档案管理标准作业程序.doc

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1、优享网，档案管理标准作业程序一、目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理的实施工作。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 (1)公司、物业部编号： 物业部 编号为：WY（英文缩写）。 (2)部门编号： 办公室 ； 财务部 ； 事务处 ； 工程处 ； 护卫处 ； (3)年份编号：引用年份序号2000、2001、2002。 (4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。 (5)档案编号举例： 物业部编号： 档案序

2、号 类别编号 部门编号 物业部编号 物业部编号： 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案的分类 (1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 行政、人事类； 财务类； 公共事务类； 保洁类； 园林绿化类； 机电维修类； 经营类； 品质类。 (2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构问题分类法，如： 收文类 发文类 合同类 办公室 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同

3、类 收文类 发文类 业主档案类 事务部 员工档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类 3、立卷与编制目录 (1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： 根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸； 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： 物业行政部、人事部收文：XZ收文； 物业财务部报表：CW报表； 物业部服务处业主档案： FW业主档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需归

4、档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。 (2)编制目录： 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。 4、档案的保管期限 (1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。 5、档案的保管 (1)档案保管的工作任务是： 便于查阅； 保证档案的安全； 防止档案的损坏； 采取修复技术，延长档案寿命。 (2)档案保

5、管的责任部门： 财务部保管财务档案； 办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租赁和多种经营资料； 工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案； 各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。 (3)档案的保管程序： 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； 档案管理员将该管理资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号； 档案

6、管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询； 档案原则上保管原则件。 6、档案的密级 (1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通； 绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案； 机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案； 普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 7、档案的查阅权限 (1)总经理可查阅公司所有档案。 (2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。 (3)部门负责人可查阅该部门所有档案。 (4)其他人员

7、根据审批查阅有关档案。 8、档案的查阅/借阅/复制 (1)查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 (2)档案管理员审核其查（借）阅资格： 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； 权限外的，档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续： 属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。 9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。 11、档案的销毁 (1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。 (2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。 (3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。 (4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 五、记录 1、档案目录 2、档案查阅/借阅/复制审批表 3、档案查阅/借阅/复制登记表 4、档案销毁清单 六、相关支持文件 1、文书管理标准作业程序 2、各部门有关标准作业程序优享网，