物业管理 信息交流控制程序.docx

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1、修订记录修订日期修订内容页次版本2018-3-1升级换版C/02021-5-1升级换版C/ 1核准审核制定文件发行章信息交流控制程序1.0目的一保障公司内部质量环境、职业健康安全信息交流畅通、及时、准确传递。2.0适用范围适用于质量管理体系和环境、职业健康安全管理体系内部、外部信息的交流与管理。3.0职责3.1 人力资源部负责本程序的监督。3.2 各相关职能部门予以协助，上传下达、内外沟通。3.3 各部门做好本部门的信息交流，并向其他职能部门传递本部门或获取的相关信息。4.1 工作程序1.2 1内部信息公司应确保在公司内建立适当的沟通渠道，确保环境、职业健康安全管理体系的有效性 沟通。主要包括

2、：a.体系运行信息（向员工传达环境方针、目标，报告各部门体系运行状况和内部、外部 审核、管理评审结果）。b.内部管理制度、员工建议和要求、相应法律法规的信息传递。c.公司领导的意图以及职能部门之间、职能部门和服务中心之间的联系和沟通。d.其他媒体对公司有影响的信息。1.3 外部信息主要包括：a.法律法规、标准信息。b.执行机构信息：如来自国家、地方和行业方面的（如环保局、劳动监察部门、验证、 监督机构、行业协会、认证机构等）相关信息以及上级部门的要求。c.市场信息和顾客、供方等相关方信息。d.公司质量、环境、职业健康安全方针/目标的对外传达。e.物业持有人、租客、邻居意见或投诉处理。f.来访、

3、施工、承包方等相关方信息交流。1.4 不论内部或外部的、对顾客关注的问题和对重要环境因素及危险源影响的信息都要特别 加以注意，并迅速采取处理措施，记录其处理决定；对顾客提出的环境及职业健康安全 要求，服务中心要迅速提报管理者代表及总经理、紧急状况执行应急准备和响应控制 程序。1.5 信息交流方式可采用电话、E-mail,传真、口头、书面报告、刊物、会议、板报、广播、微信等多种 方式。1.6 信息处理1 .5.1内部联络，一般采用钉钉或0A工作联系单的方式传递给相关部门或主管领导。如需 要时，有关环境、技术等方面的信息，由品质运营部、工程运维部、物业服务中心负 责处理。4 . 5. 2客户或外部

4、传递给我司的信息,若需要回复,按照类别分别由相关部门负责处理:凡是 与物业管理服务有直接关系的问题，由服务中心负责,工程运维部、行政管理部、管理 者代表等单位协助完成。有关体系运行方面的信息由管理者代表负责，各部门协助处 理。4. 5.3客户要求填写的任何表单，由服务中心责填写，其它部门协助提供相关资料。4. 5.4相关部门完成0A工作联系单上的内容后，及时回复给发文单位和相关联部门，若在 规定的时间未完成0A工作联系单上的内容，品质运营部根据相关规定进行处罚。4. 5. 5行政管理部负责将公司EHS要求、方针传达给施工单位、承包方、来宾及其他相关方。4. 5.6行政管理部负责将公司管理体系要

5、求，传达给供应商。4. 5.7各部门接收的外部相关方的信息应记录于纠正与预防措施报告上，并交由相关部 门处理，由管理者代表审核后，将结果告之相关团体或个人。4.6协商的内容与交流的方式4. 6.1协商与沟通的内容1）、公司的方针、目标指标的制定及相关职责、权限。2）、有关产品质量、环保与健康安全状况、生产进度及技术方面的信息沟通；3）、有关产品质量和服务过程环保与健康安全不合格的处理和纠正预防；4）、有关改善产品质量、环保与健康安全以及作业场所环境及安全现状的讨论；5）、提出有关产品质量以及服务活动过程环保与健康安全持续改进的意见；6）、有关顾客及其他相关的投诉等。7）、职业健康安全相关方的要求与期望；8）、各部门职责、权限的确定；9）、公司适用法律、法规的确定；10）、供应商职业健康安全要求的管控；5.0支持性文件5. 1内部审核程序5. 2纠正和预防措施控制程序5. 3法律法规与其他要求程序5. 4应急准备和响应控制程序5.5纠正与预防措施报告