会议管理制度（修改02）.docx

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1、会议管理制度一、管理权责1 .总经理助理负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2 .会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。3 .会议的审批权限详见下文。二、会议分类序号会议名称主题/特点类另！1主持人参加人1总经理办公例会各部门汇报近期工作计划与 总结，提交需要解决的问题议 案供会上讨论解决。公司周/月例会总经理主管及以上职位 人员2专题会为某一专题而开，必须有结论公司时行政会议会议提拟人指定会议提拟人提拟3晨会公司全体员工出席，园区各单 位全员或班组长以上代表参 力口；重点宣导园区制度、通知。园区月度例会总经理助理/或各 部门负责人轮值公司/园区全体员

2、工4部门例会各部门固定汇报程序部门周例会部门负责人部门全体员工三、管理内容1 .会议的提拟与审批(1)公司周例会、月例会无须提拟和审批。(2)公司临时行政会议、公司年度例会由总经理助理直接提拟或由部门负责人提拟、总经理 助理批准。(3)部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参会人等，不得与公司会议冲突。2 .会议计划与统筹(1)每月30日前，综合部应与各部门沟通协调，提拟下个月度会议计划，报总经理助理审批 后发布会议安排。(2)凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议召集部门 应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请综合部调整会议计划。未经综合部同意， 任何人不得随

3、意打乱正常会议计划。（3）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优 先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会 议不受此限。3 .会议准备（1）会议通知遵照以下规定：a）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，原则上不再另行通知。b）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：未列入月度会议计划而临时提拟的会议； 虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说 明；其它提拟人认为应另行通知的情况。c）会议通知期一般应提前1天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；d）会议通知形

4、式一般为电话或微信通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排 等作特别说明的会议，应将通知发布在公司微信工作群里；涉及多个部门和参加人数众 多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。涉及园区多家单位参 加的会议，应根据会议性质与内容，由总经理助理制定部门发出书面会议通知。（2）会议的其它准备工作遵照以下规定：a）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、 决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；b）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，备好座位等会议所需的各种 设施、用品、茶水、投影等；c）公司召开的会议会务服务统

5、一归口综合部负责。d）部门召开的会议需用会场的，应向综合部提出申请，由综合部统筹安排。4 .会议组织（1）会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。（2）会议主持人须遵守以下规定：a）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。b）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进 中应注意的问题等，进行必要的说明。c）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。d）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以 归纳和

6、复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后 续安排统一意见。e）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和时间等会后跟进安排 向与会人明确。（3）与会人须遵守以下规定：a）应准时到会，并在会议签到表上签到。b）会议发言应言简意赅，紧扣议题。c）遵循会议主持人对议程控制的要求。d）属工作安排性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。e）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音状态，原则上不允许接听电话，如有 遇紧急事宜，必须接听，请离开会场。f）做好本人的会议纪录。（4）多个部门参加的行政性会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，从总经理授权。（

7、5）公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的， 主持人须征得与会人员同意。（6）主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。5 .会议记录（1）公司各类会议均应以统一印制的专用记录纸进行会议记录。（2）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：a）各部门应常设一名会议记录员，名单报综合部备案，负责本部门会议的组织及会议的记 录工作。b）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议 议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。c）总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理助理负责会议记录工

8、作，也可由 总经理指定记录员，如行政主管。（3）会议记录员应遵守以下规定：a）以专用会议记录纸做好会议记录及会议签到表考勤，根据需要整理会议纪要。b）对会议已议决事项，应在会议记录中括号注明“议决”字样。c）会议记录应于会议当日呈报会议主持人审核；会议纪要最迟不迟于48小时呈报会议主持人审核签名。d）做好会议记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记 录报考勤人员。（4）下列情况下，应整理会议纪要：a）公司各类临时行政会议；b）须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；c）其它主持人要求整理会议纪要的会议。（5）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。各类临时行政会议的会议纪

9、要须报综合部一 份存档备查。（6）会议记录的备档按以下规定：a）本部门负责组织的各类行政会议的会议记录，由本部门的会议记录员负责日常归档、保 管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转行政部统一归档备查。b）本部门会议记录由本部门的会议记录员统一归档备查。（7）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司档案管理制 度和保密制度的有关规定执行。（8）总经理办公会议纪要，经整理后报呈总经理核准后，由参加会议的各部门负责人签字， 并经总经理签发后执行。6 .会议跟进（1）会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人 另有指定的，从主持人指定。（2）总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由相关部门负责人落实，总经理另有指定的， 从总经理指定。（3）会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。