DB3704_T 015-2021 城市建设工程档案归档整理规范.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14DB3704枣庄市地方标准DB3704/T0152021城市建设工程档案归档整理规范2021-12-23发布2022-05-01实施枣庄市市场监督管理局发布DB3704/T0152021目次前言.III1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.13.1建设工程.13.2建设工程文件.13.3建设工程档案.13.4建设工程电子文件.23.5建设工程电子档案.23.6建设工程声像档案.23.7整理.23.8案卷.23.9立卷.23.10归档.23.11城建档案管理机构.24基本规定.25归档范围及其质量要求.35.1归档文件范围.35.2归档文件质量要求.36

2、建设工程文件归档、接收内容及要求.56.1一般规定.56.2准备阶段文件归档、接收内容.56.3监理文件归档、接收内容.66.4施工文件归档、接收内容.66.5竣工图归档、接收内容.86.6竣工验收文件归档、接收内容.96.7其它建设工程文件归档、接收内容.97建设工程文件立卷.137.1立卷原则、流程和方法.137.2卷内文件的排列.147.3案卷编目.147.4图纸的折叠.167.5案卷装订.167.6案卷装具.167.7竣工图编制.16IDB3704/T01520218建设工程声像档案编制.188.1一般规定.188.2声像资料归档内容.188.3声像档案的整理立卷.199建设工程电子文

3、件与电子档案编制.199.1基本要求.199.2收集与报送.199.3整理与归档.2010建设工程档案验收.2010.1验收证明.2010.2验收时间.2010.3验收条件.2010.4验收程序.2110.5验收内容.2110.6验收组织.2111建设工程档案的移交与接收.2111.1移交建设责任单位.2111.2移交条件.2111.3移交手续.2111.4停建、缓建建设工程的档案.22附录A（资料性附录）图纸折叠法.23附录B(资料性附录)枣庄市建设工程档案验收证明.29附录C(资料性附录)枣庄市建设工程档案接收证明书.30参考文献.31IIDB3704/T0152021前言本文件按照GB/

4、T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由枣庄市住房和城乡建设局提出、归口并组织实施。本文件起草单位：枣庄市城市建设档案馆、滕州市城市建设档案馆、市中区城建档案管理办公室、薛城区城建档案管理办公室、峄城区城建档案管理办公室、台儿庄区城建档案管理办公室、山亭区城建档案管理办公室、枣庄高新区城建档案管理办公室。本文件主要起草人：郑李青、王洪军、孙碧茹、李华庆、曹森、李庆峰、崔淑贤、陈良、柳玉瑶、刘庆广、李政、周宇、朱述泉、蔡敬秋、张玉其、殷艳、张鑫、王静、宋璇、刘静、马红艳、姚婷。本文件为首次发布。IIIDB3704/T0152021城市建设工程档案归

5、档整理规范1范围本文件规定了城市建设工程档案归档整理的基本规定、归档范围及质量要求、文件立卷、声像档案编制、电子文件与电子档案编制、档案验收和档案的移交与接收。本文件适用于城市建设工程文件的整理、归档,以及全市建设工程档案的移交、验收及接收。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T50323-2001城市建设档案著录规范GB/T50328-2014建设工程文件归档规范（附条文说明）(2019年版)CJJ/T117-2017建设电

6、子文件与电子档案管理规范CJJ/T158-2011城建档案业务管理规范(附条文说明)CJJ/T187-2012建设电子档案元数据标准(附条文说明)3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。3.2建设工程文件在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称工程文件。3.3建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历

7、史记录,简称工程档案。1DB3704/T01520213.4建设工程电子文件在工程建设工程中通过数学设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。3.5建设工程电子档案工程建设过程中形成的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。3.6建设工程声像档案记录工程建设活动,具有保存价值的,用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。3.7整理按照一定的原则,对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目,使之有序化的过程。3.8案卷由互相联系的若干文件组成的档案保管单位。3.9立卷按照一

8、定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。3.10归档文件形成部门或形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。3.11城建档案管理机构管理本地区城建档案工作的专门机构,以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。4基本规定2DB3704/T01520214.1建设工程文件的形成和归档应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。4.2工程文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。4.3每项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案一并移交城建档案管理机构。4.4建设单位应按照下列要求开展工程

9、文件的整理、归档、验收、移交等工作。1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等工作签订协议、合同时,应明确竣工图的编制单位,工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容；2)收集和整理工程准备阶段形成的文件,并进行立卷归档；3)组织、监督和检査勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；5)收集和整理竣工验收前文件,并进行立卷归档；6)在组织工程竣工验收前,按照本标准对工程档案进行验收；7)对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定要求的工

10、程档案。4.5勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。4.6建设工程项目实行总承包管理的,总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件,并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程档案，并应及时向建设单位移交。4.7建设单位应当按照相关法律法规以及建设工程竣工联合验收的规定，及时向城建档案管理机构移交工程档案。4.8工程文件管理人员应定期参加工程文件归档整理的专业培训。5归档范围及其质量要求5.1归档文件范围5.1.1参建单位要将形成的工程

11、文件按照本标准的有关要求进行整理归档,向建设单位移交。建设单位收集汇总参建单位工程文件后,编制工程档案,并按照本标准接收内容要求移交城建档案管理机构,办理移交、接收手续。5.1.2记载建设工程全过程,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档。5.1.3建设工程文件的具体归档、接收内容应符合本标准的有关要求。5.1.4声像资料的归档范围和质量要求应符合CJJ/T158-2011中第12章的要求。5.1.5建设工程电子文件的归档范围和质量要求应符合CJJ/T117-2017中第8章的要求。5.1.6不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。5.2归档文件

12、质量要求3文件类别格式文本（表格）文件PDF、XML、TXT图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、PDF、SVG影像文件MPEG2、MPEG4、AVI声音文件MP3、WAVDB3704/T01520215.2.1归档的纸质工程文件应为原件。5.2.2工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程文件勘察、设计、施工、监理等标准的规定。5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。5.2.4工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出的文字和图片应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打

13、印机和热敏打印机。5.2.5工程文件应字迹清晰,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备。5.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。5.2.7工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大耐久性强的纸张。5.2.8所有竣工图应加盖竣工图章（见图1），并应符合下列规定：图1.竣工图章样式a)竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。b)竣工图章尺寸为:50mm80mm。c)竣工图章应使用不易褪色的红色印油，应盖在图标栏上方空白处。5.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有

14、关制图标准的规定。5.2.10归档的建设工程电子文件应采用开放式文件格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。具体要求见表1。表15.2.11归档的建设电子文件应采包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行CJJ/T187-2012的规定。4DB3704/T01520215.2.12归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。5.2.13归档的建设电子文件的内容必须与其纸质档案一致。5.2.14离线归档的建设工程电子档案载体,应采用一次性写入光盘,光盘不应有磨损、划伤。5.2.15存储移交电子档案载体应经过检测,应无病毒、无数据读写故障

15、,并应确保接收方能通过适当设备读出数据。6建设工程文件归档、接收内容及要求6.1一般规定6.1.1建设工程文件由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五部分组成，根据建设项目不同确定具体归档内容。6.1.2建设工程档案由建设工程纸质档案、声像档案、电子档案三种形式组成。6.1.3建设工程文件经过立卷、整理形成建设工程档案。6.1.4列入城建档案管理机构接收内容的建设工程文件,应当进行数字化处理,形成的电子文件与纸质档案同步整理立卷、移交归档。6.2准备阶段文件归档、接收内容6.2.1工程准备阶段文件由建设单位形成并负责收集、整理、立卷。6.2.2准备阶段文件归档内容1)项目

16、建议书审批意见、建议书、附件；2)可行性研究报告审批意见、报告、附件；3)建设项目列入年度计划批复文件、立项批准文件、项目申请；4)建设用地、征地批准文件、用地申请报告；5)地形测量和拨地测量成果报告；6)拆迁安置、拆迁协议、补偿等文件；7)国有土地使用证；8)建设工程项目报建资料；9)建设工程项目选址意见书、附件；10)建设用地规划许可证、附件；11)建设工程规划许可证、附件；12)规划设计条件通知书、附件；13)环保、消防、人防、防雷、建筑节能、园林、市政、文物、交通教育、卫生、水利、河湖等部门审查文件、有关协议、备案意见书；14)中标确认书；15)建设工程设计合同、设计文件审批意见；16

17、)建设工程勘察合同；17)岩土地质勘査报告；18)建筑工程放线报告；5DB3704/T015202119)建设工程施工合同及协议书；20)建设工程监理委托合同；21)建筑工程质量监督手续；22)建筑工程施工许可证；23)投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明；24)有关立项的会议纪要、领导讲话、专家建议、项目评估文件等；25)建筑工程质量终身责任制信息档案(七方责任主体)；26)其它需要归档资料；6.3监理文件归档、接收内容6.3.1监理文件由监理单位形成并负责整理、立卷。6.3.2监理文件归档内容；1)监理规划；2)监理实施细则；3)监理月报；4)监理会议纪要；5)工程开工/复工审批表、

18、暂停令；6)不合格项目通知；7)质量事故处理意见；8)合同与其它事项管理文件；9)工程竣工决算审核意见书；10)工程竣工总结；11)质量评价意见报告；12)声像资料。6.4施工文件归档、接收内容6.4.1施工文件由施工单位形成并负责整理、立卷。6.4.2建筑安装工程归档内容6.4.2.1土建(建筑与结构)工程6.4.2.1.1施工技术准备1)开工报告；2)图纸会审记录。6.4.2.1.2施工现场准备1)控制网设置资料；2)工程定位测量记录；3)基槽验线记录、基槽开挖线测量资料。6.4.2.1.3地基处理记录1)地基钎探记录和钎探平面布点图；6DB3704/T01520212)地基验槽检查记录和地基处理记录；3)桩基施工记录、解桩记录。6.4.2.1.4工程图纸变更记录1)设计