2023年-酒店内部控制之采购与付款.docx

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1、内部控制之采购与付款第一章总则第一条为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家法规和本公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所属的各项经营以及建设业务的采购，主要包括:餐饮原料采购以及一般经营物品采购以及工程物资采购以及服务采购。第三条公司财务部门负责公司内部控制制度的设计和监督，包括采购与付款内部控制制度。第四条总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性以及合法性负责。第二章餐饮原料采购第五条餐饮原料是指通过加工用来为顾客提供菜品和食品的餐饮主料和辅料,包括蔬菜以及肉类以及海鲜以及调味品以及粮食以

2、及食用油以及奶品等。购入可以直接销售的以及不需要分装的饮品和食品作为商品管理。第六条请购提出与审批1以及请购由餐饮部厨房于到货的前一日15时之前提出，填写一式4联（餐饮部以及 采购部以及收货以及财务）的餐饮原料采购单；2以及采购部根据餐饮原料价格清单确定的价格，审核和完成餐饮原料采购单中各项原 料的价格。3以及餐饮原料的请购由厨师长提出，餐饮部经理或者餐饮总监签署，采购部经理复审, 酒店总经理审批。第七条询价询价与确定供应商1以及资产部为询价的主管部门,会同餐饮部以及财务部和采购部对餐饮原料进行询价, 制定餐饮原料价格单。餐饮原料价格单每半个月更新一次。2以及餐饮原料价格以市场批发价格为基础，

3、变动范围不能超出市场平均零售价格。3以及询价应采取多方比价的方式进行，在询价的过程中提供相应供应商信息。供应商 报价应以书面形式4以及采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价以及资 信以及法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。原则上选择三家入围供 应商作为合作伙伴。5以及财务部和餐饮部对供应商进行评价。6以及总经理审批确定供应商。7以及餐饮原料价格不应包含任何运费以及税费等因素，供应商提出运费税费等条件的 应单独计费，并作为供应商选定条件。8以及供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。公司不支付任何信用成本,即 不能因信用期而增加单价。第八条采购合同

4、的订立与审计1以及采购部与审批确定的供应商签订供货协议,明确供货的范围以及时限以及质量以 及价格以及信用和结算等条款。2以及餐饮部和财务部对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。3以及资产部每季度对餐饮原料的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。第九条采购与验收1以及采购部将物品以及价格以及审批等填写齐全的食品原料采购单于到货前一日17 时之前提交供应商。并将填写齐全的餐饮原料采购单（三联：餐饮部以及收货以及财务）提 交收货部门。2以及收货部门根据餐饮原料采购单收货，并填写与餐饮原料采购单一致的一式5联收 货单（收货以及财务以及餐饮部以及采购部以及供应商），分别由收货人以及

5、送货人以及验 收人签字。3以及收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和餐饮 原料采购单分别交给财务部和餐饮部，收货单采购联交采购部。4以及收货严格按照餐饮原料采购单列明的种类和数量收货。具有最小订货包装的不允 许出现误差，对于鲜活物品误差不应超过10%,对于其它餐饮原料误差不应超过5%.第十条库存登记与会计记录1以及收货部门根据收货单和餐饮原料采购单登记库存系统，直接计入餐饮部库存。2以及财务部根据填写齐全的收货单和餐饮原料采购单审核库存单据，生成会计凭证, 登记应付账款。第十一条付款审批与付款执行。1以及财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；2以及采购部

6、按照采购部留存的收货单与供应商提交的收货单核对一致，填写支出凭 单；3以及财务部根据账务记录审核支出凭单；4以及财务总监和总经理分别签字后付款。第十二条紧急采购处理例外紧急需求的特殊采购由酒店总经理审批，并按照以下要求办理：1以及紧急采购的范围在餐饮原料以内；2以及紧急采购的价格不能超出询价核定的价格；3以及紧急采购的应在次日上班后2个小时内补办并提交到收货人员；不符合以上条件的紧急采购应提前报知总经理，并由总经理审批补办的手续。第三章一般经营物品采购第十三条 一般经营物品是指除餐饮原料以外的以及经营用的有形物品，主要包 括：固定资产以及库存经销或代销商品以及经营消耗品以及办公用品以及维修用品

7、以及农资 以及宣传用品 第十四条 请购提出与审批1以及各使用部门每月向资产部提出经营物品需求计划；2以及资产部根据经营计划和财务预算,审核使用部门的需求计划，结合经营物品物品 的库存情况，每月提出请购报告；3以及每月的请购计划由总经理和财务总监审批。4以及请购计划应列明每个物品的库存数量以及月均预计使用数量以及预计期末库存 数量以及申请采购数量等。5以及资产部加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目,资产部应严格按照预算 执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，资产部应对需求部门提出的申请进 行审核后报批。6以及公司应当建立严格的请购审批制度。对于每月例行采购，应有批准的请购计划才

8、 能办理采购订货。对于临时的采购，应由使用部门提交的请购单或者请购报告，经过资产部 审核，连同采购订单一同报批。第十五条询价与确定供应商1以及资产部为询价的主管部门，会同使用部门以及财务部和采购部对一般经营物品进 行询价，制定一般经营物品价格控制单。价格控制单至少3个月更新一次。2以及对于经常使用的一般经营物品，价格以市场批发价格为基础。采用多方比价和议 价的方式确定。比价或议价不能少于3个供应商。3以及除专营性存货，对于单项采购金 额5 20万元元，或者批次采购金额20100万元的，要采取议标。超过的采取招标的形式 确定一般经营物品的价格。4以及资产部在询价的过程中要提供相应供应商信息。供应

9、商报价应以书面形式确 认。5以及采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价以及 资信以及法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。原则上选择三家入围 供应商作为合作伙伴。6以及财务部和资产部以及特定的使用部门对供应商进行评价。7以及财务总监和总经理审批确定供应商。8以及供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。公司不支付任何信用成本,即 不能因信用期而增加单价。9以及供应商供货期限为一年。对供应商每年评价一次，择优选定。第十六条采购合同的订立与审计1以及采购部与审批确定的供应商签订供货协议,明确供货的范围以及时限以及质量以 及价格以及信用和结算等条款。2以及

10、资产部和财务部以及特定的使用部门对供货协议进行审核后，按照有关合同签订 要求送审。3以及资产部每季度对一般经营物品的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评 价意见。4以及对于临时采购的临时供应商,可以通过比价以及招标形式直接签订供货协议。第十七条采购与验1以及采购部将资产部的请购计划或请购单以及请购报告等，在选定的供应商和价格范 围内拟定采购订单2以及采购订单由采购部填具以及财务部根据请购计划等审核;3以及财务总监和总经 理审批采购订单；4以及采购部将填写齐全的采购单于提交供应商，并同时将填写齐全的采购单提交收货 部门。5以及以及收货部门根据采购单收货,并填写与采购单一致的一式4联收货单（

11、收货以 及财务以及采购部以及供应商），分别由收货人以及送货人以及验收人签字。6以及收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和采购 单分别交给财务部和采购部。7以及收货严格按照采购单列明的种类和数量收货。具有最小订货包装的不允许出现误 差，对于散装的存货误差不超过5%。第十八条库存登记与会计记录1以及收货部门根据收货单和采购单登记库存系统。2以及财务部根据填写齐全的收货单和采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记 应付账款。第十九条付款审批与付款执行。1以及财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；2以及采购部按照采购部留存的收货单与供应商提交的收货单核对一致，填写支出凭单；3以及财务部根据账务记录审核支出凭单；4以及财务总监和总经理分别签字后付款。第二十条紧急采购处理例外紧急需求的特殊采购由总经理和财务总监审批，并按照以下要求办理：1以及紧急采购的为急需存货；2以及紧急采购的价格不能超出询价核定的价格，或经过资产部确认；3以及紧急采购的应在次日上班后1个小时内补办手续并提交到收货人员4以及手续补办之前，资产部备查登记