02文件控制程序.docx

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1、文件控制程序1目的确保文件的编制、更改得到审批和使用有效文件。2合用范围合用于土方机械分公司管理文件、技术文件和外来文件的控制。3职责3.1 质量管理部门负责质量手册的控制。3.2 公司主管领导负责审批相关管理制度。3.3 制度归口管理部门负责管理文件（工作标准除外）的控制。3.4 人力资源管理部门负责工作标准文件的控制。3.5 技术管理部门负责技术标准的控制：3.6 技术部门归口技术文件（技术标准除外）的控制。3.7 计量管理部门归口测量管理体系文件的控制。3.8 公司各部门根据各自的职责负责相关外来文件的控制。4内容与要求4.1列入控制的公司文件分管理文件、技术文件和外来文件。a）管理文件

2、：指公司方针、目标、管理手册、管理标准和工作标准等与管理事项相关的文件。b）技术文件：指公司技术标准、产品图纸、校准规范等与产品相关的文件。c）外来文件：指公司采用的与产品相关的技术资料、标准、质量环境职业健康安全法律法规、计量法律法规、计量行业标准等公司外部文件。4.2管理文件的控制流程说明责任人或者部文件编制I1 .文件表达清晰、用词准确、言简意赅，按公司统一的格 式编制文件，文件格式见文件格式规定。2 .各部门按职责范围编写文件。3 .文件报审前应编制文件编制/更改审批单。I J文件编写人部门负责人2022-06-30 发布 2022-03-10 修订发2022-03T0实施1 .为保证

3、文件的系统性，所有文件都应经过制度归口管理部门负责人部门审查。2 .多部门的文件应联合会签，重要的管理文件发布前须经风险管理部门审查，以确保文件的合法性、合规性。文件编写人3 .文件发布实施前，应确认其适应性并经授权人审批。1 .文件原件和电子版都应交制度归口管理部门备案。制度归口管理2 .所有文件都要编号。由制度归口管理部门在文件审查时部门按管理制度编号方法统一编号。3 .纸质文件分“受控”和“非受控”两种状态，文件发放 前制度归口管理部门应标识文件的分发号。非受控文件要 盖红色“非受控”章（见附件），除补发、增发需重新给 定分发号外，其它情况（如换版、以旧换新）分发号不变。1 .经审批实施

4、的管理文件在内部网上发布，各使用部门可 在网上查阅。2 .使用文件现场无法上网时，可向制度归口管理部门提出申请，经主管领导审批后，发放纸质文件或者加密的电子版 各部门资料员 本，并留下发放记录，原则上不发放可修改的电子版本。制度归口管理部门和纸质文件使用部门应将文件（包括内、外部文件）进行编目，建立和更新内部/外部文件 清单，并分类存放，确保使用有效版本文件。1 .保管文件应有适宜的环境，防止文件损坏。2 .按照公司保密制度管理文件和建立文件借阅手续。3 .任何文件不许丢失。如文件丢失，应提前申请，经原文 件发放部门批准后补发，并在发放登记表备注栏上注明。 丢失的文件一旦找回，应即将上交并销毁

5、。4文件破损，影响使用时，可向原文件发放部门申请置换， 补发完好的有效文件，但必须以旧换新。1 .制度归口管理部门在下列情况时应组织原编制部门定 期评审和动态评审文件，以确保文件的持续适宜性：a）每年体系外审后。b）公司组织机构或者过程变动时。C）标准和法律法规变更时。d）过程改善时。文件使用人制度归口管理部门2 .评审时需更改或者作废的文件按相应条款进行。1f1 .应根据文件发放清单的发放范围及时收回作废文件并记录。2 .标示：需要销毁的文件盖“作废”章，为法律或者积累 知识而保留的过时文件和资料及需要留存的作废文件盖“作废参考”章。3 .制度归口管理部门应存一份作为参考，并盖“作废参考”

6、章。4 .对作废文件和资料，应填写文件箱毁申请单，报制制度归口管理 部门作废文件 的处理,4. 3管理文件的更改4. 3.1文件更改方式普通有替换页、补充页、换版和划改。4. 3. 2各部门负责人负责采集文件修改的建议，并应根据文件的适宜性和有效性提出文件更改申请并 填写文件编制/更改审批单，经审批后交制度归口管理部门核查，允许后将原文件电子文本发给修 改部门，修改人员根据修改单修改文件并将变更处用不同颜色的字体区分，再将修改后的文件发送制 度归口管理部门，制度归口管理部门复核后办理网站信息发布有关手续。4. 3.3必要时，文件更改应征得原编制人会签，审核和批准的权限与文件编写相同。受控的纸质

7、文件更改由制度归口管理部门负责实施，并履行签字手续；文件的非受控版本不跟 踪修改和换版。a）换页和换版的收回旧件，发放新件，并在文件更改实施记录表中注明，须作资料保留的 加盖“作废参考”章。b）划改应按照更改单的要求实施更改，并填写文件更改实施记录表。c）换版文件应将文件编号更改。d）应保证原发放范围的文件都得到更改。e）公司制定技术文件管理规定，明确图样和技术文件的审签（核对、审核、批准）、工艺和质量会签、标准化检查的控制要求，并严格按技术文件管理规定规定的要求执行；f）技术管理部门必须确保图样和技术文件协调一致，并且现行有效。4. 3. 5技术文件归档管理a）技术管理部门应制定技术类文件归

8、档管理的相关规定，产品策划的实施部门应在产品质量计 划或者新产品的设计开辟计划中，对产品实现过程中各阶段需要形成和保存哪些文件和记录做出明确规定，各责任单位按规定对相关文件和记录及时归档。b）技术文件归档时，接收人应对图样和文件进行如下确认：1）技术文件是否审批，图样是否经过工艺和质量会签、标准化检查；2）图样的齐套性、完整性、正确性、清晰性是否符合要求。4.4管理文件名称规范4. 4.1术语的界定a）程序：为公司一级文件，可向下延伸出“规定、办法”等支持性文件；b）制度：为公司二级文件，是公司长期性的、基木的管理文件；c）规定、办法：为公司二级文件，是公司阶段性的或者暂时性的管理文件，或者是

9、程叙文件派 生的支持性文件：d）细则：为公司三级文件，是“规定”、“办法”等支持性文件派生的作业指导书。4. 5外来文件的控制4. 5.1各部门根据职能建立外来文件的采集渠道。技术管理部门负责产品标准和相关法律法规的收 集，质量、环境、职业健康管理部门负责相关标准和法律法规的采集， 技术部门负责用于产品设计 的技术资料（如样本）的采集，计量管理部门负责相关标准和计量法律法规的采集，其他部门负责与 本部门有关的外来文件的采集.各部门要识别外来文件与公司各项业务活动的相关性并跟踪其变化，合用的条款用颜色标识， 并登记在外来文件清单中。4. 5.3需购买的外来文件由各部门提出申请，经分管领导批准后，

10、自行采购。4. 5.4合用的条款或者其更改经验证/确认后即可.采用。外来文件由各相关部门负货人负责验证/确认。 验证意见应填写外来文件清单中。产品标准、法律法规等外来文件应将原件交技术管理部门备案，由技术管理部门分类编号，用 于设计的技术资料（如样本）由技术部门分类编号和保管。4. 5.6文件采集人编制文件发放清单，发放范围经部门负责人批准，由采集部门负责发放。外来 文件的发放范围应确保所有合用现场都能得到相应文件。外来文件的标识、发放控制、编目、分发号、 保管和作废处理的要求与内部文件相同。4. 5.7文件采集部门应建立和更新外来文件清单，技术管理部门汇总形成公司外来文件清单。4. 5. 8

11、经验证/确认合用的文件或者条款各责任部门应组织宣传和执行。4.6技术文件的控制见技术文件管理规定5相关文件5.1公文管理制度Q/ZLTF207013-20225. 2公司制度制修订管理方法Q/ZLTF202206-20225.3 保密制度Q/ZLZK205007-2022A5.4 技术文件管理规定Q/ZLZK209005-2022A6相关记录6.1 文件编制/更改审批单6.2 文件发放清单6.3 文件销毁清单6.4 文件更改实施记录表6.5 内部/外来文件清单7附件：文件控制印章样式附加说明：本制度由制度归口管理部门提出修订并解释;本制度主要起草人：赵芳本制度主要修订人：赵进仓本制度审核人：王汉阳本制度批准人：郭学红附件文件控制印章样式受控文件章分发号非受控文件章非受控作废标章作废参考附表1：文件编制/更改审批单部门：口编制口更改编号:文件名称申请人文件编号日期背景说明：内容：拟发放范围：口同原文件发放范围审核意见：审核：日期：批准意见批准：日期:保存期限：3年保存部门：制度归口管理部门说明：“文件编号”由制度归口管理部门统一进行编号。