安全管理文件管理程序.docx

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1、文件管理程序口厂口 2 H本程序合用于公司SHE管理体系文件的管理。2职责1.1 1最高管理者最高管理者负责对SHE管理手册的批准和发布。1.2 2 SHE管理者代表负责组织SHE管理手册审核和程叙文件的批准发布，负责组织SHE文件的定 期评审和重要文件更改的批准。1.3 生产经营办（SHE办公室）SHE文件归口管理部门，负责SHE管理手册的编制、组织程叙文件的编写并 汇编、审核与发放，组织体系文件的评审与修订。1.4 办公室负责外来文件的签收、登记、批文、传递和归档。为一运行周期后受控的各 类文件的存档、保管、借阅及销毁的归口管理部门。1.5 其他职能部门负责本部门主管的运行控制文件的编制和

2、控制。2. 6所属企业负责本单位SHE管理手册、程叙文件、作业指导书等SHE有效文件的编写、 审核、批准与发布，组织体系文件的评审与修订。3管理内容和工作程序2.1 SHE文件分类3. 1. 1外来文件外来文件是国家或者上级主管部门下发的文件，主要包括：国家、地方政府有关SHE的法律法规及其它要求；- 行业SHE管理文件；- 上级主管部门下发的相关行业技术标准和规范；- 其他与SHE有关的文件。3. 1.2内部文件内部文件是公司为保证SHE管理体系有效运行而制定并必须执行的文件，主 要包括：- 管理手册- 程叙文件- 运行控制文件- 作业指导书- 运行记录3.2文件的编制、审批文件名称编写会签

3、审核审查批准SHE管理手册(MN)SHE办公室/SHE管理者代 表/最高管理者程叙文件(SP)专业主管 部室关联部门 负责人专业主管部室负责人SHE办公室管理者 代表运行控制文 件(SOP)专业主管 部室关联部门 负责人专业主管部室负责人SHE办公室事业部主管领导作业指导书(WI)基层单位/基层单位负责人专业主管 部室事业部主管领导3. 2. 1 SHE内部文件的编制、审批发布3. 2.1.1 SHE管理手册由生产经营办负责编制，经SHE管理者代表审核后，由 最高管理者批准发布。程叙文件由生产经营办归口管理，由专业主管部门负责编写并审核， 相关部门会签，SHE管理办公室审核，管理者代表批准发布

4、。3. 2. 1.3运行控制文件由各专业主管部门负责编写，由专业主管部门负责编写 并审核，相关部门会签，SHE管理办公室审核，由事业部主管领导批准发布。作业指导书由使用单位负责编写，专业主管部门审核。3. 2.2程叙文件的发布3.2. 2.1 SHE管理体系程叙文件汇编后统一发布，设置文件的编号、版本号及 修订次，注明受控状态。3. 2. 2. 2程叙文件汇编应注明修订、发布及实施日期。3.3文件的接收、发放3. 3. 1外来文件外来文件由办公室负责签收、登记，经主管领导审批后由各主管部门 分发与管理。3. 3. 1.2法律法规、国家标准、行业标准文件由各专业主管部门负责收文、识 别、分发和管

5、理。3. 3.2内部文件3. 3. 2.1管理手册和程叙文件由生产经营办负责发放。3. 3. 2. 2运行控制文件由专业主管部门负责发放。3. 3. 2. 3发文单位和收文单位均应按规定做好文件接收和登记手续，以便文件 的追溯。3. 4文件受控与非受控3. 4.1 “受控文件”用于SHE管理体系运行的场所，应按规定的范围、数量发放, 加盖“受控”印章。3. 4.2“非受控文件”提供给SHE管理体系运行以外的场所参考使用。当体系文件变更时再也不追踪。受控文件的管理各单位应建立SHE管理体系受控文件一览表，以识别文件的受控状态。3.5文件标识3. 5. 1.文件标识3. 5. 1. 1 SHE管理

6、手册ZGHGXJ/SHEGS 口发布年号管理手册公司3. 5. 1.2程叙文件ZGHGXJ/SHECW 标准要素是指中国化工集团公司企业标准CCSHE-002-2022中国化工集团 公司SHE管理规范中的SHE十二大要素，标准要素代码见附录出顺序号表示 该程序是所属标准要求的第几个文件，顺序号见附录Ho示例:ZGHGXJ/SHEB010720042004年发布第7号生产经营办公司作业指导书 - I 顺序号单位代码3. 5. 2单位代码见附录Ho3. 5. 3记录的标识见记录管理程序。3.6文件的修改、评审和改版1 .6.1文件的修改由该文件编写部门组织起草，按原文件程序审批，文件主管 部门填写

7、受控文件修改通知单按原范围发放。3 . 6.2对审核和评审中发现SHE文件规定不适宜的要及时对文件进行更改、更 换和回收。3. 6. 3文件的版本控制3. 6. 3. 1首发版次以A标记，版次按A、B、C,排序。3. 6. 3.2浮现下列情况之一时，（SHE管理手册、程叙文件应进行换版。a）运行体制等发生重大变化时；b） SHE管理体系文件做重大改编时；c）普通情况下每三年换版一次。3. 6. 3. 3受控版本的文件改版或者换版后，必须及时从使用场所撤出旧版本文件, 发放新版本文件。3.7文件的保管、借阅、使用及复制3. 7.1文件的保管所用文件由各单位负责妥善保管。3. 7.2文件的借阅受控

8、文件普通不外借，特殊情况需经主管领导批准；内部借阅需填写受控文件借阅登记表。3. 7.3文件的使用3. 7. 3. 1使用部门领用文件需填写受控文件领用登记表。3. 7. 3. 2因部门使用的份数不足需要补领时，应由本部门填写受控文件领用审批表，经本部门及文件主管部门负责人批准后领取。3. 7. 3. 3当文件破损影响使用时，由使用单位填写受控文件领用审批表后 到主管部门补领文件。新文件沿用原文件的分发号，旧文件交主管部门。3. 7. 3. 4若文件丢失，由使用单位填写受控文件领用审批表。补发的文件采 用新分发号，并注明丢失原文件分发号，必要时将丢失文件的编号及分发号通知 各使用单位。3.8失效和作废文件的回收与销毁在一个运行周期的受控文件作废时，由主管部门按受控文件领用登记表 逐一收回。需保留的作废文件应加盖“保留”印章并隔离存放。4 相关记录(1)文件审批表(附录1)(2)受控文件清单(附录2)(3)文件发放/回收记录(附录3)附录L文件审批表文件编号：制定/ 口修订（第次）文件名称制.修订原因制.修订部门制.修订人建议发放范围制.修订部门负责人:评审意见（评审人签署意见后签名）分管领导 审核意见总经理 审批