公司印章证照合同管理制度.docx

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1、公司印章证照合同管理制度第一部分：印章使用管理一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制1、公司印章的刻制均须报公司总经理和董事长审批。（见附件：表1印章刻制申请表）2、法人个人名章、财务章、发票专用章、公章、合同章等，由公司开具介绍信到公安机关指定的地方办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经公安局备案。3、未经公司总经理和董事长批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 三、公司印章的启用1、新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便

2、备查。（见附件：表2印章保管登记表）2、任何部门在启用印章前，均需到行政部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定印章领用签收手续（附表3）并备案。四、公司印章的管理责任者及使用范围公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。1、公司公章公章由行政部专人保管。各部门需要盖公章的文件、合同，协议，通知等，须由总经理和董事长核准后方可盖章。公司公章使用范围主要为：（1）公司对外签发的文件。（2）公司与相关单位联合签发的文件。（3）由公司出具的证明及有关材料。（4）公司对外提供的财务报告。（5）公司章程、协议。（6）员工任用及劳动合同。（7）协议（合同）资金担保承诺书。2、公司合同专用章合同章行

3、政部保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先由总经理和董事长审批后方可盖章。公司合同专用章的使用范围主要为：（1）对外投资、合资、合作协议。（2）各类经济合同等。3、公司（法人）个人名章法人私章由公司财务部财务主管会计保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭总经理和董事长审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。法人私章的使用范围主要为：主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等文件。4、财务专用章：财务章由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，财务专用章由财务部财务主管会计保管。5、发票专用章：发票专用章由财务部现金出纳保管，主要用于发票盖章。五

4、、公司印章保管人的职责：1、负责印章的保管。 2、负责设立印章使用登记台帐。 3、负责印章使用的审核工作。 4、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表5印章移交登记表）六、公司印章的管理、使用1、印章的使用（1）印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章（2）印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表4印章使用登记表）（3）公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。（4）财务章、发票专用章、法人

5、个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。（5）严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出登记表后，由总经理和董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6携带印章外出登记表）（6）以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，总经理和董事长批准后方可盖章。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。（7）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。2、有下列情况之一

6、的，印章管理人员不得用印：（1）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；（2）未批准的文件、材料；（3）非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料；（4）空白的介绍信、空白证件、空白纸张等。3、印章的保管（1）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。（2）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。（3）印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。（4）非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。（5）印章应及时维护、确保其清晰、端正。（6）印章保管有异

7、常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时总经理报告，并备案，配合查处。（7）公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须办理携带印章外出登记手续（见附件：表6携带印章外出登记表）。（8）公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。（9）所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。七、公司印章的停用1、有下列情况，印章须停用：（1）公司名称变动。（2）印章使用损坏。（3）印章遗失或被窃，声明作废；如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。2、印章停用时须经总经理和

8、董事长批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（见附件：表7印章停用申请表）3、印章的更换更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写印章停用申请表，经总经理和董事长核准后，交由行政部按批示处理，并填写印章刻制申请表申请新的印章。注：所有印章未经总经理和董事长共同授权，私自签字盖章的合同，协议，文件等公司一律不承担任何法律责任。八、附表附表1印章刻制申请表附表2印章保管登记表附表3印章领用签收手续附表4印章使用登记表附表5印章移交登记表附表6携带印章外出登记表附表7印章销毁申请表第二部分：证照使用管理一、总则加强公司证照的管理，制定本制度。二、范围1、公

9、司司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。2、公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、土地证、及其它证件。3、公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。三、证照的管理1、行政部是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；在办理证照过程中公司相关部门根据职责承办部分事项和全部事项。2、公司证照的管理范围：公司的法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证。3、公司证照的管理内容：证照的保管、登

10、记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其它内容。4、证照管理的具体要求（1）证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由行政部妥善保管，正本，副本、副证入柜。（2）如需使用证照必须经总经理和董事长同意批准，说明使用范围和使用时间，办理外出携带手续后，方可携带外出。（3）公司证照未经总经理和董事长批准同意，任何人不得随意翻动、复印、外借。（4）公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向部门主管报告外，要立即与发证机关联系，及时按公司规定程序和流程办理证照的挂失和补办手续。（5）不许擅自使用公司的证照进行各种担保。（6）企业证照交行政部保管，管理人员要及时登记证照管理台

11、帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、组织机构代码证号、使用期限等。四、证照的备案1、经有关部门核准后的证照每年均需到公司行政部进行备案。（连续使用的证照除外）2、备案内容：法人营业执照、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、企业资质证书等3、凡备案内容涉及到的企业证照，公司各部门均需将复印1份报公司行政部备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。五、证照的归档1、各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。2、归档的证照要复印全套资料随法人执照、营业执照一并归档。注：所有证照未

12、经总经理和董事长共同授权，私自办理的以公司或个人名义的业务公司一律不承担任何法律责任。第三部分：合同及协议等文件管理总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护文件的完整和安全，特制定本制度。适用范围：适用于公司各类行政性文件、记录、档案资料的管理。一、文件收集1、负责部门：行政部2、收集范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表、薄册、照片等都要完整地收集，具体内容包括：（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件。 （2）上级领导视察、检查公司工

13、作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。（3）公司向上级部门提交的申请、请示、申报材料及上级批复文件。（4）公司已定稿下发的章程、制度、通知、管理办法、办事流程等文件材料。（5）公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结。（6）公司各部门在工作中形成的工作计划、总结、报告等文件资料。（7）公司领导在公务活动中形成的重要信件、采购协议、客户服务等（只要动用合同、印章）、协议、合同等。（8）公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、工作来往文件等。（9）公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材

14、料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。（10）公司在各类经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议等。（11）公司及下属机构成立、合并、撤销、更改名称的营业执照等文件的原件。二、文件归档 按照文件的相互联系、保存价值分类整理归档，以完整、有序、标记清晰、查阅方便为归档原则。具体操作流程如下：1、各部门应将各自的文件按照归档原则整理清晰，并建立索引明细，便于查找。2、行政部应定期下发通知，要求各部门在规定时间内将需要上交的公司存档的文件原件汇总整理，交至行政部。各部门可留存复印件。3、行政部做好登记、统一编号并建立明细表，包括上交时间、部门、文件编号、文件名称

15、、文件下发时间、主要内容等，方便查阅。4、所有资料一年一封存。三、文件保管1、所有存档文件必须入框上架，科学排列，标记清晰、便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。3、图纸入库要认真检查，平放或卷放。4、所有存档文件要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。四、文件借阅1、所有文件的原件原则上不允许外借。2、借阅文件必须办理借阅手续。3、借阅的文件要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。4、要注意保密，不得将档案带离公司、带入宿舍或公共场所，如有特殊情况须经领导批准。不得让无关人员翻阅。5、如到期不能归还者，要说明情

16、况，办理续借手续。6、归还时，由管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。7、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须报请部门领导、总经理、董事长批准。8、借用印章须按照公司印章管理制度进行操作。五、文件销毁经确定需销毁的文件，由管理人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政部永久保存。六、文件保密1、相关人员要严守机密，档案柜存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。七、文件借阅流程编号步骤步骤说明1申请1、至行政部领取借阅申请表。2、按要求填写完整。2报批1、报请相关领导签字批准。3借阅1、将通过审批

17、的借阅申请表交至相关部门（行政部或财务部）。2、填写借阅登记表。3、借阅相关文件。4归还1、由申请人本人将借阅文件归还至相关部门。2、由相关负责人员核查借阅文件是否完好。3、在借阅登记表的相关记录上填写归还时间。注意：借用印章应按照公司印章管理制度进行操作。八、附表附表8：文件借阅申请表人力资源部意见：_CEO意见：_董事长意见：_表1：印章刻制申请表申请单位申请时间申请原因及用途刻印文字申请人批准人备注表2：印章保管登记表印章刻制时间印章名称印模领用人领用时间发放人表3：印章领用签收手续领用部门领用时间印章印模领用人发放人备 注承 诺 书XXXX科技网络有限公司： 本人于 年 月 日起负责保

18、管、使用XXXX科技网络有限公司 章，承诺严格按印章管理制度执行，若因自身保管、使用不当引起的不良后果，或被查实属违规用印，愿意承担一切经济责任和法律责任。承诺人： 年 月 日表4：印章使用登记表日期用印材料名称份数印章类别承办人部门审核领导审批备注表5：印章移交登记表移交时间印章名称印模移交人接交人监交人表6：携带印章外出登记表日期携带印章外出用途印章类别携带人签字日期及时间归还印章日期及时间接收人备注表7印章销毁申请表印章种类报备机关事由印章文字制发日期印章印模印章管理部门销毁日期印章销毁部门申请人批准人表8文件借阅申请单借阅人借阅日期借阅文件名称及内容利用目的是否复印是 否复印份数预计归还日期复印件不归还归还原件_年_月_日归还复印件_年_月_日主管领导意见HRBP意见CEO意见董事长意见