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1、XX集团有限公司编号:xxxxERP系统运行管理制度XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施XX集团有限公司信息中心发布442 .经营业务员职责(1)经营业务员按照确认的销售方式完成相应的销售业务,如果是销售报价业务,在 ERP系统中半个工作日内完成销售报价单制单。(2)经营业务员收到客户订货合同或订货协议半个工作日内在系统中完成销售订单 制单;(3)经营业务员需跟踪销售订单在系统中的执行情况,如:交货量、出库量、开票量、 跟踪销售商品是在途还是客户已接收的状态;(4)经营业务员在ERP系统操作时,如果可以通过“参照”功能实现销售业务方面的 操作,绝不手工录制单据,避免手工录制单据
2、造成的错误,如:“销售交货单制单”可以参 照“销售订单”,“退货订单制单”可以参照“销售订单”等;(5)经营业务员收到财务开据的销售发票后,必须在一个工作日内录入ERP系统;(6)在ERP系统中录制发票时,必须核查发票、销售出库单及销售订单相关数据信息 是否一致,做到三单(订单、出库单、发票)匹配后方可在ERP系统内录制发票;(7)经营业务员在ERP系统中操作时,如果发现物料基础数据、客户基础数据不存 在,严格按照集团ERP项目销售管理业务实现方案文档的物料基础数据管理流程或客 户基础数据管理流程完成基础数据的新增。申请维护时,需要填写集团ERP系统物料基 础申请表(详见附件3),以公司内部邮
3、箱形式发送给物料基础数据维护员维护。44.3.基础数据维护员职责(1)基础数据维护员负责ERP系统销售模块的基础数据维护工作,确保商品物料、客 户等基础数据在ERP系统中的准确性、唯一性、完整性;(2)各业务部门提出商品物料、客户等基础数据维护申请后,及时在ERP系统中完成 维护工作,并反馈于业务部门维护的结果;(3)基础数据维护员对自己录入物料基础数据负责;1 .5 .装运部分管理职责1.1.1. 装运部经理职责(1)装运部经理对装运员在ERP系统中录制的所有单据进行审核,督促装运员按时完 成出库及运输管理业务,不允许出现漏单、错单的情况;(2)装运部经理对每月发生的运输业务进行核查,要求装
4、运员每月底对本月发生的运 输业务进行对账,如果发现问题,本月内必须解决;(3)装运部经理对自己及装运员在ERP系统中所有操作负责;1.1.2. 装运员职责(1)装运员接收到运输指令后,积极协调落实运输单位、路线,下达发运指令,及时 在系统中填制发运单、派车单;(2)装运员根据仓储、客户接收情况,及时在ERP系统中落实发运的回执,必须做到 日清日结;(3)装运员每月末根据发运结果,与承运方进行费用结算;(4)装运员为了保证系统的稳定运行,装运员需了解不同的采购、销售运输业务在系 统中的操作方法,制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误, 需及时更改;(5)装运员需对系统中自己
5、制作的单据进行检查,发现错误后,按照流程进行修改;(6)装运员按照系统提供的查询帐表和单据的功能,为领导或相关人员提供查询的数 据,打印或电子文档进行呈报;(7)装运员对自己在ERP系统中的所有操作负责;2 .6 .财务部分管理职责461 .财务部经理职责(1)财务部经理对本部门的凭证进行审核,确保凭证接口准确无误;(2)财务部经理需要定时查看财务报表,确定财务账表无误;(3)财务部经理需要在月末年末的结账业务中确保数据在系统中的准确无误;(4)财务部经理发现问题时及时处理无法处理的问题要及时联系系统维护人员处理;462 .部门会计业务人员职责(1)会计业务人员要及时在ERP系统中做收付款单、
6、出入库成本记账、凭证接口、 固定资产新增及变更等业务,保证数据准确、及时、完整的录入ERP系统,数据必须在一 个工作日内录入ERP系统;(2)会计业务人员在制单时如果可以通过“参照”功能实现业务方面的操作,绝不手 工录制单据,避免手工录制单据造成的错误;(3)会计业务人员要及时检查自己录入数据的准确性,当发现错误单据时要及时更正, 错误单据的处理不得超出半个工作日;5 .安全运行管理(1) ERP用户妥善保管自己的用户名和密码,不得将用户名和密码泄露;(2) ERP用户只能进行自己岗位职责范围内操作,不得越权或违规操作;(3) ERP用户对自己在ERP系统中的所有操作负责;(4) 任何人不得尝
7、试使用他人用户名;(5) ERP用户对ERP系统的所有数据进行保密,不得外泄;(6) ERP用户编号为员工工号,因此0A密码和ERP登陆密码不得使用同一密码,并 妥善保管;6 .权限管理制度为了加强ERP用户使用ERP系统按时完成岗位内的工作,提高工作效率,做到不越权 或违规操作,特制定如下管理制度。(1) ERP系统上线前由ERP项目组根据业务岗位创建ERP用户及分配权限;(2)各业务部门ERP用户如果缺少权限,填写附件1集团ERP系统权限维护申请 表,按照本制度“权限申请流程图”完成权限申请;(3)各业务部门新增ERP用户时,填写附件2集团ERP系统用户维护申请表,按 照本制度“新增ERP
8、用户流程图”完成新增ERP用户流程;7 .限时规范制度7.1 .业务管理部分(1)物资、供应商主数据的维护需做到日清日结,不得推迟或不处理;(2)采购需求部门按时在ERP系统中完成采购申请单制单操作;(3)需求部门审批之后的采购申请单,计划员当日完成汇总与平衡利库操作;(4)采购部门收到计划员汇总与平衡利库的采购申请汇总单,应当及时确定采购方 式;(5)采购部与供应商签订采购合同进行采购时,当日在ERP系统中完成采购订单创建 (参照采购申请单或采购询报价单据)、审核、打印操作,采购订单作为合同附件下达供应 商;(6)当采购物资到货时,采购员参照采购订单生成到货单,供应商送货给物资仓库, 仓库保
9、管员参照到货单生成入库单;(7)物资需求部门向物资供应部提起要货申请时需要在ERP系统中填写要货申请单, 部门审核通过后将单据打印,拿着带条码的单据到物资供应部仓库做领料;(8)仓库保管员处理入库、出库业务时,当日入库、出库业务当日在ERP系统中完成 收货、发货单制单操作,必须做到日清日结;(9)仓库保管员处理仓储管理业务时,当日发现问题当日处理,不得推迟或不处理;(10)仓库保管员每月25日对各自保管的仓储物料进行全盘点或抽检盘点,盘点单据 必须从系统中打印。如有盘盈盘亏数量,需当日找出原因,并报主管部门领导审核后方可 处理;(11)采购计划员收到采购发票后,当日完成采购发票审核与采购发票单
10、在系统中制 单、审核与记账操作;(12)计划员在采购发票录入系统中后准备做付款流程,提交付款申请,在系统中做 付款申请制单、审核,同时打印付款申请单据;(13)付款申请提交审核后在系统中做付款审批单制单,然后完成付款审批单打印, 同付款申请单据一起走付款流程;(14)将领导审批后的付款申请单和付款审批单送到财务中心等待付款;(15)经营部销售员在收到销售合同后,应当日完成相关销售单据的制单操作;(16)经营部销售员在与客户达成结算意向后,当日通过财务开具发票,接收到发票实物后,在ERP系统中生成系统内销售发票;(17)各级管理者在接收到业务部门提交的单据审批申请后,应在2个工作日内完成 审批;
11、7.2 .财务管理部分(1)要求财务业务人员当日通过手工制凭证或通过凭证接口自动生成凭证要及时准 确;(2)财务业务人员要当日根据审核后的付款申请及时在系统中做付款单,根据收入实 际情况及时在系统中做收款单,确保单据准确无误;(3)财务业务人员要当日根据三单(合同、到货单、入库单)及时做好存货账业务, 保证出入库成本记账的及时准确;(4)财务业务人员要当日完成采购发票在系统中的审核、记帐,不得出现披露与差错;(5)财务业务人员要在当日参照出库单据,完成销售发票在系统中的生成,不得出现 披露与差错;8 .系统需求管理如业务部门对ERP系统有新的需求,经部门领导确认后需要向信息中心提起需求说明,
12、发送需求说明文档至信息中心,信息中心及时将处置方案反馈给需求申请部门。9 . KPI考核项目明细9.1 .物料需求部门KPI部门考核项指标要求总分值分项 分值分值计算周期采购需求部分采购申请单制单按时完成月度年度的采购 计划,生产性物资在ERP 系统完成采购申请单制单 操作8分4分每延迟一天扣1分月采购申请单审核日清日结4分每延迟一天扣1分月92采购计划部分KPI部门考核项指标要求总分值分项 分值分值计算周期采购计划管理 部采购申请汇总和平 衡利库操作日清日结10分3分每一笔业务延迟一天扣05分月采购发票制单日清日结3分每笔业务延迟一天扣 0.5分月采购发票审核及过 账每月前一天完成审核和记
13、账4分每一笔业务延迟一天扣1分月93采购部KPI部门考核项指标要求总分值分项 分值分值计算周期采购部采购方式确认ERP系统米购方式和实际 业务采购方式一致10分2分每一笔业务和实际不符 扣1分月采购询价报价采购询价报价信息要与实 际业务数据一致。2分每一笔业务和实际不符扣1分月采购订单维护采购订单完成审批后,跟 踪后续的全过程,包括下 单、审批、通知供应商、 跟催、对帐等。日清日结4分每一笔业务延迟一天扣 除1分月操作规范不得出现漏单或补录的情 况,保证所录数据真实无 误2分每出现一笔漏单或补录 的情况扣0. 5分每出现一次错误数据口0.5分月94仓储部KPI部门考核项指标要求总分值分项分值分
14、值计算周期仓储部收发货管理按照ERP业务实现方案的 相关流程,收发货业务做 到日清日结。15分4分每一笔业务延迟一天扣 除6 5分月库存盘点每月25日完成库存盘点, 报主管领导审核2分延迟一天扣除1分月库存调拨物资调拨出库或入库做到 日清日结;2分每一笔业务延迟一天扣 除0.5分月采购物资入库质检需报检的物资,仓库保管 员跟踪全部过程,直到质 检入库。4分每一笔业务延迟一天扣 除0.5分月操作规范仓库管理员在ERP系统所 录数据真实无误,和实际 业务相符。不允许出现漏单的情况3分每出现一笔漏单或补录 的情况扣0. 5分每出现一次错误数据扣 0.5分月95销售部KPI部门考核项指标要求总分值分项
15、 分值分值计算周期销售部销售订单制单按时完成销售物料在ERP 系统内销售订单制单操作15分4分每延迟一天扣1分月销售交货单制单按时完成销售物料在ERP 系统内销售交货单制单操 作4分每延迟一天扣1分月销售发票制单按时完成销售物料在ERP 系统内销售发票制单操作4分每延迟一天扣1分月操作规范不得出现漏单或补录的情况,保证所录数据真实无误3分每出现一笔漏单或补录 的情况扣0. 5分每出现一次错误数据口0.5分月9.6.基础数据维护岗KPI部门考核项指标要求总分值分项分值分值计算周期基础数据维护 员物资、供应商基础 数据维护当日接收到审批后的基础 数据维护维护申请表,当 日完成,不得拖延。5分5分每
16、延迟一天扣1分月考核说明:1、各部门考核结果扣除分大于等于“总分值”的百分之五十,扣除部门负责人人民币200 元;2、任一部门的扣除分大于等于“总分值”时,扣除部门负责人主管领导人民币500元;10.流程管理10.1. ERP系统权限维护申请流程图开始需求部需求部门领导1.提出ERP系统权限维护申请ERP系统权限维 护申请表信息中心领导ERP维护工程师3.反馈需求部门ERP系统权限维护结果邮件审核YERP 2.在ERP系统中维护权限ERP系统权限维护申请表MT-MM-4010 ERP系统权限维护流程MT-MM-4010 ERP系统权限维护流程编写:李东审核:翟兴志开始)需求部门 I 邮件MT-
17、MM-4010-010提出ERP系统权限维护申请ERP系统权限 维护申请表需求部门领导信息中心领导ERP维护工程师I 邮件MT-MM-4010-030反馈需求部门ERP系统权限维护结果I ERPMT-MM-4010-020在ERP系统中维护权限L-ERP系统权限维护申请表内蒙古蒙泰煤电集团有限公司 版本V1.010.2. 新增ERP用户流程图目录1 目的52 适用范围53 定义54 明确职责54.1 ERP系统工程师职责5 (2)负责系统测试管理工作,负责ERP运行技术层面的运行诊断及问题处理; 5(3)负责权限、配置变更工作; 54.2 采购部分管理职责5 4.2.1采购部经理职责54.2.
18、2 采购业务员职责6 4.2.3综合管理部经理职责64.2.4 采购计划员职责74.3 仓储部分管理职责7 4.3.1仓储部经理职责74.3.2 仓库保管员职责8 4.3.3司磅员职责94.3.4 基础数据维护员职责94.4 销售部分管理职责9 4.4.1经营部经理职责94.4.2经营业务员职责10 4.4.3基础数据维护员职责104.5 装运部分管理职责11 4.5.1装运部经理职责114.5.2装运员职责114.6 财务部分管理职责114.6.1 财务部经理职责11 4.6.2部门会计业务人员职责125 安全运行管理126 权限管理制度127 限时规范制度137.6 业务管理部分开始需求部
19、门需求部门领导信息中心领导ERP维护工程师10.3.物料主数据创建流程图需求单位主数据维护岗开始需求部门1.需求部门提.出修改申诵心胃物料主数据维护申请单2.在0A系统中发起申请物料主数据维护申请单物资设备中心供应部物料主数据 维护申请单6.排除可能存在的未清项3.小组成员进行检查并核实修改ERP4.在ERP系统中完成物料修改是否可以修改协同结束5.在0A系统中反馈物料申请者D始开C需求部门物资部门经理物资部门数据管理员2.合同管理1.新开发往来单位往来单位主数据来源采购员或销售部采购勖销售部经理审核供应商或客户采购员或销售员部门经理1.往来单位评估采购员或销售员2.在系统冻结往来单位供应商评
20、价表I ERP |在ERP系统中冻结往来单位主数挈往来主拯据维护申 请工经理审核10.9.业务管理部分流程图详见附件此处可附加业务流程图11.附件管理11.1. ERP系统权限维护申请表ERP系统权限维护申请表序号部门业务岗位申请人ERP系统功能维护类别(新增、删除)备注123456789公司名称/部门:单据编号:11.2. ERP用户维护申请表ERP用户维护申请表公司名称:单据编号:序号部门业务岗位申请人0A帐号维护类别(新增、删除)备注1234567811.3. 基础数据维护申请单物料基础数据维护申请表公司名称:申请人:单据编号:序号业务类型(增、改、删)物资描述规格型号基本单位物资分类编
21、号(详见物资分类工作表)备注131 .2财务管理部分148 系统需求管理149KPI考核项目明细149.1 物料需求部门KPI149.2 采购计划部分KPI159.3 采贝勾部KPI159.4 仓储部KPI169.5 销售部KPI169.6 基础数据维护岗KPI17 10流程管理1710.1ERP系统权限维护申请流程图17 10.2新增ERP用户流程图19 10.3物料主数据创建流程图20 10.4物料主数据修改流程图22 10.5物料主数据删除流程图24 10.6往来单位主数据创建流程图25 10.7往来单位主数据修改流程图26 10.8往来单位主数据冻结流程图27 10.9业务管理部分流程
22、图详见附件28 11附件管理2811.1 ERP系统权限维护申请表2811.2 ERP用户维护申请表2811.3 基础数据维护申请单29 12考核办法30往来单位基础数据维护申请表公司名称:司)申请人:单据编号:序号业务类型(增、改、删)供应商描述所属地区联系人联系电话单位地址供应商分类(详见供应商分类 工作表)备注1234567891012.考核办法对违反上述条款的单位或个人根据情节轻重,分别给予相关单位500-1000元、个人 50-500元不等的考核;危及集团公司信息系统安全等情节严重者将追究法律责任。起草人:审核人:批准人:本制度目的是为了加强对集团ERP系统的管理,确保信息系统数据的
23、安全性和准确性, 以及对业务操作流程的规范化管理。本制度属于新增制度,制度中规定了制度编写的正文层次、字体和字号,制度版式和构 成要素几个方面。本制度由信息中心提出、编制并归口管理,本制度适用于集团使用ERP系统的各分子公司、 事业部、部门。本制度的主要起草人:XXX本制度主要起草单位:信息中心ERP系统运行管理制度1 .目的为了加强集团ERP系统的管理,确保信息数据的安全性和准确性,促进集团信息化建 设持续健康的发展,满足领导决策信息和信息披露的需要,根据集团相关管理制度,结合 ERP管理思想及ERP系统的特点,特制定本制度。2 .适用范E本制度适用于本集团使用ERP系统的各分子公司、事业部
24、、部门。3 .定义本制度所称ERP系统运行管理是指在集团信息系统管理工作中,运用通信技术、网络 技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能针对企业资源进行有效管理、控制、 为领导提供辅助分析、决策的信息系统,同时是能够将数据进行收集、传送、加工、处理、 储存和管理的信息系统相关管理办法。4 .明确职责信息中心负责集团所有管理信息系统的归口管理。4.1 .ERP系统工程师职责(1)负责ERP运行技术维护,解决运行中的技术问题;(2)负责系统测试管理工作,负责ERP运行技术层面的运行诊断及问题处理;(3)负责权限、配置变更工作;4.2 .采购部分管理职责421.采购部经理职责(1)采购部经理对
25、采购业务员汇总的采购方式进行确认,对采购询价、报价及采购订 单等单据负责审核;(2)采购部经理在审核过程中,如果发现问题,及时要求采购业务员解决,直到审核通过;(3)采购部经理要确保采购业务在ERP系统中无披露、错单等情况发生,不允许在 ERP系统外运行业务;(4)采购部经理对自己和采购业务员在ERP系统中所做的操作负责。422.采购业务员职责(1)采购业务员按照确认的采购方式完成相应的采购业务,如果是采购询价报价业务, 在ERP系统中半个工作日内完成采购询价、报价单制单。(2)采购业务员收到供应商订货合同或订货协议半个工作日内在系统中完成采购订 单制单;(3)采购业务员需跟踪采购订单在系统中
26、的执行情况,如:跟踪采购物资是在途还是 入库的状态;(4)采购业务员在ERP系统操作时,如果可以通过“参照”功能实现采购业务方面的 操作,绝不手工录制单据,避免手工录制单据造成的错误,如:“采购询价单制单”可以参 照“采购申请单”,“采购订单制单”可以参照“供应商报检审核单”或“采购申请单”等;(5)采购业务员在ERP系统中操作时,如果发现物资基础数据、供应商基础数据不存 在,严格按照集团ERP项目-物资(设备)管理业务实现方案文档的物资基础数据管理 流程或供应商基础数据管理流程完成基础数据的新增。申请维护时,需要填写集团ERP 系统物资基础申请表(详见附件3),以公司内部邮箱形式发送给物资基
27、础数据维护员进 行维护;423.综合管理部经理职责(1)综合管理部经理对采购计划员采购申请单、采购申请单汇总、平衡利库、采购发 票制单、采购付款申请制单等业务进行规范及督促;(2)综合管理部经理对采购计划员采购申请单、采购申请单汇总、平衡利库、采购发 票、采购付款申请等业务进行审核;(3)在审核的过程中,如果发现问题,及时要求采购计划员解决,直到审核通过;(4)不允许出现ERP系统外运行业务,不得出现业务披露、错单等情况;(5)综合管理部经理对自己及采购计划员在ERP系统中所做的操作负责。424.采购计划员职责(1)采购计划员接收到采购需求后半个工作日内完成采购申请汇总和平衡利库操 作;(2)
28、采购计划员收到采购发票后,必须在一个工作日内录入ERP系统;(3)在ERP系统中录制发票时,必须核查发票、采购入库单及采购订单相关数据信息 是否一致,做到三单(采购订单、采购发票、采购入库)匹配后方可在ERP系统内录制发 票;(4)采购计划员在ERP系统中操作采购申请单制单时,如果发现系统中不存在的物资 编码时,严格按照集团ERP项目-物资(设备)管理业务实现方案文档的物资基础数据 管理流程或供应商基础数据管理流程完成基础数据的新增。申请维护时,需要填写集团 ERP系统物资基础申请表(详见附件3),在公司协同办公平台中做申请提交给基础数据维 护员进行维护。4.3 .仓储部分管理职责4.4 .L
29、仓储部经理职责(1)仓储部经理要及时督促仓库保管员维护仓库货位、物料条码信息及PDA在仓库业 务中的正常使用,定期检查仓库保管员的工作职责;(2)仓储部经理对仓库保管员在ERP系统中录制的所有单据进行审核,不允许出现漏 单、错单的情况;(3)仓储部经理督促仓库保管员按时完成出入库及库存管理业务,不允许出现补单、 补录的情况;(4)仓储部经理对每月发生的出入库业务进行核查,要求仓库保管员每月底对本月发 生的出入库业务进行对账,如果发现问题,本月内必须解决;(5)仓储部经理需要按时主导并协调资源完成ERP系统中的仓库管理活动,保障仓库 在系统中正常使用;(6)仓储部经理要督促库管员在做出入库业务中
30、尽量使用参照功能,同时要求前来办 理业务的人员在系统中做可供参照的单据;(7)仓储部经理对自己及仓库保管员在ERP系统中所有操作负责;4.32仓库保管员职责(1)仓库保管员要及时维护仓库中的货位和物料条码信息,有货位缺失条码或者有新 进物料需要补充条码的及时将条码打印、粘贴;(2)仓库保管员办理物资入库业务时,物资到货后,及时对物资检查,及时在系统中 办理物资的入库业务,遵守先入库后录制入库单的原则,必须做到日清日结。(3)仓库保管员办理完入库业务后,及时完成入库单记账操作,做到一入一记,不允 许出现多入一记的情况,必须做到日清日结;(4)为了保证系统的稳定运行,各个部门仓库保管员需了解不同的
31、入库业务在系统中 的操作方法,制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误,需及 时更改;(5)仓库保管员在办理出库业务时,严格按照“领料申请单”或“要货申请单”在ERP 系统完成出入库单制单操作,做到先打印出库单后实物出库的原则;(6)为简化操作,对于可以使用PDA设备操作出入库的业务要使用PDA做出入库,不 允许出现出入库单据操作错误的情况;(7)仓库保管员办理完出库业务后,及时在ERP系统中完成出库单记账操作,做到一 出一记,不得出现多出一记的情况,必须做到日清日结;(8)仓库保管员在进行发料业务后,在系统中办理物资的出库业务。为了保证系统的 稳定运行,各个部门仓库保管员
32、需了解不同的出库业务在系统中的操作方法,制作单据类 型,业务类别。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误,需及时更改;(9)仓库保管员需对系统中自己制作的单据进行检查,发现错误后,按照流程进行修 改;(10)仓库保管员按照系统提供的查询帐表和单据的功能,为领导或相关人员提供查 询的数据,打印或电子文档进行呈报;(11)仓库保管员在每月月底对本月发生的业务进行对照,保证月末结存数量账实相 符,并出具月度库存结余库存报表;(12)仓库保管员对自己在ERP系统中的所有操作负责;433.司磅员职责(1)司磅员在磅房系统操作时,如果可以通过“参照”功能实现过磅业务的操作,绝 不手工录制单据,
33、避免手工录制单据造成的错误;(2)司磅员必须保证过磅电脑系统的稳定运行,未经许可禁止安装各类与工作无关的 软件应用。4.34基础数据维护员职责(1)基础数据维护员负责ERP系统物资(设备)模块的基础数据维护工作,确保物资 基础数据在ERP系统中的准确性、唯一性、完整性;(2)各业务部门提出物资基础数据维护申请后,及时在ERP系统中完成维护工作,并 反馈于业务部门维护的结果;(3)基础数据维护员负责ERP系统中物资基础数据物料字典的维护,及时维护物料字 典,确保物资基础数据在ERP系统中的准确性、唯一性、完整性;(4)基础数据维护员对自己录入物资基础数据负责;4.4 .销售部分管理职责4.4. L经营部经理职责(1)经营部经理对经营业务员提报的销售信息进行确认,对销售订单、价格政策、信 贷额度及交货单等单据负责审核;(2)经营部经理在审核过程中,如果发现问题,及时要求经营业务员解决,直到审核 通过;(3)经营部经理要确保销售业务在ERP系统中无披露、错单等情况发生,不允许在 ERP系统外运行业务;(4)经营部经理对自己和经营业务员在ERP系统中所做的操作负责。
限制150内