管理费用控制管理规定.docx

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1、方案名称办公费支出控制方案受控状态编 号执行部门监督部门考证部门一、背景与目的办公费是公司管理费用的重要组成部分，在管理费用的分配使用当中起着至关重要的作用，办公费用的控制将使公司获得很大程度上的节约。为降低公司成本，提高经济效益，减少管理费用开支，使得钱、财、物效用达到最大化，特制定此方案。二、相关定义办公费是指因公司R常经营需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄 费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需用品等。三、严格执行办公费预算控制（-）明确预算体系及职责分工公司的预算体系由公共办公费预算、部门办公费预算和临时办公费预算三大体系构

2、成，其职责分工情况如 表8-1所示。表8-1公司预算体系构成一览表预算体系制定者做行人预算表内容公共办公费预算行政部各个部门在各个费用科目下的预算金额部门办公费预算部门经理本部门各员工在各个费用科目下的预算金额临时办公费预算行政部经理财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类备注1 .各预算体系分别制定年度和月度预算2 .财务部经理统一汇总所有预算（二）办公费预算控制为有效控制办公费的支出，公司须制定科学合理的预算，并严格执行。公司办公费预算工作流程如下。1 .公司于每年12月15日前向行政部经理和各部门经理发放下一年度的预算表，年度预算制作人须在每年的12月23日之前完成下一年度预算。

3、2 .公司于每月15 口前向行政部经理和各部门经理发放下月预算表，各月度预算制作人须在每月23 口之前 完成下月度预算。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。3 .临时办公费预算自财务部预算表下发之日3天内由相应预算制定人完成。4 .所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。5 .财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，一旦发现问题应立即将 预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或做出合理的书面解释。6财务部经理应在每月25日前完成预算审核，临时办公费预算自财务部收到预算表后一天

4、内完成审核， 财务部经理签字后，将书面预算交总经理审核批准。7 .经总经理审核没有通过的预算由财务部转回预算制作人在一天内重新制定或做出合理的书面解释，再由 财务部重新汇总交总经理审核。8 .总经理应在每月28日前完成对各项预算的审核，并在收到财务部所交的临时办公预算表两天内完成审 核。9 .经总经理审核通过并签字批准的预算由行政部复印一份保存后，再交财务部公布生效。预算原件由财务 部保存，复印件由行政部保存。10 .行政部及各部门严格执行已审批发布的年度预算和月度预算，严格控制办公费的合理支出。四、办公费报销控制为控制办公费的支出，公司须对办公费的报销进行严格控制和审批。公司在七种情况下的费

5、用报销控 制如下。1 .部门人员费用报销控制各部门相关人员在办公费发生后须如实填写费用报销单，核对报销凭证和金额无误后交本部门经理审核 签字，由部门经理签字后交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。2 .部门经理费用报销控制部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在经办人栏下签字后，直接交财务部经理审核报销。3 .公共费用开支报销控制公共费用开支的报销由经办人在费用报销单上签字，行政部经理审核签字后交财务部经理审核报销， 相应费用冲抵公共费用预算。4 .总经理办公开支报销控制总经理本人办公开支要直接在报销单上签字，交财务部经理审核无误后报销。5 .非预算项目开支报

6、销控制部门经理本人或其他员工受到总经理的指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，应经部门经理签字, 由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算。6 .超出预算费用报销控制财务部审核过程中如发现某项开支已经超出预算，须要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。7 .特殊情况费用报销控制因特殊情况发生的大额预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。五、办公借款控制办公借款主要是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、 广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。为控制办公费支出，避免资金损失，公司须对办公借款

7、进行严格 的控制。（一）借款权利规定1 .非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。2 .公司正式员工因办公或出差等业务需要方可办理借款。（二）填写借款单公司正式员工因为办公或出差等业务需要向公司申请临时借款时，借款人需填写借款申请单。（三）明确借款审批权限1 .借款金额在1000元及以下的申请，由部门经理审核批准后交财务部审核支款。2 .借款金额在1000元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。3 .部门借款每月累计超过3 000元以上的，财务部应书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借 款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后交财务部审核支款。（四）还款与报销规定L任

8、何借款都须在财务部支出之日起一个月内归还公司或报销抵账。4 .对借款超过归还期限的部门和个人，财务部应停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。5 .因长期出差所造成的借款超期，在当事人和相关部门提供充分的书面解释后，财务部可以恢复其借款权 利。六、检查与奖惩1 .公司每月对办公费进行核算，发现月度预算超支5%的，相关预算编制人须以书面形式向总经理提出合 理解释，总经理如果审批同意将通知财务部和人力资源部，否则财务部将依据照不能合理解释的预算超支金额 给予罚款，通知人力资源部从预算编制人员的次月工资中扣除。2 .经检查发现违反办公费使用规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情况给予

9、相关责任人相 应的处罚。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期制度名称招待费管控实施办法受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条实施目的为规范公司公关招待管理工作，明确公关招待流程、礼仪和标准，维护与提升公司形象，特制定 本办法。第2条适用范围1 .本办法适用于公司总部、成员公司和项目组的招待管理工作。2 .本办法所称公关招待是指对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的来访的政府机构、相关公 司、客户、社会团体等的招待，以下统称“招待”。3 .本办法不包括项目开业典礼、揭牌、点火仪式等活动，此类活动的招待需结合行业特点制定指导性 方案，其预算由相关单位或部门执行。4

10、.如果是出差时请客户发生的餐费，则列入招待费。第2章招待标准和程序第3条 各级行政管理部门为公关招待的管理机构。第4条 各业务招待部门要严格按照A、B、C三级招待规格和标准具体执行，如表8-4所示。表8-4 业务规格和标准规格来访客户和事由招待标准A级 公关 招待中央首长、国家部委、省市政府 领导等重要来宾视察、考察、洽 谈重大业务陪同标准：总部由董事局主席或集团总经理出面陪同，也可 视具体情况由主席或总经理指定、委托专人陪同，与此相关 的专业集团及成员公司由本单位总经理作为主陪同会场及周边环境布置：鲜花、水果、饮料、毛巾或纸巾、喷泉、灯光、扩音设备等用车标准：高档礼宾车迎送宴请标准：董事局主

11、席、集团总经理出面或指定代表出面宴 请的，实报实销；成员公司总经理出面或代表出面的，平均 每人80100元住宿标准：三星级套房以上标准礼品标准：集团董事局主席或总经理出面招待的可定制礼 品，费用实报实销；其他招待人员可赠送体现公司文化特色 的纪念品B级公关招待1 .地、市级政府部门或事业单 位官员的考察或业务洽谈性来 访2 .以建立或维护公共关系为目的的重点关系公司的高级管理 人员3 .有一定社会影响力的社会团 体、个人等的来访陪同标准：专业集团原则由总经理或副总经理陪同；成员公司由总经理陪同住宿标准：三星级标准间以上宴请标准：总经理或副总经理招待的，平均5080元/人；成员公司总经理出面或代

12、表出面的，平均50元/人礼品标准：赠送体现公司文化特色的纪念品或其他现有中档礼品C级公关招待1 .以参观学习为目的的地、市 级以下政府机关单位、企业单 位、社会团体、大中专院校或个 人2 .其他临时性普通来访团队或 个人陪同标准：专业集团及成员公司由招待主管部门负责人陪同住宿标准：三星级标准间宴请标准：招待部门主管领导出面的，平均每人40元礼品标准：赠送体现公司文化特色的纪念品或不赠送第5条 A级招待方案应该提前三天拟订，B级和C级如果拟订会影响工作效率的话，可以不拟订招 待方案。来不及拟订方案的可进行草拟或口头汇报招待工作。涉及其他部门或人员的，招待管理部门应提 前24小时通知对方，并详细说

13、明情况与注意事项。第6条 陪同来访人员用餐时，如来宾人数在10人以下，原则上我方陪同人员最多不得超过3人；如 来宾人数在10人以上，则每增加5人我方增加1名陪同人员。第7条 招待管理部门应按季度对招待工作进行汇总分析，并提交上一级主管部门。第8条 对于重要的来宾应设立招待卡，详细记载其爱好、兴趣与特点等。第3章招待费的使用第9条 招待费主要包括餐费、住宿费、礼品赠送费、车辆使用费、胶卷及洗印费，鲜花、水果、饮 料等购买费和笔、墨、纸张费。第10条住宿和就餐原则上就在公司规定的酒店及饭店。第11条 招待费应在招待审批单（如表8-5所示）“费用预算” 一栏中填写，一向申请报批。表8-5 招待审批单

14、填表人：填表时间：年 月 日来访单位资料单位名称主要人员姓名及职务来访人数来访目的接待情况说明招待地点及标准招待预算陪同人员住宿安排经办部门意见主任签字：年 月日总经理办公室意见主任签字：年 月日总经理批示总经理签字：年 月曰第4章招待费的审批第12条 招待主管部门领导根据招待审批单的内容对预算进行审核，特殊情况超过本级审批权限 的，须报上一级领导批准。第13条招待费由财务部根据审定后的费用数额借支。第14条 招待工作结束后三日内，经办人将主管领导签字后的发票凭证与招待审批单一起送财务 部核算报销。第5章招待费的报销第15条 财务部根据年度经营预算核定各部门的招待费总额，由部门分解月度支出额，按月度分解预算定期考核，超额部分由部门经理承担。第16条 集团各部门及各子公司上报本单位业务招待费用预算，由财务总监（或财务经理）掌握开支。第17条 属于预算内的业务招待费用，凭正式票据由经手人签字，注明活动性质、参加人数，报部门 经理审批，由助理总经理（含）以上的各主管领导签字、财务总监核准后予以报销。子公司则要有总经理 助理（含）以上的各主管领导签字，由财务总监（或财务经理）核准后予以报销。第6章附则第18条 本办法由财务部制定，经总经理批准后实施。第19条 本办法自颁布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期