2023年最新浅谈如何做好文件收发工作的建议(3篇).docx

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1、2023年最新浅谈如何做好文件收发工作的建议(3篇) 人的记忆力会随着岁月的消逝而衰退，写作可以弥补记忆的不足，将曾经的人生经验和感悟记录下来，也便于保存一份美妙的回忆。大家想知道怎么样才能写一篇比较优质的范文吗？以下是我为大家收集的优秀范文，欢迎大家共享阅读。 浅谈如何做好文件收发工作的建议篇一 (一)收文处理流程 签收登记收转对党委及办公室的文件拟办主管校领导批示传阅或承办催办、查办收回文件或办理状况反馈复查归档 1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序： (1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。 (2)进行收文登记。 (3)按所送文件的签批看法，送有关领导阅

2、示。 (4)按领导的批示看法办理。 (5)将处理完毕的来文退还报送单位。 2、上级领导部门来文的处理程序： (1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。 (2)交党办主任签写办公室拟办看法。 (3)根据主随意见转有关职能部门或党委领导批示。 (4)检查来文的办理、落实状况。 (5)将指示性文件及有关报道本校状况的来文存档。 3、校外单位来往函件的处理程序： 凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理： (1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。 (2)属于函调的，转交组

3、织部处理。 (3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣扬部处理。 (4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处;一般的由机要员处理。 (5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。 (二)收文工作要求： 1、必需做到精确、刚好、保密，不拖拉不积压。 2、应熟识校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。 3、依据文件内容分轻重缓急刚好送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办看法。 4、组织传阅时，应实行以机要员为中心点的.辐射方式，避开传阅对象之间的交叉式传阅。 5、如遇领导同志阅文时间过长，应刚好提示。 6、刚好催办，定期检查文

4、件承办状况。 (一)发文处理流程 拟稿核稿会签签发编号打印校对印制盖章送发归档。 1、拟稿 (1)党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、确定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。 (2)书写格式、行文规则应遵照执行上级及河南工程学院关于公文处理的若干规定。 2、核稿 由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。 (1)党委的工作安排、学习支配、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。 (2)一般事务性通知，转发党委其他职能部门的详细事务性支配、对

5、同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。 3、签发 (1)送领导签发的应是校核、修改后的稿件。 (2)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。 (3)党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要干脆送主管书记签发。 (4)以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。 4、编号 (1)以党委名义专项上报的材料编号为：同委()第号。 (2)以党办名义专项上报的材料编号为：同委办()第号。 5、打印 经签发、编号后的文件送交打字室打印。 6、校对 一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。 7、印制 校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。 8、盖章

6、 (1)以党委名义发出的文件，必需由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。 (2)以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。 9、送发 (1)一般党委文件应上报上级党委等机关;下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部;送本辽领导。 (2)党办文件报校领导，发机关各部处、基层党总支、直属党支部等。 10、归档 (1)平常根据存档归档要求，做好预立卷工作。 (2)按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。 (3)按文件号依次将每份文件的原稿、正本整理好并编号。 (4)用计算机根据存档要求打印卷内书目。 (5)每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案室。 (二)发文工作要求： 1、了解本

7、级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。 2、起草文件时要深化调查探讨，正确领悟和精确体现党委领导的意图。 3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。 4、发送文件要力争快捷，留意时效。 浅谈如何做好文件收发工作的建议篇二 1目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作状况，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。 3定义 3.1文件：公司

8、文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 3.2受控文件：须要对文件的分发、更改、回收进行限制。随时保持有效版本的文件。 3.3非受控文件：不受更改/修订的限制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。 4职责 4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。 4.2各部门产

9、生的内部运用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 4.3文件编制、审批、发布的权责 4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。 4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。 5文件分级分类 5.1文件分级 5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。 5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的

10、文件。 5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等详细实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括详细的作业方法和标准。 5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。 6文件编号、标识与限制 6.1文件编号：microsof1公司名称+部门代号+文件名称+文件依次号+时间 注：各部门代号 部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与限制 文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及供应给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的供应给客户的文件为非受控文件，不作标识; 长期有效的文件予以编号和标识，限制

11、其发放，回收作废失效版本; 一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。 7文件编制、审核、批准和发布 7.1行政文件与管理性文件的编制与审批 (1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要确定的通知/通告，由人事行政部负责编制。 (2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。 (3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。 (4)公司及各部门全部行政性文件审核由人事行政部填写公司内部

12、业务便签，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 (5)公司及各部门全部管理性文件的审核由人事行政部填写文件批阅签发单，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 7.2文件归档、发放、保管 7.2.1文件归档 (1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录书目”，并且将电子档和纸张文件同时归档。 (2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录书目”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司受控文件清单。 7.2.2文件发放 公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放： (1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录

13、下发至运用文件的相关部门; (3)各个部门都要运用相应文件、记录的有效版本，人事行政部刚好收回作废文件;行政办公室拟定文件发放登记表按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。 (4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在文件发放登记表中签名。 7.2.3文件保管与借阅 (1)文件保管：全部经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者运用有效版本，并确保文件清楚易于识别。 a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。 b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。 (2)各部

14、门须要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。 (3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采纳密码进行爱护，限定查阅及运用范围，由授权运用的人员进行操作。 (4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。 7.3文件的更改与回收作废 7.3.1文件更改 (1)当文件不适应须要更改时，由文件归口部门提出，并实施详细更改工作，文件更改必需符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。 (2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写文件更改/评审单并实施更改。 (3)文件

15、修改内容较少时，可以采纳划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大改变时应进行换版。 (4)公司文件更改状态按版本号为a版(b、c、d等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由a版升为b版，以此类推。特别状况下，换版不受此限制。 (5)文件更改内容必需刚好到达文件运用场所，对文件的宣贯、实施状况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。 (6)公司激励各部门及人员在运用文件时刚好发觉文件的问题，提出文件更改看法。 7.4文件的

16、作废与销毁 (1)各部门运用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。 (2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室刚好销毁，并记录在文件销毁(留用)记录表中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。 (3)各类文件的保存期按档案管理制度的规定执行。 7.5外来文件管理 7.5.1外来文件接收与归口 (1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理方法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立外来文件清单。 (2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。 (3)外来

17、的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行状况，交档案室备档。 7.6保密文件的管理 7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，隐私信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。 7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级发放、传阅范围 绝密公司核心领导、肯定信息形成部门的负责人及公司领导认为须要让其知悉的对象 机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为须要让其知悉的对象 隐私公司部门主管级以上人员，隐私形成部门的相关人员及该部门认为须要让其知悉的对象 浅

18、谈如何做好文件收发工作的建议篇三 档案收发是各级机关办公室工作中必不行少的一部分，它承载着重要档案和信息的收集、传递、整理、备案等重要工作，是各类信息收集的平台、档案传递的驿站，其工作质量和好坏干脆反映了办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范性和严密的程序性。本人结合实际工作，谈以下几点 档案收发工作是办公室职能运行的重要环节，负责上级机关文件的注册、处理、提交、备案。本级机构档案的打印、分发、存档、存放等。文件收发工作是有效执行领导决策配置，保证重要信息平安，保证政令畅通的必定要求，财政系统中文件收发工作具有特定的规律和特点，主要表现在以下几点 (1)重。也就是说，职场的责任很重

19、。档案收发工作岗位特别，责任重大，处于办公室职能运行地位最核心，联系各方利益关注最广，服务各级领导决策配置最干脆，办公室是整个局部机关的中枢，档案收发工作是办公室的中枢核，牵着头发。在我们的财政系统中，小文件可能关系到重大民生项目，小错误可能会影响许多人的身边利益。因此，能否胜任自己的职场是我们全部文件收发人员的责任、风格、素养、实力最有效的检查。 (二)杂。也就是说，困难而困难。许多人认为文件的收发工作是邮递员的工作，技术含量不足。否则，只有真正从事这项工作的人才能感受到那件事没有巨细、高标准和严格的要求，就像杂烩一样，无视头绪，混乱无章 不镇静探究特征规则，盲人就无法区分门户。 (3)碎。

20、也就是说，环节是细碎的。文件的收发工作，与文件的注册、传阅监督、清退保存全过程相关的细微环节许多，文件从传递前、传递中、传递后包括接收、安排、传递、传递、反馈、归档、清退等一系列流程化管理，从文件的收据、承包到详细执行，传递次数多、时间跨度长错过其中任何不引人注目的细微环节，稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误会给全球工作带来负面影响。 (四)广。也就是说，涉及面很广。在财政系统中，文件的收发涉及面特别广泛，仅年年，我局就处理省市财政部门和县委、县政府以上党政机关的文件部分，各种资金请示文件部分，累计达到10000人以上。其中还涵盖了涉密、紧急、监督等各种文件其馀，呈现了紧急事项多、涉

21、密风险大、传达范围广的典型特征。 要做好文件收发工作，必需结合财政工作的实际状况，探究适合本公司实际的精细化管理方法，切实相识到这项工作的极端重要性，牢牢阅读细实快三字诀窍，追求零错误、零错误、零缺陷。确保中枢核不成为梗阻源。 (1)用细字动脑筋。严格细致是文件收发的前提。所谓细微环节确定成败，就是这个道理，要真正做好这项工作，就必需用细字来动脑筋。一个要细致推想。文件收发人员应擅长总结、分析和探究其特定规。在财政系统中，最广泛、最重要的是各种资金请示文件，不仔细的话，时机往往会被动。细微环节见精神，马虎大意是文件收发工作的大忌，我们要立足于自己的岗位，通过岗位实践，锻造成为实际工作的活电脑，

22、努力成为有心人理解人。其次，要细致管理。细分分类是收发文实际工作的核心要素，是确保便利查阅的重要手段，是提高工作质量效果的关键。俗话说记忆力不如烂笔头，文件收发工作要严格执行痕迹管理，实行分类存档保存，确保有章可循，有证据。切实登记帐簿，存档帐簿，找清晰。促使档案收发工作真正成为服务领导决策的信息库。第三，要规范操作。规则不易成为四周，文件收发工作环节细致，程序困难，各类文件传递对象、渠道、范围不同，只有在各环节处理中固化流程，坚持规范标准的操作方法，形成制度化、规范化的操作机制，依据领导发表的看法，一一对应检查，正确传递 (二)在实字上下真功。务实肯干是职场职责所需的本职要求。所谓小岗位连大

23、责责任，文件收发职场平凡，但越平凡的职场越须要毅力和耐性。为了保证工作中没有错误和错误，必需在实字上下功夫。其中一个要坚决。文件收发实质上是服务保障工作，对内服务领导的决策、业务部门，对外服务于基层部门、广阔群众。在实际工作中，当他人因工作须要急于找到文件时，他们应当诚恳相待，不厌其烦，耐性面对。小文件不仅体现了我们收发人员的工作效率，还体现了财政部门的精神面貌。其次，我们必需做事务实。档案收发工作人员必需有高度负责的精神，在实际工作中，每天我们必需处理几件甚至几十件各种通知和档案，工作责任重，密度大，强度高。要切实做好上下左右的联系，应各方面的关切，不要遗漏，不要错过，要坚决克服麻痹思想，不

24、要疲惫应对，真正进入大脑。其三，必需履行责任。小文件传达的是责任，执行的是制度，文件收发工作必需坚决执行职场责任制，收发、传达、存款必需由负责人负责，统一管理，层层检查，避开图简洁、节约程序、通过的问题。确保传输不延迟，量大不积压，不发生错误。 (3)以快字求实效。快速高效是确保执行任务的现实需求。财务工作千头万绪，财务业务点广泛，对我们全部文件收发人员提出了新的更高要求。一个是快速运行。文件收发工作主要以人工传递为主，要提高文件传递处理的速度和质量，就要多问口勤，多请示，多报告，多追踪。腿常常送，不怕麻烦，快速反应，快速执行。确保第一时间传达给人，传达到位。其次，反馈应当很快。文件收发工作不能等，不能拖，不能靠，反而会形成恶性循环。要切实提高工作效率，压缩处理周期。对于领导批准的重要文件，应刚好精确地传输到各部门，刚好反馈处理结果，第三，监督要快。文件收发工作必需以监督为基础，保证最终制度的执行、任务的完成。在实际工作中，我们在严格执行各种制度的同时，还有一部分文件下落不明的缘由。因此，收发文件的工作人员必需克服因处理时间长而遗忘监督，文件传到领导处不能监督，因为思想麻痹放松而不想监督的恐怖感情，马上进行文件回收工作，切实堵塞漏洞，确保长期机制的执行。用我们的实际行动，努力为领导，为单位创建高质量、高效、便利的办公环境。