物业管理 采购控制程序.docx

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1、修订记录修订日期修订内容页次版本2018-3-1升级换版C/02021-5-1升级换版C/ 1核准审核制定文件发行章采购控制程序加强采购管理，明确采购操作流程，保证公司资产完整、安全，优化资产配置，充分发 挥资产使用效能。使各类采购公开透明，明确协同机制，强化风险控制和成本控制。2.0适用范围适用于物业总部、物业服务中心所有招标、采购事项。3.0职责3. 1需求部门（总部与物业服务中心均适用）负责提交本部门的采购申请、组织比价工作。参与比价全过程。负责对最终采购产品 或服务的确认。3. 1.2负责本部门供应商库的录入及考察。3. 1. 3参与联合验收。3. 1.4参与招标项目的相关环节。3.2

2、总部行政管理部3. 2.1负责组织总部的招标采购工作，参与总部比价工作，组织总部集采及各物业服务中心 联合招标。3. 2.2负责物业总部固定资产管理。3. 2.3负责对各物业服务中心的日常招采工作进行监督、检查和指导。3. 2.4负责对所有费用进行审核。3. 2.5负责招标采购流程文件与制度的制定、监督、执行及解释。3.3 总部各职能部门3. 3.1协同总部的招标采购工作。4. 3.2负责建立并下发各业务产品或服务的技术标准，验收标准。5. 3.3负责建工程设备类、服务类资产台账并进行更新管理。6. 3.4负责制定和完善总部管控的招标文件，合同范本中的技术部分。3.4 各物业服务中心3.4.1

3、 负责审核所属服务中心的采购申请。3.4.2 负责所属公司的招标组织工作，协同及参与采购比价工作，参与联合验收。协同总部 的集采工作。3.4.3 4. 3按照总部制定的编码规则对固定资产及为存放地点较为固定的资产粘贴资产编码标识 并登记造册。每年年底与财务部联合对所属资产、礼品进行盘点。4.0定义4.1 招投类采购：总额大于10万元的所有非招标类采购项目，含单个采购项目大于10万 元（含10万元）的所有采购（包括物料类、服务类采购、零星工程改造等）。4.2 非招标类采购：总额小于10万元的所有采购项目。4.3 物资类采购：所有涉及到实物的采购项目，包括固定资产、低值易耗品、低值耐耗品、 工程材

4、料、办公材料等的采购。4.4 服务类采购：抱括但不限于总部、各物业服务中心的运营服务类（工服、保洁、消杀、 绿化养护、垃圾清运、维修维保、零星工程改造等）、智能信息化服务类等。5.1 流程（见下页）5.2 支持性文件5.3 招标采购流程指引6. 2行政采购验收管理制度流程图采购控制程序责任人注意事项需求部门1、招标类采购在计划实施H期或合同到期日前2个月提出招标计划，填写 招标策划表。2、非招标类采购至少提前1个月提出采购申请。3、紧急采购直接填写申购单。4、申购单按不同事项分立填写。5、供应商开发，市场价格调研，物料类需线上进行询比。服务中心 总部业务部 门总部行政管 理部1、各服务中心负责

5、严格审核，核实采购数量、价格及用途的真实性。2、总部业务部门负责复核申采内容及数量，提供专业意见。3、总部行政管理部负责复核申采费用，进行场价格询比，提供费用审核意 见，必要时，可协助服务中心进行价格商议。副总经理1、各部门的采购申请由分管副总审核后呈总经理审核。2、总经理直属部门直接报总经理审核。各服务中心 行政专员 总部需求部 门1、各服务中心统一由行政专员向供方订货，总部需求部门经审批通过后可直 接向供方订货。2、各服务中心行政专员在接到已通过审批的采购申请后，应对照申购单与供 应商进行沟通，以便确定按时到货，如不能够按时到货，应与采购单位进行 沟通。3、需求部门与行政专员需对货物到货情

6、况进行跟踪与验收。需求部门& 行政专员1、需求部门负责对入库物资的质量与数量进行验收（包括确认物资类采购 的品牌.、型号、规格是否与申购时一致），对服务类采购需确认合约信息和服 务标准，并告知供方考核结算条件等。2、行政专员负责对物资进行入库登记，对服务类采购的服务品质进行检查， 并填写联合验收单，如验收时发生质量问题或服务内容达不到要求标准时， 应与供方进行沟通。各服务中心 行政专员/ 总部需求部 门按与供应商协商的时间及合同、协议要求配合供应商报销相关费用。需求部门需求部门定期向人事行政专员或行政管理部反馈供方服务意见，人事行政专 员或行政管理部将意见反馈至供方，并限期跟踪整改情况。行政员专或 行政管理部1、对未签订合同或协议的供方，要求每季度进行名录更新2、对已签订合同或协议的供方，按合同要求监管和评价供方，每年对供方名 录进行更新。