2023年-财务借款及报销规定某某.docx
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1、员工借款及报销规定DHC20090301一、 审批权限2二、 借款2(一) 借款流程2(二) 临时代办借款3(三) 代理借款3三、 报销4(一) 基本流程和要求4(二) 分项费用报销要求61 项目费用62 差旅费73 电话费84 交通费95 培训费96 会议费97 日常行政费用108 自备笔记本电脑公司补贴10(三) 不同岗位序列员工费用报销要求111 销售序列员工112 技术序列员工113 软件序列员工124 其他员工14(四) 外地办事处报销规定14(五) 其他规定15四、 协同办公平台借款和报销操作指南15(一)协同平台地址15(二)借款操作流程:15(三)报销操作流程:17五、 其他1
2、91 问题与反馈192 生效与过渡19六、 附件207日常行政费用行政部购买日常办公用品及缴纳汽车费用等方面的报销,金额在三千元以下者,由 行政部经理签字批准即可报销。符可配备笔记本电脑条件的员工自购笔记本补贴的报销,经主管人员审核,行政人 员审核,由行政部经理签字批准即可报销(具体见下一节)。其他行政费用,报效单据均须经董事长批准。8自备笔记本电脑公司补贴(1)补贴发放的对象:应由公司配备笔记本电脑而个人未领取,使用不低于公司 配备标准的自备笔记本电脑,并经行政部批准的员工。(2)补贴标准:根据员工岗位所应配备笔记本的公司购置成本,根据员工自备笔 记本的市场价格和使用年限,由行政部审核确定。
3、每人每月最高限额200元。在公司支付补贴期间员工自备笔记本的归属:所有权为员工个人,使用权为公 司。所有维护维修费用由员工个人承担。(3)补贴申请:1) 新配备笔记本的员工首先填写非人力资源申请表,部门主管和公司领导审 定所需的笔记本配置。已经公司批准配备笔记本的员工直接进入以下步骤。2) 填写员工使用自备笔记本补贴申请表(格式见附件)。直接交行政部门审 批。3)确定补贴额度:行政部检查笔记本配置是否符合相应非人力资源申请表注 明的配置要求,审查核定自备笔记本的当前市场价值,并据此确定补贴额度。4)补贴期限:新购置的自备笔记本首次核定的补贴期限为2-3年。其他由行政部 审核确定。5)补贴额度的
4、调整:补贴额度确定后,行政部可每年审查调整一次。员工更换自 备笔记本应在一周内通知行政部,行政部根据更换前后的笔记本实际情况调整补贴 额度。(3)补贴发放(报销):采用员工提供等额发票(见发票要求)报销的方式。1)报销时间:每半年报销一次。(每年1月和7月) 2)报销流程:员工填写支出凭单,注明自备笔记本补贴、个人每月补贴标准、补 贴月数和报销总额。经部门主管签字后直接交行政部审核。同时在协同平台进行报 销登记和提交。行政部(专员)审核(经理)批准并登记后交财务。经财务审核后 将补贴支付给员工。部门主管和行政部在审批过程中,可以检查报销人自备笔记本的现状,报销人应积 极配合。3)报销票据要求:
5、可以是出租车票、火车票等交通工具,可以是商场开具的劳保用品、福利用 品、复印纸墨盒等耗材等,或者是电话费、汽油费等。发票抬头是费用归属的公司全称。其他发票,请咨询财务部。(4)行政部每半年编制员工使用自备笔记本补贴清单,报薛总审核。(三)不同岗位序列员工费用报销要求1销售序列员工(1)销售人员凡是出差餐补按每天65元核算(早餐15、午餐25、晚餐25)。(2)住宿按每天250元标准,超出部分不予报销。不足部分不给予差额补助。特殊 情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部,董事长批准后方可报销。(3)销售序列人员请客送礼规定:a、销售助理所有金额的请客送礼都需向上一级领导汇报后执行。b、客户经
6、理(销售经理)在由上一级主管同意的情况下,单次三百元以下的 请客送礼可以自行决定。如其上一级主管不同意此项,则按a条执行。c、行业经理在由上一级主管同意的情况下,单次陆百元以下的请客送礼可以 自行决定,如其上一级主管不同意此项,则按b或a条执行。d、行业总监在由上一级主管同意的情况下,单次捌百元以下的请客送礼可以 自行决定,如其上一级主管不同意此项,则按c、b或a条执行。e、副总裁以上另行规定。(4)公司将对每个销售序列人员的费用情况(包括从公司领用礼品、用车等)单 独核算,与个人奖励提成紧密挂钩。(5)报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表, 明细表应填写合计的大
7、小写金额。各明细表均需主管签字确认。2技术序列员工(1)技术人员报销差旅费需注明售前、售后,注明其参与销售请客用餐的次数, 以便财务部人员核算该员工餐补时扣减。售前需注明销售名字及项目名称,售后 需注明项目名称。财务人员在核算时需与销售人员确认相关事宜,包括餐费的支 付和技术人员参加请客的情况。(3)项目组人员或技术人员出差期间遇节假日(或公司批准的请假探亲时段)如 从工作现场直接回探亲地,只报销相当于从出差地点返回其注册地(员工所属工 作地点)的交通费用,超出部分由员工自行负担。从探亲地返回其注册地的费用 公司不予报销。如员工从探亲地直接返回出差地的,只报销相当于从其注册地返 回出差地的交通
8、费用,超出部分由员工自行负担。(4)技术人员出差餐补按每天65元核算(早餐15、午餐25、晚餐25)。(5)住宿费按售前售后不同分别核算。(a) 售前同销售人员报销标准(住宿按每天250元标准,超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。)不足部分不给予差额补助。(b) 售后出差30天以内按每天150元计算,住房金额低于上述标准的,实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人,超过60天原则上要求在 当地租房。如有特殊情况需领导特批。(c) 从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的,30天以内按每天180元标准。住房金额 低于上述标准的,实际
9、房费与标准之差的一半奖励给员工本人。(d) 如果住房金额高于上述标准的,超出部分不予报销,特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部,董事长批准后方可报销。(6)技术人员如因工作需要请客户或原厂家人员的,应与该项目的销售主管先行 协商,经该主管同意后实施。并记入该销售主管费用。(7)报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表, 明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。3软件序列员工(1)软件人员报销差旅费需注明售前、售后。售前需注明销售姓名及项目名称, 财务人员在核算时需与销售人员确认相关事宜,包括餐费的支付和软件人员参加请 客的情况。
10、售后需注明项目组名称。(2)软件人员出差,如与销售同行,则请销售在其差旅费报销单据上注明其参与 请客用餐的次数,以便财务部人员核算该员工餐补时扣减。如无销售同行,也请销 售注明。软件人员差旅费报销单据上如无任何销售注明的,无餐补。(3)项目组人员出差期间遇节假日(或公司批准的请假探亲时段)如从工作现场 直接回探亲地,只报销相当于从出差地点返回其注册地(员工所属工作地点)的交 通费用,超出部分由员工自行负担。从探亲地返回其注册地的费用公司不予报销。 如员工从探亲地直接返回出差地的,只报销相当于从其注册地返回出差地的交通费用,超出部分由员工自行负担。(4)软件人员的报销单,根据报销人所属的部门(软
11、件研究院、医疗事业部、金 融事业部、商业影像事业部),由部门负责人审核并在差旅费报销单据上注明售前/ 短期售后/长期售后。(5)餐补标准(a)售前每天65元(早餐15,午餐晚餐各25)(b)售后的认定和餐补的数额,由各事业部根据部门、项目、员工实际情 况和员工工作绩效综合确定。(6)住宿费按售前售后不同分别核算。(a) 售前同销售人员报销标准(住宿按每天250元标准,超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。)不足部分不给予差额 补助。(b) 售后出差30天以内按每天150元计算,住房金额低于上述标准的,实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人,超过60天原则上要 求在当地租房。如有特
12、殊情况需领导特批。(c) 从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的,30天以内按每天180元标准。住 房金额低于上述标准的,实际房费于标准之差的一半奖励给员工 本人。(d) 如果住房金额高于上述标准的,超出部分不予报销,特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部,董事长批准后方可报 销。(6)项目组报销。(a) 项目组人员费用报销的标准和方式,由软件研究院、医疗事业部、 金融事业部、商业影像事业部分别根据本部门和项目的实际情况另 行制定,经董事长批准后生效。(b) 项目组各项生活费用不应并入差旅费报销单中报销。应单独贴支出 凭单报销,以便财
13、务部核算费用。(c) 项目组购买任何生活用品、办公用品均需附购物明细表,并由主 管领导和行政部经理签字确认。(e)个别项目组如有特殊规定,应事先由项目经理和主管人员商议后报主管部门负责人,并最终由董事长签字确认后,在财务部门备 案。则财务部人员核算时按特别规定执行。(e) 项目组集体费用(包括电话费)需注明项目组名称,以便财务人员核算。 项目组集体租房,需提供给财务部门租房合同。(7)软件人员如因工作需要请客户或原厂家人员的,应与该项目的销售主管先行 协商,经该主管同意后实施。并记入该销售主管费用。(8)报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表, 明细表应填写合计的大
14、小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。4其他员工(1) 售前、短期售后和其他短期出差餐补按每天65元计算(早餐15元、午餐晚餐各 25元)。(2) 住宿费按售前售后不同分别核算。(a) 售前同销售人员报销标准(住宿按每天250元标准,超出部分不予报销。特殊情况超过250元需董事长批准。)不足部分不给予差额 补助。(b) 售后出差30天以内按每天150元计算,住房金额低于上述标准的,实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人,超过60天原则上要 求在当地租房。如有特殊情况需领导特批。(c) 从2009年3月1日起售后出差至直辖市、各省会城市以及大连、青岛、宁波、深圳、厦门、桂林的,30天
15、以内按每天180元标准。住 房金额低于上述标准的,实际房费于标准之差的一半奖励给员工 本人。(d) 如果住房金额高于上述标准的,超出部分不予报销,特殊情况需写明原因经上级主管签字确认后交财务部,董事长批准后方可报 销。(e) 住房金额低于上述标准的,实际房费与标准之差的一半奖励给员工本人。(3) 报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表, 明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需销售代表和部门主管签字确认。(四)外地办事处报销规定(1)外地办事处严格执行费用预申报制度。在月底将下月的费用预算及本月费用 详情单详细列表上报总部财务,并及时寄出当月的费用报销凭证,随同单
16、据需附费 用汇总表(按员工分差旅费、车费、业务费、通讯费、汽车费用、办公费用等累计)。 总部会计审核,董事长签字批准后,将下月费用预算拨付办事处。(2)购买固定资产应上报非人力资源申请表和固定资产申请,分别报公司 行政部和财务部审核,公司批准后方可购买,对于未经申请的总部财务部应不予报 销。购买后应填写固定资产卡片,定期检查实物与账目并认真核对,如有异常, 及时报知公司财务部和行政部。对正常损坏要进行维护,对人为损坏要追究原因, 报公司行政部处理。(3)各地办事处须把房屋租赁合同原件寄回公司财务部,由成本会计(程月清) 管理,各地办事处留复印件。办事处借支房屋租金时,需按月或按季单独提出费用
17、申请(不能与日常费用混合申请),费用申请表寄至市场部,由市场部主管秘书负 责协助办理。办事处负责提供房屋租赁合同的出租方公司的单位全称、开户银行及 账号,若无出租方公司的相关资料,请提供具体经办人或办事处的开户银行及账号 (需在申请表中予以注明)。财务部将根据合同原件和每次的费用申请表做审查登 记工作。(4)办事处办公费用等综合费用需附明细清单。办事处公共费用需注明。(5)出差期间(包括因公回北京总部办事)各项费用按上述标准分部门核算。(6)报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附业务招待费明细表, 明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需主管签字确认。(7)每个人的费用情况单独核
18、算,与个人的奖励挂钩。(8)外地办事处办理相关申请事项可直接和相关部门联系,也可以将相关文件直 接邮寄或传真至市场部(邢杨、扬会会),由市场部协助办理。(五)其他规定(1)报销人丢失票据,需写说明由主管签字确认,按票面总额的一半予以报销。(2)已经提交财务部的单据,经登记后,如果由于财务部门或相关部门的原因丢失, 本人查实后,由负责报销单据的财务人员签字确认后,可全额补报。(3)非正式发票的单据,应单独以“支出凭单”为封面单独报销。(4)劳务费等无法取得原始单据的支出,报销人编制劳务费用清单,写明情况请主 管签字确认后,可全额报销。四、协同办公平台借款和报销操作指南(一)协同平台地址http:
19、/ (二)借款操作流程:借款登记:点击菜单个人自助借款登记,进入借款登记页面。该部分主要有以下功能:1、新增。点击右上角新增按钮,进入借款新增页面。根据需要填写必要借款内容。注 意以下几点:(1)、字段后面代号的为必填项。(2)、申请人根据当前用户默认给出,并且不能进行修改。(3)、借款限额已默认给出,并且不能进行修改。该数值表示当前用户可借的最大 金额,仅作为参考。如果该字段为空,说明当前用户还没有在本系统中设置个人余额限额, 需在借款审核时,要求审核人员为其进行设置。(4)、日期格式为年月日顺序填写,形成8位字符。例如20070427。(5)、提交日期和借款类别已有默认值,可以根据需要修改
20、。最后点击保存,页面会出现提示页面,提示处理成功或提示错误信息等。然后点击返回 按钮,返回借款代登记页面。2、修改。点击需修改记录前面的修改图标,进入借款记录修改页面。根据新增时的注 意事项进行修改后,点击保存按钮,返回借款登记页面。注意:当借款记录已审核后,借款 记录将不能修改。3、删除。单击需删除记录前面的删除图标,弹出确认删除对话框,点确定后,确认删 除记录。注意:当借款记录已审核后,借款记录将不能删除。注意:应经常查看借款登记中的记录状态,及时发现未审核通过的借款记录。查看借款历史记录:点击借款登记页面右上角的个人借款明细按钮,进入个人借款报销统计页面;或者点击个人自助自助查询,进入自
21、助查询页面,然后点击页面右上角的借款报 销自助查询,进入个人借款报销统计页面。相关公式:借款余额=期初借款额+累计借款-累计冲账还可借款限额=已签收在途报销-借款余额+个人借款限额期初借款额:上年年底借款余额(结转金额)累计借款:当年发生借款金额合计累计冲账:当年报销冲账金额合计 累计现金:当年报销发放现金金额合计未签收在途报销:员工提交且财务未签收报销金额合计 已签收在途报销:财务签收完毕在途报销金额合计在该页面中,列出了个人借款报销统计数据和历史借款报销记录。可以通过点击记录 中的借款明细和报销明细查看借款报销历史记录。(三)报销操作流程:报销登记:点击个人自助报销登记进入报销登记页面。该
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