TS16949体系文件控制程序.docx

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1、TS16949体系文件控制程序文件编号:HFYH/Q-02-04-01合肥亿恒机械有限公司生效日期:2022. 02 06程叙文件版本:A/0第1页共5页 标题:体系文件控制程序1目的1.1对质量体系文件进行控制，确保在质量体系运行的所有场所和人员都能使 用相应文件的有效版本。2合用范围2.1合用于质量体系规定的文件和资料的控制。如:质量手册、程叙文件和作 业指导书。3定义3.1质量体系文件:涉及公司质量体系的所有文件。包括质量手册、程叙文 件、作业指导书和质量记录的表单等。3. 2质量手册:阐明一个组织的质量方针并描述其质量体系的纲领性文件。3. 3程叙文件:将质量体系中各管理程序以书面文件

2、叙述职责及其工作要点的 执行方法，它是组织开展质量管理和质量保证工作的基础性文件。3.4作业指导书:指质量体系中各类工作指导书、操作指导书和检验规程等， 它说明各项工作的执行方法，是组织开展质量管理和质量保证工作的操作性文 件。3. 5记录用的表单或者表格:将程叙文件或者作业指导书中所规定的执行事项, 以表单或者表格的形式记录下来，为已完成的活动或者达到的结果提供客观证据文件。3.6 受控版本:质量体系文件的副本，其分发、修订或者更换均须按体系文件 控制程序规定进行，保证文件始终反映现行要求。3.7 非受控版本:质量体系文件的副本，其分发按体系文件控制程序规定进行，但不保证其彻底反映现行要求。

3、3.8 体系类外来文件:本公司以外的与质量体系有关的文件。如：国际标准、国 家标准和体系相关参考资料等。4职责4. 1总经理负责质量手册的批准，并颁布质量方针和目标。4.6 管理者代表负责组织各相关部门编制体系文件，审核质量手册，批准程序 文件、作业指导书和表单。4.7 办公室协助管理者代表组织各相关部门编制体系文件，并负责编目、存档 及发放等管理。4.8 各相关部门按质量职能分配参预质量体系文件的编制、审核。文件编号:HFYH/Q-02-04-01合肥亿恒机械有限公司生效日期程叙文件版本:A/0第2页共5页标题:体系文件控制程序5工作程序5. 1体系文件的编制5.1.1 质量手册由管理者代表

4、负责组织各相关部门共同参预、讨论，技术质量 部整理后编制。5.1.2 程叙文件、作业指导书和表单由管理者代表组织，技术质量部协助组织 相关的职能部门负责编制。5.1 . 3体系文件的编号方法见附件8. 1。5.2 体系文件发布前的审批5.2.1 质量手册的审批经公司高级管理层讨论，管理者代表审核，总经理批准 后发布。5. 2.2程叙文件的审批由部门主管审核，管理者代表批准后生效。作业指导书和表单的审批由执行该程序的主要责任部门负责人审核，管 理者代表批准后生效。5. 3体系文件的接收控制5. 3.1体系文件由技术质量部统一管理，经审批或者更改后的原稿由技术质量 部负责存档及复制，建立体系文件一

5、览表，以明确现行有效的质量体系文件。5. 3.2文件接收人员在收到文件时，应确认以下各项：5. 3. 2. 1文件上要有规定人员的编制、审核和批准的签名；5. 3. 2. 2文件编号、版本、生效日期和页码正确；5. 3. 2. 3文件格式是否符合要求；5. 3. 2.4文件字迹清晰、无涂改。5.4 体系文件的发放原则5.4.1 在公司内部，文件的发放范围以合用部门/人员为确定原则，应严格控 制文件的发放，以便管理和防止泄密。5.4.2 所有质量体系文件应严格管理，普通不得借给公司以外的人员。如遇特 殊情况，需让顾客、供方或者第三方认证机构了解公司质量体系，普通只提供 质量手册及相应程序章节的非

6、受控版本。对于文件受控版本、非受控版本 的申请均须填写文件发放、借阅申请表，且经管理者代表批准才准发放。5.5 体系文件的发放、回收和处理5. 5.1技术质量部应按规定的发放范围及时发放，以保证有关场所使用相应文 件的有文件编号:HFYH/Q-02-04-01合肥亿恒机械有限公司生效日期程叙文件版本:A/0第3页共5页标题:体系文件控制程序效版本。文件的发放范围可适当在文件发放、回收单中体现。5. 5. 2办公室应保证及时从所有发放和使用场所收回作废的文件受控版本。5. 5.3办公室发放人员应在文件发放、回收单中详细登记文件发放和回收 情况并有相应经办人员签名，所有发放的体系文件应有相应发放编

7、号以便追溯（对于非受控版本无须主动更新版本或者回收）o5. 5.4文件受控版本和非受控版本都应有相应的“受控版本”和“非受控版 本”红色印章，且文件的发放编号应为“01”、“02”、“03”，挨次顺延。并 按照分发表编制相应的发放编号文件对照表。5. 5.5作废/失效的体系文件回收都应及时妥善处理，盖上“作废”红色印章。作为档案或者供以后参考而保留的，应盖上“作废留存”章。要销毁的文件需 填写文件销毁申请单，经管理者代表批准后由保管部门统一销毁，并填 写文件销毁登记表。5.6体系文件的更改1.1.1 6.1经管理评审或者质量体系有较大变动，必须对质量手册进行更改时，由 管理者代表提出更改意见，

8、并填写文件修改建议表，经总经理批准后更改。1.1.2 程叙文件的更改，其它非文件编制部门如有异议需做修订的，应与原编制部门沟通，由原编制部门提出更改方案，填写文件修改建议表，经部门 主管审核，管理者代表批准后更改。1.1.3 作业指导书和质量记录表单的更改，由原编制部门提出更改方案，填写文件修改建议表，经原审批部门负责人审批后更改。1.1.4 文件更改根据更改量的大小，采取如下方式进行：5. 6. 4. 1换版:文件需进行大幅度更改时应进行换版，原版本文件作废，发 放新版本文件。5. 6. 4. 2换页:发新的页次,收回作废页。5. 6. 4. 3直接更改:体系文件更改批准后由办公室负责在原文

9、上直接更改， 采 用划改形式并在修改记录上进行记录，修改记录标记为“？”、“？”、“？”，依次顺延。5. 6.5更改后的文件应按原发放程序发给原持有部门/人员，并将原文收回， 做好回收记录。5.7外来文件管理1 .7.1外来文件由办公室接收并确认其为最新版本的文件或者资料后，盖上“ 外来文件”红色印章并编号，登记在体系文件一览表中，并注明其为“外来文件”。文件编号:HFYH/Q-02-04-01合肥亿恒机械有限公司生效日期:2022. 02 06程叙文件版本:A/0第4页共5页标题:体系文件控制程序5 . 7.2外来文件分发与回收按5.4、5.5执行。6 . 7.3当相关部门/人员需借阅时，应

10、填写文件发放、借阅申请表，经管 理者代表批准后实施。7 .7.4办公室每年年底对外来文件的有效性进行评审，并及时更新。6相关文件1.1 技术文件控制程序(HFYH/Q-02-04-02)6. 2质量记录控制程序(HFYH/Q-02-04-03)7相关表单6.1 体系文件一览表(HFYH/Q-04-04-01/1)6.2 文件发放、借阅申请表(HFYH/Q-04-04-01/2)6.3 文件发放、回收单(HFYH/Q-04-04-01/3)7. 4发放编号文件对照表(HFYH/Q-04-04-01/4)7. 5文件修改建议表(HFYH/Q-04-04-01/5)8. 6文件销毁申请单(HFYH/

11、Q-04-04-01/6)9. 7文件销毁登记表(HFYH/Q-04-04-01/7) 8附件10. 1质量体系文件的编号规定质量手册应标记管理类别，属受控版本还是非受控版本，版本号及发放 号，编号示例如下：文件编号:HFYH/Q-02-04-01合肥亿恒机械有限公司生效日期程叙文件版本:A/0第5页共5页标题:体系文件控制程序HFYH / Q - 01质量手册代号质量体系文件代号本公司名称缩写程 叙文件、作业指导书编号如下：HFYH / Q 02(03) XX XX程叙文件(作业 指导书)顺序号质量体系要素号程叙文件(作业指导书)代号质量体系文件代号 本公司名称缩写8. 1.3表单编号如下：IIFYH / Q 04 XX XX / X表单顺 序号程叙文件(作业指导书)顺序号质量体系要素号表单代号质量体系文件代号 本公司名称缩写版本号/修改号编号如下：A / 0修改顺序号，挨次为 “0”)“1”)“2”顺延，三次更改后换版 版本顺序号，挨次为 A ) B” ) “C” 顺延