XXX公司供应管理制度.docx

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1、第一部分外加剂物资供应管理97（一）职能工作管理标准98第一章采购管理标准99第二章 询、议价管理标准101第三章磅房管理标准102第四章供应档案管理标准104第五章 废旧物资处理管理办法106（二）工作流程图1146. 2档案保管期限按公司下发质量手册要求的各档案保管期限。6. 3档案统计档案管理要建立全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。6. 3. 2档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果统计等。7档案的保密6.1 借阅人在档案室或供销部查阅物资采购时，档案管理人员必须在现场监看，借阅人不得超 审批范围查阅。6.2 档案借阅人员必须妥善保管所

2、借档案资料，严格按照审批范围阅览，不得转借他人和其他 单位。7. 3未经允许不得擅自复印。7. 4借出的档案资料必须按规定时间归还。8考核7.1 对于档案借阅期间丢失资料、文件的每份罚款200元，物资采购档案资料借阅人故意或因 保管不善造成泄密的，视情节和造成的损失大小，给予至少200元的罚款，同时还可给予相应的行 政处分，触犯法律的依法追究责任。8. 2违反档案保密规定的，视情节轻重给予责任人100T000元的罚款，丢失档案资料者，从重 处罚，与他人和其它单位串通窃取企业机密，给企业造成损失的，除对责任人进行经济处罚和行政 处罚外，还可依情节追究其法律责任。9. 3罚款时，由主管部门出具罚款

3、单，责任人以现金形式到财务部缴纳罚款（财务部开具收据） 并将收据复印件上交主管或综合办公部门。9附则9.1本管理标准由公司综合办公室负责解释。9. 2本管理标准自发布之日起执行。第五章废旧物资处理管理办法1目的为建立科学规范的废旧物资管理体系，加强公司在生产、维修、行政、后勤和储存等环节产生 的各类废旧物资处置管理工作，降低生产经营成本，防止资产流失。2适用范围适用于公司所有单位。3定义废旧物资指公司各部门在生产、维修、行政后勤、工程建设、仓储等环节产生的有修复利用或 销售价值的废旧物资，另包括由于库存积压时间较长、物资理化指标变化较大、已不能正常使用的 物资。4分管部门废旧物资销售由综合办公

4、室统一管理。5废旧物资分类5.1更换下来的或报废的机电设备、机电零部件等。5. 2维修更换下来的零部件、废旧钢材、各类金属结构的框架、壳体、线材、边角料及切屑等。5. 3更换下来的废油类产品。5. 4更换下来的传动带、轮胎等橡胶制品。5. 5更换下来的电线、电缆。5. 6由于库存积压导致理化指标发生变化，已无使用价值的库存物资：5. 7废旧的电脑、饮水机、空调等办公类物资。6废旧物资处置6.1废旧物资处置包括废旧物资的申报、鉴定、对外出售、出厂及结算等。6. 2废旧物资处置的要求。6. 2.1申报。各部门根据物资使用的实际情况，合理提报废旧物资申请，严禁将没有达到报废 标准的物资当作废旧物资进

5、行提报。废机油等政府管制的危化品，应先由综合办公室向主管政府机 关办好转移联单等申报手续。6. 2. 2鉴定a废铁渣、废杂品、废油及轮胎等物资不需要鉴定，直接作报废处理。b综合办公室负贵人对废旧物资的正常使用年限、实际使用年限进行比较，确定物资报废的原 因，如属于人为操作问题、质量问题等非正常原因报废的，需确定责任归属。c由于库存积压时间较长、物资理化指标变化较大、已不能正常使用的物资，经综合办公室及 相关负责人鉴定确认后，作为废旧物资处理，并必须做出原因分析。d所有经鉴定确认是不能利用但有销售价值的废旧物资，需统一存放在指定地点，集中管理。6. 2.3对外出售：废旧物资应集中对外出售，并采取

6、询比价或定点处理方式。废机油等政府管 制的危化品，应签好合同，定点处理，并要求具备政府部门要求具备的资质。6. 2.4出厂及结算：综合办公室应组织本部门相关人员和负贵废旧物资保管的工作人员，在废 旧物资存储场地进行监装，防止物资丢失。6. 3废旧物资处置程序6. 3.1申报：产生废旧物资的部门填写废旧物资报废申请明细表（见附件1）,向公司主管领 导提出物资报废申请。6. 3.2鉴定：综合办公室收到各部门提报的废旧物资报废申请明细表后，并确定废旧物资 的存放地点，经综合办公室及相关负责人签字，总经理审批。6. 3. 3经综合办公室鉴定完毕后，按鉴定结果的不同具体处理程序为：a不属于废旧物资的，留

7、废旧物资提报部门继续使用。b废旧物资被鉴定为直接改作它用的，由综合办公室组织交接部门进行现场确认，形成交接记 录。c废旧物资被鉴定为可整体修复后再利用的，由相关部门组织专业维修人员进行修复，修复完 成后，经维修人员、相关部门经办人、再利用部门负责人共同验收合格后，签字确认。d废旧物资被鉴定为拆件使用的，由相关部门组织拆件单位进行零部件的拆卸，拆件后剩余物 资作为有销售价值的废旧物资处理。e被鉴定为有销售价值的废旧物资的，由综合办公室负责组织进行询比价，询比价结果经总经 理审批后生效，对外出售。f无销售价值的废旧物资废旧物资提报部门自行处理。6. 4出厂及结算：6. 4.1收购方凭综合办公室签发

8、的废旧物资随货通行单出厂，仓储负责人复核无误后放行。6. 4. 2综合办公室经办人、收购方共同到废旧物资仓储库房对当批次处置的废旧物资进行确认。6.4. 3需要称重的，地磅房根据综合办公室签发的废旧物资随货通行单，对废旧物资进行称 重，并出具相应单据。6.4. 4仓储经办人根据装车验收数量、合同单价计算当批次废旧物资应收金额，综合办公室经 办人、收购方在废旧物资随货通行单签字确认。6. 4. 5收购方持废旧物资随货通行单到财务部门办理交款手续，财务部门相关人员复核废 旧物资随货通行单），与收购方办理结算手续并出据收款收据，在废旧物资随货通行单上签字确 认。6.4. 6收购方持废旧物资随货通行单

9、办理出门手续，门卫核对废旧物资随货通行单，并 对车辆所装物资与废旧物资随货通行单所列物资进行核对，无误后在废旧物资随货通行单 签字确认，并放行运输车辆。7专项考核7.1 因人为操作不当、采购质量不合格、库存积压时间较长或保管不利产生废旧物资的，每次 减发责任人和负责人绩效工资300元。7.2 对废旧物资随货通行单手续不全放行的，每次减发责任人和负责人绩效工资500元并 通报批评，造成资产流失构成犯罪的，依法追究刑事责任。8附则8.1 本办法由公司综合办公室负责解释。8. 2本办法自发布之日起执行。9附表1、废旧物资报废申请明细表2、废旧物资鉴定表3、修复废旧物资质量验收单4、可拆卸利用零部件明

10、细表5、废旧物资随货通行单附件一废旧物资报废申请明细表序号物资名称规格型号数量报废申请理由临时存 放地点建议鉴 定时间备注申请人：部门负责人：签收人:备注：1、此表由废旧物资产生部门（物资使用部门）签发。2、一式两份，一份部门存档，一份报综合办公室。附件二废旧物资鉴定表序号回收部门物资名称单位鉴定日期鉴定结论备注经办人：综合办负责人：总经理：备注：此表由物资部签收发，一式三份，物资部门、办公室、物资使用部门（鉴定申请部门）各留存 一份。附件三修复废旧物资质量验收单验收部门:物资再利用部门验收人:日期:物资名称规格型号计量单位/11蚁里修复部门修复人修复日期验收结论附件四可拆卸利用零部件明细表物

11、资名称规格型号序号可拆下零部 件名称规格型号单位数量用途备注填单人:部门负责人:日期:附件五废旧物资随货通行单综合办公室物资名称规格型号计量单位价格（含税）数量备注经办人：负责人：签发日期：现场装货物资名称规格型号计量单位实装数量应收金额合计总金额综合办经办人：综合办负责人：收购方经办人：日期：财务 部实收金额：收据编号：经办人：日期：备注：1、此表由物资部门签发。2、此表一式四份。财务付款一份、门卫出门（共二份，其中，一份门卫存档、一一份转物资部门）收购方存档一份。(-)工作流程图第三部分外加剂物资供应管理XXX1、供应商管理流程2、原材料采购流程XXXXXX3、辅材采购流程V询价、比价、核

12、价V领导核准XXX4、采购资金审批支付流程物资采购流程完毕 应付资金预算表流程审批应付账款支付单预付款非预付款支付额度复核跟催发票核销发票业务结束23/23(-)职能工作管理标准第一章采购管理标准1目的加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物资的正常持续供应，降低采 购成本，制定本管理标准。2适用范围适用于公司对外采购与市场经营有关的设备、原材料、五金、普材、办公用品、劳保等物资的 采购。3采购规范1.1 不得接受供应商的宴请，不得参加用公款支付的营业性场所娱乐活动。1.2 不得接受供应商的礼金、礼品、有价证券。3. 3不得将公司相关保密事宜透露给他人。4. 4不得利用职务便

13、利为自己谋取私利。1. 5遵守公司采购管理制度，自觉维护公司利益，保证物品（物资）质量，降低采购成本，自 觉接受监督。3. 6努力学习本职业务，掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备、价格动态等信息。4. 7廉洁奉公、恪尽职守。工作认真仔细、负责，不因个人失误给公司造成损失。4采购原则4.1 采购按询、议价管理标准执行。4.2 采购员采购的物资必须与申购计划单所列的要求、规格、型号、数量一致，在市场条件不 能满足需求部门或成本过高时，要及时向部门主管报告，由部门主管和需求部门协商，并将结果告 知公司总经理，经审核后进行采购，原则上差值不超过计划量的5%10%。4.3 物品（物资）采购时必须

14、货比三家，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因 素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定价格。（临时性采购除外）4.4 采购人员随时搜集市场价格信息，密切关注与本公司业务有关的市场动态和价格动态，实 现最优化采购。5. 5凡不符合技术条件和验收标准的物资不得擅自采购。4 6危险品，有毒物品，易燃、易爆气体及油类的采购按公安部门规定进行采购。4.7 采购员应积极收集材料物资使用部门、库管员等反馈的质量信息，努力拓宽市场，组织质 优价廉的物资。4.8 招标采购严格按照公司询、议价管理标准执行，大宗或经常使用的物品（物资）需通 过询议价或招标的形式，由公司需求、技术、财务、供应、综合办

15、等部门共同参与。定出一段时间 内（一年或半年）的供应商及价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率，对随行就市 的物资，应随时掌握市场行情，调整采购价格。5供应商的选择5.1 具有合法经营主体者。1 .1.1品质、交货期、价格、服务等条件良好者。2 .1.2信誉良好者。5 . 1.3其他客户认可的供应商。6 . 2供应部建立供应商信息台账。6验收入库6.1 由需求部门填写的经公司领导批准符合公司材料采购计划表相应手续的由供应部采购 员实施采购。6.2 采购的物品（物资）到公司后，由采购员、申购部门、库房管理人员进行验收按入库流程 办理入库，开具入库单。大宗原材料由质量技术部门进行验收。如

16、验收不合格的，则办理退（换） 货手续。7现金采购及对账付款7.1 凡是现金（应急采购）采购的物资应由库管员验收签字的入库单，填写支付单，粘贴入库 单、送货单，发票等，再经过公司分管领导及总经理审批后才能按公司规定报账日期到财务部门报 销。7.2 物料采购付款必须有供应商提供的送货单以及我司开出的入库单和发票方可挂账或者结款。7.3 3供应部按合同或约定的付款方式填写支付单交由财务办理支付。8奖惩采购过程中对发现问题，及时做出相应处理，给公司挽回经济损失的和在采购过程中发生违反 廉洁制度和过失行为的，公司将根据有关奖惩标准进行奖惩处理，情节严重的将移交司法机关 处理。9附则9.1本管理标准由公司

17、综合办公室负责解释。9. 2本管理标准自发布之日起执行。第一章询、议价管理标准1目的为规范公司的物质采购过程、提高采购效率。2询价1.1 使用部门根据需要或计划提出工程和物资采购要求，填写具体需求，按照流程获得公司审 批。2. 2询价小组由使用部门、技术部门、综合办等相关人员组成，人数在3人以上。2.1 询价文件由使用部门和技术部门提出，确定询价项目、物资的具体要求，包括规格型号、 技术要求、质量标准、价格构成；工程与服务确定内容，建设标准、技术、资质及工期要求，施工 方案，材料设备技术要求等。2.2 确定供应商名单，询价小组派专人负责，以单位名义和供应商取得联系，从符合相应资格 条件的供应商

18、中确定不少于三家的供应商。2.3 报价供应商出具盖有公章的、正式的报价函。2.4 询价小组根据供应商递交的报价文件进行评审，综合比较后出具书面评价意见。2.5 询价小组根据符合业务需求、质量和服务相等而且合理低价的原则确定供应商。出具询价 纪要。2.6 按照审批权限由公司领导对成交结果进行审批。2. 9公司根据询价小组提交的询价纪要和审批结果向供应商发送成交书并签订合同。3确定供应商成交原则3. 1询价过程应遵守公平、公正、公开、择优、安全高效原则，自觉接受各部门及人员的监督。3. 2当出现2个或2个以上相同报价时，按报价时间先后顺序确定成交供应商。3.3当成交供应商不能签约和履约时，询价小组

19、可以根据排列顺序依次从候选成交供应商中选 择或重新询价。4询、议价流程使用部门采购申请一成立询价小组一制定询价文件一询价小组确定邀请至少三家供应商报价一 供应商一次性报价一询价小组评审比较一询价小组确定成交供应商一公司总经理审批一询价小组告 知选定的供应商一合同签订5附则5.1本管理标准由公司综合办公室负责解释。5. 2本管理标准自发布之日起执行。第三章磅房管理标准1目的为加强对公司进出物资的计量作业管理，使进出公司的物资计量监督作业有章可循及规范司磅 员的管理。2适用范围适用于公司地磅房。3司磅员的管理规定1.1 遵守公司规章制度，保守商业秘密，维护公司利益。1.2 爱护地磅承重仪器，不用时

20、，切断电源。发现地磅仪器异常时，及时上报部门负责人进行 处理。1.3 遇雷雨天气，应及时关闭电源，以免传感器被雷击坏。3. 4禁止闲杂无关人员进入磅房。4. 5过磅时必须规范操作，认真计量，维护好数据。4.1 过磅操作时应仔细检查磅单中的每一项纪录单元，确认无误后方可进行磅单的打印。磅单 数据严禁涂改、手工填写等，如遇特殊情况需改动时，先报告相关人员许可后进行改动填写，保存 好票据，待统计人员拷数据时交接清楚，做到与台账相符。指挥过磅车辆控制车速上、下磅，严禁 急刹车，防止造成传感器损坏。4.2 过磅时待车辆按规定停放在合理位置后，驾驶员离开地磅，显示器稳定后方可进行计量操 作。3. 8对进入

21、磅秤的原材料进行直观判断，发现异常及时反映报告给值班监控和部门领导。3. 9根据技术部提供的技术数据及部门主管的通知，对有异常的原材料进行相应的扣秤、降价、 退回做出处理，并告之驾驶员原由，且在榜单备注栏上注明，作为结算的依据。3.10采购过磅时，司磅员应认真核实所采购物品（物资）的送货单（榜单）、产品合格证（检 验报告），如发现正负磅差较大时，应及时告知送货驾驶员并报告部门主管。4作业流程4.1交接班42交接班内容4. 2.1交接班时，交班人应向接班人叙述本班时间段内发生的异常情况，提醒接班人应注意的 事项。4. 2. 2交接班人应将磅房内的清洁卫生打扫干净，交予接班人，做到上不清下不接;4

22、. 3采购过磅4. 3.1采购过磅时应检查车辆是否停在磅秤规定位置。4.3. 2核对送货单上的出厂日期、供应商名称、规格、出厂数量及出厂检验报告单，是否相符。4. 4销售过磅4. 4.1对公司废旧物资进行处理变卖的，由综合办公室出具通知单，地磅司磅员过磅，确认重 量后打印榜单，经综合办公室签字确认，作为付款的凭据。4. 4.2外加剂销售时，要确认送货单位、数量与外加剂车间供货单相符，如有差异，应先和车 队调度取得联系确认后，再进行榜单的打印。4. 5调拨过磅及外部零星过磅1.1 .1根据发出仓库管理员开具的“移库单”对需要过磅获取重量的物品（物资）进行过磅。1.5 . 2根据“移库单”，确认接

23、收单位名称、物品（物资）名称后进行过磅打印。4. 5. 3外部零星过磅需征的部门领导同意后方可进行过磅作业。5. 6退货过磅6. 6. 1材料退货材料退货时，在已过磅的情况下榜单上要准确无误的注明退货日期、材料供应厂家、运输车号、 规格、净重、车数、入库罐装号、收货时间并签字确认。如还未过磅的，可以直接作退货处理。7. 6. 2销售退货产品打不完或质量等原因退货时，需做退货过磅处理，司磅员核对退货单位等信息后进行过磅。5司磅员的责任处罚7.1 禁止利用职务便利，伙同他人弄虚作假，谋取私利。造成经济损失的将追究当事人责任， 情节严重的将移交司法机关。7.2 司磅员过磅时，未认真仔细对应送货单内容

24、而盲目打印过磅单及时发现收回处理的，处于 50元/次的处罚。5. 3错打印的过磅单已流出无法收回给公司造成损失的处于100元/次的处罚。8. 4因司磅员过磅造成的损失金额特别巨大的，按损失货物金额的50%进行赔偿。6附则8.1 本管理标准由公司综合办公室负责解释。9. 2本管理标准自发布之日起执行。第四章供应档案管理标准1目的为加强采购档案管理工作，更好地为公司生产经营服务。2适用范围适用于公司供应档案管理。3职责公司凡涉及物资采购活动所形成的各种书面材料都应立卷归档，该项工作由综合办公室统计员、 库管员负责收集，整理并及时进行归档。4基本要求1. 1归档的档案资料必须保持完整性和成套性。4.

25、 2归档的档案资料必须准确地反映物资采购活动的真实内容和历史过程。5. 3归档的档案资料必须符合其形成规律，保持档案资料之间的有机联系。5归档范围5.1 材料计划方面：上报的原始计划综合办公室统计员汇总整理上报的计划。5.2 招议标方面：入围供应商报价单，招议标申请表，市场考察或调研报告，供应商物资，评 委联签单，招标现场评委投票单，现场澄清表（商务澄清、技术澄清）招议标结果审批表，会谈纪 要，技术协议等资料。5.3 合同方面：合同会审会签单，合同正本，补充协议等。5. 4到货验收方面：到货验收单据，产品合格证，材质单，鉴定报告，产品使用说明书等资料。5. 5入库管理方面：入库单据等资料。5.

26、 6出库管理方面：出库单据等资料。5. 7来往电传等其他方面的档案资料。6. 8每份合同需填写合同归档附件明细表，记录具体归档资料内容，连同合同资料一并归档。6物资采购档案的保管6.1 档案的保管要求6.1.1 合同签订结束后，物资采购档案应及时归档并存放于档案室。6.1.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。6.1.3 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，要 及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。7. 1.4档案保存柜、架的一般要求：保存档案具备良好的卫生坏境和防盗、防火、防光、防潮、 防尘、防有害生物和防污染等安全措施。