DB3205_T 1071-2023 建设电子档案元数据规范.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14DB3205苏州市地方标准DB3205/T10712023建设电子档案元数据规范Metadataspecificationforelectronicconstructionrecords2023-04-13发布2023-04-20实施苏州市市场监督管理局发布DB3205/T10712023目次前言.II1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14元数据实体.24.1元数据实体类型.24.2元数据实体约束性.34.3元数据实体关系.34.4元数据实体构成.35元数据元素描述方法与元数据存储格式.85.1元数据元素描述方法.85.2元数据存储格式.96文件实

2、体元数据描述.97业务实体元数据描述.768责任者实体元数据描述.859关系实体元数据描述.91附录A（资料性）建设电子档案元数据存储结构示例.99附录B（资料性）文件实体各层级元素集示例.118附录C（资料性）正文相关表格补充.131参考文献.137IDB3205/T10712023前言本文件按照GB/T1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由苏州市住房和城乡建设局提出并归口。本文件起草单位：苏州市城乡建设档案馆、苏州大学、江苏仁合中惠工程咨询有限公司。本文件主要起草人：钱毓

3、静、谢锋、徐悦、仇立、毕建新、王密、周蕾、倪苏、王磊、齐佳丽、邬静娴、余雪。IIDB3205/T10712023建设电子档案元数据规范1范围本文件规定了建设电子档案形成、收集、整理、鉴定、归档、移交、存储、处置、利用等管理全过程中元数据设计、捕获、著录等要求。本文件适用于建设电子档案管理过程中元数据的创建、捕获、管理、更新和应用，也适用于其他不同载体的建设档案及其数字化副本。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T7156200

4、3文献保密等级代码与标识GB/T74082005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB18030信息技术中文编码字符集GB/T188942016电子文件归档与电子档案管理规范GB321002015法人和其他组织统一社会信用代码编码规则GB/T369042018电子证照标识规范DA/T142012全宗指南编制规范DA/T182022档案著录规则DA/T222015归档文件整理规则DA/T312017纸质档案数字化技术规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1建设电子档案electronicconstructionarchives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元数

5、据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。来源：CJJ/T1872012，2.0.23.2元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。来源：GB/T188942016，3.33.3元素element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。来源：DA/T462009，3.61DB3205/T107120233.4子元素subelement对元数据元素进行进一步描述或限定的元素。来源：CJJ/T1872012，2.0.53.5元素集elementset元数据中元素的集合。来源：CJJ/T1872012，2.0.63.6实体entit

6、y任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。来源：ISO11179-1:2015，3.2.103.7简单型simpletype不具有子元素的元素所对应的元素类型。来源：DA/T462009，3.73.8容器型containertype具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。3.9来源：DA/T462009，3.8复合型complextype本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。来源：DA/T462009，3.93.10捕获capture适时获得电子文件及其元数据的方法和过程。来源：DA/T462009，3.104元数据实体

7、4.1元数据实体类型采用多实体模式将建设电子档案元数据划分为文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体四类元数据实体，元数据实体类型及描述见表1。2中文名称英文名称描述文件实体RecordsEntity描述任一聚合层次的电子档案本身的元数据集合。业务实体BusinessEntity描述电子档案得以形成以及管理的职能业务活动的元数据集合，包括电子档案的创建、收集、归档、转换、迁移、处置等管理活动。责任者实体AgentEntity描述对电子档案形成、管理负有直接责任的个人或组织的元数据集合。关系实体RelationEntity描述实体间及实体内部关系的元数据集合。DB3205/T10712023表1

8、元数据实体类型及描述4.2元数据实体约束性采用单一对象方案与多实体方案并存的执行方式，文件实体为必选元数据实体。采用单实体方案时仅含文件实体；采用多实体方案时，可选以下方案：两个实体（如：文件实体、关系实体）、三个实体（如：文件实体、责任者实体、关系实体，或文件实体、业务实体、关系实体）、全部实体（文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体）。4.3元数据实体关系建设电子档案元数据实体间的关系如图1所示。图1元数据实体关系图4.4元数据实体构成3元素子元素编号元素名称编号元素名称M1聚合层次M2来源M2.1档案馆名称M2.2档案馆代码M2.3全宗名称M2.4立档单位名称M3电子标识M3.1电子标

9、识码M3.2电子标识方案M4总登记号M5档号M5.1文件分类号M5.2文件分类方案M5.3文件序号M5.4页次M5.5页号M6www内容描述M6.1名称M6.2名称方案M6.3建设项目代码M6.4工程地点M6.5地理坐标M6.6地理坐标方案M6.7文件编号M6.8文件代码M6.9文件代码方案M6.10文件类型M6.11主题词M6.12摘要M6.13责任者M6.14文件开始日期M6.15文件结束日期M6.16密级M6.17保管期限M6.18保密期限M7形式特征M7.1卷数M7.2件数M7.3页数DB3205/T10712023各元数据实体的元素构成应符合表2至表5要求。表2文件实体元数据4元素子

10、元素编号元素名称编号元素名称M7形式特征M7.4电子文件数M7.5语种M7.6稿本M8电子属性M8.1格式信息M8.2计算机文件名M8.3算法名称M8.4算法值M8.5计算机文件大小M8.6文件计量单位M8.7文档创建程序M8.8文档创建日期M8.9文件上传人M8.10信息系统描述M9www.数字化属性M9.1数字化对象形态M9.2数字化对象规格M9.3扫描分辨率M9.4图像像素M9.5扫描色彩模式M9.6图像压缩方案M10电子签名M10.1签名规则M10.2签名时间M10.3签名人M10.4签名结果M10.5签名证书颁发者M10.6签名证书编号M10.7签名有效期起始日期M10.8签名有效期

11、截止日期M10.9签名算法标识M11电子印章M11.1印章规则M11.2用印时间M11.3用印人M11.4用印结果M11.5印章名称M11.6印章证书颁发者DB3205/T10712023表2文件实体元数据（续）5元素子元素编号元素名称编号元素名称M11电子印章M11.7印章证书编号M11.8印章算法标识M12电子证照M12.1证照名称M12.2证照类型代码M12.3证照编号M12.4证照标识M12.5证照颁发机构M12.6证照颁发机构代码M12.7证照颁发日期M12.8持证主体M12.9持证主体代码M12.10持证主体代码类型M12.11持证主体代码类型代码M12.12证照有效期起始日期M1

12、2.13证照有效期截止日期M13存储M13.1载体M13.2规格M13.3位置M13.4备份状态M13.5备份方式M13.6备份位置M14权限管理M14.1权限状态M14.2权限类型M14.3权限描述M14.4授权对象M14.5授权行为M14.6授权日期M15处置M15.1处置授权M15.2处置分类M15.3处置行为M15.4处置实施日期M16附注DB3205/T10712023表2文件实体元数据（续）6元素子元素编号元素名称编号元素名称M17业务层级M18业务标识M18.1业务标识码M18.2业务标识方案M19业务名称M20业务分类M20.1业务分类名M20.2业务分类方案M21业务依据M2

13、2业务专业特征M22.1特征项M22.2特征项值M22.3特征项值单位M23业务日期M23.1业务开始日期M23.2业务结束日期元素子元素编号元素名称编号元素名称M24责任者层级M25责任者标识M25.1责任者标识码M25.2责任者标识方案M26责任者名称M27责任者职能M28责任者许可内容M29责任者联系方式M29.1联系方式类型M29.2联系详细内容元素子元素编号元素名称编号元素名称M30关系标识属性M30.1关系识别码M30.2关系标识方案M31关系类型M32相关实体属性M32.1主实体标识M32.2相关实体标识M32.3关系事件M33关系名称DB3205/T10712023表3业务实体

14、元数据表4责任者实体元数据表5关系实体元数据7编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的类别。本文件将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本文件数据类型包括字符型、数值型、日期时间

15、型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素应用层次该元数据元素能够应用的聚合层次著录说明关于该元数据元素著录、赋值的规范性说明与示例注释对元素的进一步说明元素子元素编号元素名称编号元素名称M34关系日期属性M34.1关系开始日期M34.2关系结束日期DB3205/T10712023表5关系实体元数据（续）5元数据元素描述方法与元数据存储格式5.1元数据元素描述方法元数据元素描述方法如表6

16、所示。本文件所描述的元数据元素有四个属性相同：注册版本：1.0；注册机构：苏州市住房和城乡建设局；字符集：GB18030；语言：中文。表6元数据元素描述方法8编号M1中文名称聚合层次英文名称AggregationLevel定义电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如文件集、文件系列、文件组合、单一文件。目的利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域工程（项目）级文件级案卷级文件页级缺省值文件级子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次

17、全部层级著录说明注释依据建设档案管理机构实际情况，将文件实体控制层次细化为四个层级，其对应关系分别为：文件集对应工程（项目）级、文件组合对应案卷级、单一文件对应文件级或文件页级。建设档案管理机构可根据实际情况设置层级。各层级文件元素集示例见附录B。编号M2中文名称来源英文名称Provenance定义对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述目的提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用DB3205/T107120235.2元数据存储格式建设电子档案元数据参照GB/T1889420168.4，使用XML存储格式，存储结构示例见附录A。6文件实体元数据描述文件实体各元

18、数据元素应符合表7至表119要求。表7聚合层次表8来源9编号M2.1中文名称档案馆名称英文名称ArchivesName定义集中管理特定范围档案的专门机构的名称目的标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素档案馆代码（M2.2）应用层次全部层级约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素档案馆名称（M2.1）档案馆代码（M2.2）全宗名称（M2.3）立档单位名称（M2.4）信息来源创建阶

19、段捕获方式相关元素应用层次全部层级著录说明注释DB3205/T10712023表8来源（续）表9档案馆名称10编号M2.2中文名称档案馆代码英文名称ArchivesIdentifier定义依据编制全国档案馆名称代码实施细则对档案馆所赋予的代码目的惟一标识档案馆，利于电子文件的管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称国档发19874号编制全国档案馆名称代码实施细则值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素档案馆名称（M2.1）应用层次全部层级著录说明由档案馆著录，推荐使用预定义值域列表选择著录注释在建立目录中心或公

20、布、交换电子文件时，本元素必选编号M2.3中文名称全宗名称英文名称FondsName定义档案馆（室）赋予全宗的标识目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理，提供检索点约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素著录说明由档案馆著录，推荐使用预定义值域列表选择著录注释在建立目录中心或公布、交换电子文件时，本元素必选DB3205/T10712023表9档案馆名称（续）表10档案馆代码表11全宗名称11编号M2.4中文名称立档单位名称英文名称FondsConstitutingUnitName定义构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称目的记录全

21、宗构成者名称，明确电子文件来源，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素全宗名称（M2.3）应用层次全部层级著录说明按照DA/T142012中5.2规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录注释编号M3中文名称电子标识英文名称ElectronicIdentification定义惟一标识电子文件的一组可信标识目的用于定义文件实体，提供访问更多文件实体信息的入口，提供标识文件实体的方法或指定的背景信息约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系

22、统自动捕获/手动著录相关元素立档单位名称（M2.4）应用层次全部层级著录说明全宗名称一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，推荐使用预定义值域列表选择著录注释当给定全宗名称时，本元素必选DB3205/T10712023表11全宗名称（续）表12立档单位名称表13电子标识12编号M3.1中文名称电子标识码英文名称ElectronicIdentificationCode定义惟一标识电子文件的一组代码目的为电子文件提供惟一标识，用于定义文件实体，提供访问更多文件实体信息的入口约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动

23、捕获/手动著录相关元素电子标识方案（M3.2）应用层次全部层级著录说明注释数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素电子标识码（M3.1）电子标识方案（M3.2）信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明注释编号M3.2中文名称电子标识方案英文名称ElectronicIdentificationScheme定义不同层级的电子文件标识方案DB3205/T10712023表13电子标识（续）表14电子标识码表15电子标识方案13编号M4中文名称总登记号英文名称GeneralRegistrationNumber定义案卷进馆时系统赋予案卷的大流水号目的标识全宗，利

24、于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级著录说明当聚合层次（M1）的取值为工程（项目）级时，元素取值为此工程（项目）首卷总登记号注释目的提供表示文件实体的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素电子标识码（M3.1）应用层次全部层级著录说明注释当电子标识码（M3.1）采用了多种方案标识时，此元素必选DB3205/T10

25、712023表15电子标识方案（续）表16总登记号表17档号编号M514中文名称档号英文名称ArchivalCode定义以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码目的揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，利于统计、管理和利用，在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素文件分类号（M5.1）文件分类方案（M5.2）文件序号（M5.3）页次（M5.4）页号（M5.5）信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明注释编号M5.1中文名称

26、文件分类号英文名称RecordClassName定义对文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号目的便于搜索、定位、检索文件约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素DB3205/T10712023表17档号（续）表18文件分类号15编号M5.2中文名称文件分类方案英文名称RecordClassificationScheme定义划分文件类别的方案或依据目的提供表示文件分类的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域城市建设工程分类职能分类、问题分类、年度分类专业分类法、程序分类

27、法城建档案分类其他缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件分类号（M5.1）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明根据档案管理机构档案分类实际情况著录值域和缺省值注释当文件分类具有相关规定时，文件分类方案为必选信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件分类方案（M5.2）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明依据城市建设档案分类大纲或档案管理机构实际情况著录注释编号M5.3中文名称文件序号英文名称DocumentSequenceNumber定义电子文件排列顺序号目的揭示文件中文档的组合顺序，利于文件的控制和利用约束性

28、必选DB3205/T10712023表18文件分类号（续）表19文件分类方案表20文件序号16编号M5.4中文名称页次英文名称StartPageNumber定义文件的起始页号目的利于电子文件的统计、管理约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次文件级/文件页级著录说明依据档案管理机构实际情况，著录文件在系统中的起始页号注释可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明示例：001注释编号M5.5中文名称页号英文名称PageNumberDB3205/T10712023表20文件序号（续）表21页次表22页号17编号M6中文名称内容描述英文名称ContentDescription定义对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述目的提供电子文件内容描述信息，利于检索和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素名称（M6.1）名称方案（M6.2）建设项目代码（M6.3）工程地点（M6.4）地理坐标（M6.5）地理坐标方案（M6.6）文件编号