服装公司财务管理费用报销管理.docx

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1、服装公司财务管理费用报销管理为了加强公司成本管理，减少不必要的开支，实现公司利润最大化，公司费 用开支必须遵循费用与销售配比计划总额控制、先申报、审批，后支出、 报销的原则。一、凭有效票据报销有效票据主要指内容填写齐全、大小写金额一致、票面完整、清晰的正规发 票、收据。所谓正规的发票是指在发票上部盖有椭圆形税务机关统一监制章，且 从税务局购入的发票。所谓正规收据是指在收据上部盖有财政局统一监制的章， 且从税务局购入的收据。发票与收据主要区别：发票是营业机构在取得营业收入 时开具的，以此确认收入实现，而收据仅作为款项往来收讫一种证明，不例入收 入范畴。在发生费用支出时应主动索取发票（对于汇总发票

2、在报销时须附上销售 清单）。二、填制报销单除差旅费填制差旅费报销单夕卜，其他性质的费用统一填写报销单 填制时应先将票据按费用性质进行归类，如：电话费、业务招待费；不同类别的 票据应分开填制报销单并详细填写报销内容，比如填报业务招待费时要 说明宴请的原由、宴请对象、人数、时间、地点；填表报手机话费时要说明所 报月份，如“04年2月份手机话费”；报销打车费时除上述要求外还需在每张票 据背面注明始发、到达地点；各大区现支的商场费用报销时要注明所属区域、店 名并后附商场费用清单，如“04年2月北京赛特店广告费；在发生日期栏 填写费用发生的时间，单据张数栏填写所附单据，在合计人民币栏正确 填大写，从1至

3、10的数字大写分别为：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、 拾。有特殊事由要说明时可填在备注栏，最后在报销人栏中签名。参 照如下：报 销单2004年2 月26 日发生日期报销内容单据 张数金额备注月日百十万千百十元角分220中午在新花中城招待XX大厦男 装部XX经理119700共2人。关于调整展位事由合计人民币（大写）：壹佰玖拾柒元整19700附件1主管意见：XXX 复核：XXX 出纳：XXX报销人：XXX报销单制完后，将发票整齐有序的张贴于报销单后。三、报销内容规定1）、办公支出 具体包括文案用具、家俱器具、办公机具设备、家电设备等内 容，此类用品应遵从保证供应、方便工作、节省开支的原则，由

4、行政部统筹 计划、统一采购。每季未由各部门编制下季申购清单，行政部进行汇总再结合现 有用品情况拟定采购计划，经公司负责人审批后统一交于采购人员。采购人员应 充分了解所购物资的品名、规格、性能等要求，要做好货比三家。采购后交于行 政部验收、保管，无误后由采购、行政人员分别在发票背面签字确认。行政部应 建立领购存台帐，财务定期进行核对。采购人员根据发票、采购计划，填制报销 单据。2）、手机费 结合公司手机费用报销标准执行。每月先自行预交话费，再根据电 信公司的发票，在标准内据实报销，超额部分自负（对于因特殊原因超额的经总 经理签字同意后予以报销）。员工级不享有报销额度，但因临时出差业务联系需 要的

5、，可根据实际的充值发票予以报销。3）、业务招待费 区域业务招待费实行包干制，日常支出严格遵从区域责任协 议书中的额度执行，超支部分自负。区域经理遇特殊事项或其他部门因业务需 要招待的，必须先填写业务招待申请报告，说明招待对象、时间、事由、人 数、预计金额，经总经理批总后方可执行。报销时凭批准的业务招待申请报告 无报告的一律不予以认可。4）、差旅费 连续出差3日或长途出差及重大原因方可借款，借款必须提前一天 通知财务用款金额，否则不予支付。借款的原则是前帐未清，后帐不欠借 款的最长期限为1个月，若无特殊事由超期的将从当月工资中扣除。借款必须填 制借款单由借款人详细填写：借款人、所属部门、借款日期

6、、用途及预计 报帐日期，审批手续同费用报销，在借款手续齐全后出纳方可付款。原则上出差 人员回来3天内到财务清帐。出差人员的住宿费、往返车票、伙食补助费、出差 市内交通费按级别核定，超支部分自负。a）、住宿费按出差地区和人员级别分别制定标准，（同行2人出差， 按就高的单人标准予以报销）。b）、往返车票标准：/别具飞机火车轮船其他交通工具经理级?公里以上 普通舱硬座（硬 卧）三等舱全额报销主管级硬座（硬 卧）三等舱全额报销员工级硬座（硬 卧）三等舱全额报销c）、出差的市内公交费实行包干制，标准如下：Oj额度市内交通费经理级30元/天主管级20元/天员工级15元/天d）、伙食补贴标准 到异地出差的人

7、员，一般城市享有补助30元/天，省会城市及特区35元/天，具体的时间界定按以下标准，。(1)、中午12时前离开本市按全天补助伙食费；(2)、中午12时后离开本市按半天补助伙食费。(3)、中午12时前抵达本市按半天补助伙食费；(4)、中午12时后返抵本市按全天补助伙食费。e)、说明：(1)、工作人员趁出差之便，事先经单位主管领导批准就近回家省亲 办事的，不计发绕道和在家期间的出差伙食补助、市内交通费和住宿 费。若绕道车、船费超出出差直线车、船费票价的，按出差直线车、 船费票价计发，超出的部分个人自理；若绕道车、船费少于出差直线 车、船费票价的，应凭车船票按实报销。(2)、外出参加会议，会议费用中

8、包括食宿时不再享受食、住费用补 助，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，住宿费用、伙食补 助、市内交通费按前述标准予以补助。(3)、对于自驶车辆出差人员，交通补助费予以取消，给予报销汽油 费。(4)、一般人员临时出差享有伙食补助费，但对于已享有住外补贴的 人员不再重复计算出差补贴。5)、汽车费用及运输费(1)、车辆管理、维修和保养，由办公室统一负责安排。办公室应根 据车辆状况编制车辆的年度保养维修计划及具体的用款计划，报经 审批后执行。日常车辆维护费用，经公司核定标准后在标准范围内 掌握使用。各种车辆保险费由公司统一到指定的保险公司投保。(2)、汽车的年检费、保险费、养路费、维修费费用据实

9、报销；汽油 费发票必须日期填写完整，所有罚款一律不予以报销。(3)、对于长期托运的合作单位应签定协议，由运输单位将运费发票、 发货记录交于物流部，由其对单价、数量、运输费用金额审核后填 制付款单据.6)、职工教育费 职工在不影响工作并经领导同意的前提下接受 相关教育发生的费用，在完成举办单位规定的课程并取得相应证书 后，凭有关证书，经人事审核后报分公司负责人签批报销。因善自 中断劳动合同的，已报销的相关费用需退还。7)、买支票、汇票凭证、支付汇费及其他财务费用，由财务部审核报 销。8)、市内交通费(1 )、员工因特急事务外出或其它特殊原因需打车的要事前经部门负 责人同意，必须于次日凭的土票填写

10、报销单据注明原因和起始地点， 逾期签批不予认可。(2)、因工作需要晚加班的人员，在没有公交车的情况下，方可打车， 报销同上。(3)、特殊人员因工作需要办理公交月票的须预先申请。9) 物业及水电费 根据租赁合同约定的时间、金额、方式进行操 作。经办人凭发票填制付款申请单，详细填写付款单位全称、支 付项目、支付金额等内容。10)、以上未包括的其他费用，经财务审核，报公司负责人审批后予 以开支。五、报销流程1)、报销流程 报销报销人在制完报销单后，先交于部门经理 进行审核，确认费用发生的合理性、真实性，并在复核栏签名， 之后交于财务部会计，由其对票据的有效性、费用的合理性作出判 断，无误后再将单据统

11、一转递给公司负责人签批，负责人签批后交 于出纳，出纳通知报销人领款或办理清帐手续。办事处人员报销须 先经区域经理签批，并于每月25日前集中寄至财务部报销，对未经 办事处负责人签批或直接寄到财务报销的，视为无效票据，一律退 回，并由报销人承担往返快件费用。报销人 将票据交于 部门经理 审核、签字 会计 审核、签字一公司第责人 审核、签字 出纳付款A2)、报销时间 为合理有序按排工作，现规定日常报销时间为每周 三、五，非此时间段财务部不予受理；出纳去银行时间定为每天下 午2 ： 00点。各办事处的当月费用必须于25日前集中寄到XXXX财 务进行清算。3)、报销要求：(1)、费用报销必须及时，当月费用必须当月报销、清算，跨月无特 殊事由不予以报销。(2)、 商场帐扣费用必须开具发票，并由经手人在发票背面签字确 认，交于财务复核。(3)、费用报销的范围仅限于公司规定几大类，属于个人生活性质的 支出一律不予报销。