园林绿化养护【工程总承包档案管理方案】.docx

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1、园林绿化养护工程总承包档案管理方案1、合同管理要点合同管理是工程项目管理的一项重要内容，合同的签订与履行对 工程组织起着至关重要的作用，项目部应根据工程特点配备相应的商 务经理和必要的合同管理人员。1.1 合同的签订中标通知书由被授权人领取中标通知书，中标通知书由经营科建帐登记存 档。1.1. 2合同条款的协商洽谈经营科合同承办人对顾客是否具备签订合同的主体资格、经营范 围、法定代表人证明和法人授权委托证明及授权的范围权限期限等进 行确认。与顾客签订的合同前，由被授权人组织包括经营科长在内的相关 人员，研究合同重点内容应达到的目的、谈判的对策后，根据法律法 规、施工合同标准示范文本、招（议）标

2、文件、投标文件的规定与要 求，与顾客进行洽谈，适时地根据实际情况对原要求或条款进行必要 的补充和修改，商定合同具体条款，并对重点问题做出约定。在与顾 客针对合同具体条款协商一致的基础上，由被授权人起草施工合同草 稿，合同草稿的评审执行与产品有关的要求的确定和评审控制标准, 经经营经理批准后，与顾客签订正式施工合同。1.1. 3施工合同的格式与要求计、采购、施工合理交叉，相互协调的原则。4. 2项目进度控制应建立以项目经理为责任主体，由项目控制经理、 设计经理、采购经理、施工经理、试运行经理组成及各层次的项目进 度控制人员参加的项目进度控制体系。4. 3项目进度控制应按项目工作分解结构逐级管理，

3、用控制基本活动 的进度来达到控制整个项目的进度。4. 4项目的进度计划应按合同的进度目标和工作分级结构层次，按照 上一级计划控制下一级计划的进度，下一级计划深化分解上一级计划 的原则制定各级进度计划。4. 5项目的进度计划文件应由下列两部分组成：a）进度计划图表。可选择采用单代号网络图、双代号网络图、时 标网络计划和隐含有活动逻辑关系的横道图。进度计划图表中 宜有资源分配。b）进度计划编制说明。主要内容有进度计划编制依据、计划目标、 关键线路说明、资源要求、外部约束条件、风险分析和控制措 施。4. 6项目总进度计划由项目经理根据项目合同、项目计划组织编制， 公司审批。项目分进度计划是在总进度计

4、划的约束条件下，根据活动 内容、活动的依赖关系、外部依赖关系和资源条件由项目部的职能部 门和分承包商进行编制，项目经理审批。4. 7在进度计划实施过程中应由项目进度控制人员跟踪监督，督查进 度数据的采集；及时发现进度偏差；分析产生偏差原因。当活动拖延 影响计划工期时，应及时向项目控制经理作出书面报告，并进行监控。4. 8定期发布项目进度计划执行报告，报告中应分析当前进度和产生 偏差原因，并提出纠正措施。4. 9在设计与采购的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控制：a）设计向采购提交的请购文件。b）设计对报价技术的评审。c）采购向设计提交的关键设备资料。d）设计对制造厂图纸（先期确认图及最终

5、确认图）的审查、确认、 返回。e）设计变更对采购进度的影响。4. 10在设计与施工的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控制: a）施工向设计提出的要求（可施工性分析）。b）设计文件的交付。c）设计交底或图纸会审。d）设计变更对施工进度的影响。4. 10在设计与试运行的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控 制：a）试运行向设计提出的试运行要求。b）设计提交的试运行操作原则和要求。c）设计对试运行的指导与服务及在试运行过程中出现的有关设计问题的处理对进度的影响。4. 11在采购与施工的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控制:a）所有设备材料运抵现场。b）现场的开箱检验。c）施工过程中出

6、现与产品制造质量有关问题的处理对进度的影 响。d）采购变更对施工进度的影响。4. 12在采购与试运行的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控 制：a）试运行所需材料及备件的确认。b）试运行过程中出现的与产品制造质量有关问题的处理对试运 行进度影响。4. 13在施工与试运行的接口关系中，应对下列接口的进度实施重点控 制：a）施工计划与试运行计划不协调时对进度的影响。b）试运行过程中出现的施工问题的处理对进度的影响。4. 14项目部应将分包合同纳入项目进度控制范畴，分包方应按合同规 定，定时向项目部报告分包项目进度。4. 15在项目收尾阶段，项目经理应组织对项目进度控制进行总结。施工合同必须采用

7、书面形式，一般采用现行有效的建设工程施 工合同（示范文本）或以示范文本格式为基础的能包含全部工作内 容、责任和义务的承揽合同，对于建设单位要求的特殊格式，应经过 审核确认符合相应示范文本主要内容后才可以使用。合同条款必须做 到：符合国家、省、市法律法规规定；文字含义明确防止产生歧义误 解；书面文字清楚（首选微机打印）准确、严谨规范；条款具备准确 性、合法性、完备性、合理性。1. 1.4施工合同的内容施工合同的主要内容包括：发包人承包人全称、工程概况、工程 承包范围、合同工期、质量标准、合同价款、组成合同的文件及其说 明、合同生效的条件、双方一般权利和义务、施工组织设计和工期、 质量与检验、安全

8、施工、合同价款与支付、材料设备供应、工程变更、 竣工验收与结算、质量保修范围和质量保证期、违约、索赔和争议、 其他。施工合同所签定的内容要满足相关法律法规、安全技术规范标准 及技术文件的规定。1. 1.5合同的签订及生效双方对合同条款达成一致意见后，应约定合同正本份数和副本份 数，由双方被授权人（委托代理人）、法定代表人在所有合同文本上 签字或盖章，并加盖合同专用章或单位公章。如果合同需要鉴证（公证）或约定到有关机关备案，应及时办理。 履行完上述手续后，合同生效。1. 2合同的履行1合同交底：合同签订后施工开始前，由经营科向项目经理进行合同交底，交 底内容包括：合同条款、签订的历史背景、虽未形

9、成文字但甲乙双方 共同认可的事项及其它应注意和应知道的事项等。1.2. 2各部门和项目部应对合同内容深刻理解并承担各自的责任，履 行相应的义务，认真执行合同中约定的各项条款。在合同履行过程中, 发生重大变更或发生索赔时，项目部应及时通知经营科签订补充（变 更）合同。一般的常规变更应及时以洽商、变更签证的形式经双方签 字认可，由项目部保存，并编制结算。1. 2. 3因建设单位的原因而发生合同终止,给我方造成损失的,要通过 协商或法律程序及时提出工程索赔。1.3 工程竣工后合同的管理. 1在规定期间内对顾客进行回访、回修。1. 3. 2由项目部协助财务部门按期收回工程质量保证金、履约保函。1.4.

10、 同的保管和传递1合同的保管1.5. 1.1经营科应建立合同台帐，实行专人管理，将生产经营过程中 签订的施工合同及时登记、保管，防止合同丢失、被盗而出现违约或 被骗事件，年终时将本年度合同装订成册送交档案室。合同借阅填写 借用登记台帐。1. 4. 1. 2经营科应建立合同台帐年合同台帐，年分包合同台 帐。对已生效的合同按签订的先后顺序进行编号，妥善保管，编号 规则为：分公司代号+年号+合同顺序号。1. 4.1. 3保存的合同及附件应包括：合同文本（正本）及附件、与产品有关的要求的确定和评审记录、补充 和修订合同、招标文件、投标文件、中标通知书等。1.4. 2分公司签订合同的传递合同由经营科传递

11、到项目部及相关部门；1.5. 2. 1传递对象合同应分发的部门或单位：合同正本发财务科、副本或复印件发项目 部、工程技术科、物资科。合同应传阅的部门：质检、安保、法律等 主责部门。1. 4. 2. 2补充或修订的合同的传递范围和方法同原合同。1.4 . 2. 3经营科建立合同发放传阅登记台帐经营科定期对合同的执行、履行情况进行检查和监控。2、资源管理要点2.1项目资源管理应在满足工程总承包项目的质量、安全、费用、进 度以及其它目标的基础上，实现项目资源的优化配置和动态平衡。2. 2项目资源管理的全过程应包括项目资源的计划、配置、优化、控 制和调整。2. 3项目部应充分协调和发挥所有项目干系人的

12、作用，通过组织规划、 人员招募、团队开发，建立高效率的项目团队，以达到项目预定的质 量、进度、费用、安全等目标。2. 4项目部应根据项目特点和项目实施计划的要求，编制人力资源需 求和使用计划，经公司批准后合理配置项目相关人力资源。项目部应 根据市场经济和价值规律，以及企业的人力资源成本评价机制，对项 目人力资源进行人力动态平衡与成本管理，实现项目人力资源的精干 高效。2. 5项目部应设置设备材料管理人员，对设备材料进行管理和控制。2. 6项目的设备材料，一般采取项目部自行采购和分包商采购两种方 式。对于项目部自行采购的设备材料应遵守“采购实施要点”的要求。 项目部应加强对分包商供应的设备材料的

13、控制。2. 7项目部对拟进场的工程设备材料进行检验，进场的设备材料必须 做到质量合格，资料齐全、准确。2. 8项目部应编制设备材料控制计划，建立一套项目设备材料控制程 序和现场管理制度，确保供应及时、领发有序、责任到位，满足项目 实施的需要。2. 9项目实施过程中所需各种机具可以采取公司调配、租赁、购买、 分包商自带等多种方式。项目部在企业授权范围内，应尽可能的利用 当地社会资源，提高机具管理的经济性。2. 10项目部应编制项目机具需求和使用计划报公司审批，对于进入施 工现场的机具应进行安装验收，保持性能、状态完好并做到资料齐全 准确。2. 11项目部应做好进入现场机具的使用与统一管理工作，切

14、实履行工 程机具报验程序。进入现场的机具应由专门的操作人员持证上岗，实 行岗位责任制，严格按照操作规范作业，并在使用中做好维护和保养， 保持机具处于良好状态。2. 12项目部应执行公司相关技术管理制度，对项目的技术资源与技术 活动进行计划、组织、控制、协调等综合管理，充分发挥技术资源在 项目中的使用价值。项目部应对项目涉及的工艺技术、工程设计技术、项目管理技术进行 全面管理，对项目设计、采购、施工、试运行等过程中涉及的技术资 源与技术活动进行全过程、全方位的管理，并最终实现合同规定的各 项技术目标。2. 13项目部应充分运用公司的各种知识产权，同时遵照企业有关规定, 完善项目所涉及知识产权的保

15、护和管理。2. 14公司鼓励项目采用新技术，发挥技术价值。2. 15项目部应对项目实施过程中的资金流进行管理，制定资金管理目 标和资金管理计划，制定保证收入、控制支出、降低成本、防范资金 风险等措施。2. 16项目部应建立各种资金管理规章制度，上报公司财务部门审批后 实施，并接受财务部门的监督、检查和控制。2. 17项目部应严格对项目资金计划的管理。项目财务管理人员应根据 项目进度计划、费用计划、合同价款及支付条件，编制项目资金流动 计划和项目财务用款计划，按规定程序审批后实施，对项目资金的运 作实行严格的监控。2. 18项目部应根据合同的约定向业主方申报各类各期的工程款结算 材料和财务报告，

16、及时收取工程价款。2. 19项目部应重视资金风险的防范，坚持做好项目的资金收入和支出 分析，进行计划收支与实际收支对比，找出差异，分析原因，提高资 金预测水平、提高资金使用价值，降低资金使用成本和资金风险防范 水平。2. 20项目部应根据公司财务制度，定期（一般为每月）将各项财务收 支的实际数额与计划数额进行比较，对未完成收入计划和超出计划的 开支进行分析，查明原因，提出改进措施，向公司财务部门提出项目 财务收支报告。3. 21项目竣工后，项目部应对项目进行经济效益和成本分析，上报公 司主管部门。3、质量控制要点3.1项目质量控制应贯穿项目管理的全部过程，坚持“计划、执行、 检查、处理” （P

17、DCA）循环工作方法，不断改进过程的质量控制。3. 2项目部应设立质量控制人员，在项目经理领导下，负责项目的质 量控制工作。3. 3项目质量控制应遵循下列程序：a）明确项目质量目标。b）编制项目质量计划。c）实施项目质量计划。d）监督检查项目质量计划的实施情况。e）收集、分析、反馈质量信息并制定预防和改进措施。3. 4项目部应编制质量计划，作为对外质量保证和对内质量控制的依 据。3. 5项目质量计划应体现从资源投入到完成工程质量最终检验和试验 的全过程质量管理与控制要求。3. 6项目质量计划由质量控制人员在项目策划过程负责编制，经项目 经理批准发布。3. 7项目的质量控制应对项目所有输入的信息

18、、要求和资源的有效性 进行控制，确保项目质量输入正确和有效。3. 8在设计与采购的接口关系中，应对下列接口的质量实施重点控制：a）请购文件的质量。b）报价技术评审的结论。c）供货厂商图纸的审查、确认。3. 9在设计与施工的接口关系中，应对下列接口的质量实施重点控制：a）施工向设计提出要求与可施工性分析的协调一致性。b）设计交底或图纸会审的组织与成效。c）设计变更对施工质量的影响。3. 10在设计与试运行的接口关系中，应对下列接口的质量实施重点控制：a）设计应满足试运行的要求。b）试运行操作指导手册及试运行方案的质量。c）设计对试运行的指导与服务的质量。3. 11在采购与施工的接口关系中，应对下

19、列接口的质量实施重点控制: a）所有设备材料运抵现场的进度与状况对施工质量的影响。b）现场开箱检验的组织与成效。c）与设备材料质量有关问题的处理对施工质量的影响。3. 12在采购与试运行的接口关系中，应对下列接口的质量实施重点控 制：a）试运行所需要材料及备件的确认。b）试运行过程中出现的与设备材料质量有关问题的处理对试运 行结果的影响。3. 13在施工与试运行的接口关系中，应对下列接口的质量实施重点控 制：a）施工计划与试运行计划的协调一致性。b）机械设备的试运转及缺陷修复的质量。c）试运行过程中出现的施工问题的处理对试运行结果的影响。3. 14项目质量控制人员（质量工程师）负责检查、监督、考核、评价 项目质量计划执行情况，验证实施效果并形成报告。对出现的问题、 缺陷或不合格，应召开质量分析会，并制定整改措施。3. 15项目部应对项目实施过程中形成的质量记录进行标识、收集、保 存、归档。3. 16项目部所有人员均有义务收集、反馈各种质量信息。4. 17项目部应定期召开质量分析会，积极寻找改进机会，对影响工程 质量的潜在原因，采取预防措施，并定期评价其有效性。4、进度控制要点1项目进度控制应对项目总进度和各阶段的进度进行管理，体现设