档案管理服务外包.docx

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1、法院档案数字化管理服务外包方案一、适用规范、标准档案数字技术参数及要求执行国家档案局、最高法院等要求：中华人民共 和国行业标准DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范、国家档案局办公室关于 档案数字化外包安全管理规定的通知(档办发20147号)、国家秘密载体印制 资质管理办法(国保发【2012】7号)、电子文件归档与管理规定(GB/T18894-2002)、 人民法院电子诉讼档案暂行办法2013 283号、人民法院信息系统建设技术 规范、档案著录规则(DA/T 18)档案工作基本术语(DA/T1-2000)等。按照人民法院电子诉讼档案管理办法标准实施，实现电子卷宗随案同步 生成。把庭审产生

2、的纸质案卷材料，通过扫描仪扫描之后，将生成的电子图片挂 接到采购方指定的随案生成档案管理系统中，实现对电子卷宗的检索和利用。二、服务工作要求L服务商在服务期内需完成档案整理服务XXX万页;档案扫描服务XXX万页; 电子卷宗随案同步生成XXX万页；会计凭证整理装订XXX本；配备立案庭辅助 诉服人员XXX人等服务。2 .根据档案纸质的实际情况确认技术采用快速或者平板扫描，纸质过软、过 硬、过薄、破损、严重破损或字迹不清等，采用平板扫描。3 .由服务商自带整个加工生产线的整套设备、不少于XXX位专业技术熟练的 服务人员，档案整理服务外包及档案扫描服务外包、电子卷宗随案同步生成。购 买设备费、及服务人

3、员的工资等均由我方承担。扫描设备维护、加工人员管理等 均由服务商负责。服务商的加工人员需要有当地的无犯罪记录证明和身份证。采 购方提供场地、桌椅及水电供服务商使用。4 .我方安排两名从事档案数字化加工项目管理工作3年以上的项目负责人驻 点在服务场地，分别负责档案整理服务外包及档案扫描服务外包、电子卷宗随案 同步生成日常工作的处理、协调和落实各项工作，以提高工作效率。5 .材料接收工作：接收各类案件立案材料；案件审理过程中各项材料 收转；案件信息咨询；网上立案；6 .会计档案整理装订：会计票据粘贴；会计凭证、会计账簿，会计报 表及其他资料装订；三、数字化服务流程主要环节档案整理服务、档案扫描服务

4、、电子卷宗随案同步生成服务。服务过程中注意事项:1、严格办理交接手续。按招标单位的要求，严格办理登记数字化加工各项 流程的交接手续，详细做好交接记录。档案交接工作由招标单位、我方负责办理， 双方签字确认。2、扫描前的预处理。我方在扫描前对案卷进行预整理，首先对案卷信息、 卷内目录、页码等进行细心核对；由于部分档案特殊，纸张情况复杂，我方保证 用最保守的方式处理，如案卷启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。对新老 程度不同的纸张，采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，务必保持 档案完整无损，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地 脆弱，不适合反复拆装的档案，采用不拆卷扫

5、描的方式进行，确保在扫描过程中 不对档案原件造成二次损伤，不得人为的恶意损害档案。3、档案装订技术要求。档案的装订还原正确率100%。档案还原装订要求与 原来的排列顺序不变，做到排列准确、材料完整。按照原来的装订孔位穿线装订， 三点一线，不漏页、不掉页、不压字、不损害纸张文字，不得有装错、串装、混 乱、颠倒等现象。认真清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编、重编等情 况进行修正，保证案卷的完整性。并按照原来的案号准确对应入盒。对不能处理 的报告管理人员。4、我方严格保管好招标方移交的档案。服务商在档案数字化处理加工期间， 严格、妥善保管好采购方交给的档案，确保档案的绝对安全。四、档案图像扫描

6、质量要求总体质量按照纸质档案数字化技术规范DA/T 31-2005、最高法院有关规 定等要求，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。1 .图像存储格式。全部采用彩色单页jpg的存储格式，纸质档案扫描分辨率 200dpio特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。所有照片 档案按照照片档案数字化技术要求为彩色600dpi。对于案卷中出现字迹较小、 模糊、较密集等情况，适当提高分辨率，形成成品为24bit真彩的JPEG不压缩格 式的电子图片文件。2 .扫描图像质量的要求。图像质量情况完好率99%o图像清晰、完整，反 映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀；图

7、像 效果符合正常的阅读习惯。（1）扫描影像的顺序与纸质档案保持“4个一致，即案卷号与扫描图像挂接 的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内内容一致、卷内目录页码与卷内材料页码一 致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，无颠倒， 无漏扫、重扫或多扫，保证电子影像的完整齐全。发现不一致时将进行调整；发 现文件漏扫时，及时补扫并正确插入图像。（2）扫描时，根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明 暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。（3）纠偏。对方向不正确的图像进行旋转还原，图像不偏斜或倒置。跟原 件保持一致。（4）去污。对影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑

8、框、黑边等）进行去 污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。（5）图像拼接。对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行无缝拼 接，合成为一个完整的图像。（6）裁边。对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多 余的边进行裁切，缩小文件容量。（7）对于档案有破损、无法直接进行扫描的档案，先进行技术修复，折皱 不平影响扫描质量的原件先进行平整、修复、粘贴等后处理再进行扫描。3 .目录著录适用档案著录规则（DA/T18）、纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005）、 纸质档案数字化技术要求等标准。（1）图像目录录入的信息正确率98%。著录齐全，包括卷面信息、条目信 息、页码、页

9、数、关键字段、日期、保管期限等信息。（2）案号或者归档号准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式 一致，符合相关规范要求。录入内容无论是汉字还是数字均要正确；信息与原始 案卷中内容相互对应；每个相关字段没有漏录现象。（3）著录数据质量检查。采用人工校对或自动校对的方式，核对著录项目 是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数 据进行修正、补录。4 .图像挂接数据挂接正确率达到100%。（1）服务商负责对扫描图像、案卷信息、条目信息、页码、挂接等数据进 行全面的质量检查核对。与原始档案进行核对，核查全文与目录信息、页数、图 像文件总数与目录总数的一致性进行核对，

10、检查正确率达100%合格。我方按照 高级人民法院对诉讼档案数字化加工技术标准规范，全部电子数据符合诉讼档案 数字化加工技术标准规范要求的格式确保挂接到招标方指定档案管理系统中。数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查， 检查图像文件的命名格式是否符合要求，图像是否能打开，发现错误及时作出修 正，否则招标方有权单方要求重做。挂接后的数据要保证运行的正确和稳定，如 出现漏挂、重挂、挂错的要重新挂接。（2）扫描图像的命名按招标方要求的命名规则进行。服务商确保每幅图像 文件与对应实体档案的档号、册数、页面等关联的一致性、唯一性和正确性。（3）数据自查。服务商要认真检查已完成数

11、字化转换的所有数据，包括目 录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。检查标准为：目录数据、图像文件页 码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，扫描的页 面内容是否完整、保持档案原版原貌，图像清晰度达是否达到方便阅读、布局合 理、图文挂接准确的要求;自查率不低于98%。5.验收指标。对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像 处理、图像质检、命名规则、著录、图像存储、数据挂接、数据备份质量等验收 环节。同一批验收的档案，抽查的比率不得低于20%。同一批次验收的档案，质量 抽查合格率达到98% （含98%）以上。验收抽检的合格率达到98%以上（含98%）

12、,予以验收通过。验收合格复查无误后方能视为档案数字化扫描验收合格。档案的装订还原正 确率100%；、影像索引数据匹配准确率、索引数据库挂接准确率100%;图像质 量情况完好率99%o视为合格，否则为不合格。验收影像准确率（顺序准确、 不多页少页、保持档案原版原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图 文挂接准确）否则采购单位有权单方要求重做。采购方对服务商工作采取平时检查和阶段验收、最终验收相结合的方式进行 监督、检查和验收。服务商验收如下：（1）扫描质量抽查。抽查量不低于总量的20%o若有漏扫、错扫、扫描质 量明显粗糙模糊与原图差别很大的，服务商将无偿修改。直至修改后质量达到标 准要求。

13、（2）档案装订质量的检查：凡装订不规范、不合格的，服务商将无条件修 改。（3）边加工边应用。在硬件条件基本具备的情况下，验收合格、完成挂接 的档案资料能实现服务利用功能。五、数据移交1、移交数据。本项目产生的全部电子图像、电子目录以及各流程形成的纸 质资料所有权属归招标单位所有。包括项目加工形成的各种统计资料、硬盘资料、 纸质资料及各种交接清单都完整移交给招标方。2、移交规范编目的成品影像数据。数据挂接并验收合格后，我方进行多套 备份移交给招标单位，全文数据和目录数据的备份不少于三套，存储至脱机介质 上。3.对备份介质的要求用档案指定专业硬盘三备份制。我方使用档案专业硬盘 进行备份，硬盘长期存

14、档不低于20年。我方制作的数据备份要保证备份数据完 整、档案数量正确、能打得开，备份介质要有规范的标签标明。同一备份介质 的编目信息与影像文件完全对应，出现任何不一致均返工。备份要写清编号，保 证图像清晰，符合数据备份要求。六、保密要求：1 .服务商具备国家秘密载体印制（涉密档案数字化加工）乙级（含乙级） 以上资质，跨省（自治区、直辖市）参加、承接国家秘密载体印制务的，当经委 托印制业务的机关、单位所在地省（自治区、直辖市）保密行政管理部门批准（提 供证明材料），保证档案内容与档案载体的安全，严格遵守国家相关的保密法律 规定，严格执行保密法、档案局和保密局2013年联合下发的档案数字化 工作安

15、全保密管理办法等保密法律法规和保密相关制度，规范开展档案数字化 工作。2 .服务商的工作人员不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场， 本次项目涉及所有计算机和服务器的硬盘，移动存储介质等数据存储硬件以及数 据拥有权全部归招标方所有，在项目结束后完整移交给招标方。服务商的设备进 入或离开工作现场经招标方指定信息技术人员进行核查才能进出。3 .服务商的工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场； 不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；4 .不在私人通信中涉及秘密；不在电话、公共场所和家属、子女、亲友面前 谈论有关档案秘密；未经招标单位同意不得带人进行扫描场地参观

16、或学习。5 .我方在工作中与采购方做好档案的安全交接，并做好整个项目流程各个 环节工作的详细登记，完工后全部移交给招标单位。七、服务商严格执行数字化工作规定：服务商要严格按照国家档案局、保密局、档案局、保密局、最高人民法院及 招标单位的有关规定，开展各项工作。1 .由服务商负责培训服务人员。培训内容包含档案、保密、防火、技术、技 能操作等与档案规范管理有关方面知识。2 .档案遗失、污损的赔偿要求。（1）服务商造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料 的复印件；无法补办的，按1万元/卷（件）赔偿。（2）服务商不遵守工作规则造成档案污损档案的，先进行修复，并按1000 元/页赔偿；无法修复的，按1万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多 不超过10万元。（3）赔偿金归采购方所有。