集团分公司财务管理制度.docx

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1、集团分公司财务管理制度一、银行帐户的管理1.1 银行帐户的开设，需经董事会批准并授权留存银行印鉴。银行印鉴需由 财务专用章、分公司负责人私章、出纳员私章三者组成。并由专人分管，开出帐 户报总公司财务部和公司董事会备案。1.2 银行帐户的任何变更、撤消等事宜，需写出申请报财务部经理审核后报 公司董事会批准后，方可执行。1.3 支票、汇票等的签发。根据已审核的费用单据或备用金申请表数额填写 支票，并逐笔登记在支票登记表（附表），作废支票盖“作废”章后保存备查。1.4 分公司按收支两条线的原则，设立一个货款户和一个备用金户，因税务 机关要求，可增设纳税专户，除此外特殊原因需增设帐户的，分公司须经财务

2、部 书面批准。不得向除直接经销商、税务机关以外的其他个人、单位公开货款户帐 号。开设银行帐号必须报总公司财务备案，不得与挂靠单位共用银行存款帐号。1.5 分公司开设的两个银行帐户。一个是基本帐户，核算日常使用的备用金, 公司按照月度开支计划向该帐户转款。另一个是辅助帐户，货款结算专户，收回 的所有货款必需全部存入该户，销售回款只能汇往公司总部，任何人不得以任何 理由，从货款户提取备用金。1.6 严格遵守公司的资金管理制度，收到客户货款（包括现金回款和银行存 款）不管客户是否需要，出纳都必须开具收款收据，收入的贷款必需全部存入货 款专户，不得坐支现金，如有特殊情况需从货款户向备用金户转款，必须向

3、公司 财务部申请，在得到总部的批准时，才能从货户向备用金户转款，否则按挪用货 款处理。当月收款收据的金额合计等于当月银行存款借方发生额。1.7 货款户余额超过2万元时出纳员必须向总公司解汇货款，1.8 周边地区收取货款的方式必须是：货款由客户直接汇往分公司帐户，业 务员不得收取现金，更不得擅自设立货款存折。客户采取汇票或支票结算的，业 务员收到汇票或支票及时交财务，不得拖延，并办理票据的交接手续。1.9 周边地区特殊原因设立贷款存折的，必须经分公司主任和财务批准，并 指定专人保管，不得与备用金或私人存款混放一起，货款存折的款项严禁截留、 挪用，严禁张冠李戴。货款存折的利息要随同货款一并汇往分公

4、司帐户。月末月 须检查商品外包装的完好程度、是否空瓶、是否变质等，并清点无误之后，才能 给于办理入货手续。如有外包装损坏、变质、空瓶、半瓶等，不能入库。5. 2. 9仓库发货实行先进先出制度。6. 2. 10存货的范围：包括正品、促销品、试用装、道具、包装物、残次品 等一切进入仓库保管的物资。六、预付帐款的管理核算按合同或协议规定预付的款项。支出时应有公司已签署合法的合同或协 议。其预付金额合同或协议中需明确载明。结清款项时，需及时冲减预付款。按往来单位设置明细帐。七、固定资产的管理7. 1固定资产的范围一分公司购置的物品，价值在500元以上或使用年限在2年以上，都视作固 定资产进行管理和核算

5、。一固定资产应建立固定资产卡片、动态登记表，明确保管责任人，并进行登 记签字。财务部建立固定资产总帐和明细台帐，管理人员要与财务部定期对帐， 作到帐帐相符、帐实相符。一按物资名称设置明细帐。一计提折旧的方法是平均年限法。折旧方法一经确定一年以内不能随意变动, 如有变动先向总公司财务部申请，经审批后按审批意见执行。每会计年度未应实行全面清查盘点，帐实不符应报送总公司财务部。一固定资产的转移或报废，必须经分公司负责人的签批并报总部批准后，财 务部依据审批原件作帐务处理。八、低值易耗品的管理8. 1低值易耗品的范围分公司低值易耗品是指使用年限不满一年，价值在500元以下，50元以上 的不构成固定资产

6、的各种物品。如工具、计量器具、管理用具等。8. 2低值易耗品实行一次性摊销，计入当期费用。8. 3低值易耗品统一由专人管理，建立按使用单位名称、品名、数量、金 额的低值易耗品台帐，财务部按大类进行金额核算，双方定期进核对，以保证 帐物相符。8. 4职工调离职时，必须办理低值易耗品的归还或移交手续。8. 5专业工具均应指定专人保管，不得损坏或丢失，如发生损坏或丢失，经 查明属个人责任的，应酌情赔偿。九、应付帐款的管理8.1 核算分公司欠总公司和其他单位货款。9. 2分支机构之间调货，作出转帐通知单，以告知总公司进行调帐。9.1 每月同总公司进行核对应付帐款余额，如有差异查清原因及时调整。9.2

7、如有分公司客户直接回款总公司，由总公司作出“到款通知书”，分公司 相应调整应收帐款、应付帐款。十、其他应付款10.1设置 暂收按金一促销员工服押金、其他暂收款、客户押金明细、内 部往来二级科目、教育费附加明细科目。10. 2暂收按金一促销员工服押金登记商场专柜促销员所交押金（押金条？）10. 3客户押金登记分公司客户所交押金。10. 4其他暂收款核算其他暂收罚款、促销员赔货款（有明细）等其他应付事 项10.5内部往来设“峡山总部“明细科目。核算分公司同总公司之间的往来核 算，如有增设其它往来单位，需写明原因，报总公司财务部审批。十一、待处理财务损溢1.1 1设存货盘盈、存货盘亏明细科目。1.2

8、 2存货盘盈、盘亏作出存货盘盈（亏）表，报总公司财务部，经审批后按 审批意见转出损溢。十二、应交税金（防洪附加费？）12. 1下设城建税、个人所得税、应交增值税二级明细13. 2城建税核算分公司向当地地方税务局缴纳的城建税等税种。14. 3个人所得税核算公司代员工缴纳的个人所得税15. 4应交增值税下设进项税额、销项税额、已交税金、进项税额转出十三、商品销售收入销售收入是指分公司销售产品等所取得的收入，包括销售产品和视同销售的 实物样品收入。收入的归类、核算方法执行分公司会计制度的规定。销售收入的入帐依据是销售发票。销售发票的开具原则规定如下：A、现款现货客户：产品发出、货款收讫时，开具发票作

9、为销售收入的实现；B、提前先预付货款，产品跨月发出客户，以产品发出时开具发票、确认销 售收入；C、特殊情况不能现款现货或先款后货的，即产品发出时确认收入，收取货 款跨月时以产品发出时开具发票、确认销售收入。D、非质量原因的已出库商品一般不予退换货。属于质量或其他原因允许退 换货的，根据公司批准退换货原件，按下列规定操作：同品种同规格的产品退换， 不作销售收入的调整、不开具冲红发票；不同品种、不同规格且数量较大时，根 据客户退回的原发票，E、另行开具新的发票，并相应调整应收帐款和销售收入。客户不能退回原 发票的，根据税法的有关规定，客户需提供当地税务部门的退货证明，凭税务部 门的证明，开红字发票

10、。F、产品销售必须按规定的核算程序开具发票，禁止漏开、重开、错开发票， 确保销售收入的核算准确。向客户销售货物不论客户是否需要，都必需开具发票。 增值税发票只能向是一般纳税人的客户开具。对不需要发票的客户，“发票联” 作为原始凭证和财务记帐联一起作记帐凭证的附件。十四、商品销售成本按已实现销售货品的出厂价结转十五、产品销售税金及附加产品销售税金及附加在城建税、教育费附加在实际发生时记入该科目。十六、销售费用按品牌设二级，定标与不定标设三级，费用项目四级十七、经营费用十八、管理费用十九、财务费用二十、垫付费用二十一、定标费用核算结时，货款存折严禁有余额。财务每月对货款存折的复印件和收款收据进行严

11、格 的审查。二、现金的管理2. 1所有备用金只能从备用金帐户提取，特殊情况要坐支，必须报总公司财 务部经理批准。3. 2库存备用金限额不能超过壹万元，库存现金超过限额部分要及时存入备 用金银行帐户，低于三仟元时要及时补足，以保证分公司运作的需要。4. 3申请补充备用金需填妥备用金补充申请表，经财务部经理批准后才能开 立支票。（附表）2. 4所有收到货款一律开具收据，并将现金存入分公司货款专用帐户。三、应收票据的管理3.1建立票据登记本（附件），收到汇票等必须登记在登记本上。3. 2票据应视同现金，妥善保管。3. 3不定期检查票据到期日，及时承兑汇入分公司货款银行帐户。3. 4如因特殊情况需要贴

12、现，应先报财务部经理审核并经苏总审批后进行贴其他应收款的管理A.本科目核算办事处除应收帐款、应收票据、预付帐款以外的各种应收、暂 付款项。包括1、应收的各种赔款、罚款；2、存出保存证金；3、应向职工收取 的各项垫付款项等；4、待转进项税额。B.本科目二级明细科目的设置。存出按金。按单位名设置明细帐。职工备用金。按人名设置明细。其它应帐款。公司应收的各种赔款、罚款等。待转进项税额。分公司收到总公司发货，但增值税票未到，税额暂入本科目， 收到税票时转出。备用金借款规定：1、按公司有关文件核定每个人的备用金额度，个人借支不得超过额度，如有 超出限额，必须另外申请经审批后方可借支。2、职工备用金应及时

13、冲帐，及时清理预借款。一般前笔借款未结清，不得 再借。费用单据超过三个月未报销的，原则上不予以报销。特殊原因积压的需由 各级单位主管人签批原因说明书，对于财务部审核未通过的报销单据，会计必须 追回原报销款，不允许延误而占用备用金额度。3、备用金未能完全冲帐的余款，应由职工归还现金。4、分公司员工出差、采购物品等原因需要借支备用金，按规定填写出差 申请表或借款申请单（不得有任何涂改），借款申请单一式二联，借款人、 财务记帐各一联。5、出纳处确认是否已有借款记录并审核是否有涂改等现象，对有借款且无 正常原因的，不予办理可借款的确认手续，经签字确认合理，再由分公司负责人 在公司额度内审核其内容并批复

14、。6、出纳根据财务部副经理/经理审批后的借款申请单付款，并登记员工 借款台帐。7、员工借款日期是借款申请单的填制日期。8、对借款数额较大的或超过返纳期的，出纳应加强监控，及时催收，并编 制“员工借款月度明细表”（附表）。9、公司总部出差人员原则上不得在分公司、办事处借款，广州办公室人员 原则上不得在分公司、办事处、峡山借款，如因特使情况须在驻外机构（包括办 事处、分公司、联络站）、峡山借款，按下列程序办理。9. 1.出差人员向本部门经理提出借款申请，由本部门填制总公司出差人 员借款通知单（附件1）, 一式二联，驻外机构财务和公司财务各一联。广州员 工向广州财务部申请，峡山员工向峡山财务部申请。

15、9. 2.总公司出差人员借款通知单经广州财务/峡山财务审批后，由财务 部向驻外机构传真。9. 3.驻外机构收到借款通知后，方可借款给总部人员，并办理正规的借款 手续。借款通知单原件，随后寄出。9. 4.驻外机构凭借款凭证、借款通知单原件入帐，同时必须在借款的当天 将借款凭证传真至总公司员工所在地财务部，作总公司财务入帐的依据。9. 5.月末，各驻外机构必需将当月所有总部人员借款凭证原件寄财务部,广州员工寄广州、峡山员工寄峡山。9. 6.总部财务部收到借款凭证的原件后，向驻外机构开转帐通知单，各驻 外机构凭转帐通知单结转总部员工借款。9. 7.任何个人、任何驻外机构不得在没有得到总部财务部的批准

16、时，向总 部出差人员借款，由此引起的一切损失，由提供借款人承担。备用金返还规定：员工出差返回公司或采购物品完毕，必需自返回公司之日起7天内办理备用 金返纳手续。无正当理由未返纳员工，在工资中扣除。财务部审核员对各种报帐单据严格按照公司的规定进行审核，对合法的报销 凭证，需经经手人签名，部门主管审批后，按照公司最终的财务审批权限签名后， 出纳才能办理报销手续。由于特使情况，需用自制凭证及其附件报帐的，经手人 必须详细填写事情的原因，并提供2人的见证签名，按规定的审批程序办理。报销凭证分差旅费报销单、付出凭证、费用报销单（附件2）和支 出证明单四类，差旅费报销单需注明出差人出差时间、行程和原因。付

17、出 凭证、费用报销单和支出证明单需注明经手人、报销原因或用途，差旅费报销单适用于公司员工出差后报销的飞机、车、船费（包括市内 交通费）、住宿费和其他费用开支的原始凭证。费用报销单适用于不需要办理差旅费手续的费用开支报销，包括：业务 招待费、过桥费、养路费、购买办公用品等的费用。付出凭证适用于除上述情况外需正式报告批准购买的业务支出，如固定 资产的购置等。支出证明单适合用于在上述业务中，没有正式发票报销的业务。对于已到返纳期尚未返纳的各项借款，出纳人员根据预计的返纳期统计，编 制“备用金”返纳通知表，交部门经理，进行返纳催收通知。各主管履行督促下 属返纳备用金的责任，并向出纳反馈信息。逾期不返纳

18、，每天按借款额3%扣罚滞 纳金，罚金从当月工资中扣除。月末，编制员工借款明细表，报各部门经理和总 经理。对于超过出差期限等原因不能按期返纳备用金的，各主管应向出纳反馈说明, 否则出纳根据规定扣罚。办理现金报销手续规定：1.报销单种类：1. 1.差旅费报销清单：员工出差报帐的凭证，用于记录登记汇总员工出差 发生的车、船、飞机票、住宿费及补助。1. 2.费用报销单：用于员工除差旅费之外的费用。1. 3.付出凭证：适用于除上述情况外需正式报告批准购买，用现金支付款 项的业务。1. 4.支出证明单：适合用于在上述业务中，没有正式发票、没有报告的报 销的业务。2. 填报要求：2. 1.用于报销的单据，必

19、须填制报销单。2. 2.报销单的粘贴：用于报销的单据，有序整齐的粘贴在报销单内，不得 用钉书钉装订。2. 3.报销单的填写：分类明确、字迹工整、计算准确、内容真实完整。2. 4.出差住宿标准及伙食标准，按差旅费补助规定执行。2. 5.报销单据的填写必需使用黑色钢笔或签字笔，不得使用其他书写工 具。2. 6.所有的报销单据，必需有经手人的签名，车船费注明起止地点，业务 餐注明用餐原因、人员。2. 7.报销的住宿单据，住宿发票单位名称是住宿人的姓名，并盖有收款单 位专用章。2. 8.报销的原始发票，发票开具的单位名称是“XX有限公司”，并盖有 收款单位发票专用章。没有收款单位发票专用章，应附上支出

20、证明单，并说 明理由。2. 9.报销凭证如有借款，必须填写。2. 10. 报销金额和借支金额的差异有负责审核费用报销员填写，出纳负 责稽核。2. 11. 报销凭证一经填写，不得涂改，如因计算错误，需改正，必须在改 正处由修改人签名。2. 12. 购买实物，包括书籍、资料、样品等必需有经手人、证明人和部门 主管签字。2. 13.员工用付出凭证报销，需支付现金，必须在付款形式栏填写“现 金”字样。3. 审批要求：4. 1.所有的报销单据，包括差旅费报销单、费用报销单、付出凭证 和支出证明单等，必需按“财务审批权限”的有关规定，交各级主管签名审 批，各主管在各自权限内行使职权，需审核报销事项的真实性

21、及费用的合理性。5. 2.经各级主管签名的报销单据，送交财务部审核，经审核无误，交财务 部副经理/经理审批。6. 3.经过审批批准后，现金出纳方可办理报销手续。4.职工在辞职时、改变工作岗位时、借出毕业证书原件或其它在公司的抵 押物时等其它时间，需先同公司结清借款。四、库存商品的管理4. 1分公司库存产品的监督、提货单使用管理手续制度、产品去向及安全， 对周边仓库以及流转过程中的产品，驻外机构负责人和财务负有监控和管理的责 任，周边地区销售代表和主管对其管辖范围的产品流转和货物安全负有主要的责 任，仓库保管员对库存产品的安全性负直接的责任。4. 2财务对仓库管理、产品管理须建立相应的管理程序和

22、制度，对仓库管理 和产品的收发具有专业领导和管理监控的权利。4. 3产品入库管理：4. 3. 1产品的进仓必须及时验收，办理入库手续，财务部开具产品入库单。 入库单内容包括：收货日期、车船号码、货物品种、应收数量、实收数量、途损 数量、途损原因、产品批号、仓管员签字等。4. 3.2入库单一式三联：存根、会计记帐和仓库记帐各一联。产品入库单 不得任意涂改。4. 3. 3仓管员对产品入库的质量负责，要认真检查入库产品的外观、质量。 如有损坏、变质、空瓶、半瓶等，必需及时以书面报告驻外机构负责人和财务，经批准以后才能入库。4. 3. 4.产品入库分下列情况处理：A. 总部发往分公司：根据公司的产品出

23、库单和分公司开具的产品入库 单作会计和仓库的入帐依据。B. 驻外机构之间相互调货：凭总公司批准调货的原件，调入驻外机构开 产品入库单作正常产品收货处理，同时开“到货通知单”（附件一，总公司财务部 和联络处财务部各一联），通知总部调整应收帐款。任何个人，任何驻外机构不 得在没有得到总部的批准时，随意调货。如有违反，由此引起的损失，由调货人 承担。C. 驻外机构所属客户退货：驻外机构发出“退货通知单”（附件二，联 络处财务和仓管各一联），仓库凭驻外机构的“退货通知单”收客户的退货，并 验收入库，登记入帐。仓库保管不得发生没有“退货通知单”而擅自收客户退货 的现象。D. 直运直汇客户的退货：直运直汇

24、客户的退货，原则上直接退总部，如 有特殊情况需退往驻外机构时，除按上述C操作外，同时开出”到帐通知单”（附 件三，总公司财务和联络处财务各一联），通知总部财务，调整应收帐款。E. 库存商品盈盘：库存商品的盈盘，必需经仓管和财务人员共同确认，编 制“库存产品盘盈表”，联络处负责人和财务签字确认，阐明盈盘原因，并由驻 外机构负责人和财务提出处理意见，报总部批准，按批准的意见处理。4. 4产品出库管理：4. 4. 1.向客户销售货物，履行客户定单制度，即客户要货，向驻外机构 下定单，销售代表根据客户定单填写”要货通知单”，经财务审核后开具产品出 库单，经开单员、财务部有及分公司负责人签字后才能提货。

25、4. 4. 2.产品的出库要有完整的手续和出库凭证。无论何种用途，都必需 开具产品提货单（出库单）严禁凭白条提货或无依据发货；出库单如有涂改无效。4. 4. 3.仓库发货须遵循“先进先出”的原则，库存产品距保质期6个月 （积压品），由仓管员书面报告驻外机构财务，库存产品距保质期3个月（滞销 品），由财务书面报告驻外机构负责人，驻外机构负责人向销售部报告。4. 4. 4.产品发出，属于驻外机构直接发货的，必须实行客户收货确认制 度，即客户收货后出具客户收货确认单，并签名盖章；属于客户自提的，客 户必须在提货单上签名确认。4. 4. 5.产品发出，属于客户委托他人代理提货方式的，必须凭客户开具 的

26、介绍信并由代理人在提货单上签名，客户的介绍信作为财务联的附件妥善保管。4. 4. 6.产品发出，属于分公司员工送货方式的：产品送达后，送货员将 客户签收的回执联当天交财务，客户签收的回执联作为财务联的附件妥善保管。4. 4. 7.产品发出，属于委托外单位（如汽车运输公司或中介公司）送货 方式的：必须与对方签定合同协议，明确其责任。执行送货时，须登录送货员的 身份证号码、驾驶执照号码、车辆号码，履行送货员在出库单签字的有关手续， 各驻外机构依据客户签收的收货凭证结算运费。4. 4. 8.驻外机构之间的调货：凭总部批准的调货备忘录原件，开具“调 货通知单”，调货通知单作调入驻外机构开产品入库单的原

27、始依据。同时开转帐 通知单通知总部调整应收帐款。7. 4. 9.驻外机构向总部直供客户调货：原则上驻外机构不得向直供客户 调货，如因特殊情况需向直供客户调货，必须得到总部批准件的原件，以此开调 货通知单，同时开转帐通知单，通知总部调整应收帐款。经总部批准向直供客户 调货的原件和转帐通知单，作调出驻外机构调货通知单的入帐的原始依据。7.5 仓库应按不同仓库地点设置产品明细帐，定期与不定期进行帐帐、帐实 的检查，严禁开单不提货、提货不开单、无货开单。严禁公司产品与客户产品混 放，严禁将公司产品存放客户仓库而不办理财务手续。7.6 财务应按不同实销实结客户设置产品明细帐，定期进行抽查盘点。并作 出盘

28、点差异报告。7.7 月末财务负责组织辖区内各仓库的产品盘点组织管理工作。盘点范围包 括：驻外机构中心仓库、周边仓库、临时仓库及产品产权属于公司的客户代管库。 对驻外机构中心仓库，财务必须亲自监盘；对周边仓库、临时仓库及租用的客户 仓库，可委托财务人员或其他人员监盘，财务不定期地抽查。发现帐帐不符，帐 实不符的，要及时查明原因，及时进行处理。7.8 每月末财务必须与仓管核对仓库产品明细帐，确保帐帐、帐实、帐证三 相符。7.9 库存商品盈亏：库存商品的盈亏，必需经仓管和财务人员共同确认，编 制“库存产品盘点盈亏表”，经联络处负责人和财务签字确认，阐明盈亏原因， 并由驻外机构负责人和财务提出处理意见

29、，报总部批准，按批准的意见处理。五、仓库5. 1仓库帐务管理8. 1. 1设置“库存商品正品总帐”和“库存商品正数量金额三栏式明细帐”。5.1.2 设置“库存商品非正品总帐”和“库存商非正品数量金额三栏式明细 帐”5.1.3 总帐按日期、单号登记5. 1.4明细帐内按产品品种设置明细科目。赠品、试用装、道具、包装物、残次品也应设置明细帐，有单价应核 算金额，没有单价应核算其数量。5. 1.6明细帐及时结出余额(?)保持帐面整洁，应用正确的改错方法：红字更正法、划线更正法等。5. 1.8如有调帐必须先向公司财务部申请，经审批后调帐，不得随便调帐。5. 1.9所有入帐出库单一律不得有更改。5. 2

30、仓库实务管理5. 2. 1仓库必须保持仓容整洁、通风、干爽。制定防火、防盗、防腐、防 损的具体措施。5. 2. 2货品堆放按分正品与非正品、分品牌、分规格五五堆放。5. 2. 3货品堆放整齐，货品堆放必须离地、离墙30厘米以上，离房顶100 厘米以上。每堆货物中间保持行走通道畅通。5. 2. 4仓库内不允许有抽烟或其它明火。5. 2. 5与仓库无关的人员不允许进仓库逗留、闲谈。5. 2. 6货到仓库必须立即入库、上帐5. 2. 7仓管员应严格按出库单发货，如有发错货、缺货等情况应先作 原 出库单，盖“作废”章，整份退回财务部，开出新出库单后再发货，任何情况下 不允许改单，造成损失由仓管员自已负责。5. 2. 8客户退货、分公司(分公司与联络站)之间转货，入库前仓管员必