2023年-初当会计凭证账簿知识导航.docx

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1、初当会计一一凭证账簿一一什么是凭证、账簿账簿的种类包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。总账、日记账必须采用订本 式。凭证的种类按取得来源不同可以分为外来凭证和自制凭证。对从事生产、经营的各类纳税人，都要按规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进 行核算。对个体工商户因生产经营规模小又无建账相关能力确实不能设置账簿的，经税务机关核 准，可以不设置账簿，或可以聘请注册会计师或者经税务机关认可的财会人员代为建账或办 理账务。初当会计凭证账簿一一收受支票的检查重点收受支票的检查重点是：（1）支票是否是金融机构所规定的统一格式的支票。自行印制公司名称的支票，需经 银行核准，否则即使在法定上虽然有效

2、，但金融机构仍可能不承认。（2）大写金额栏是否以通用楷书大写，或以支票机打印。用手写的数字有被更改的危 险。（3）大写金额与小写金额数字是否一致。如果不一致，则以大写金额栏的金额为准。（4）金额是否有更改。大写金额绝不可更改，小写金额有更改时，一定要盖修正章（印 鉴），最好不要更改数字。（5）发票人的签名、盖章是否正确。（6）发票日是否正确记载。支票提示期限是发票日后10日内，在提示期限内不提示付 款，对该票据权利的行使会有极不利的影响。（7）是否有指定受票人。如有一受票人，要将支票转让时，必须先经过该受票人背书， 否则无法兑现。（8）是否是划线支票。如果不是的话，为预防遗失或失窃，可亲自划上

3、两条平行线。（9）收到远期票据时可先保留，然后记录于应收票据日记账。收到远期票据时，可待 记录于支票日记账上后，再经由银行的代收票据代收，等兑现日到期之后，再转入账户内。初当会计一一凭证账簿一一登记账簿有哪些基本要求？（1）合适的内容准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务合适的内容摘要、金额和其他有关 资料逐项计入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。对于每一项会计事项，增加减少增加减少增力口减少增加减少(3) “固定资产备查登记簿”“固定资产备查登记簿”属于辅助账簿，用于经营租入固定资产的备查登记。经营租入固定资产备查登记簿年度编号：租入日期租赁合同编号固定资

4、使用部管理部租赁终止日产名称 门 门期备注初当会计一一凭证账簿一一怎样保管会计凭证保证会计凭证的安全与完整是全体财会人员的共同职责，在立卷存档之前，会计凭证的 保管由财会部门负责。保管过程中应注意以下相关问题：(1)会计凭证应及时传递，不得积压。记账凭证在装订成册之前，原始凭证一般是用 回形针或大头针固定在记账凭证后面，在这段时间内，凡使用记账凭证的财会人员都有责任 保管好原始凭证和记账凭证。使用完后要及时传递，并且要严防在传递过程中散失。(2)凭证在装订以后存档以前，要妥善保管，防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。(3)对于性质相同，数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，如收、发料单，工资

5、卡等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证种类、日期、编号，同时在记账凭证上注 明“附件另订”和原始凭证的名称及编号。(4)各种经济合同和涉外文件等凭证，应另编目录，单独装订保存，同时在记账凭证 上注明“附件另订”。(5)原始凭证不得外借，其他单位和个人经本单位领导批准调阅会计凭证，要填写“会 计档案调阅表”，详细填写借阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅 理由、归还日期、调阅批准人等。调阅人员一般不准将会计凭证携带外出。需复制的，要说 明所复制的会计凭证名称、张数，经本单位领导同意后在本单位财会人员监督下进行，并应 登记与签字。（6）会计凭证装订成册后，应由专人负责分类保

6、管，年终应登记归档。初当会计一一凭证账簿一一需要结出本月合计或本年合计的账户有哪些问：手工作账时，哪些账户要结出本月合计？哪些账户要结出本年合计？月末及年终结账时 的规范操作是怎样的？答：（1）现金、银行存款日记账平时只需结计本月发生额合计数，12月末既需结计 本月发生额合计数也要结计本年发生额合计数。结账时在最后一笔经济业务记录下面划一条 单红线，结出本月发生额合计数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再画一条通栏 红线。（2）收入、支出、费用类等明细账户既要结计本月发生额合计数，又要结计本年累 计发生额合计数（每年的第一个月末，不需结计本年累计发生额合计数，第一个月只有一笔 业务的既不

7、需结计本月合计数，也不需结计本年合计数）。结账时，先在本月最后一笔经济 业务记录下面划一条通栏红线，结出本月发生额合计数，在摘要栏注明“本月合计”字样, 再在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额合计数，登记在“本月合计” 行下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样。再在下面划一条通栏红线。（3）总账账户和其余的明细账户，平时只需结出月末余额，月末结账时，在本月最 后一笔经济业务记录之下划一条红色单线，不需结计本月发生额和本年累计发生额合计数。初当会计一一凭证账簿一一年末如何结转有余额的账户年度终了结账时，有余额的账户的余额，直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记账 凭证，也不必将余额

8、再记入本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额的账户的 余额变为零。因为，既然年末是有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样 更显得清晰、明了；否则，就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。对于新的会计年度建账相关问题，一般说来，总账、日记账和多数明细账应每年更换一 次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换 新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可 以连续使用。初当会计一一凭证账簿一一怎样填制记账凭证会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和合适的内容进行，除必须做到记录真实、 合适的内容完整

9、、填制及时、书写清楚之外，还必须符合下列要求：(1) “摘要”栏是对经济业务合适的内容的简要说明，要求文字说明要简炼、概括，以满足登记账簿的要求。(2)应当根据经济业务的合适的内容，按照会计制度的规定，确定应借应贷的科目。科目使用必须正确，不得任意改变、简化会计科目的名称，有关的二级或明细科目要填写齐全。(3)记账凭证中，应借、应贷的账户必须保持清晰的对应关系。(4) 一张记账凭证填制完毕，应按所使用的记账方式方法，加计合计数，以检查对应 账户的平衡关系。(5)记账凭证必须连续编号，以便考查且避免凭证散失。(6)每张记账凭证都要注明附件张数，以便于日后查对。初当会计一一凭证账簿一一怎样审核记账

10、凭证所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员认真的审核。在审核记账凭证的过程 中，如发现记账凭证填制有误，应当按照规定的方式方法及时加以更正。只有经过审核无误 后记账凭证，才能作为登记账簿的依据。记账凭证的审核主要包括以下合适的内容：(1)记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的经济合适的内容是否与所附原始凭证的 合适的内容相同。(2)应借应贷的会计科目(包括二级或明细科目)对应关系是否清晰、金额是否正确。(3)记账凭证中的本次项目是否填制完整，摘要是否清楚，有关人员的签章是否齐全。初当会计一一凭证账簿一一怎样填写记账凭证的编号给记账凭证编号，是为了分清记账凭证处理的先后顺序，便于登记账簿和进

11、行记账凭证 与账簿记录的核对，防止会计凭证的丢失，并且方便日后查找。记账凭证编号的方式方法有 多种，一种是将财会部门内的全部记账凭证作为一类统一编号，编为记字第XX号；一种是 分别按现金和银行存款收入、现金和银行存款付出以及转账业务三类进行编号，分别编为收 字第XX号、付字第XX号、转字第XX号；还有一种是按现金收入、现金付出、银行存款 收入、银行存款讨出和转账五类进行编号，分别编为现收字第XX号、现付字第XX号、银 收字第XX号、银付字第XX号、转字第XX号。当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭 证的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写。记账凭证无论是统一编号还是分类编号, 均应分月份按自

12、然数字顺序连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。业务量大的单位，可使用“记账凭证编号单”、按照本单位记账凭证编号的方式方法， 事先在编号单上印满顺序号、编号时用一个销一个，由制证人注销，在装订凭证时将编号单 附上，使记账凭证的编号和张数一目了然，方便查考。复杂的会计事项，需要填制二张或二张以上的记账凭证时，应编写分号，即在原编记账 凭证号码后面用分数的形式表示，如第8号记账凭证需要填制二张记账凭证，则第一张编号 为8 (1/2),第二张编号为8 (2/2) o初当会计一一凭证账簿一一会计记账凭证摘要如何编写一、日常收支业务摘要的编写要规范统一各高校根据业务量的大小，分别设置3人

13、一5人以上编制记账凭证，所有人员力求使用 统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥 计算机查询相关系统中“模糊查询”板块的功能。所以，对日常收支业务采用“主语+谓语 +宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和合适的内容三个最基本的要素。统一措辞 虽然在执行初期比较困难，只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，相信很快就 能做到统一协调。例如：张平用现金购买办公用笔150元。摘要为：张平报办公笔。采用这种句式，在账务“模糊”查询时，只要输入“张平”，当年及往年所有张平经手 的业务，所需数据一目了然。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。二、摘

14、要的编写要“简”而“明”所谓简明，即简单明了。太过于简的摘要，不能把经济合适的内容表达清楚。因此要在 计算机设定的摘要字数内，抓住重点，将经济合适的内容尽可能全面地表述出来。例如：中文系赵永发借去北京购资料款5000元。摘要为赵永发借购资料款，而不能为 赵永华借款，更不能为借款。三、摘要的编写要准确对反映不同经济合适的内容的同一张记账凭证，每项经济合适的内容准确对应一个摘要,不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件，一般都具有“修改摘要”的功能，为准确编写记账凭证摘要提供了条件。例如：

15、物理系周斌借4000元去石家庄开会，回来报账时，差旅费开支1500元；会务费 开支500元；为系里资料室购图书用去1500元；退回余款500元。其摘要应按每项经济业 务对应的会计分录分别编写为：周斌报石开会旅费；周斌报会务费；周斌报资料费；周斌还 借差旅款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要，反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料 费”、应收及暂付中“教工借款”科目都对应着差旅费的摘要，用起账来令人匪夷所思。对 此工作细节，有些会计人员往往容易忽视，给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。特别强调的是，用银行存款开支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映 收款单位名称，便于银行存款

16、账同银行对账单的核对。四、更正错账摘要规范根据河北省行政事业单位会计基础工作规范的要求，对记账后的记账凭证，发现错 误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确 的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整 数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证,那么， 在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被 修改完毕。五、摘要中需要反映必要的数字1 .需要注

17、明时间的摘要。收到上级部门拨入某月经费；交纳某月水费、电费、电话费、 各项保险金、个人所得税等；提取某季度学生活动费、困难补助、奖学金等；提取职工福利 费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生 漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。例如：某高校收到河北省教育厅拨入2003年4月份经费2000000元。摘要为收省教育 厅拨4月份经费。2 .需要注明人数的摘要。对发放学生生活补贴、学生困难补助、勤工助学金、奖学金； 发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为学生管理部门、人事部门统计相关数据， 编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时

18、费力，只要使用查询相关系统“科目查询”板块，所需数据跃然屏幕，起到事半功倍的效果。例如：发物理系学生12人共计1500元的困难补助。摘要为发物理系学生12人困补。3 .需耍注明数量的摘要。随着各高校招生规模的迅速扩大，现有的办学设备远远不能满 足目前教学规模。需要购置的办公设备、教学实验设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产 也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态” 对账，在摘要中要注明资产的数量。例如：国有资产处李华从山东星航仪器设备公司，给生物系购买显微镜两台，通过银行 汇款9800元。摘要为李华报显微镜，山东星航仪器设备公司同时入固定资产，摘要为生

19、物系购显微镜两台总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微观管理，会计摘要的编写虽然只是 整个会计工作中的一个小小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程中发挥着极其重要的作用。初当会计一一凭证账簿一一账簿有哪几类序时账簿。在实际工作中，序时账簿是按照会计部门收到凭证的先后顺序也就是按照 记账凭证编号的先后顺序逐日进行登记的，所以序时账簿亦称日记账。序时账簿有两种：一种是用来登记全部经济业务的，乂叫普通日记账；另一种是用来登 记某一类经济业务的，又叫特种日记账。在会计核算发展的早期，最常用的是前一种。分类账簿。分类账簿又称分类账，是对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其

20、 反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账是根据一级会计 科目设置的，总括反映全部经济业务和资金状况的账簿，简称总账；明细分类账，是根据二 级或明细科目设置的，详细记录某一类中某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分 类账（简称明细账）是对总账的补充和具体化，并受总账的控制和统驭。备查账簿。这种账簿是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的 经济业务进行补充登记的账簿，因此也叫辅助账簿，例如“应收、应付票据备查簿”、“租 入固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”等。初当会计一一凭证账簿一一如何保管账簿各种账簿是重要的经济档案，必须按规定妥善保管，不得丢

21、失和任意销毁。否则，原有 债权、债务无法理清，重要的经济资料和经济信息将丧失，经济责任将无法明确，故妥善保 管账簿意义重大。账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到。 年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防: 防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由, 经会计主管人员批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。账簿的保管期限如下：（1）现金和银行存款日记账保管25年。（2）总账和明细分类账保管15年。（3）涉外账簿应长期保存。账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共

22、同鉴定, 编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门 和有关部门共同监销。初当会计一一凭证账簿一一发票丢失了怎么办相关问题：发票丢失了怎么办？原来是到地税开的，能不能到地税复印存根后出证明“与原件无误”字样做入账依据？解答：发票不能补办，对于一些业户遗失发票报账（记账）联，付款方遗失手写填开式发票报账联时，可由开票方提供存根联复印件，并注明“此件由我单位提供，与原件相符”等类似字样，加盖公章后就可作为原始凭证。地税开的话也可以到地税复印存根后出证明“与原件无误”的字样后做为入账依据， 但税务局是不是认可还得向当地税务局咨询。初当会计一一凭证账簿一一如何处理

23、账实不符？(1)现金日记账账面余额与库存现金数额不相符采用实地盘点的方式方法来确定库存 现金的实存数，然后再与现金日记账的账面余额核对，以查明账实是否相符及盈亏情况。现金清查后应填写“现金盘点报告表”并据以调整现金日记账的账面记录。(2)银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额不相符通过与开户银行转来的对账 单进行核对，来查明银行存款的实有数额。银行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致 的原因有两个方面：双方或一方记账有错误。存在未达账项。对于未达账项，应通过编制银行存款余额调节表进行调整。(3)各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额不相符、对各项财产物资的盘点 结果，应逐一填制盘存单，

24、并同账面余额记录核对，确定盘盈盘亏数，填制实存账存对比表， 作为调整账面记录的原始凭证。(4)有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录不相符一般采用发函询证的 方式方法进行核对。在保证往来账户记录完整正确的基础上，编制“往来款项对账单”，寄往各有关往来单 位。对方单位核对后退回，盖章表示核对相符；如不相符，对方单位说明情况。据此编制“往 来款项清查表”，注明核对相符与不相符的款项，对不相符的款项按有争议、未达账项、无 法收回等情况归类合并，针对具体情况及时采取措施予以解决。初当会计一一凭证账簿一一企业即将注销是否还应保存原有账簿？【相关问题】根据财务制度和征管法规定，从事生产经营的纳税人

25、，必须按照规定的年限管理账簿, 但是若现在运行的这个企业打算注销，新成立一个企业，请问原企业的账簿还应该继续保存 吗？【解答】这个相关问题涉及到会计档案的保管，旧的企业虽然注销了，但是在新企业中会计档案 还是要按照会计档案管理办法的规定来保管。因为虽然旧的企业注销了，但以后可能会涉及 到追溯调整需要查账的相关问题，所以最好还是保存这些会计档案。初当会计一一凭证账簿一一自制原始凭证应具备哪些合适的内容？会计人员在处理会计业务时，经常要直接填制一些原始凭证。自制原始凭证由于自身的 特点，在合适的内容上与外来原始凭证有一些差别。但作为原始凭证，应具备以下基本合适 的内容：(1)凭证名称。如“工资表”

26、、“入库单”、“领料单”等。(2)经济业务的合适的内容。如“收取款项”、“发放工资”等。(3)经济业务的数量。一是实物量；二是价值量。有些业务需要反映实物量和价值量， 有些业务只需反映价值量。(4)经济业务的当事单位和当事人。如工资表上要注明某科室或某车间的职工工资， 转账凭证所附原始凭证的当事单位就是本单位。(5)责任单位和责任人。每一项经济业务的发生，都有其特定的责任人。如发工资，责任单位就是车间、劳资科和会计部门；责任人是考勤员、工资制表人、领工资人和发工资人。收款收据反映的经济业务的责任人是收款人和付款人。(6)经济业务发生的日期和原始凭证的填制时间。初当会计一凭证账簿一一处理原始凭证

27、的十四个要点原始凭证是经济业务发生所取得或填制的书面证明，是会计核算的重要依据而且具有法 律效力。原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证两种。在处理原始凭证时，需要把握好 以下14个要点：(1)原始凭证必须具备的合适的内容：原始凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证 的单位名称和填制人姓名；经办人员的签名或盖章；接受凭证单位的名称；经济业务的合适 的内容；数量、单价和金额。(2)外来原始凭证(如发票、收据等)，必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用 章，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章以及填制人员的签名或盖章；从个人 取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要

28、的注明身份证号 码。(3)自制原始凭证(如入库单、领料单等)必须有经办单位负责人(或其指定的人员)和经办人签名或者盖章。(4)凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原 始凭证，必须有实物验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。(5) 一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用 双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖 “作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。(6)发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取 得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及

29、当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折 让证明单”，不得以退货发票代替收据。(7)职工因公借款的借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。（8）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准 文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。（9）原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账的原始凭证，应退回 填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章；发现有违反财经纪律和 财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证, 报告领导处理。已经入账的原

30、始凭证，不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。（10）原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导 批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设 的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。（11）外来原始凭证如有遗失，应取得原填制单位盖章证明，并注明原始凭证编号金额 和合适的内容等，经单位领导人批准后，才能作原始凭证。如确实无法取得证明的如火车、 汽车、轮船、飞机票等，由当事人写出详细情况，由单位领导人批准后，代作原始凭证。（12） 一般情况下，记账凭证必须附有原始凭证并注明张数。原始凭证的张数按自然张 数计算（原始凭证

31、汇总表应计算在内，原始凭证粘贴纸不应计算）。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面, 并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对 方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本合适的内容：凭证 名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭 证单位名称、经济业务合适的内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。更正错误或结账、调账的记账凭证，可以不附原始凭证，但应对调整事项说清楚。（13）附在办理收付款项

32、的记账凭证后的原始凭证，在办理完收付款项后，必须加盖“收 讫”、“付讫”戳记。（14）附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证的原始凭证 （如：火车、汽车、飞机、轮船票等），要粘贴在与记账凭证一样大小的原始凭证粘贴单上。对于数量较多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭 证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”字样、原始凭证名称和编号。各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要原始凭证，应另行编制目录，单独登 记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。当然若企业在发生预付大型设备款或在建工程款时，管理方面需要提供预付每户

33、款的金 额，设三级、多级明细或使用财务软件的相关功能满足需要。初当会计一一凭证账簿一一什么是备查账，如何建立？备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登 记的账簿。建立备查账时，一般应该注意以下事项：一方面要计入有关的总账，另一方面要计入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该 填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证(如收料单、领料单等)作为记账依据的，账簿 记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。此外，负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经专门复核人员审查过的记 账凭证再复核一遍，这是岗位责任制和内部牵制制度的要求。如果记账人员对记账凭证中的 某

34、些相关问题弄不明白，可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教；如果认为记账凭证的 处理有错误，可暂停登记，及时向会计主管人员反映，由其作出更改或照登的决定。在任何 情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。(2)登记账簿要及时。登记账簿的间隔时间应该多长，没有统一的规定，这要看本单位所采用的具体会计核算 形式而定。总的来说是越短越好。一般情况下，总账可以三五天登记一次；明细账的登记 时间间隔要短于总账，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。现金、银行存款日 记账，应根据收、付款记账凭证，随时按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。 经管现金和银行存款日记账的专

35、门人员，必须每日掌握银行存款和现金的实有数，谨防开出 空头支票和影响经营活动的正常用款。(3)注明记账符号。登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。 在记账凭证上设有专门的栏目应注明记账的符号，以免发生重记或漏记。(4)书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2.这 样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。同时也方便查账工作。(5)正常记账使用蓝黑墨水。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或 者铅笔书写。在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信

36、息，书写墨水的颜色用错了，其导致 的概念混乱不亚于数字和文字的错误。(6)特殊记账使用红墨水。对在登记账簿中使用红色墨水的相关问题，依据财政部会计基础工作规范的规定，下列 情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等 栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余 额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。(7)顺序连续登记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、 空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。这对避免在账簿

37、登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。(8)结出余额。（1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。并不是每个企业都要 设置备查账簿，而应根据管理的需要来决定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目， 如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。（2）备查账的格式由企业自行确定。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存 在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。（3）备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿。与 明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以 防账页丢失。

38、我们以建立“应收/应付票据备查簿”为例来说明备查账的建账方式方法：企业设置“应收票据备查簿”时，应该逐笔登记每一张应收票据的种类、号数和出票日 期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率、 贴现日期、贴现率和贴现净额，以及收款日期和收回金额等资料，应收票据到期结清票款后， 应在备查簿内逐笔注销。企业设置“应付票据备查簿”时，应该详细登记每一张应付票据的种类、号数、签发日 期、到期日、票面金额、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等详细 资料。应付票据到期付清时，应在备查簿内逐笔注销。初当会计一一凭证账簿一一什么是合法有效凭证？一、“合法、有

39、效凭证”涉及的相关法规1 .中华人民共和国税收征收管理法第十九条规定：“纳税人、扣缴义务人按照有关 法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账, 进行核算。2 .中华人民共和国会计法第十四条规定：”会计机构、会计人员必须按照国家统一 的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向 单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计 制度的规定更正、补充。”3 .中华人民共和国发票管理办法第二十一条规定：“所有单位和从事生产、经营活 动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,应当向

40、收款方取得发票。”第二十二条规定：不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权 拒收。”二、“合法、有效凭证”的释义所谓“合法、有效凭证”，是指填制合适的内容、方式符合有关税收法规、财务会计制 度规定的会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）。其中，合法的原始凭证包括套印税务机关发 票监制章的发票以及经省级税务机关批准不套印发票监制章的专业发票和财政部门管理的 行政性收费收据以及经财政部门、税务部门认可的其他凭证。只有完全具备以下“三性”的发票才是合法有效的发票。L合法、有效的发票是指：（1）合法性。发票的确立是由法律行政法规作出规定，它是由法定的管理机关一一税务机关统一监制,依法印制

41、、使用的发票是财务收支的合法凭证，任何人不得无故拒绝接受，它的流通、传递受法律保护。私E、私购、盗窃、抢夺、代开、借用的发票是发票的来源非法；弄虚作假开具发票， 是开具发票非法；用其他票据代替发票、擅自扩大专业发票使用范围，是发票载体非法；取 得“白头单”（也称白条）等非法凭证付款入账，是受理非法凭证。这些都是违反发票管理法 规的行为。只有依法印制、依法领购、依法开具、依法取得的发票，才具备发票的合法性。（2）真实性。指用票单位和个人必须按照法律、行政法规的规定，从客观事实出发，对经济业务进行 如实、客观地记录；对接受的发票进行严格的审核把关，去伪存真，以保证原始凭证的真实 性。变造、虚开的发

42、票是违反真实性的这一特性，是不能反映经济业务活动原貌的。（3）时效性。开具发票必须按照税务机关规定的时限进行，不得擅自提前、滞后开具发票，人为调节 纳税义务发生时间。2 .原始凭证应具备的基本合适的内容包括：原始凭证的名称、填制日期、编号、填制和 接受凭证的单位的名称、经济业务的基本合适的内容、有关人员的签章等。原始凭证所填制 的合适的内容和数字必须真实可靠，各项合适的内容填写正确齐全、文字简要、字迹清楚、 大小写金额符合规格，并有经办业务的有关部门和人员的签名盖章，所记录的经济业务符合 国家的政策、法令、制度和核准的预算，必须同时具备上述条件的原始凭证方为合法、有效 的凭证。原始凭证按照来源

43、可分为外来原始凭证（如购买货物时从销售方取得的发票）和自制原始凭证（如工资单、领料单等）。3 .记账凭证则是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的合 适的内容加以归类整理，并据以确定会计分录和登记账簿的凭证。记账凭证应具备的基本合 适的内容有:填制单位的名称，凭证名称、编号、填制日期，经济业务合适的内容摘要，会 计科目，所附原始凭证的张数，制证、审核、记账等有关人员的签名或盖章。记账凭证的填 制要求与原始凭证基本一致。无论是何种凭证，都要连续编号，以备查考。三、“合法、有效凭证”具体形式1 .支付给我国境内的单位或个人，且上述单位或个人生产销售的产品或提供的劳务发生 在一

44、般生产经营领域中属于营业税或增值税等税收征税范围的，开具的发票为唯一合法有效 凭证。如，对于经过法院拍卖而取得的房产，也应该由出卖人依法开具发票作为税收的合法 凭证。2 .对不属于正常生产经营领域而支付给我国境内的行政事业单位的，且上述单位收取的 属于国家或省级财税部门列入不征税名单的行政事业性收费（基金），以其所开具的财政收据为合法有效凭证。如，路政管理部门收取的养路费开具的行政事业性收据则为合法凭证。3 .对支付给我国境外的单位或个人的购货款，以上述单位或个人的签收单据为合法有效 凭证；对支付给我国境外的单位或个人的非购货款，以纳税人所在地主管税务机关开具的售 付汇凭证为合法有效凭证。单位

45、和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务 机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经 税务机关审核认可后，方可作为合法的记账核算凭证。4 .经国家税务总局或省地方税务局确认的其他合法有效凭证。如，根据企业发生的财产 非常损失或评估损失时，应由相应的税务机关确认后出具的税收证明作为合法有效的凭证。5其他符合相关税收政策的会计凭证。如企业支付给工人发生的支出时，根据工人的工 资发放表（收款人签字确认或银行支付证明）结合劳动合同进行确认。另外，对于实在无法 取得正式发票的客观条件下，结合实际情况，以相关收据、收款证明作为企业入账凭证，如： 支付给个人

46、的青苗补偿费，结合相关证明材料，收款人的收款收据即可确认为合法凭证。四、使用非“合法、有效凭证”法律责任1 .对于非法凭证，不得作为财务报销凭证，也不能在税前扣除。2 .企业如果使用非法凭证，就要补税和加收滞纳金，将会增加企业的负担。企业如果违 反发票管理法规，导致其他单位或者个人未缴、少缴或者骗取税款的，由税务机关没收非法 所得，可以并处未缴、少缴或者骗取的税款一倍以下的罚款。3 .被认定为偷税的，就会被处偷税的百分之五十以上五倍以下的罚款。构成犯罪的，将 依法追究刑事责任。初当会计一一凭证账簿会计账簿按用途怎样分类?账簿按其用途可以分为日记账、分类账和备查簿三种。（1）日记账。日记账也称序

47、时账，是按照经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。日记账有两种形式，一种是把 全部经济业务按照时间顺序记录在账簿中，称为普通日记账。一种是把性质相同的经济业务 分别登记下来，称为特种日记账。例如，为了加强货币资金管理，各单位对现金和银行存款 的收付业务，都必须专门设置现金日记账和银行存款日记账进行登记。现金和银行存款日记 账就是特种日记账。（2）分类账。分类账是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类核算 和登记的账簿，分类账又分为总分类账和明细分类账。总分类账简称总账，是根据一级会计科目开设的账户，用以全面地、连续地记录和反映 全部经济业务的账簿。总分类账可以提供经济活动和财务

48、收支的全面情况，统驭明细分类账, 为编制会计报表提供主要依据，所有单位都必须设置总分类账。明细分类账简称明细账,是根据总分类科目设置,按所属二级科目或明细科目开设账户， 用以分类登记某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的账簿。明细分类账，可以提供经 济活动和财务收支的详细情况，有利于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算，也为编制会计报表提供必要的资料。因此，各单位在设置总分类账的基础上，根据经营管理的实际 需要，按照一级科目设置必要的明细分类账。（3）备查簿。备查簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记录或记载不全的 经济业务进行补充登记的账簿，是一种辅助性的账簿，它可以为经营管理者提供必要的参考 资料。例如，应收票据备查簿、租入固定资产备查簿等。没有固定格式，它与其他账簿之间 不存在依存和勾稽关系。初当会计一一凭证账簿一一会计账薄按其外表形式怎样分类？（1）订本式账簿。订本式账簿简称订本账，订本账