会议室使用规范及管理制度.docx

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1、会议室使用规范及管理制度篇2:公司会议室管理制度 公司会议室管理制度 为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工制造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际状况，对会议室的管理作如下规定。 第一章 管理部门及管理职责 第一条 公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。 其次条 公司行政部职责： (一) 负责公司例会的通知; (二) 会议室的支配与协调; (三)负责公司例会会前物资的预备; (四)负责公司例会的会议记录; (五)保证室内洁净卫生、设施完好。 第三条 在例会

2、结束后，准时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。 其次章 会议室使用规定 第四条 为了避开会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一支配。 第五条 临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要准时通知公司行政部并在会后完善登记。 第六条 如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的状况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。 第七条 各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交

3、接会议室的人员等。 第八条 除公司会议特别要求供应糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予供应;部门会议中需要预备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行预备，公司行政部在紧急状况下可关心预备，但费用由各部门自行协调。 第九条 会议室使用期间，请疼惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的洁净，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要转变会议室设备、家具的位置，疼惜会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)，使用完毕后，务必将全部移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，如会议涉及使用视频会议系

4、统，行政部需增加设备管理员共同参与检查交接。 第十条 使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。 第三章 公司视频会议系统设备管理 第十一条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、音箱设备等构成。 第十二条 视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。 第十三条 现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部，由总部行政部支配专人打开总部服务器终端方可使用。 第十四条 严禁在视频会议

5、专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。 第十五条 视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得任凭更改。 第十六条 视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要任凭使用有关设备，与会人员在使用过程中发觉设备问题，可即时与行政部主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对于专业修理则由行政部反馈至供应商，做出故障排解及修复。 第十七条 公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司行政部，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议预备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正

6、常使用。 第十八条 会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必要的铺张和损失。 第十九条 因视频会议使用的特殊性，仍需在使用过程中依据使用状况进一步调试，因此各部门在使用过程中如有建议或看法，请准时告知总部行政部，总部行政部将准时向供应商反馈并调整。 第四章 附则 其次十条 本规定自公布之日起执行。 其次十一条 未尽事宜由公司行政部解释。 会议室使用登记表 年月日 注： 1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行预备。 2、非工作人员请不要任凭使用有关设备。 3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要转变会议室设备、家具的位置，疼惜会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空

7、调设施等)。 4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。 篇3:公司会议室管理制度 1 范围 本标准规定了公司办公楼三楼、四楼、五楼、六楼及(车库二楼)等会议室的管理职责、会议内容、会议主持人、会议时间、会议地点及参加人员。 本标准适用于吉林新力热电有限公司会议室的管理。 2 管理职责 2.1 综合管理部职责 2.1.1 负责例会的通知、会议室的支配及保证室内洁净卫生、设施完好。 2.1.2 负责关心主管领导，做好各部门之间在落实例会上所准备问题方面的协调工作。 2.1.3 负责经理办公会议及经理办公扩大会议的议程支配、会议记

8、录(含会议纪要的起草印发)，对会议准备的事宜进行督查督办，并做好督查督办状况的反馈工作。 3 管理内容与要求 3.1 会议类别：公司会议依据会议性质不同分为经理办公会、经理办公扩大会、工作方案会、生产调度会、平安工作会议、经济活动分析会、员工大会。 3.2经理办公会议 3.2.1会议内容：公司内部管理中重大事项的争论与处理。 3.2.2会议主持人：公司总经理 3.2.3会议时间：因需而定 3.2.4会议地点：办公楼五楼会议室 3.2.5参加人员：党委书记、副总经理、党委副书记及工程总指挥 3.2.6会议组织和记录：综合管理部部长 3.3 经理办公扩大会议 3.3.1会议内容：公司日常工作、行政

9、事务、重大活动支配。 3.3.2会议主持人：总经理或总经理托付的公司其他领导 3.3.3会议时间：因需而定 3.6.2.5参加人员：总经理、党委书记、党委副书记、生产策划部部长、运行部部长及助理、燃料部部长、修理部部长、物资部部长及助理、综合管理部部长、保卫主管、生产策划部安监主管、生产策划部安培专工、运行部安培专工、燃料部安培专工、修理部安培专工。 3.6.2.6会议组织和记录：生产策划部安监主管 3.7 员工大会 3.7.1会议内容：涉及全体员工切身利益的有关事宜，如工资、住房、保险等;涉及公司生产与进展需向全体员工说明形势或进行动员时。 3.7.2会议主持人：总经理或总经理托付的公司其他领导 3.7.3会议时间：因需而定 3.7.4会议地点： 3.7.5参加人员：公司全体员工 3.7.6会议组织和记录：综合管理部文字秘书 4 会议要求 4.1与会人员必需按时参加会议。开会时要做到有始有终，严禁私自中途退场，有事要向有关领导请假。 4.2与会者要做好会议记录。有传达任务的事项，参加者要准时、精确地传达下去，并认真执行会议所确定的各项任务。 4.3与会人员开会期间应将手机关掉或将响铃设置成振动位置。 5 检查与考核 由综合管理部对各部门执行本标准状况进行检查,并依据检查状况提出考核看法.7