2022年连锁便利店小超市商场办公用品管理制度.docx

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1、2022年连锁便利店小超市商场办公用品管理制度 连锁便利店小超市商场 办公用品管理制度 第 1 章：总则 第 1 条：为规范公司办公用品的费用预算、申购、购置、领用、费用报销、报废等管理，特制定本制度。 第 2 条：本制度适用于公司各单位。 第 3 条：财务部是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各单位办公用品的申购及运用状况，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作；另负责办公用品费用的监控工作。 第 4 条：选购部负责办公用品的选购工作。 第 5 条：运用单位和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。 第 6 条：本方法所指办公用品包括： 1、耐用品： 第一类：办公家具

2、 如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。 其次类：办公设备 如：电脑主机、电脑显示器、键盘、鼠标、电话机、传真机、复印机、幻灯机、照相机、电风扇、音响器材等。 第三类：办公耗材 如：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U 盘、软盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS 电源、鼠标、油墨、鼠标垫等。 2、易耗品： 第四类：办公文具 如：单面胶、信封、信纸、笔、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、橡皮擦、印泥、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、

3、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、打孔机、账册、计算器、台历等。 第五类：保洁用品 如：玻璃清洁剂、面巾纸、纸球、毛巾、茶具、拖把、水桶、扫把、抹布、垃圾袋、杀虫水、洁厕液等。 第 2 章：办公用品的费用预算 第 7 条：办公用品申购实行费用预算制度，各单位本着实事求是，节约经营成本的原则，在当月的 15 日前进行对次月的办公用品所需费用进行预算。其预算并作为其次月办公用品申购费用的参照，不得超过预算费用的 5%比例。 第 8 条：各单位予当月的 15 日前将上个月的费用统计表呈交财务部。财务部予当月的 25日前将各单位上个月的办公用品费用统计表、

4、差异表及次月的费用预算表进行整合汇总后，呈交总经理审核。 第 3 章：办公用品申购 第 9 条：每月办公用品的申购工作，各单位应严格根据经审批的单位办公用品定额编制月度申购安排。 第 10 条：每月的 25-30 日，各单位主管须将有其签字的单位次月的办公用品申购单递交财务部，财务部对各单位的申购单审核后进行 整合，其主管须在整合后的申购单上签字并在次月 3 日前呈送总经理报批。 第 11 条：财务部须在次月的 5 日前，将有总经理签字的申购单递交选购部。 详细流程如下图示： 填制申购单→单位主管审核并签字→递交财务部→财务部审核整合后签字→呈交总经理报

5、批→递交选购部 第 12 条：对于未递交申购单的单位，财务部有权认为该单位当月无办公用品申请，不予选购相应用品。 第 13 条：各单位若无特别状况或未经权责部门批准的申请金额超过额定标准，财务部有权取消相应金额的申请数量。 第 4 章：办公用品购置 第 14 条：办公用品的选购工作由选购部指定专人负责，并实行以下方式： 1、定点：选购各类办公用品，应严把质量关，对消耗量大的物品，应实行定点、定量向批发商或生产厂定购。 2、准时：每月月初进行上月申购物品的选购，保障申购物资予 10 号前到位。 3、保质保量：对于各类办公用品的选购须依据相关的要求落实进行，保障其质量及相关性能。 4、特

6、别物品：选择多方商家的产品进行比较，择优选购。 第 15 条：责任界定 1、若选购员不能在市场上选购到符合相关要求的物品时，应在第一时间和申购单位协商，是否可以用雷同品代替或是另行选购。若未经申购单位承诺，选购擅自选购不符合要求的物品，造成损失则根据下述相关规定处理。 2、若选购物品不符合其相关要求，选购员须负相关责任，另须在有效的时间内，将其不合格物品退回商家，并刚好将符合要求的物品选购到位。 3、对于不能退货的不合格物品，选购员须担当其 5%-50%的损失费用。 4、选购员将物品选购到位后须刚好组织验收，办理入库手续。 第 5 章：办公用品入库 第 16 条：仓库保管员凭选购员供应的商家发

7、货清单，并依据所至物品与申购单的对应数据逐一核对，将合格的物品清点入库。同时填制入库单并建立办公用品库存台帐。 另将不合格的办公用品退还给选购员，由其进行相应的处理。 第 17 条：责任界定 若仓库保管员未经上级批准擅自将不符要求的办公用品入库，并运用单位将相关问题向人事部进行了反馈，则经人事部查实后，仓库保管员须担当其物品之价值的 10%-50%责任。 第 18 条：财务部须每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符。 第 6 章：费用报销 第 19 条：选购凭有仓库保管员签字的入库单其次联、发票或收据，经总经理审批后至财务部出纳处报销费用。 第 20 条：费用报销尽量在周三、周日进行。 第

8、21 条：若未根据上述规定程序操作，财务不予办理报销事宜。 第 7 章：办公用品领用、发放与维护 第 22 条：仓库保管员在入库完成后，应在规定的时间范围内，通知各单位领取相应的办公用品。 相关规定： 1、财务部须建立单位物品领用卡。 2、属于定额范围内的办公用品，财务部按定额标准核定后发放，办理出库手续。 3、对于大件器具类办公用品，财务部应本着多人合用原则组织领用；同时确定运用人。 4、如因工作调动或离职的人员，须按公司规定将个人保管的全部办公用品全部交回财务部，相关资料类须呈交人事部备档；须要本单位接着留用的物品，确定运用人报财务部，并在单位物品领用卡上办理物品转移，便于财务部及相关部门

9、跟踪办公用品的运用状况。 第 23 条：办公用品领用相关规定 1、各单位的办公用品领用量须参照其部门的办公用品定额。 2、进行办公用品领用的单位须填写领用单，其单位主管审核并签字。 3、各单位予每月 10 号、25 号集中领取，原则上每个月申领 2 次，若遇特别状况，和财务部沟通后可以申领 3 次。 第 24 条：仓库应凭有单位主管签字的领用单进行办公用品的发放，严禁先借后领的行为。 第 25 条：各单位应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。仓库保管员不得超标发放办公用品，确因工作须要超标领用的，应凭有总经理核准签字的领用单至仓库领取，否则仓库一律不予以发放。 第 26 条：核定

10、的费用实行增人增费、减人减费，各单位增人或减人，其费用由财务部依据人员变动状况进行调整。 第 27 条：各单位因特别状况需增加费用的，应以书面形式报批，经人事部、总经理逐级审核批准后，方可呈送财务部增加该项费用。 第 28 条：办公用品的运用和管理 1、各单位应本着节约的原则运用办公用品。 2、电脑设备、复印机等办公设备均由其单位或个人管理，不得擅自转借他人运用，如有遗失或损坏，应由其单位或个人全权负责。 3、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 4、办公设备要留意维护修养，严格按操作规程进行操作，当设备出现损失时，须报单位主管确定后方可修理。 5、加强消防和管理工作，防止失盗、失火。

11、6、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 第 29 条：办公用品定额和结算 1、各单位办公用品定额，由人事部帮助财务部拟制，报送总经理批准后确定。 2、办公用品运用实行月统计年结算，截止时间为每月底和年终 12 月 31 日。予次月的 2-5号财务部出具相关报表： 月计办公用品进销存汇总表/年度办公用品进销存汇总表 办公用品费用结算表 办公用品领用、结算汇总表 上述报表交财务部负责怪案。 3、各单位可依据规定的办公用品定额，自主确定各运用人的办公用品运用标准。 第 30 条：物品报废及其它规定 1、非消耗性办公用品因运用时间过长须要报废注销时，运用人应提出办公用品报废申请，经其单位主管及财务部

12、负责人审核，并报公司总经理核准后，方可至财务部办理报废注销手续。 2、机器耗材管理 耗材、配件申请领用同办公用品，可在每月和其他办公用品一起申领。 计算机配件如键盘、鼠标等出现故障须要更换的，经 IT 管理员确认不能修理的，可到仓库办理领用手续。 对于打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求安排，通知财务部；同时财务部作为管理部门，应对相应耗材的运用状况有具体了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。 仓库管理员对以上机器耗材同时也应建立台帐进行管理。 3、对于在领用上述各类办公用品时，须将不能运用的物品及已坏配件归还财务部，若否，超出其定额时，财务部则不予以发放。 第 8 章：附则 1、本制度由公司人事部负责说明。 2、本制度的拟定、修改由人事部负责，报公司总经理批准后执行，修改后亦同。 3、本制度自颁布之日起实施，原办公用品管理制度同时废止。 4、附表：部门办公用品定额 连锁便利店小超市商场 第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页