文件控制管理程序（二阶文件）.docx

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1、XXX电机有限公司文件编号QP-402文件名称文件控制管理程序第一版生效日期年 月 日核准审查制定发行日期年 月 日TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序页次7/7移交:(a)主管职位异动，机构撤销或管理人员调职，必须将该单位所有管制文件造 移交清册，移交给接收管理人员，并影印文件监管单位。如文件移交清册6. 10.14与文件与资料有关的记录之保存/列管，由相关部门依记录控制管理程序之规定进行作业。7.附件附件编号附件一 附件二 附件三 附件四 附件五附件六 附件七 附件八 附件九 附件十 附件十一 附件十二 附件十三 附件十四 附件十五 附件十六 附件十七附件名称文件封面文件分发与签收一

2、览表 修订一览表文件缮打表格文件缮打表格续页一般公差一览表文件制修废补申请单图面分发与签收一览表 文件总览表文件总览表续页印章一览表文件最新版次一览表 电子媒体备份件管制总览表 电子媒体备份件查检表文件移交清册文件移交清册续页收发文件凭单8.附则本程序经总经理核准后实施，修正时亦同。TG文件分发与签收一览表名称文件控制管理程序文件分发与签收一览表页次1/1序号单 位分发份数分发日期签 收备注：管制一C非管制一U1总经理1C2生管组1C3生技课1C4开发部1C5品保部1C合计5权责单位 核 准总经理权责单位厂长权责单位 制 定企划组注：1.各复印中之分发与签收一览表，仅供各收文单位参考本文件之分

3、发单位及管制与否。2.各收文单位之签收记录与本文之加、补发记录以原稿所登载者为准。版次日期修订人修订页次修订内容概述郑仙华新订文件控制管理程序修订一览表1/1TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序编号QP-402页次1/71 .目的确保公司各项质量、环安卫记录之完整性，并被妥善保存/列管，需要时能迅速调阅，并作 为日后质量、环安卫追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司即定要求和/或顾客规定要 求并能提供分析，以鉴定活动趋势与矫正措施之需要，得以确保公司体系得到有效运作。2 .范围凡与公司质量、环安卫管理体系有关的生产、活动、服务过程中所产生的文件、电子媒体 及记录均适用之（包括顾客指定的记

4、录）。3 .参考资料文件编号文件名称QP-401文件控制管理程序4 .定义4. 1日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天。5 .权责5. 1业务部：订单、合约审查记录、及业务计划等管理及保存。5.2 开发部：产品图面及设计变更、开发计划、初期质量记录、技术性文件等管理及保存。5.3 生管课：协力厂合约、订单、发包会议记录、评核记录、不合格品记录、交货记录、生 产计划及客户供应品对帐等记录之保存管理。5.4 制造课：自主检查记录、成品测试记录、不合格品记录、矫正与预防措施记录、各类标 准修正记录等之管理及保存。5.5 品保部：制程检验记录、出货检查记录、矫正与预防措施记录、不合

5、格品记录、进料检 查记录、量规仪器校验记录、设备校验记录、信赖性耐久试验记录、协力厂辅 导、评鉴、监查等记录、初期质量检验、测试记录、管理审查会议记录、内部 质量审核有关记录等之管理及保存。5.6 生技课:设备保养记录之保存管理。5.7 管理部：负责环安卫各记录的统一管理、存档、到期及销毁工作。5.8 管理部之教育训练单位：验证人员资格记录、公司人员教育训练计划及记录之管理及保 存。5.9 各部门：负责本部门内所产生的文件、电子媒体及记录之管理及保存。6 .作业程序6. 1作业流程（见下页）生效日期年 月 日核准总经理审查厂长制定企划组发行日期年 月 日TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程

6、序页次2/7手册类 作业程序类 标准/规定类 图面及技术规范责任者流程使用表单各单位各单位质量记录的收集V质量记录编号各单位各单位质量记录归档质量记录贮存质量记录销毁记录各单位质量记录销毁表6.2 各相关部门根据质量、环安卫体系的各项生产作业的质量、环安卫记录建立标识、收集、 编目、查阅、检索、归档、贮存、防护、保管和处理的方法，使体系记录得到有效管理。6.2.1 1来自供应商的质量、环安卫记录之标识、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和 销毁等作业由品保部负责管理。6.2.2 所有质量、环安卫体系的各项生产作业的质量、环安卫记录所使用的空白表单和来 自供应商的质量、环安卫记录，文件监管中心必

7、须将其列入“表单总览表”中进行 管制，其表单的编码管理作业参见文件控制管理程序，未经文件监管中心编码 确认的空白表单如在各相关部门或生产现场使用时均视为非法表单；文件监管中心 必须|每六个月发行一次最新版本的“表单总览表使各部门根据最新版本的“表 单总览表”中规定的表单来记录各项生产作业的质量、环安卫记录。6.2.3 各部门使用的质量、环安卫记录之表单必须与“表单总览表”中规定的表单一致, 在生产作业过程中所有需要的表单需产生和使用时必须经文件监管中心确认并予 以编码列管；严禁没有被列入“表单总览表”中进行管制的非法表单在各部门或生 产现场使用，一旦发现，各相关部门必须在3个工作日内进行销毁，

8、并通知文件监 管中心，由文件监管中心备案。6.3 记录之产生和建立：各部门所需要的记录之表单由各部门按质量、环安卫管理体系中的 程序文件之要求/需求自行设计产生，并按其实际需要进行建立。6.4 质量、环安卫记录的填写与修改及确认：TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序页次3/76. 4. 1质量、环安卫记录必须逐项填写，不得遗漏，如遇无需填写的项目时，可在该栏位 内以表示；其记录的填写必须用钢笔或圆珠笔进行，不得用铅笔或其他笔填 写，且填写时必须及时、正确、真实、字迹清楚，不得有字迹模糊和/或在质量、 环安卫记录上有乱写、乱画现象。7. 4.2质量、环安卫记录如有必要进行修改时，由制表人或

9、比制表人级别高的人在修改处 以“/”表示（即：划两横），同时修改该记录的人员必须在其旁边签名和/或盖 章（被修改的记录之数据必须可以看得清楚）；质量、环安卫记录的修改必须真实， 不得伪造，不得随意修改质量、环安卫记录。8. 4.3相关权责单位人员在表单上之签名栏位上签名和/或盖章后，此质量、环安卫记录 才有效，一般审查/初审人员比制表人员的级别高，核准/确认/批准人员比审查/ 初审人员的级别高。6.5 质量、环安卫记录之收集、编目、归档：6.5 . 1 各部门的质量、环安卫记录由各部门记录负责人于每月底对所有与质量、环安 卫体系有关的各项记录依产品规格别或顾客别或项目别或生产日期（含顾客订 单

10、工号）进行收集、编目、归档，以作为日后记录查阅、检索之依据。6.6 .2 来自供应商的质量、环安卫记录由品保部的记录负责人每月一次进行收集、编 目、归档、以便日后作为供应商的相关作业追溯之依据。6.6 质量、环安卫记录之查阅、检索：6. 6. 1当顾客或供应商或第三方认证机构或公司内部有质量、环安卫记录追溯要求 时，由各部门记录负责人根据所需要求找出相关之记录，以便了解当时的质 量、环安卫状况。7. 6.2当公司在查阅和追溯各相关记录时，各部门应能根据所保存和列管的记录迅 速检索出所要查阅和追溯的记录；公司对各部门记录的检索方法由各部门自 行设计。6.7质量、环安卫记录之贮存、防护、保管、处理

11、：6. 7. 1各部门的记录由各部门记录负责人进行贮存、防护、保管、处理；贮存的地方 由各部门自行规划区域，其中尤须注意储存环境（例如：防火、防水等），避 免记录受潮、损坏、遗失和变质；对易于丢失的记录（如：电子媒体等）应至 少备份二份进行保存，并在档案外注明质量记录的名称。7. 7.2来自供应商的质量、环安卫记录之贮存、保管、处理由品保部及相关部门的 质量、环安卫记录负责人按记录之贮存、保管、处理方式进行。8. 7.3对“表单总览表”上列管的质量、环安卫记录其保存期限为5年（不含）以 上的，由各部门质量、环安卫记录负责人每5年一次对其进行评估和查核及 整理，以确保质量、环安卫记录得到有效管制

12、，防止质量、环安卫记录因存 放时间过长而变质或腐烂或无法追溯，当质量、环安卫记录存在以上问题时， 各部门记录负责人应立即将其重新拷贝或重新备份。9. 7.4图面与技术资料修订/更改的方法：（1）文字/尺寸更改：用细画线划去被修订/更改的文字/尺寸（被划去的文字/ 尺寸要能看得见）然后在其附近/旁边写出有效文字/尺寸。（2）文字/尺寸和图样/线条被修订/更改时应在修订/更改栏内作标记，并由修 订/更改人员在修订/更改栏内签名，标记用数字表示，并加圆圈如：； 修订/更改时应用碳素墨水笔或圆珠笔进行，不能用铅笔作修订/更改。TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序页次4/76. 7.4图面与技术资

13、料的评审、审查、核准：公司所需的图面与技术资料经各部门 绘制/编制、修订/更改后，必须至少在5个工作日内会同与此图面与技术资 料有关的部门对其进行评审（评审的结果记录于“文件修废补申请单” / “设 计变更单”中的建议栏内），评审通过后将其呈报部门主管审查、管理者代表 核准，核准通过后将其转交文件监管中心。6.8 文件和图面与技术资料之废止作业：6.8 . 1文件和图面与技术资料订有实施期限者，期满当然废止，毋须公布；6.9 .2未订有实施期限之文件和图面与技术资料废止：当文件和图面与技术资料不适用 现状时，可根据实际的生产作业状况废止该文件和图面与技术资料，废止前必须 由原文件拟定部门以“文

14、件修废补申请单”的形式提出申请，经5. 5之权责主管 审查核准后，由文件监管中心进行相关作业。6.9 文件和图面与技术资料之发行、回收、销毁作业：6.9.1 经核准通过之文件和图面与技术资料，由文件监管中心按“文件分发与签收一览表”、“图面分发与签收一览表”上之分发部门/份数影印分发至相关部门，并请收 文单位在“文件分发与签收一览表”、“图面分发与签收一览表”上签字。原稿保 存于文件监管中心。（1）发行的文件与技术资料（含新订、修订/更改的文件与技术资料）应加盖“发 行章”以示区别，文件与技术资料自发行之日起生效执行。（2）新版发行的图面上加盖“发行章”，修订/更改的图面上加盖“设计变更章”

15、以示区别，图面自发行之日起生效执行。6.9.2 除规定须由特定单位加以管制之文件和图面与技术资料外，皆由各部自行管制.6.9.3 各部门主管应将文件监管中心发行的最新版本、有效的文件和图面与技术资料及 时放置/贴/挂到对管理体系有效运行起重要作用的各个生产场所，以便使生产现 场的操作员/检验员按最新版本、有效的文件和图面与技术资料（包括顾客提供的 图面与技术资料和工程标准/工程规范）进行作业。6.9.4 修订/更改的文件和图面与权责主管审查核准后，由文件监管中心对废止的文件和 图面与技术资料进行废止作业。文件和图面与技术资料废止后，旧版文件和图面 与技术资料由文件监管中心回收作废销毁；文件监管

16、中心和各部门应从所有发放 或作业生产场所及时撤出失效和/或作废的文件和图面与技术资料，以防止失效和 /或作废的文件和图面与技术资料被误用；原文件和图面与技术资料之编号不可以 再使用，并由文件监管中心在废止文件和图面与技术资料上加盖“作废章”进行 明确标识。在回收旧版和/或废止的文件和图面与技术资料时，如因保管不妥而未 能立即将需回收的旧版和/或废止的文件和图面与技术资料归还给文件监管中心 时，各部门主管应在本部门内传达让所有人员知悉，并要求一旦发现需回收的旧 版和/或废止文件和图面与技术资料出现时，应立即上交部门主管，由部门主管将 其归还给文件监管中心，文件监管中心则按6.9. 4进行销毁作业

17、。6.9.5 回收的旧版和/或废止的文件和图面与技术资料由文件监管中心进行销毁，严禁盖 “作废章”或画“X”的回收旧版和/或废止的文件和图面与技术资料流入生产现 场使用。6.9.6 发行给供应商的文件和图面与技术资料，公司不予回收，供应商取得新版之文件 和图面与技术资料时，其旧版自行作废。6.9.7 外部文件和图面与技术资料由文件监管中心负责收文、编号、登记，依文件类别 送相关部门核力、，并依收发文件凭单主管指示及依据权责分发至各单位。其原稿由 文件监管中心存档列管，并将其列入“文件总览表”中进行管制；如其它部门需TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序页次5/7要时，由其填写“文件制修废补

18、申请单”，经5.5之权责主管审查核准后，由文 件监管中心复印其原稿并加盖“发行章”，由申请部门签收后发行至申请单位。 当此外部文件有修订/更改时，其作业流程同6. 7。6.9.8 外来文件当客户提出要求时有关各项制程管制计划作业指导书等文件，应注明顾 客的管制特性符号，以指明那些项目会影响到管制特性。6.9.9 本公司文件之发行、列管和作废等印章样本见“印章一览表”之规定。6. 10文件和图面与技术资料之列管作业：凡经核准，需发行之管理体系文件和图面与技术资料由文件监管中心将其列入“文 件总览表”中进行管制/列管，原稿均由文件监管中心进行管制并依记录控制管 理程序中规定年限保存。 外来图面与技

19、术资料如需转化为公司内部使用之图面与技术资料文件时，其 管制作业依5.5之权责部门、6. 6.2图面与技术资料制订、6.9文件和图面与 技术资料发行等规定进行。为确保应用文件、图面与技术资料、表单之适切性，文件监管中心每半年需发行 一次最新版本的“文件总览表”、“文件最新版次一览表”使各部门正确使用最新 本之文件、图面与技术资料、表单，文件监管中心应不定时对各部门实际保存的 文件、图面与技术资料、表单进行核对，以确保各部门在工作使用处获得最新版 本的有效文件和图面与技术资料。6. 10.3内部/外部文件的旧版文件和图面与技术资料、废止文件和图面与技术资料回收时, 文件监管中心应在“文件分发与签

20、收一览表” “图面分发与签收一览表”上作好 记录，且各部门不得使用或保存旧版或废止的文件和图面与技术资料。各使用部门不得影印盖有“发行章”、“设变更换图”的正式文件和图面与技术资 料，若文件和图面与技术资料破损、缺页、遗失或不清晰时，由相关部门以“文 件制修废补申请单”的形式申请补发，经5. 5之权责主管审查核准后由文件监管 中心按补发数量进行补发作业，同时回收破损、缺页或不清晰之文件和图面与技 术资料，任何人不得在正式文件和图面与技术资料上任意进行涂改、添加、乱写 乱画或作任何记号。6. 10.5文件和图面与技术资料借、调阅由需求部门向相关部门以“文件和图面与技术资 料/电子媒体借阅记录表”

21、的形式提出申请，经双方部门主管批准通过后方可执行。如各部门（指车间现场干部）因工作需要向文件监管中心借阅相关的文件和图面 与技术资料（含外部文件和图面与技术资料）和电子媒体备份件时，由文件监管 中心要求其填写“文件和图面与技术资料/电子媒体借阅记录表”方可借阅，文件 监管中心按借阅人的归还时间进行查核、跟催，以确保文件和图面与技术资料的 完整性，如丢失未归还者，由文件监管人员以“联络单”呈报部门主管。6. 10.7各部门如因工作需要致使文件份数缺少或不够，由各相关部门向文件监管中心以 “文复制申请单”的形式提出申请，并经5.5之权责主管审查核准后由文件监管 中心按实际所需补发的数量进行补发作业

22、。6.10.8各部门主管应每年一次对本部门所使用的外部文件（如：QS-9000 IS0/TS16949. IS014001. 0HSAS18001.等管理体系标准相关国家/国际标准、政府安全和环保法 规等）之最新版本进行评估、调查、申购，同时将其最新版本之原稿交文件监管 中心，由文件监管中心对其进行新旧版本对照，并按6. 9之规定对外部文件进行 发行、回收、销毁作业。TG作业程序 /办法类名称文件控制管理程序页次6/76. 10.9为防止作废/旧版文件和图面与技术资料的非预期使用，若因法律和/或知识累积 的目的或工作需要或其它任何原因而保留下来的已作废/旧版文件和图面与技术 资料，应作适当的识

23、别，可盖“作废章”“参考用章”或用笔书写“旧文件参考用 以避免与有效文件和图面与技术资料混淆而造成误用。7. 10. 10电子媒体备份件之管制：(1)为避免公司管理体系文件的意外丢失和因工作所需，文件监管中心及相关部 门文件管理人员应对以下相关文件进行电子媒体备份件拷贝作业。(a) 一阶文件：质环安卫手册(b)二阶文件：程序文件(c)三阶文件：标准/规定类、作业指导书(S0P文件等)(d)四阶文件：表单/表格(e)图面与技术资料文件(包括CAD/CAE软件)(2)各部门使用的电子媒体文件(指6. 10. 10范围之内的电子媒体文件)必须送 交文件监管中心进行备份拷贝，文件监管中心必须将所有的电

24、子媒体备份文 件记录在“电子媒体备份件管制总览表”上，并且每三个月作一次电子媒体 备份件之查核(查核记录需填写在“电子媒体备份件查检表”上)，检查其是 否正常、完整。如发现内容丢失，须重新补上；如内容有更改时，各部门负 责人员必须在五个工作日内通知文件监管中心，并将更改的电子媒体文件交 文件监管中心重新备份归档，旧的电子媒体备份件应立即删除。(3)文件监管中心必须将备份的电子媒体统一存在一个干净、干燥的、特定的地 方。6. 10. 11质环安卫手册、程序文件中质量责任部门的分配工作详见质量管理体系策划程 序中之规定。6. 10. 12工程规范的管制作业:(1)为确保顾客和公司的所有工程规范得到

25、有效管制，使生产现场按顾客和公司 有效的工程规范进行作业，公司开发部门和相关部门必须在5个工作内对所 有的工程规范(包括所有顾客的工程标准/规范)进行评审(评审的结果由相 关评审部门将其记录于“设计变更单”的建议栏目内)、分发和实施/执行公 司和所有顾客的工程标准、工程规范及其变更通知，并对在生产过程中实施 日期的每项记录按记录管理程序进行保存、归档和列管等作业，包括对 所有有关文件的更新(如：当这些工程规范的更改影响PPAP时，开发部应及 时对PPAP相关资料和记录进行更新)。6. 10. 13文件保存(1)维护：管制文件之使用者或使用管理者，须确保文件之方便取用及不使之污损 遗失。现场使用之文件，须视实际需要分别置于各工作场所，同时亦应善加 维护。(2)保存：(a)文件核准后，原稿依文件之管制职责区分，存于公司文件监管中心或各 部门文件监管单位。(b)各单位必须将所有保管之文件置于安全处所，并应加以分类、注记、标 识以便于查阅及管理。(c)文件如遇有法律原因或知识保存而使用者，应作特别标识注明。