2023年地产公司销售部档案管理制度范本,菁华1篇【通用文档】.docx

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1、 2023年地产公司销售部档案管理制度范本,菁华1篇【通用文档】地产公司销售部档案治理制度范本1 地产公司销售部档案治理制度6为标准销售档案治理工作,使档案治理工作标准化、标准化、系统化、特殊制定以下治理方法; 一、档案归档范围 1、销售合同 (1)预定书(认购书)原件; (2)买卖合同原件; (3)换、退房申请; (4)房型修改申请; (5)其他合同之补充协议。 2、客户资料档案 (1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭状况及其他特殊事项。 (2)签约客户档案根本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款状况、家庭状况等; 办理按揭及房屋产权证所需客户供应的资料; 其

2、他客户提交之资料。 3、内部治理档案 (1)销售部内部治理档案:各项治理制度、成文发放的治理文件 (2)销售治理档案 (3)各日、周、月统计表及报表; (4)早晚会会议记录。 4、内部往来文件 (1)发往各部门间的日常函件; (2)收到公司各部门的往来文件。 5、公司对外宣传资料 (1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本; (2)电视宣传资料:各种宣传用VCD、录音带、录像带; (3)户外灯箱、路牌的样稿; (4)各类宣传活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息 (1)房地产相关法律、法规、政策、资料; (2)各楼盘楼书; (3)房地产相关信息剪报; (4)各工程对外宣传广告剪报。 7、对外

3、合同合约 (1)户外宣传制作合同复印件; (2)媒体制作合同; (3)其他与销售部有关的合同合约。 二、归档及保管要求 1、严格按归档范围对档案进展归档整理;2、档案资料分类应清楚、全面;3、档案接收时要仔细点、验收,并办理交接手续*档; 4、档案必需使用专用资料柜、资料盒; 5、应建立清楚、明白的检索工具便于检索。 三、档案的借阅档案的借阅应有严格的借阅制度,必需填写借阅登记表方能借阅。 档案借阅方法按以下制度执行: 1、本部门档案仅限本部门员工借阅; 外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;2、本部门员借阅,借期不超过两天。 如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;3、查阅、借

4、还档案都必需在治理员处办理登记手续方能借阅和离开; 4、按期归还,爱惜所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进展处理,造成重大损失者当追究责任; 四、档案的保管 1、档案接收时要仔细清点、验收份数、张数、规格验收必需符合要求的,办理交接手续方可入档;2、各类档案材料,应按治理标准要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;3、档案存放必需使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找; 4、每年年底要对档案库存保管状况进展一次清理,核对以保管单位为根底,做到账物相符,对破损或载体变质状况要准时实行有效措施补救。 五、档案的剔除和销毁 1、在整理档案的过程中,对档案材料要认真甄别,对无保存价值的资料准时剔除,必要时列出剔除资料名目提交部门经理批示;2、每年年底对保管期满的档案列出名目写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。