3 会议室使用管理办法.docx

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1、1目的为提高会议室使用效率，加强对会议室设施、设备的维护管理，确保公司各类会 议的顺利进行，特制定本办法。2适用范围适用于公司及下属各分/子公司、基地。3职责公司行政部及下属各分/子公司、基地行政部门：负责会议室日常统一管理（包 括室内卫生清洁、绿植更换、钥匙保管、固定资产及设备设施维护保养等）；负责会 议室使用接收、审核及相关协调工作；相关会议物资的准备；及会后会议室清点。3.1 公司各部门：遵循本规定规范使用会议室，会议期间对所有器材设备、固定资产 予以妥善保管与维护，确保会场纪律和安全。3.2 财务中心信息部：功放、音响、话筒、投影等器材的会前调试、会中故障排除及 日常维护和保养。4执行

2、说明4.1会议室使用原则：先申请后使用0A申请完成后，由使用部门到行政部门领取会 议室钥匙，填写会议室预约使用登记表（附件1）。4. 2没有经过0A预约而使用会议室的部门或个人，在没有冲突的情况下可以使用， 但如有冲突，必须礼让已申请的部门或个人。4. 3特殊情况，如遇会议室占用，按“先全局后部门、先紧急后一般”的原则，由使 用部门之间协商解决。4. 4各使用会议室的部门，必须爱护会议室的设备设施，人为损坏按价赔偿。4. 5使用部门应保持会议室清洁，严禁吸烟、乱扔垃圾及杂物。4. 6音响、功放、话筒、投影仪等设备由专人调试，未经允许，不得随意变动。如出 现故障，影响会议进行，及时通知信息部。4

3、. 7会议期间，与会人员禁止拨打或接听电话，必须将手机调为静音或震动状态。4. 8会议结束，与会人员将椅子归位，个人杂物带走；使用部门应及时检查安全，确 保关闭照明、空调、音响等设备电源，并关好门窗，务必将所有移动过的桌椅、设施 设备等还原。未尽上述事宜，如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相 应赔偿责任。并将会议室钥匙归还行政部门。4. 9会议如需使用电脑，请各部门尽可能自行准备，也可申请会议专用电脑。4. 10会议期间，各使用部门应认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密。5附则本办法自下发之日起执行，解释权归入资行政中心行政部。6附件序号附件编号附件名称保存部门1001会议室预约使用登记表人资行政中心会议室预约使用登记表日使用申请用途会议会议室预约使钥匙领用钥匙归还