Excel表格的35招必学秘技Excel表格的35招必学秘籍(精美.pdf

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1、E xc e l E xc e l E xc e l E xc e l 表 格的 3 5 3 5 3 5 3 5 招 必学 秘技,必 看！也 许你 已经 在 Ex ce l 中 完成 过上 百 张财 务报 表，也许你 已 利 用 Ex c el函 数实 现过 上 千次 的复 杂 运算，也许 你认 为 Ex ce l 也 不过 如此，甚至 了无 新 意。但 我 们 平 日 里 无 数 次 重 复 的 得 心 应 手 的 使 用 方 法 只 不 过 是Ex ce l 全 部技 巧的 百 分之 一。本 专题 从 Ex ce l 中 的一 些鲜 为 人知 的 技 巧入 手，领略 一 下关 于 Ex c

2、e l 的 别样 风情。一、让 不同 类 型数 据用 不 同颜 色 显示在 工 资 表 中，如 果 想 让 大 于 等 于 20 00 元 的 工 资 总 额 以“红 色”显示，大于等于 15 00 元 的工 资 总额 以“蓝 色”显 示，低于 10 00 元 的工 资 总额 以“棕 色”显 示，其它 以“黑 色”显 示，我 们可 以这 样 设置。1.打 开“工 资 表”工 作 簿，选 中“工 资 总 额”所 在 列，执 行“格式 条 件格 式”命 令，打开“条 件格 式”对 话框。单击第二 个方 框 右 侧的 下 拉 按 钮，选 中“大 于 或 等 于”选 项，在 后 面 的 方 框 中 输

3、 入 数 值“20 00”。单 击“格 式”按 钮，打 开“单 元格 格 式”对 话 框，将“字 体”的“颜 色”设 置为“红 色”。2.按“添 加”按 钮，并仿照 上面 的 操作 设 置好 其它 条 件(大 于等 于15 00，字体 设置 为“蓝 色”；小于 10 00，字体 设置 为“棕 色”)。3.设 置完 成后，按下“确 定”按 钮。看 看 工 资 表 吧，工 资 总 额 的 数 据 是 不 是 按 你 的 要 求 以 不 同 颜 色 显示 出来 了。二、建 立分 类 下拉 列表 填 充项我 们常 常要 将 企业 的 名称 输入 到 表格 中，为了 保持 名称 的 一致 性，利 用“数

4、 据有 效性”功 能建 了 一个 分类 下 拉列 表 填充 项。1.在 Sh ee t 2 中，将 企 业 名 称 按 类 别(如“工 业 企 业”、“商 业 企业”、“个 体企 业”等)分 别输 入不 同 列中，建立 一个 企 业名 称数 据 库。2.选 中 A 列(“工 业 企 业”名 称 所 在 列)，在“名 称”栏 内，输 入“工 业企 业”字 符后，按“回 车”键 进行 确认。仿 照上 面的 操 作，将 B、C 列 分别 命名 为“商 业企 业”、“个体 企业”3.切 换 到 Sh ee t 1 中，选 中 需 要 输 入“企 业 类 别”的 列(如 C 列)，执 行“数 据 有 效

5、性”命 令，打开“数 据有 效性”对 话框。在“设 置”标 签中，单击“允 许”右 侧的 下 拉按 钮，选中“序 列”选 项，在下面 的“来 源”方 框 中，输 入“工 业企 业”，“商 业企 业”，“个 体企 业”序 列(各 元素 之间 用 英文 逗 号隔 开)，确定 退出。再 选 中 需 要 输 入 企 业 名 称 的 列(如 D 列)，再 打 开“数 据 有 效 性”对 话 框，选 中“序 列”选 项 后，在“来 源”方 框 中 输 入 公 式：=I ND IRE CT(C 1)，确定 退出。4.选 中 C 列 任意 单 元格(如 C4)，单击 右 侧下 拉按 钮，选 择相 应 的“企

6、业类 别”填 入单 元格 中。然 后 选中 该单 元 格对 应 的 D 列 单元 格(如D4)，单 击 下 拉 按 钮，即 可 从 相 应 类 别 的 企 业 名 称 列 表 中 选 择 需 要 的 企业 名称 填入 该 单元 格中。提 示：在 以 后 打 印 报 表 时，如 果 不 需 要 打 印“企 业 类 别”列，可以 选中 该列，右击 鼠标，选“隐 藏”选 项，将该 列 隐藏 起 来即 可。三、建 立“常 用文 档”新 菜单在 菜 单 栏 上 新 建 一 个“常 用 文 档”菜 单，将 常 用 的 工 作 簿 文 档 添加 到其 中，方 便随 时调 用。1.在 工具 栏空 白 处右 击

7、 鼠标，选“自 定义”选 项，打 开“自 定义”对 话 框。在“命 令”标 签 中，选 中“类 别”下 的“新 菜单”项，再 将“命令”下 面的“新 菜单”拖 到菜 单 栏。按“更 改 所 选 内 容”按 钮，在 弹 出 菜 单 的“命 名”框 中 输 入 一 个名 称(如“常 用文 档”)。2.再 在“类 别”下 面 任 选 一 项(如“插 入”选 项)，在 右 边“命令”下 面 任 选 一 项(如“超 链 接”选 项)，将 它 拖 到 新 菜 单(常 用 文档)中，并 仿 照 上 面 的 操 作 对 它 进 行 命 名(如“工 资 表”等)，建 立 第 一个 工作 簿文 档 列表 名称。重

8、 复上 面的 操 作，多 添加 几个 文 档列 表名 称。3.选 中“常 用 文 档”菜 单 中 某 个 菜 单 项(如“工 资 表”等)，右 击鼠 标，在弹出 的 快捷 菜单 中，选“分 配超 链接 打 开”选 项，打开“分配 超链 接”对 话框。通过 按“查 找范 围”右 侧的 下 拉按 钮，定位到 相 应的 工作 簿(如“工 资.x ls”等)文 件夹，并 选 中该 工 作簿 文档。重 复上 面的 操 作，将菜单 项 和与 它对 应 的工 作 簿文 档超 链 接起 来。4.以 后 需 要 打 开“常 用 文 档”菜 单 中 的 某 个 工 作 簿 文 档 时，只 要展 开“常 用文 档”

9、菜 单，单 击其 中的 相 应选 项即 可。提 示：尽 管 我 们 将“超 链 接”选 项 拖 到 了“常 用 文 档”菜 单 中，但 并 不 影 响“插 入”菜 单 中“超 链 接”菜 单 项 和“常 用”工 具 栏 上 的“插 入超 链接”按 钮的 功 能。四、制 作“专 业符 号”工 具栏在 编 辑 专 业 表 格 时，常 常 需 要 输 入 一 些 特 殊 的 专 业 符 号，为 了 方便 输入，我 们 可以 制作 一 个属 于 自己 的“专 业符 号”工 具栏。1.执 行“工 具 宏 录 制新 宏”命 令，打开“录 制新 宏”对 话框，输 入宏 名?如“fu ha o1”?并 将宏

10、保存 在“个 人宏 工作 簿”中，然 后“确定”开 始录 制。选中“录 制宏”工 具栏 上的“相 对引 用”按 钮，然后 将需 要 的 特 殊 符 号 输 入 到 某 个 单 元 格 中，再 单 击“录 制 宏”工 具 栏 上 的“停 止”按 钮，完成 宏 的录 制。仿 照上 面的 操 作，一 一录 制好 其 它特 殊符 号 的输 入“宏”。2.打 开“自 定 义”对 话 框，在“工 具 栏”标 签 中，单 击“新 建”按 钮，弹出“新 建工 具栏”对 话框，输入名称“专 业符 号”，确 定后，即 在工 作 区中 出现 一 个工 具 条。切 换到“命 令”标 签 中，选 中“类 别”下 面的“

11、宏”，将“命 令”下 面 的“自 定 义 按 钮”项 拖 到“专 业 符 号”栏 上(有 多 少 个 特 殊 符 号 就拖 多少 个按 钮)。3.选 中 其 中 一 个“自 定 义 按 钮”，仿 照 第 2 个 秘 技 的 第 1点 对 它 们进 行命 名。4.右 击 某 个 命 名 后 的 按 钮，在 随 后 弹 出 的 快 捷 菜 单 中，选“指 定宏”选 项，打开“指 定宏”对 话框，选中相应 的 宏(如 fu ha o1 等)，确 定退 出。重 复此 步操 作，将 按 钮与 相应 的 宏链 接起 来。5.关 闭“自 定 义”对 话 框，以 后 可 以 像 使 用 普 通 工 具 栏 一

12、 样，使用“专 业符 号”工 具栏，向单 元格 中 快速 输入 专 业符 号 了。五、用“视 面管 理器”保 存多 个打 印 页面有 的 工 作 表，经 常 需 要 打 印 其 中 不 同 的 区 域，用“视 面 管 理 器”吧。1.打 开 需 要 打 印 的 工 作 表，用 鼠 标 在 不 需 要 打 印 的 行(或 列)标 上拖 拉，选中它 们 再右 击鼠 标，在随后出 现 的快 捷 菜单 中，选“隐 藏”选项，将 不需 要 打印 的行(或 列)隐 藏起 来。2.执 行“视 图 视 面管 理 器”命 令，打开“视 面管 理器”对 话框，单 击“添 加”按 钮，弹 出“添 加 视 面”对 话

13、 框，输 入 一 个 名 称(如“上报 表”)后，单 击“确 定”按 钮。3.将 隐 藏 的 行(或 列)显 示 出 来，并 重 复 上 述 操 作，“添 加”好 其它 的打 印视 面。4.以 后 需 要 打 印 某 种 表 格 时，打 开“视 面 管 理 器”，选 中 需 要 打印 的表 格名 称，单击“显 示”按 钮，工作表即 刻 按事 先 设定 好的 界 面 显示 出来，简单设置、排版一 下，按下工具 栏上 的“打 印”按 钮，一切 就O K 了。六、让 数据 按 需排 序如 果 你 要 将 员 工 按 其 所 在 的 部 门 进 行 排 序，这 些 部 门 名 称 既 的 有关 信 息

14、 不 是 按 拼 音 顺 序，也 不 是 按 笔 画 顺 序，怎 么 办?可 采 用 自 定 义 序列 来排 序。1.执 行“格 式 选 项”命 令，打 开“选 项”对 话 框，进 入“自 定义 序 列”标 签 中，在“输 入 序 列”下 面 的 方 框 中 输 入 部 门 排 序 的 序 列(如“机 关,车 队,一 车 间,二 车 间,三 车 间”等)，单 击“添 加”和“确定”按 钮退 出。2.选 中“部 门”列 中任 意 一个 单元 格，执行“数 据 排 序”命 令，打 开“排 序”对 话 框，单 击“选 项”按 钮，弹 出“排 序 选 项”对 话 框，按 其中 的下 拉 按钮，选中刚

15、才自 定义 的 序列，按两次“确 定”按 钮返 回，所 有 数 据 就 按 要 求 进 行 了 排 序。七、把 数据 彻 底隐 藏起 来工 作 表 部 分 单 元 格 中 的 内 容 不 想 让 浏 览 者 查 阅，只 好 将 它 隐 藏 起来 了。1.选 中 需 要 隐 藏 内 容 的 单 元 格(区 域)，执 行“格 式 单 元 格”命令，打开“单 元格 格式”对 话框，在“数 字”标 签的“分 类”下 面选 中“自 定 义”选 项，然 后 在 右 边“类 型”下 面 的 方 框 中 输 入“；”(三个 英文 状态 下 的分 号)。2.再 切 换 到“保 护”标 签 下，选 中 其 中 的

16、“隐 藏”选 项，按“确定”按 钮退 出。3.执 行“工 具 保 护 保 护 工 作 表”命 令，打 开“保 护 工 作 表”对 话框，设 置 好密 码后，“确 定”返 回。经 过 这 样 的 设 置 以 后，上 述 单 元 格 中 的 内 容 不 再 显 示 出 来，就 是使 用 Ex ce l 的 透明 功 能也 不能 让 其现 形。提 示：在“保 护”标 签 下，请 不 要 清 除“锁 定”前 面 复 选 框 中 的“”号，这 样可 以 防止 别 人删 除你 隐 藏起 来的 数 据。八、让 中、英 文输 入 法智 能化 地 出现在 编 辑 表 格 时，有 的 单 元 格 中 要 输 入

17、英 文，有 的 单 元 格 中 要 输 入中 文，反复切 换 输入 法实 在 不方 便，何不设置 一 下，让输入 法 智能 化 地调 整呢?选 中 需 要 输 入 中 文 的 单 元 格 区 域，执 行“数 据 有 效 性”命 令，打 开“数 据 有 效 性”对 话 框，切 换 到“输 入 法 模 式”标 签 下，按“模式”右 侧的 下拉 按 钮，选 中“打 开”选 项后，“确 定”退 出。以 后 当 选 中 需 要 输 入 中 文 的 单 元 格 区 域 中 任 意 一 个 单 元 格 时，中文 输 入 法(输 入 法 列 表 中 的 第 1 个 中 文 输 入 法)自 动 打 开，当 选

18、中 其 它 单元 格时，中 文 输入 法自 动 关闭。九、让“自 动更 正”输 入统 一的 文 本你 是不 是经 常 为输 入 某些 固定 的 文本，如 电脑报 而烦恼 呢?那就 往下 看吧。1.执 行“工 具 自 动更 正”命 令，打开“自 动更 正”对 话框。2.在“替 换”下 面 的 方 框 中 输 入“pc w”(也 可 以 是 其 他 字 符，“pc w”用 小写)，在“替 换为”下 面的 方框 中 输入“电脑 报”，再单 击“添 加”和“确 定”按 钮。3.以 后 如 果 需 要 输 入 上 述 文 本 时，只 要 输 入“pc w”字 符?此 时 可以 不考 虑“pc w”的 大

19、小 写?，然后 确认 一 下就 成 了。十、在 Ex ce l 中 自定 义 函数Ex ce l 函 数虽 然 丰富，但并不 能满 足 我 们的 所有 需要。我们可 以 自定 义一 个函 数，来完成一 些 特定 的运 算。下面，我们就来 自 定义 一个 计算 梯形 面积 的 函数：1.执 行“工 具 宏 Vi su al Ba si c 编 辑 器”菜 单 命 令(或 按“Al t+F11”快 捷键)，打 开 Vi su al Ba si c 编 辑窗 口。2.在 窗 口 中，执 行“插 入 模 块”菜 单 命 令，插 入 一 个 新 的 模 块 模 块 1。3.在 右边 的“代 码窗 口”中

20、 输入 以下 代 码：Fu nc tio n V(a,b,h)V=h*(a+b)/2 En d Fu nc ti on4.关 闭窗 口，自 定义 函 数完 成。以 后可 以像 使 用内 置 函数 一样 使 用自 定义 函 数。提 示：用上面 方法 自 定义 的 函数 通常 只 能在 相 应的 工作 簿 中使 用。十 一、表头 下 面衬 张 图片为 工 作 表 添 加 的 背 景，是 衬 在 整 个 工 作 表 下 面 的，能 不 能 只 衬 在表 头下 面呢?1.执 行“格 式 工 作 表 背 景”命 令，打 开“工 作 表 背 景”对 话框，选中需要 作为 背 景的 图 片后，按下“插 入”

21、按 钮，将图片 衬 于整 个工 作表 下面。2.在 按 住 Ct r l 键 的同 时，用鼠标在 不 需要 衬图 片 的单 元格(区 域)中 拖拉，同 时 选中 这些 单 元格(区 域)。3.按“格 式”工 具 栏 上 的“填 充 颜 色”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后出 现的“调 色板”中，选中“白 色”。经过这 样 的设 置以 后，留下的 单元 格下 面衬 上 了图 片，而上述 选 中的 单元 格(区 域)下 面就 没有 衬 图片 了(其 实，是图 片 被“白 色”遮 盖了)。提 示?衬 在单 元格 下 面的 图 片是 不支 持 打印 的。十 二、用连 字 符“&”来 合并 文本如

22、 果 我 们 想 将 多 列 的 内 容 合 并 到 一 列 中，不 需 要 利 用 函 数，一 个小 小的 连字 符“&”就 能将 它 搞定(此 处假 定 将 B、C、D 列 合并 到一 列 中)。1.在 D 列 后面 插入 两 个空 列(E、F 列)，然后 在 D1 单 元格 中 输入 公式：=B 1&C1&D1。2.再 次选 中 D1单 元格，用“填 充柄”将 上述 公 式复 制 到 D 列 下面的 单元 格中，B、C、D 列 的内 容即 被 合并 到 E 列 对应 的单 元 格中。3.选 中 E 列，执 行“复 制”操 作，然 后 选 中 F 列，执 行“编 辑 选 择性 粘贴”命 令

23、，打开“选 择性 粘贴”对 话框，选中其中 的“数 值”选 项，按下“确 定”按 钮，E 列 的内 容(不 是公 式)即 被复 制 到 F 列 中。4.将 B、C、D、E 列 删除，完 成 合并 工 作。提 示：完 成 第 1、2 步 的 操 作，合 并 效 果 已 经 实 现，但 此 时 如 果 删除 B、C、D 列，公 式 会 出 现 错 误。故 须 进 行 第 3 步 操 作，将 公 式 转 换 为不 变的“值”。生 成绩 条常 有 朋 友 问“如 何 打 印 成 绩 条”这 样 的 问 题，有 不 少 人 采 取 录 制宏 或 VB A 的 方法 来实 现，这对于初 学者 来 说有 一

24、 定难 度。出于此种 考 虑，我 在这 里给 出 一种 用函 数 实现 的 简便 方法。此 处 假 定 学 生 成 绩 保 存 在 Sh ee t 1 工 作 表 的 A 1 至 G 6 4 单 元 格 区 域中，其 中第 1行 为标 题，第 2 行 为学 科名 称。1.切 换 到 Sh ee t 2 工 作 表 中，选 中 A 1 单 元 格，输 入 公 式：=I F(MOD(R OW()，3)=0，IF(0 MOD?R OW()，3(=1，sh ee t 1！A，IN DE X(s he et 1！$A：$G，IN T(ROW()+4)/3)+1)，C OLU M N()。2.再 次 选

25、中 A 1 单 元 格，用“填 充 柄”将 上 述 公 式 复 制 到 B 1 至 G 1单 元 格 中；然 后，再 同 时 选 中 A1 至 G 1 单 元 格 区 域，用“填 充 柄”将 上述 公式 复制 到 A2 至 G 185 单 元格 中。至 此，成绩 条 基本 成 型，下面 简 单修 饰一 下。3.调 整好 行高 和 列宽 后，同时选 中 A1 至 G 2 单 元格 区域(第 1 位 学 生的 成 绩 条 区 域)，按“格 式”工 具 栏“边 框”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后出 现的 边框 列 表中，选中“所 有框 线”选 项，为选 中的 区域 添 加边 框(如果 不需

26、要边 框，可 以不 进 行此 步 及下 面的 操 作)。4.同 时选 中 A1至 G 3 单 元格 区域，点击“常 用”工 具栏 上的“格 式刷”按 钮，然 后 按 住 鼠 标 左 键，自 A4 拖 拉 至 G 186 单 元 格 区 域，为 所 有的 成绩 条添 加 边框。按“打 印”按 钮，即 可将 成绩 条 打印 出来。十 四、Ex ce l 帮 你选 函 数在 用函 数处 理 数据 时，常常不 知道 使 用什 么 函数 比较 合 适。Ex ce l的“搜 索函 数”功 能可 以 帮你 缩小 范 围，挑选 出 合适 的 函数。执 行“插 入 函 数”命 令，打 开“插 入 函 数”对 话

27、 框，在“搜 索函 数”下 面 的 方 框 中 输 入 要 求(如“计 数”)，然 后 单 击“转 到”按 钮，系 统即 刻将 与“计 数”有 关的 函 数挑 选出 来，并显 示在“选 择函 数”下面 的列 表框 中。再结合 查 看相 关 的帮 助文 件，即可 快速 确定 所 需要 的 函数。十 五、同时 查 看不 同 工作 表中 多 个单 元格 内 的数 据有 时，我 们 编 辑 某 个 工 作 表(S he et1)时，需 要 查 看 其 它 工 作 表 中(S he et2、Sh ee t3)某 个单 元 格的 内容，可以利 用 E xce l 的“监 视 窗口”功 能来 实现。执 行“

28、视 图 工 具 栏 监 视 窗 口”命 令，打 开“监 视 窗 口”，单击 其中 的“添 加监 视”按 钮，展开“添 加监 视点”对 话框，用鼠 标选 中需 要查 看的 单 元格 后，再单 击“添 加”按 钮。重复 前述 操作，添加其 它“监 视点”。以 后，无 论 在 哪 个 工 作 表 中，只 要 打 开“监 视 窗 口”，即 可 查 看所 有被 监视 点 单元 格内 的 数据 和 相关 信息。十 六、为单 元 格快 速 画边 框在 Ex ce l 20 02 以 前的 版本 中，为 单元 格 区域 添加 边 框的 操 作比 较麻 烦，Ex ce l 20 02 对 此功 能进 行 了全

29、新 的拓 展。单 击“格 式”工 具 栏 上“边 框”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后 弹 出 的下 拉列 表中，选“绘 图边 框”选 项，或者执行“视 图 工 具栏 边 框”命 令，展开“边 框”工 具栏。单 击 工 具 栏 最 左 侧 的 下 拉 按 钮，选 中 一 种 边 框 样 式，然 后 在 需 要添 加 边 框 的 单 元 格 区 域 中 拖 拉，即 可 为 相 应 的 单 元 格 区 域 快 速 画 上 边框。提 示：如 果画 错了 边 框，没关系，选中工具 栏 上的“擦 除边 框”按 钮，然后在 错 误的 边框 上 拖拉 一 下，就可以 清 除掉 错 误的 边框。如果 需

30、 要 画 出 不 同 颜 色 的 边 框，可 以 先 按 工 具 栏 右 侧 的“线 条 颜 色”按钮，在随后弹 出的 调 色板 中 选中 需要 的 颜色 后，再画 边框 即可。这 一功 能还 可以 在 单元 格中 画 上对 角 的斜 线。十 七、控制 特 定单 元格 输 入文 本 的长 度你 能 想 象 当 你 在 该 输 入 四 位 数 的 单 元 格 中 却 填 入 了 一 个 两 位 数，或 者在 该输 入 文字 的单 元 格中 你 却输 入了 数 字的 时 候，Ex ce l 就 能自 动判 断、即 时 分 析 并 弹 出 警 告，那 该 多 好 啊!要 实 现 这 一 功 能，对

31、Ex ce l来 说，也并 不 难。例 如 我 们 将 光 标 定 位 到 一 个 登 记“年 份”的 单 元 格 中，为 了 输 入的 统一 和计 算 的方 便，我们希望“年 份”都 用一 个 四位 数来 表 示。所 以，我 们可 以单 击“数 据”菜 单的“有 效性”选 项。在“设 置”卡 片“有 效性 条件”的“允 许”下 拉菜 单 中选 择“文 本长 度”。然 后 在“数 据”下拉 菜 单 中 选 择“等 于”，且“长 度”为“4”。同 时，我 们 再 来 到“出错 警 告”卡 片 中，将“输 入 无 效 数 据 时 显 示 的 出 错 警 告”设 为“停止”，并 在“标 题”和“错

32、误 信 息”栏 中 分 别 填 入“输 入 文 本 非 法!”和“请 输入 四位 数 年份。”字 样。很 显 然，当 如 果 有 人 在 该 单 元 格 中 输 入 的 不 是 一 个 四 位 数 时，Ex ce l 就 会弹 出示 的 警告 对 话框，告 诉 你出 错 原因，并 直 到你 输入 了 正确“样 式”的 数 值 后 方 可 继 续 录 入。神 奇 吧?其 实，在 Ex ce l 的“数 据有 效 性”判 断 中，还 有 许 多 特 殊 类 型 的 数 据 格 式 可 选，比 如“文 本 类型”啊，“序 列大 小”啊，“时 间远 近”啊，如你有兴 趣，何不自 作 主张，自 己设 计

33、 一种 检测 标 准，让 你 的 Ex ce l 展 示出 与众 不 同的 光彩 呢。十 八、成组 填 充多 张 表格 的固 定 单元 格我 们知 道每 次 打 开 E xce l，软件总 是 默认 打 开多 张工 作 表。由此 就可 看 出 Ex ce l 除 了拥 有 强大 的单 张 表格 的处 理 能力，更适 合在 多张 相 互关 联的 表格 中 协调 工作。要协调 关 联，当然 首先 就 需要 同步 输 入。因 此，在 很多 情况 下，都会 需要 同 时在 多张 表 格的 相同 单 元格 中 输入 同样 的 内容。那 么 如 何 对 表 格 进 行 成 组 编 辑 呢?首 先 我 们

34、单 击 第 一 个 工 作 表 的标 签 名“Sh ee t1”，然 后 按 住 Sh if t 键，单 击 最 后 一 张 表 格 的 标 签 名“Sh ee t3”(如 果我 们 想关 联的 表 格不 在 一起，可以按 住 Ct r l 键 进行 点选)。此时，我们看 到 E xce l 的 标题 栏上 的 名称 出 现了“工 作组”字 样，我 们就 可以 进 行对 工作 组 的编 辑 工作 了。在需要 一 次输 入 多张 表格 内 容的 单元 格中 随 便写 点什 么，我 们发现，“工 作组”中 所有 表格 的 同一 位置 都显 示出 相 应内 容了。但 是，仅 仅 同 步 输 入 是

35、远 远 不 够 的。比 如，我 们 需 要 将 多 张 表 格中 相 同 位 置 的 数 据 统 一 改 变 格 式 该 怎 么 办 呢?首 先，我 们 得 改 变 第 一 张表 格的 数据 格 式，再单击“编 辑”菜 单的“填 充”选 项，然后在其 子 菜单 中选 择“至 同组 工作 表”。这时，Ex ce l 会 弹出“填 充成 组工 作 表”的 对话 框，在这 里我 们选 择“格 式”一 项，点“确 定”后，同组中所 有表 格该 位置 的 数据 格式 都 改变 了。十 九、改变 文 本的 大 小写在 Ex ce l 中，为表格 处 理和 数据 运 算提 供 最强 大支 持 的不 是公 式

36、，也 不是 数据 库，而是 函数。不要以 为 Ex ce l 中 的函 数只 是 针对 数字，其实 只要 是写 进 表格 中的 内 容，Ex ce l 都 有对 它 编辑 的特 殊 函数。例 如 改变 文本 的大 小 写。在 Ex ce l 20 0 2 中，至 少 提 供 了 三 种 有 关 文 本 大 小 写 转 换 的 函 数。它 们 分 别 是：“=U PP ER(源 数 据 格)”，将 文 本 全 部 转 换 为 大 写；“=L OW ER(源 数 据 格)”，将 文 本 全 部 转 换 成 小 写；“=P RO PE R(源 数 据格)”，将 文 本 转 换 成“适 当”的 大 小

37、 写，如 让 每 个 单 词 的 首 字 母 为 大写 等。例如，我 们在一 张 表格 的 A1 单 元格 中输 入 小写 的“ex ce l”，然后 在 目 标 单 元 格 中 输 入“=U PP ER(A1)”，回 车 后 得 到 的 结 果 将 会 是“EX CE L”。同 样，如 果 我 们 在 A 3 单 元 格 中 输 入“mr.w ei wei”，然 后我 们 在 目 标 单 元 格 中 输 入“=P RO PER(A 3)”，那 么 我 们 得 到 的 结 果 就 将是“M r.W eiw ei”了。二 十、提取 字 符串 中 的特 定字 符除 了 直 接 输 入 外，从 已

38、存 在 的 单 元 格 内 容 中 提 取 特 定 字 符 输 入，绝 对 是 一 种 省 时 又 省 事 的 方 法，特 别 是 对 一 些 样 式 雷 同 的 信 息 更 是 如此，比 如员 工 名单、籍 贯 等信 息。如 果 我 们 想 快 速 从 A 4 单 元 格 中 提 取 称 谓 的 话，最 好 使 用“=R IG HT(源 数 据 格，提 取 的 字 符 数)”函 数，它 表 示“从 A 4 单 元 格 最右 侧 的 字 符 开 始 提 取 2个 字 符”输 入 到 此 位 置。当 然，如 果 你 想 提 取 姓名 的 话，则 要 使 用“=L EF T(源 数 据 格，提 取

39、 的 字 符 数)”函 数 了。还 有一 种情 况，我们不从 左右 两 端开 始，而是直接 从 数据 中间 提 取几 个字 符。比 如我 们要 想 从 A5 单 元格 中 提取“武 汉”两 个字 时，就只须在 目标 单 元格 中输 入“=M ID(A 5,4,2)”就 可以 了。意思 是：在 A5 单 元格 中 提取 第 4个 字符 后的 两 个字 符，也 就是 第 4和 第 5 两 个字。二 十一、把基数词 转换 成 序数 词 将 英文 的基 数 词转 换 成序 数词 是 一个 比较 复杂 的 问题。因为 它没 有 一个 十分 固 定的 模 式：大多数的 数 字 在变 成 序 数 词 都 是

40、 使 用 的“th”后 缀，但 大 凡 是 以“1”、“2”、“3”结 尾的 数字 却 分别 是以“st”、“nd”和“rd”结 尾 的。而 且，“11”、“12”、“13”这 3 个 数 字 又 不 一 样，它 们 却 仍 然 是 以“th”结 尾 的。因 此，实现起来 似 乎很 复 杂。其实，只要 我 们理 清思 路，找准函 数，只须 编 写 一 个 公 式，就 可 轻 松 转 换 了。不 信，请 看：“=A 2&IF(OR(V ALU E(RIG HT(A 2,2)=11,12,13),th,I F(OR(VA LU E(R IG HT(A2)=1,2,3,CH OOS E(RIG HT

41、(A 2),st,nd,rd),th)”。该公式 尽管 一长 串，不过 含义 却 很明 确：如 果数 字 是 以“11”、“12”、“13”结 尾 的，则 加 上“th”后 缀；如 果 第 1 原 则无 效，则检查 最后 一 个数 字，以“1”结 尾使 用“st”、以“2”结 尾 使用“nd”、以“3”结 尾 使 用“rd”；如 果 第 1、2 原 则 都 无 效，那 么就 用“th”。因此，基 数 词和 序 数词 的转 换 实现 得 如此 轻松 和 快捷。二 十二、用 特 殊符 号 补齐 位数和 财务 打过 交 道的 人 都知 道，在账面 填 充时 有 一种 约定 俗 成的“安全 填写 法”

42、，那就是将 金 额中 的空 位 补齐，或者 在款 项 数据 的前 面 加 上“$”之 类 的 符 号。其 实，在 Ex ce l 中 也 有 类 似 的 输 入 方 法，那 就 是“RE PT”函 数。它的 基本 格式 是“=R EP T(“特 殊符 号”，填充位 数)”。比 如，我们要在 中 A 2 单 元格 里的 数 字结 尾 处用“#”号 填充 至 1 6 位，就 只须 将公 式 改为“=(A2&REPT(#,1 6-LEN(A 2)”即 可；如果 我 们要 将 A 3 单 元 格 中 的 数 字 从 左 侧 用“#”号 填 充 至 1 6 位，就 要 改 为“=R EP T(#,16-

43、LE N(A 3)&A3”；另外，如果 我 们想用“#”号 将 A4中 的 数 值 从 两 侧 填 充，则 需 要 改 为“=R EP T(#,8-LE N(A4)/2)&A4&RE PT(#)8-L EN(A4)/2)”；如 果 你 还 嫌 不 够 专 业，要 在 A 5 单 元 格 数 字 的 顶 头 加 上“$”符 号 的 话，那 就 改 为：“=(T EX T(A 5,$#,#0.00(&RE PT(#,1 6-LE N(TEX T(A5,$#,#0.00)”，一定 能 满足 你的 要 求。二 十三、创 建 文本 直 方图除 了重 复输 入 之外，“RE PT”函 数另 一 项衍 生应

44、 用 就是 可以 直 接 在工 作表 中创 建 由纯 文本 组 成的 直 方图。它的 原理 也 很简 单，就是利 用 特殊 符号 的智 能 重复，按照指定 单 元格 中的 计 算结 果 表现 出长 短 不一 的 比较 效果。比 如我 们首 先 制作 一 张年 度收 支 平衡 表，然 后将“E 列”作 为直 方图 中“预 算内”月 份的 显 示区，将“G 列”则 作为 直 方图 中“超 预算”的 显 示 区。然 后 根 据 表 中 已 有 结 果“D 列”的 数 值，用“W ing di ngs”字 体的“N”字 符表 现出 来。具 体 步骤 如下：在 E 3 单 元 格 中 写 入 公 式“=

45、I F(D30,R EP T(n,R OU ND(D3*1 00,0),)”，也 拖 动 填 充 柄 至G 14。我 们 看 到，一 个 没 有 动 用 Ex ce l 图 表 功 能 的 纯 文 本 直 方 图 已 展 现眼 前，方便 直 观，简单 明 了。二 十四、计 算 单元 格 中的 总字 数有 时候，我 们可能 对 某个 单元 格 中字 符的 数 量感 兴 趣，需要计算 单元 格中 的总 字 数。要解决 这 个问 题，除了利用 到“SU BS TIT UT E”函 数 的虚 拟计 算外，还要动 用“TR IM”函 数来 删除 空 格。比如现 在 A1 单 元格 中输 入 有“ho w

46、 ma ny wo rd s?”字 样，那 么 我 们 就 可 以 用 如 下 的 表 达 式 来帮 忙：“=I F(LEN(A 1)=0,0,LE N(T RI M(A 1)-LE N(SUB ST IT UTE(T RIM(A 1),)+1)”该 式的 含义 是 先用“SU BS TIT UT E”函 数创 建一 个 新字 符 串，并且 利用“TR IM”函 数删 除 其中 字符 间 的空 格，然后计 算此 字 符串 和原 字 符 串的 数位 差，从而得 出“空 格”的 数量，最后将空 格 数+1，就得出 单 元 格中 字符 的数 量 了。二 十五、关 于 欧元 的 转换这 是 Ex ce

47、 l 2 002 中 的 新 工 具。如 果 你 在 安 装 Ex ce l 20 02 时 选 择 的是 默认 方式，那么很 可能 不 能在“工 具”菜 单中 找 到它。不过，我们 可以 先选 择“工 具”菜 单中 的“加 载宏”，然后在 弹出 窗口 中 勾选“欧 元工 具”选 项，“确 定”后 Ex ce l 20 02 就 会自 行安 装 了。完 成后 我 们再 次打 开“工 具”菜 单，单击“欧 元转 换”，一个独 立的 专门 用于 欧 元和 欧盟 成 员国 货 币转 换的 窗 口就 出 现了。与 Ex ce l 的 其他 函数 窗口 一 样，我们可 以 通过 鼠标 设 置货 币转 换 的“源 区域”和“目标 区 域”，然 后 再 选 择 转 换 前 后 的 不 同 币 种 即 可。所 示 的 就 是“10 0 欧元”分 别转 换成 欧 盟成 员 国其 他货 币 的比 价一 览 表。当然，为了使欧 元的 显示 更显 专 业，我们还可 以 点 击 Ex ce l 工 具栏 上 的“欧 元”按 钮，这样 所有 转换 后 的货 币数 值 都是 欧 元的 样式 了。