的试 验结 果 , 总 结 试点 的 经 验, 调整计划,为 JIT 采购将来的全方位实施打下坚实的基础。 向优秀 供 应商 发 放免 检证 书 。 在进行 JIT 采 购的 过 程当中 , 要 求供应 商 提 供 最新 、 最准确 的并且完整的关于产品的质量方面的文件,其中包括设计的图纸、产品的规格、检 验所需的程序 和其他方面的内容,来确保供应商提供的产品是合格的。 建立准时化的交货方式配合生产。要建立的交货方式应该是这样的:当生产线缺少 某物资 时,供应商能及时的将物资供应到位,使物资恰当的到达生产线,使得对这种物资 的库存量达到 最小,降低运输成本
8、,提高产品质量。 应用 JIT 采购模式后,德邦物流公司在采购环节不仅很好的满足了顾客的多种需求, 同时可 以降低了库存水平、避免了浪费,从而企业的运营成本相比于原来的组织模式下的 成本得到大幅 度降低,提高了德邦物流公司的竞争力,此方法是优化德邦物流采购组织模 式的有效方法。 4.2 加强业务人员培训 长期以来,对于采购人员的要求重点在于其品质方面, “忠厚老实 ”、 “责任心强 ”、 “细 致认真 ” 等品质是非常重要的条件,企业对 “防弊 “的观念非常注重,所以在挑选采购人 员的过程中,任人 唯亲的现象普遍发生,但随着采购对企业发展的重要性的提升,这些年, 企业选报高学历、高素质的人才负
9、责采购工作的情况逐渐增多。对于大多数企业来说,原 材料费 用占整个成本的 70%以上,但很多企业的采购人员缺少成本意识,以为只要能保证 材料的供应, 不影响企业的生产经营就是完成了采购任务,而对于采购的成本没有考虑太 多,这种现象导致企 业的成本居高不下,如果采购不当的话,还会造成企业的巨大损失。 所以,为了保证企业在采购 环节上的顺利,必须要建立一个由成本意识很强的采购人员组 成的采购部门,采购人员的素质提 高 才是在采购环节能够很好地降低成本的关键点 从采购的实际角度考虑,采购人员需要具备两个方面的基本素质,一是采购的基础知 识, 是米购的专业知识和专业操作能力。基础知识包括有关米购的相关
10、政策和法律、物 30 第 4 章德邦物流公司采购管理方案优化 71994-2016 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 品市场方面的知识、计算机网络知识和基本的办公软件知识等。从专业能力的方面来看, 需要具备预测和采购分析的能力、综合筹划的能力、信息网络能力及相应的专业岗位操作 能力。加强采购人员的专业培训和实践的锻炼,是提高采购人员知识水平和基本业务技能 的重要途径。 同时,要对采购人员进行定期的关于采购的培训,建立新老员工的 “以老带新 ”培养 机制,采购部门要根据实
11、际工作的要求,对员工的业务技能进行有针对性的训练,使整个 部门形成一种相互学习的工作氛围,使采购人员具备所在岗位的专业知识和实际的操作能 力,并且组织员工参加一些素质拓展活动,全面了解学习国内国外先进的采购理念及方法, 保证采购工作的顺利、高效进行。 加强业务人员培训后,员工素质有了大幅度提升,与培训之前相比较,员工的业务水 平明显提高,业务的完成率显著上升,采购水平不断攀升的同时,对于采购成本的控制相 对成功 ,公司企业文化和工作氛围初步的形成,对于人才有更大的吸引力,这一优化策略 为德邦物流公司的采购管理工作效率的提升帮助巨大。 4.3 改进物资分类标准 针对当前实行的物资分类策略存在的诸
12、多问题。德邦物流公司应该根据公司的实际运 作情况,通过对物资采购的难易程度和其在采购成本中所占比重的大小进行分析,将其划 分为一般物资、 一般重要物资、重要物资和战略物资四类。如图 4.1 所示 图 4 . 1 物 资 分 类 策 略 战略性 物 资 , 是指 对 公 司 的正常 经 营活 动 起决 定性 作用的 物 资 , 这种 物 资 采 购的金额 所 占的 总成本 的 比重 是 最大的 , 一般在 60%左 右 , 同 时这 些物资 的 拥有 者 大多 是垄 断企业, 对 这 类物资 的采购通常有很大的风险。所以,公司必须对战略物资的采购给予足够的重视, 31 吉林大学硕士学位论文 71
13、994-2016 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 而总部统一采购的模式也会有效的降低其采购风险。 重要物资 , 是 指在 公 司 的 运作过 程 中成 为 了瓶 颈因 素的这 些 物资 。 这 类 物 资 的采购难 度 很大 能提供这种物资的供应商很少,所以,在进行这类物资的采购时,选择的模式要 考虑到这类物资 的特点。 一般重要物资,是指某些需要采购的物资占总成本的比重较大,但是其供应商数量较 多,所 以采购的难度不大。这类物资多是普通的产品,采购的风险比较小,价格
14、基本保持 长期稳定的状 态。 一般物资是指除上述所介绍的物资以外的物资种类。这类物资容易采购,同时成本很 低,可 以随时随地的进行采购,采购风险也几乎为零,这种物资的采购可以交由德邦物流 公司的各个大 区事业部自行采购。 根据上面的分类方法,目前根据德邦物流公司的实际情况对集中采购的物资可以归类 如表 4.1 所示。 表 4 . 1 集 中 采 购 物 资 分 类 集中采购物资类别 采购物资 战略物资 打木架木材,打包膜,包装袋等包装用品 重要物资 运输车辆,打包机,工程建设用品 一般重要物资 电脑、空调、打印机等固定资产用品 一般物资 营业网点办公用品 (1) 战略物资的采购:考虑到战略物资
15、的采购成功关系到公司的正常运营,同时采 购的金 额比较大,且供应商都具有很强的谈判能力,企业针对这类物资的采购工作由总部 的采购部门统 一开展,然后分配到大区的公司或市级的公司。例如公司对打包膜和木材的 采购,由总部采购部 与供应商签订采购的框架协议,并向分公司分配物资。这种模式的优 点是通过增加公司一次性采 购的规模,加大谈判力度,努力压低采购价格;德邦物流公司 总部的采购中心统一化采购,与供 应商建立战略合作伙伴关系,以达到降低采购成本和风 险的目的。 (2) 重要物资的采购:寻找恰当合适的供应商,与供应商签订协议,保持长期的合 作关系 是重要物资采购的保证。所以,在采购的过程中,总部采购
16、中心以整个公司的名义 和供应商进行 谈判,而在实际采购过程当中,要与各个大区的分公司协商合作,共同开发 供应商并建立合适的 采购策略,同 时鼓励分公司的采购部门积极的进行和参与到相关供应 商的开发过程中去。 (3) 般重要物资的采购:因为一般重要物资的需求量不大,采购的价格不够稳定, 但由 于其采购所占的成本比重较大,所以,选择由大区分公司自行招标采购的采购策略, 这种策略既 能降低采购的成本,也可以对不稳定的需求做出有效及时的反应。 (4) 一般物资的采购:因为这类物资标准化程度高、供应商数量较多、采购费用所 32 第 4 章德邦物流公司采购管理方案优化 71994-2016 China A
17、cademic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 占总成本比重低,并且这类物资采购非常频繁,需要花费大量精力和时间,所以需要各个 大区分 公司自行采购 此种分 类 优化 策 略的 提出 , 细化 了 德邦 物 流公 司采 购物资 的 类别 , 无论 是总 部采购中 心 的战 略物资和重要物资的采购,还是各大区的一般物资采购,都将会按照此划分类别方 法进行采购, 保证了采购的高效率以及准时性,使得德邦物流公司的采购管理更加完善与 细致,对德邦物流公 司的进一步发展提供了保证。 4.4 供应商选择与评价
18、优化 针对德 邦 物流 公 司供 应商 选择与 评 价的 问 题 , 提出 了相应 的 优化 解 决办 法 。 优化以后 的 供应 商选择与评价方案,重新整合了供应商选择与评价的组织,德邦物流公司建立了专 业化的供应商 评价班组,班组成员来自采购、财务、物资需求等部门,小组的成员必须有 团队合作精神,并且 有一定的专业技能;评价小组需要同时得到供应商和德邦物流公司最 高领导层的支持。建立供应 商选择与评价的指标体系和评分标准;最后对供应商选择与评 价的权重和等级评定进行设置,并 进一步给出选择与评价模型。在供应商选择与评价的权 重设置中,给不同类型的供应商设置不同 的评价权重 。 4.4.1
19、供应商选择与评价优化方法 (1)供应商评价方法 现在国内外通常使用的供应商评价方法主要有:经验评价法、综合评分法、招标法、 协商选 择法、采购成本比较法、 ABC 成本法、层次分析法 (AHP)、平衡计分卡法 (BSC)等。 经验 评 价法 。 经 验评 价 是调查 人 员结 合 自身 经验 , 对调查 相 关资 料 进行 分 析和评价 的 方法 学者们经常使用的经验评价法主要包括头脑风暴法和德尔斐法。 头脑风暴法是美国创造学家 AlexFaickney Osborn (1939)提出的激发群体智慧的决策 方法。 头脑风暴法可以分为直接头脑风暴法和质疑头脑风暴法或者称为反头脑风暴法。第 一种是
20、在进行 专家决策会议的时候,激励每一位与会专家,在决策过程中,展示自己的创 造性,提出创造性意 见和方法;后一种是针对前者决议提出的各种方法进行可能性分析和 质疑,进而决定决议能否通 过。这种方法依据的是少数服从多数的原则,通过这种方法完 成供应商的选择决策。 德尔斐法是 Olaf Helmer 和 Norman Dalkey 在 1940 年创立的,通过 T.J. Gordon 和兰 德公司的完善,利用集体智慧对未来进行预测。德尔菲法首先进行程序设定,其次向专家 发放问 卷,紧接着专家以匿名的方式表达自己的意见,最后经过专家组若干次的集体讨论, 意见修改和 反馈 ,达 成一 致 后的 意见
21、作为最 后 的预 测 结果 。 这 种方法 容 易操 作 , 具 有一 定 的科学 性 和实 用 性, 可以避免进行会议讨论的过程中,某些参与者因为害怕而随声附和, 不敢表达自己的看法,或者 某些与会人员一意孤行,固执己见等的情况发生,同时可以使 吉林大学硕士学位论文 71994-2016 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved, http:/ 大家的意见迅速的达成一致,得出普遍接受的决策,具有很强的客观性。 综合评 分 法 。 综 合 评分 法 是现今 企 业一 般 采用 的选 择供应 商
22、 的方法 , 此方 法 易于程 序 化 , 虽然在评分的过程中可能会带有评分人的主观色彩,但是量化的分数评价方式更加 直观,也更加 容易理解,实施起来也非常的简单。 招标法。招标采购是政府部门以及企业采用的基本采购方式之一,它的主要特点是 其对 外公开,任何符合规定的供应商都有权利参与竞标。这种供应商之间的竞争可以使得 企业在采购 中获得一个有利的地位,拥有自主选择权,在众多备选者当中选择自己更为 亲 睐、更加适合企业 的供应商。但此种方法手续繁杂,订购的柔性很差,假如双方无法达成 一致意见,便导致货物无 法顺利及时到货的情况的发生。 采购成 本 比较法 。 采购 物 资的质 量 情况 和 交
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