程序文件一 文件和记录管理程序.docx

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1、文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次1 OF 7版本01修订记录页次版号修订内容修订者批准修订日期责任部门制 定审 核批 准生效日期文控中心2022-11-30注：如无受控文件之盖印，为非受控文件，惟独受控文件才会被自动更新。文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次2OF7版本011.0目的：为使质量管理体系文件和记录有效管理，避免逾期失效的文件误用，保证使用的是最新文件。2.0范围：本公司内所有质量管理体系文件和记录管理。3. 0职责：3.1 文控中心负责公司所有质量管理体系文件与相关记录的编号、发放、与回收及归

2、档管理 工作。3. 2各部门负责本部门在用质量体系文件和记录的管理。4. 0术语和定义：4.1 受控文件：为防止误用旧文件而以版次予以追踪修订的所有质量体系文件（含相关法律法 规及相关方的特定要求等外来文件）。文件应保持适宜、有效,并盖有红色受控文件印章。4.2 一级文件质量手册一简明公司质量系统如何满足IS0901:2022标准及相关方的要求。4. 3二级文件程叙文件一质量管理体系的管理、规划管理、动作执行等各项质量管理体系所含的程叙文件。4. 4第三级文件作业指百用一质量管理规定、质量作业标准、监测标准等。4.5第四级文件质量记录一监测表、纠正表、测试报告表所有与质量管理体系有关的记录等格

3、式。1 .0作业内容：5 .普通要求:5.1.1 正式发行的质量体系文件必须有制定、审核、批准，并按规定要求排版打印。5.1.2 质量体系文件的发放必须办理签收手续。5. 1.3页次格式：页次/总页次5.L4版次格式：版本号在一个版本内只能修订一次，每次修订文件必须更改文件版本。最 新版为01,第一次修改为02 （如此类推）。文件普通包含:文件编号、文件名称、版本、制定部门、制定日期、修订日期；5. 2文件编号文件类型：一级文件一一QM质量手册二级文件QP程叙文件文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次3OF7版本01三级文件一一WI作业指导书 四级文件一

4、一FM记录/表格5. 2. 2 一级文件编号：QM (Quality manual)匚手册序号文件级别二级文件编号：QP (Quality procedure)二程叙文件序号(001-999)文件级别5. 2. 4三级文件编号:WI (Work instruction)二 作业指导书序号(001-999)部门代号(见代码表)文件级别工艺文件编号：(Work instruction)匚(001-999)产品编号部门代号(见代码表)四级文件编号：FM一口口口一口口口一口 (Form)匚f 版次(新版01,增版02,如此类推)流水号(001-999) 部门代号(见代码表)文件级别5. 2. 6 外来

5、文件编号：D0 (Document ofoutside)匚版次(新版01,增版02,如此类推)流水号(001-999)文件级别其它资料编号：名称一时间一口口口匚二流水号(001-999)年月日(如：2022年09月28日，编号为：H0928)文件名称简写部门文件代码总经办ZdB管理代表GD ”研发部YFB品管部口 供销部1_PGB GXB 部门文件代码文控中心WK生产部SCB财务部CWB行政部XZBXXX有限公司文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次4OF7版本01部门代码表:5.3文件的制定、批准、发放与回收5. 3. 1文件的制定与批准文件类型一级文

6、件二级文件部门主管审核管理者代表管理者代表批准总经理总经理三级文件 工艺文件 四级文件部门主管工程师部门文盘部门经理或者代理人 匚负责人 ISO专员管理者代表负责人部门主管或者经5. 3. 1. 1文件的编制要参考5. 1-5.2,且有依据，体现实用、规范、正确、有效性。首次发行 的文件，要填好文件发单与回收记录，|以确定文件发放的部门及数量，并制定文件总览 表O.5. 3. 1. 2 审批：按文件的制定与批准表中峋规定,一，二级文件由管理者代表审核,总经理批准，三级文件由质量管理代表批准四级文件由部门主管或者经理批准O5. 3.2文件的发放与回收5. 3. 2.1文控中心对已批出的文什进行编

7、号版次规定.必须符合程序的要求,并核对无误后， 发放给各使用部门。5. 3. 2. 2受控文件原稿由文控中心统一保存，并在文件反面加盖红色“受控文件”印章（含表 格），不作使用用途；文控中心统一复印所需之份数的副本后，于副本每页正面加盖红色“受 控文件”印章后发行（表格盖反面），并让收文部门在文件发放与回收记录上签收，需收 回的旧版文件应注明数隼，并记多于屹性发放与回收记录上。如受控文件遗失，应注明 原因并通知各部门以防止误用。氏控文件原稿存文控中心。5. 3. 2. 3回收之旧版文件I应文副本正面打b“X ”，原稿正面盖“作废文件”章，防止误用。 除可作为知识经验保留的文件外，文控原稿作废文

8、件保存期为一年。文件发放时如有缺页、破损、字迹含糊或者遗失等现象，应向文控中心申请补发, 不 得以复印等方式自行处理。文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次5OF7版本015. 3. 2. 5受控文件需发放给公司外的相关人员，须经管理者代表批准后，在文件副本上加盖 “参考文件”印章后发给申请部门，并在文件发放与回收记录上签收。外发的受控文件 在修订后不予追回。5. 3. 2. 6质量管理体系文件为对外公开的文件，任何相关方需要时，均可以正当的手续向其提 供。5. 4文件修订/废止5. 4.1公司内员工对使用的受控文件有修改意见的，以文件更改申请单进行修订

9、。5. 4.2当受控文件需废止时，以文件更改申请单进行废止，并将旧版本回收。5. 4.3修订/废止文件之审批、发行、回收按5.3执行。5.5 使用的受控文件某部门确定为不需用或者需要补发时，使用者将文件退回文控中心，且 文 控中心管理员必须更新文件发放与回收记录。5.6 发行之后正式文件，使用部门不得在文件上涂改；若发现有错别之处，应即将通知文控 中心。本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定，则依文件和记录管理程序作业。5.7 技术文件的控制5.7.1 图纸、物料清单、工艺文件或者作业指导书等相关资料由研发部按5. 2的要求进行编号 按5.3的要求进行核准、受控、发放与回收。5. 7.2对重

10、要的工程文件研发部负责人需对资料进行备份，确保在电脑故障或者不在岗位时 的资料安全。并参考5.9的要求进行管理。5. 7.3研发部如需将资料发到客户、供应商以外的第三方时，须经管理者代表允许才可放行。 具体参考产品设计管理序执行。5. 8外来文件管理5. 8.1外来文件须由文控中心记录存档，必要时由文控中心复印后加盖“外来文件”印章， 发放给相关部门。外来文件的分发、保管、补发同内部文件。文控中心应于每年年底对外来文件进行审 核。5.9电子文档及网络管理质量管理体系文件由文控中心进行电子备份，必要时备份至其它硬盘或者服务器，并 至少每月更新一次。5.9. 2对于各部门所收到的外来文件或者邮件，

11、应自行进行网络保存或者电子备份，必要时 增加 密码进行保护，但需要预防密码遗忘。为保公司商业信息安全，行政部网管须对公司所有电脑拆除或者封闭USB外置接口（ 特 殊情况除外），惟独指定人员才干设置对外邮件，其他人员一律进行网络屏蔽，但可进行 内部邮件发送。文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次6OF7版本015.10记录管理5. 10. 1记录填写与建档5. 10. 1. 1质量记录应字螂清耐辨二标识明确、符合完整、准确及时的要求，不许伪造。质量记录修改习法可在笔误之处划去错误的记录重新写清正确记录,若属检测数 据，判定之修改由更改人签字。5. 10.

12、1. 3质量记录可按月（季）编目、分类、装订成册、建档，以利查阅。5. 10. L4质量记录应妥胃保存，悔h损坏时遗失,以便备查。质量记录等数点井豳姿分柝时，应便于取得及归档，以便随时可了解质量的变 化趋向。5. 10. 2记录保存与变更=5.10. 2.1各项质量记录文件格*10 年最新3年保存部门文控中心文控中心各部门各部门文控中心/供销部供销部文控中心文控中心5. 12文件与记录的设置 5. 12. 1文件与记录一律攵用宋体设置。5. 12.2在对外文件与表格设置时，公司名称一律用“XXX有限公司”，对内的可以不设置 公司名称。文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001文件名称文件和记录管理程序页次7OF7版本015. 12.3文件普通用WORD格式设置，标题与正文都采用五号字，并在“段落”中“行距”设 置都采用固定值22磅。5.12. 4表格采用WORD格式设置时，标题采用三号字，正文彩用五号字，并在“段落”中“行 距”设置栏中设置固定值22磅；娓格采用EXCEL格式设置时，标题采用16号字，正文彩用 11号字。6.0相关文件：无7. 0记录7.1文件发放与回收记录7.2文件总览表7.3文件更改申请单丁